ERP-Einführung: Projektplan von der Idee bis zum Go-live
Kurz gesagt
Ein realistischer ERP-Projektplan teilt die Einführung in vier Abschnitte: Projekt aufsetzen, Feinkonzept und Datenübernahme, Test und Schulung, Umstellung. Der Wochenplan in diesem Artikel ist eine redaktionelle Beispielplanung mit angenommener Dauer von rund 16 Wochen für einen kleinen Betrieb und gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz; die Phasen, die Tests vor dem Go-live und die Stabilisierungsphase danach stammen aus der Marktstudie von Digital in NRW (2021), die selbst keine Dauer nennt.
Das Wichtigste
- Digital in NRW (2021) nennt sechs Projektschritte: Analyse, Lastenheft, Auswahl, Vertragsverhandlung, Implementierung sowie Vorabnahme und Go-live.
- DIN 69901-1 und -2 (Ausgabe Januar 2009) beschreiben Grundlagen und Prozesse eines Projektmanagementsystems; die Norm bindet nur per Vertrag.
- Die Vorabnahme prüft Funktionsumfang, Abbildung der Prozesse und Schnittstellen mit Komponenten-, Integrations- und Performancetests.
- Die Studie rechnet nach dem Go-live mit einer Stabilisierungsphase, weil Implementierungen Nachbesserungsbedarf haben.
- Der Wochenplan in diesem Artikel ist eine redaktionelle Beispielplanung mit angenommener Dauer und erfundenen Zeitangaben; keine der genannten Quellen nennt eine Dauer.
Ein ERP-Projekt endet nicht mit der Vertragsunterschrift. Der folgende Plan verteilt die Arbeit der Einführung auf 16 Wochen und nennt zu jedem Abschnitt den Meilenstein und das, was Sie bereithalten sollten. Die Wochenzahlen sind eine redaktionelle Beispielplanung mit angenommener Dauer für einen Betrieb mit bis zu etwa 15 Mitarbeitenden, die später mit dem System arbeiten; die Phasen und Prüfschritte stammen aus der Marktstudie von Digital in NRW (2021), die selbst keine Dauer nennt.
Was Sie vorab brauchen
Halten Sie diese Unterlagen beisammen, bevor Woche 1 beginnt:
- Eine Projektleitung mit Entscheidungsbefugnis und je Fachbereich eine Ansprechperson.
- Das Lastenheft aus der Auswahlphase, siehe Lastenheft und Pflichtenheft für ERP.
- Ist-Prozesse und einen Schwachstellenkatalog, an dem Sie nach der Einführung prüfen, ob alles behoben ist.
- Einen vollständigen Export der Altdaten: Artikel, Preise, Kunden, Lieferanten, offene Posten. Wie Sie ihn bereinigen, steht unter ERP-Migration: Daten übernehmen.
- Drei bis fünf Testszenarien aus Ihrem Alltag, mit erfundenen oder echten Zahlen.
- Ein Zeitbudget der Fachbereiche: Wie viele Stunden pro Woche arbeitet wer im Projekt mit? Die Studie rechnet die internen Personalkosten ausdrücklich zu den Kostenbestandteilen einer Einführung.
- Ansprechpartner für Kassensystem und Buchhaltung, weil Preise und Steuersätze aus dem ERP in die Kasse fließen, siehe Kasse mit ERP verbinden.
Der Plan Woche für Woche
Die Studie beschreibt zwei Abschnitte nach dem Vertrag: die Implementierung mit Feinkonzept, Schnittstellen, Datenmigration und Customizing, danach die Vorabnahme mit Test und der Go-live-Entscheidung. Die Tabelle ordnet diese Arbeit in der Beispielplanung auf 16 Wochen und nennt je Abschnitt den Meilenstein und die Unterlage, die vorher fertig sein muss. Wie Sie bis zur Vertragsunterschrift kommen, steht unter ERP auswählen: Vorgehen in sieben Schritten.
| Woche | Phase und Meilenstein | Das haben Sie bereit |
|---|---|---|
| 1 bis 2 | Projekt aufsetzen: Projektauftrag, Rollen, Zeitplan, Kick-off | Projektauftrag, Rollenliste, Zeitplan, Zugänge zu den Altsystemen |
| 3 bis 4 | Feinkonzept: Soll-Prozesse im System bestätigt | unterschriebenes Feinkonzept, Liste der Abweichungen vom Standard |
| 5 bis 6 | Schnittstellen und Anpassungen festlegen | Schnittstellenliste (Kasse, Shop, Bank, Buchhaltung) mit den Datenfeldern je Schnittstelle |
| 7 bis 8 | Stammdaten und Altdaten übernehmen | bereinigter Datenexport, Zuordnungstabelle alte und neue Nummern, Ergebnis eines Testimports |
| 9 bis 10 | Erster Testlauf mit Schlüsselpersonen | Testszenarien, Rollenbeschreibungen, Protokoll des Testlaufs |
| 11 bis 12 | Komponenten-, Integrations- und Performancetest | Testergebnisprotokoll, Liste offener Fehler mit Priorität |
| 13 bis 14 | Schulung aller Mitarbeitenden, zweiter Testlauf mit Tagesabschluss | Schulungsplan, Kurzanleitung, geprüfter Tagesabschluss |
| 15 | Vorabnahme und Go- oder No-Go-Entscheidung | Abnahmeprotokoll, No-Go-Kriterien, Rückfallplan |
| 16 | Go-live und erste Stabilisierungswoche | Bereitschaftsplan, Fehlerliste, Termine für die Nachschulung |
Woche 1 und 2: Projekt aufsetzen
DIN 69901-1 beschreibt nach der Verlagsangabe Grundlagen für Projektmanagementsysteme und nennt als Anwendungsfall ausdrücklich Organisationen, die ein solches System einführen. Legen Sie in dieser Woche fest, wer entscheiden darf, wie oft das Projektteam tagt und woran Sie den Fortschritt messen. Die Studie hält fest, dass der Fortschritt während der Implementierung regelmäßig überwacht werden soll.
