ERP-Ausschreibung: Anbieter fair vergleichen und bewerten
Kurz gesagt
ERP-Angebote werden vergleichbar, wenn alle Anbieter dieselben Unterlagen erhalten und Sie Kriterien samt Gewichtung vor Eingang der Angebote festlegen. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab Erreichen des Schwellenwerts nennen Zuschlagskriterien und Gewichtung in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen; ist eine Gewichtung objektiv unmöglich, genügt die Rangfolge (§ 127 Abs. 5 GWB, § 58 Abs. 3 VgV). Andere Betriebe nutzen die Matrix freiwillig.
Das Wichtigste
- Deutschland, öffentliche Auftraggeber ab Erreichen des Schwellenwerts: Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot, bestimmt nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 Abs. 1 GWB).
- Deutschland, öffentliche Auftraggeber ab Erreichen des Schwellenwerts: Kriterien und Gewichtung stehen in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen; ist die Gewichtung objektiv unmöglich, folgt die Rangfolge (§ 127 Abs. 5 GWB, § 58 Abs. 3 VgV).
- Die Vergabevorschriften des GWB gelten, wenn der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer den Schwellenwert erreicht oder überschreitet (§ 106 Abs. 1 GWB).
- Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) beschreibt einen Teilnehmerkreis von fünf Anbietern, der nach der Angebotsbewertung auf drei eingegrenzt wird.
- Die Matrix im Beispiel, ihre Gewichte und Punkte sind erfunden.
Dieser Artikel behandelt das Vergaberecht nur für Deutschland. Für Betriebe, die keine öffentlichen Auftraggeber sind, geht es um ein Verfahren, das Ihre Entscheidung nachvollziehbar macht. Wie die Ausschreibung in den Auswahlprozess passt, zeigt ERP auswählen in sieben Schritten; die Grundlage der Anfrage ist das Lastenheft.
Worum es bei der Ausschreibung geht
Nach der Marktstudie von Digital in NRW (2021) legt der Auftraggeber den Teilnehmerkreis fest; beschrieben wird ein Kreis von fünf Anbietern, der nach der Bewertung der Angebote auf drei eingegrenzt wird. Die Anbieter legen Aufwandsabschätzungen vor, die kaufmännisch und funktional verglichen werden. Fair heißt: gleiche Unterlagen, gleiche Frist, Kriterien vor den Angeboten.
Was für öffentliche Auftraggeber in Deutschland gilt
Die Vorschriften des GWB zur Vergabe gelten, wenn der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer den Schwellenwert erreicht oder überschreitet (§ 106 Abs. 1 GWB). Der Schwellenwert ergibt sich für Aufträge öffentlicher Auftraggeber aus Art. 4 der Richtlinie 2014/24/EU in der jeweils geltenden Fassung (§ 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB); die Höhe lesen Sie dort nach. Wer öffentlicher Auftraggeber ist, regelt § 99 GWB, zum Beispiel Gebietskörperschaften. Wie Aufträge unterhalb des Schwellenwerts zu vergeben sind, behandelt dieser Artikel nicht.
Für die Bewertung gelten diese Regeln:
- Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot; es bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, und neben dem Preis oder den Kosten können qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte berücksichtigt werden (§ 127 Abs. 1 GWB).
- Die Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen (§ 127 Abs. 3 GWB) und so festgelegt sein, dass eine wirksame Überprüfung möglich ist (§ 127 Abs. 4 GWB).
- Kriterien und Gewichtung stehen in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen (§ 127 Abs. 5 GWB). Der Auftraggeber kann eine Spanne angeben; ist eine Gewichtung aus objektiven Gründen nicht möglich, nennt er die Kriterien in absteigender Rangfolge (§ 58 Abs. 3 VgV).
- Die Teilnehmer sind gleich zu behandeln (§ 97 Abs. 2 GWB). An der Zuschlagsentscheidung sollen in der Regel mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers mitwirken (§ 58 Abs. 5 VgV).
Diese Kriterien zählen
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Muss-Anforderungen | Ein nicht erfülltes Muss aus dem Lastenheft schließt das Angebot aus. | Pflichtenheft gegen Lastenheft abgleichen | Welche Nummern sind „Standard“, „Anpassung“, „nicht möglich“? |
| Gesamtkosten | Die Studie nennt Lizenzen, Wartung, Dienstleistungen, Hardware und interne Kosten. | Kosten über den Nutzungszeitraum rechnen | Welche Kosten sind im Angebot nicht enthalten? |
| Vorführung | Die Studie sieht die Systemvorführung als hoch bedeutsam. | Eigene Szenarien vorführen lassen | Können Sie unseren Ablauf zeigen? |
| Support und Betrieb | Ob Updates im Preis sind, entscheidet über laufende Kosten. | Vertragsentwurf lesen | Welche Reaktionszeit ist schriftlich zugesagt? |
| Ausstieg, Datenexport | Bestimmt die Kosten eines späteren Wechsels. | Export im Testsystem | In welchem Format kommen die Daten heraus? |
| Referenzen | Zeigen Erfahrung in Ihrer Branche (bei öffentlichen Vergaben eine Frage der Eignung, § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV). | Referenzgespräch führen | Welche Kunden mit ähnlicher Größe nutzen das System? |
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Rechnen Sie je Angebot: Gesamtkosten = einmalige Kosten + Jahre × laufende Jahreskosten. Einmalig sind Lizenzkauf, Einführung, Anpassung und Datenübernahme; laufend sind Wartung oder Miete, Betrieb und Support. Nach der Studie sind die Kosten künftiger Release-Wechsel in den Wartungs- und Supportkosten nicht berücksichtigt, und Ausschreibungen gehen bei der Hardware üblicherweise nicht über ein Sizing hinaus; fragen Sie beides ab.
