ERP und Buchhaltung in der Schweiz: Von den Daten zur MWST

Wer in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig ist, schuldet der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) eine Abrechnung, die sich aus den Daten von Rechnungen, Einkauf und Zahlungen ergibt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Daten Ihres ERP so ordnen, dass die Finanzbuchhaltung die Werte der Abrechnung liefern kann. Er beschreibt den Ablauf unabhängig von einem Produkt; welche Importschnittstelle Ihre Buchhaltungssoftware bietet, steht in deren Dokumentation.

Was Sie vorab entscheiden

Drei Entscheidungen bestimmen, wie das ERP die Steuer erfassen muss. Die Tabelle gilt für mehrwertsteuerpflichtige Personen in der Schweiz.

Entscheidung	Möglichkeiten nach MWSTG	Folge im ERP
Abrechnungsmethode	Grundsätzlich effektive Methode (Art. 36 Abs. 1). Auf Antrag Saldosteuersatzmethode, wenn der Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen höchstens CHF 5’024’000 und die Steuer nach Saldosteuersatz höchstens CHF 108’000 beträgt; die Steuerforderung ergibt sich dann aus dem Total der steuerbaren Entgelte einschliesslich Steuer mal dem bewilligten Saldosteuersatz, und die Methode ist mindestens eine Steuerperiode beizubehalten (Art. 37 Abs. 1, 2 und 4)	Effektive Methode: Steuercodes für Umsatz und Vorsteuer. Saldosteuersatz: Die Vorsteuer wird nicht einzeln abgezogen, denn der Satz berücksichtigt die branchenübliche Vorsteuerquote (Art. 37 Abs. 3)
Abrechnungsart	Nach vereinbarten Entgelten (Grundsatz) oder auf Antrag nach vereinnahmten Entgelten; mindestens eine Steuerperiode beibehalten (Art. 39)	Steuerdatum: bei vereinbarten Entgelten entsteht die Steuerschuld mit der Rechnungsstellung (Teilrechnung oder Teilzahlung: mit deren Ausgabe oder Vereinnahmung; Vorauszahlungen für nicht befreite Leistungen und Leistungen ohne Rechnung: mit der Vereinnahmung) und der Vorsteuerabzug mit dem Empfang der Rechnung; bei vereinnahmten Entgelten mit der Bezahlung beziehungsweise Vereinnahmung (Art. 40)
Abrechnungsperiode	Vierteljährlich, bei Saldosteuersätzen halbjährlich; auf Antrag monatlich bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss oder jährlich bei höchstens CHF 5’005’000 Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen (Art. 35 Abs. 1 und 1bis)	Periodenkalender im ERP; Stichtag der Abgabe

Schritt für Schritt: von den ERP-Daten zur Abrechnung

Schritt 1: Steuercodes festlegen

Legen Sie im ERP für jede Art von Umsatz und Aufwand einen Steuercode an. Steuersätze seit 1. Januar 2024: 8,1 Prozent Normalsatz, 2,6 Prozent reduzierter Satz (zum Beispiel für Lebensmittel mit Ausnahme alkoholischer Getränke), 3,8 Prozent für Beherbergungsleistungen (Art. 25 MWSTG). Für Lebensmittel, die im Rahmen gastgewerblicher Leistungen abgegeben werden, gilt der Normalsatz; sind Lebensmittel mit Ausnahme alkoholischer Getränke zum Mitnehmen oder zur Auslieferung bestimmt, gilt der reduzierte Satz nur, wenn geeignete organisatorische Massnahmen zur Abgrenzung getroffen wurden, sonst der Normalsatz (Art. 25 Abs. 3). Der Sondersatz für Beherbergung gilt längstens bis 31. Dezember 2027 (Art. 25 Abs. 4). Dazu kommen Codes für die weiteren Abrechnungskategorien: freiwillig versteuerte Leistungen (Option, Art. 22), steuerbefreite (Art. 23), von der Steuer ausgenommene (Art. 21), Leistungen mit Ort im Ausland (Art. 7 und 8) und der Bezugsteuer unterliegende Leistungen (Art. 45). Ergebnis: eine Codetabelle, in der jeder Code genau eine Kategorie der Abrechnung trägt.

Schritt 2: Konten und Werte zuordnen

Ordnen Sie jedem Code die Kategorie der Abrechnung, bei besteuerten Leistungen den Satz, und die passenden Konten zu (Erlös-, Aufwands- oder Bestandskonto und, soweit Steuer gebucht wird, ein Steuerkonto). Die Tabelle zeigt, welche Werte die effektive Methode festzuhalten verlangt (Art. 126 Abs. 1 MWSTV) und woher sie im ERP kommen. Die Zuordnung zu Konten ist redaktionell.

Wert für die Abrechnung nach Art. 126 Abs. 1 MWSTV (effektive Methode)	Herkunft im ERP
Total der der Inlandsteuer unterliegenden Entgelte, aufgeteilt nach Steuersätzen (Bst. a Ziff. 1)	Nettoumsatz je Steuercode mit Satz
Entgelte für freiwillig versteuerte, steuerbefreite und ausgenommene Leistungen, für Leistungen im Meldeverfahren und für Leistungen an Begünstigte nach Art. 2 GSG (Bst. a Ziff. 2 bis 6)	Nettoumsatz je Code der jeweiligen Kategorie
Minderungen des Entgelts bei vereinbarten Entgelten, soweit nicht anderweitig berücksichtigt (Bst. b)	Erlösminderungen je Steuercode
Entgelte, die nicht im Anwendungsbereich der Mehrwertsteuer liegen (Bst. c)	Umsatz mit Ort im Ausland; Mittelflüsse, die nicht als Entgelt gelten
Total der Entgelte für der Bezugsteuer unterliegende Leistungen, nach Steuersätzen (Bst. d)	Aufwand mit Code Bezugsteuer
Total der abziehbaren Vorsteuern vor Korrekturen und Kürzungen, aufgeteilt in Material- und Dienstleistungsaufwand, Investitionen und übrigen Betriebsaufwand, Einlageentsteuerung (Bst. e)	Vorsteuerkonten je Kategorie
Korrekturen oder Kürzungen der Vorsteuer wegen gemischter Verwendung (Art. 30 MWSTG), Eigenverbrauchs (Art. 31) und nicht als Entgelt geltender Mittelflüsse (Art. 33 Abs. 2) (Bst. f)	Korrekturbuchungen mit eigenem Code
Total der im Verlagerungsverfahren abgerechneten Einfuhrsteuer (Bst. g)	Konto für die Einfuhrsteuer im Verlagerungsverfahren