Woche 3 bis 6: Feinkonzept und Schnittstellen
In der Feinkonzeptphase stimmen Sie ab, wie die Soll-Prozesse im System abgebildet werden. Die Studie listet dafür vier Arbeitspakete: die Konzeption und Umsetzung von Schnittstellen, die Datenmigration, das Customizing und die Konzeption nötiger Individualprogrammierungen. Prüfen Sie jede Schnittstelle doppelt: einmal im Feinkonzept und einmal mit echten Daten.
Woche 7 bis 10: Stammdaten, Übernahme und erster Testlauf
Vor der Übernahme sollten Artikelnummern, Preise und Steuersätze eindeutig sein; sonst schlägt der Fehler später in Kasse und Buchhaltung durch. Wie Sie Stammdaten pflegen, steht unter ERP-Stammdaten pflegen. Führen Sie den ersten Testlauf mit den Personen, die später täglich mit dem System arbeiten.
Woche 11 bis 14: Test und Schulung
Die Studie beschreibt für die Vorabnahme ein umfassendes Testverfahren: Sie prüft den Funktionsumfang, die Abbildung der Prozessabläufe laut Pflichtenheft, die Individualprogrammierungen und die Schnittstellen zu anderen Systemen. Mit Komponenten-, Integrations- und Performancetests soll sichergestellt werden, dass die kritischen Abläufe fehlerfrei funktionieren. Schulen Sie alle Mitarbeitenden, bevor der zweite Testlauf den Tagesabschluss mitprüft.
Woche 15 und 16: Vorabnahme, Go-live und Stabilisierung
Die Go- oder No-Go-Entscheidung fällt am Ende der Testphase und beruht auf den Testergebnissen. Auf den Go-live folgt nach der Studie eine Stabilisierungsphase, in der System-, Konfigurations- oder Datenfehler behoben werden; die Endabnahme des Systems ist für die Studie der letzte Schritt der Einführung. Planen Sie für diese Woche feste Erreichbarkeiten ein, statt sie dem Zufall zu überlassen.
So prüfen Sie das Ergebnis
Prüfen Sie vor dem Umstellungstag fünf Punkte:
- Jede Schnittstelle hat einen Verantwortlichen und ein Ergebnis mit echten Daten.
- Artikel, Preise und Steuersätze sind im neuen System vollständig und stimmen mit der Kasse überein.
- Die Testszenarien aus Ihrem Alltag sind gelaufen, einschließlich Tagesabschluss.
- Die Liste offener Fehler ist bewertet: Welche sperren den Go-live, welche nicht?
- Die Mitarbeitenden haben ihre Rollen im Testsystem einmal vollständig durchlaufen.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Testimport bricht ab | Nummernkreise oder Pflichtfelder fehlen im Export | Pflichtfelder im Altsystem füllen, Export erneut ziehen |
| Bestände stimmen nicht | zwei Buchungen auf denselben Vorgang | Vorgänge abgleichen, doppelte Buchungen stornieren, Import wiederholen |
| Kasse und ERP zeigen verschiedene Preise | Preise wurden an zwei Stellen geändert | Preise künftig an einer Stelle im ERP pflegen, siehe Preise und Steuersätze zentral pflegen |
| Fehler kommen erst nach dem Go-live | Performancetest fehlte oder war zu klein | Stabilisierungswoche einplanen, Lasttest nachholen |
| Mitarbeitende umgehen das System | Schulung zu früh oder ohne die eigenen Fälle | kurzfristige Nachschulung mit den echten Tagesabläufen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie externe Hilfe, wenn Ihr Team die Feinkonzeptphase zeitlich nicht abdecken kann oder wenn es um Vertragsfragen geht. Für die Buchhaltung ist die Steuerberatung die Anlaufstelle. Klären Sie mit ihr auch, welche Kassenregeln in Ihrem Land für Ihr Kassensystem gelten. Grundlagen dazu stehen für Deutschland unter Kassenmeldepflicht bei elektronischen Kassen, für Österreich unter Registrierkassenpflicht in Österreich und für die Schweiz unter Kassenpflicht in der Schweiz. Was schiefgehen kann, steht unter Warum ERP-Projekte scheitern.