Beispielrechnung: gewichtete Bewertungsmatrix
Alle Werte sind erfunden. Die Matrix ist für die Auswahl in einem privaten Betrieb gedacht; öffentliche Auftraggeber trennen Eignungsprüfung (zum Beispiel Referenzen) von der Zuschlagswertung und bewerten anhand der angegebenen Zuschlagskriterien (§ 127 Abs. 1 und 5 GWB). Drei Anbieter A, B und C haben die Muss-Anforderungen erfüllt. Betrachtet werden fünf Jahre.
| Angebot | Einmalig | Jährlich | Gesamtkosten 5 Jahre | Kostenpunkte (10 × niedrigster Preis ÷ Preis) |
|---|---|---|---|---|
| A | 38.000 Euro | 16.000 Euro | 118.000 Euro | 10 × 96.000 ÷ 118.000 = 8,14 |
| B | 36.000 Euro | 12.000 Euro | 96.000 Euro | 10 × 96.000 ÷ 96.000 = 10,00 |
| C | 44.000 Euro | 12.000 Euro | 104.000 Euro | 10 × 96.000 ÷ 104.000 = 9,23 |
Die Punkte für die übrigen Kriterien (0 bis 10) vergeben mindestens zwei Personen getrennt und gleichen sie ab. Jede Zeile der Matrix rechnet Punkte × Gewicht ÷ 100.
| Kriterium | Gewicht | A Punkte | A gewichtet | B Punkte | B gewichtet | C Punkte | C gewichtet |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Funktionserfüllung | 30 | 9 | 2,70 | 7 | 2,10 | 8 | 2,40 |
| Gesamtkosten 5 Jahre | 30 | 8,14 | 2,44 | 10,00 | 3,00 | 9,23 | 2,77 |
| Vorführung | 15 | 8 | 1,20 | 6 | 0,90 | 8 | 1,20 |
| Support und Betrieb | 10 | 7 | 0,70 | 6 | 0,60 | 9 | 0,90 |
| Ausstieg, Datenexport | 5 | 6 | 0,30 | 8 | 0,40 | 5 | 0,25 |
| Referenzen | 10 | 8 | 0,80 | 5 | 0,50 | 7 | 0,70 |
| Summe | 100 | 8,14 | 7,50 | 8,22 |
C liegt mit 8,22 knapp vor A mit 8,14. Das Ergebnis hängt von den Gewichten ab: Mit Funktionserfüllung 40 und Gesamtkosten 20 (übrige Gewichte unverändert) ergibt sich A 8,23, C 8,10 und B 7,20. Legen Sie die Gewichte deshalb fest, bevor Sie Angebote sehen, und halten Sie sie schriftlich fest. Bei knappem Abstand prüfen Sie die Punktevergabe der Zeilen mit den größten Unterschieden noch einmal, statt auf die zweite Nachkommastelle zu vertrauen.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Ein Angebot beantwortet das Lastenheft nicht nach Nummern.
- Nebenkosten (Hardware, Schulung, Release-Wechsel) stehen nur als „nach Aufwand“ im Angebot.
- Preise sind nicht auf dieselbe Laufzeit bezogen und lassen sich nicht vergleichen.
- Ein Anbieter erhält Informationen, die die anderen nicht bekommen.
- Die Gewichte werden nach Eingang der Angebote geändert.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
| Betrieb | Was am meisten zählt |
|---|---|
| Öffentlicher Auftraggeber in Deutschland, ab Erreichen des Schwellenwerts | Kriterien und Gewichtung vor der Bekanntmachung festlegen und angeben, bei objektiv unmöglicher Gewichtung die Rangfolge (§ 127 Abs. 5 GWB, § 58 Abs. 3 VgV); Vergabestelle oder Beratung einbinden |
| Privater Betrieb mit wenigen Nutzern | Muss-Anforderungen, Gesamtkosten, Vorführung; kürzere Anbieterliste |
| Privater Betrieb mit vielen Anpassungen | Funktionserfüllung, Ausstieg, Umsetzungsbeschreibung im Pflichtenheft |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Legen Sie Kriterien und Gewichte (Summe 100) schriftlich fest, bevor Angebote eingehen.
- Schicken Sie allen Anbietern dasselbe Lastenheft, dieselbe Frist und ein Preisblatt mit gleicher Gliederung.
- Schließen Sie Angebote aus, die ein Muss nicht erfüllen, und rechnen Sie die Gesamtkosten über denselben Zeitraum.
- Vergeben Sie Punkte mit mindestens zwei Personen und rechnen Sie die Matrix wie im Beispiel.
- Lassen Sie die besten zwei oder drei Anbieter Ihre Szenarien vorführen, tragen Sie die Punkte für Vorführung und Referenzen in die Matrix ein und entscheiden Sie dann nach der Gesamtsumme; weiter geht es mit dem Projektplan.