Bei der Saldosteuersatz- und der Pauschalsteuersatzmethode sind andere Werte festzuhalten, vor allem aufgeteilt nach Saldo- beziehungsweise Pauschalsteuersätzen und ohne Vorsteuerwerte (Art. 127 Abs. 1 MWSTV). Die ESTV kann mehrere Werte unter einer Ziffer ihres Abrechnungsformulars zusammenfassen (Art. 126 Abs. 2, Art. 127 Abs. 2 MWSTV).

Schritt 3: Belege mit Steuercode buchen

Jede Rechnung und jeder Beleg erhält im ERP den Code und das Steuerdatum, das zu Ihrer Abrechnungsart passt. Buchungsbelege sind alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR). Ergebnis: Jede Buchungszeile trägt Beleg, Steuercode und Steuerdatum.

Schritt 4: Periode abstimmen

Summieren Sie am Periodenende je Steuercode Umsatz und Steuer und vergleichen Sie sie mit den Salden der Erlös- und Steuerkonten. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für ein Quartal nach der effektiven Methode: Nettoumsatz zu 8,1 Prozent CHF 100’000 ergibt CHF 8’100 Steuer, Nettoumsatz zu 2,6 Prozent CHF 20’000 ergibt CHF 520. Abziehbare Vorsteuer: CHF 3’000 auf Material- und Dienstleistungsaufwand und CHF 1’200 auf Investitionen und übrigen Betriebsaufwand. Steuerforderung: 8’100 + 520 − 4’200 = CHF 4’420. Die Beispielrechnung lässt Bezugsteuer, Einfuhrsteuer und Korrekturen aus (Art. 36 Abs. 2 MWSTG).

Schritt 5: Abrechnung einreichen

Die Abrechnung ist unaufgefordert innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode in der vorgeschriebenen Form einzureichen (Art. 71 Abs. 1 MWSTG). Die Einreichung erfolgt elektronisch (Art. 123 Abs. 2 Bst. g MWSTV); die ESTV bietet dafür den Dienst “MWST abrechnen” im ESTV-Portal an.

Schritt 6: Jahresabstimmung und Korrekturen

Stellen Sie beim Jahresabschluss Mängel in den Abrechnungen fest, korrigieren Sie diese spätestens in der Abrechnung über die Periode, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Erkannte Mängel früherer Perioden sind nachträglich zu korrigieren, soweit die Steuerforderungen nicht rechtskräftig oder verjährt sind (Art. 72 Abs. 2); die Korrektur erfolgt in der von der ESTV vorgeschriebenen Form (Art. 72 Abs. 3). Führen Sie Korrekturen im ERP als Buchung mit Verweis auf die Ausgangsbuchung.

Schritt 7: Aufbewahren

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR); für die Mehrwertsteuer gilt zusätzlich Art. 70 Abs. 2 MWSTG. Einzelheiten stehen in Aufbewahrung von ERP-Daten in der Schweiz.

So prüfen Sie das Ergebnis

Wählen Sie fünf Buchungen verschiedener Codes und verfolgen Sie sie vom Beleg über das Konto bis in die Abrechnung. Die Summe der Entgelte je Satz muss dem Total der Erlöskonten dieses Satzes entsprechen, und die Vorsteuer je Kategorie dem Saldo des jeweiligen Vorsteuerkontos.

Wenn etwas nicht klappt

Anzeichen	Wahrscheinliche Ursache	Abhilfe
Steuerbetrag je Satz weicht von den Erlöskonten ab	Beleg ohne oder mit falschem Steuercode	Codes je Beleg prüfen, Korrekturbuchung mit Verweis auf die Ausgangsbuchung
Vorsteuer erscheint in der falschen Periode	Steuerdatum passt nicht zur Abrechnungsart	Datumslogik an Art. 40 MWSTG anpassen
Eine Leistung ist mit Satz versteuert, obwohl ihr Ort im Ausland liegen soll	Code für Ort im Ausland nicht oder falsch zugeordnet	Zuerst den Ort der Leistung nach Art. 7 und 8 MWSTG prüfen, dann erst umcodieren
Ein Bezug aus dem Ausland fehlt in der Bezugsteuer	Aufwand ohne Code Bezugsteuer	Voraussetzungen des Art. 45 Abs. 1 MWSTG prüfen (zum Beispiel Dienstleistung mit Ort im Inland von einem nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragenen Unternehmen mit Sitz im Ausland), dann Code ergänzen und neu buchen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Fragen Sie Ihre Treuhandstelle oder die ESTV, wenn Sie unsicher sind, ob eine Leistung steuerbar, befreit oder ausgenommen ist oder welche Abrechnungsmethode zu Ihnen passt. Fragen Sie den Anbieter Ihrer Software, wenn eine Importdatei nicht angenommen wird.