DEP (Datenerfassungsprotokoll): Definition
Kurz gesagt
Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ist in Österreich die mitlaufende Protokolldatei einer Registrierkasse nach der RKSV. Es hält jeden einzelnen Barumsatz mit den Belegdaten und dem Inhalt des maschinenlesbaren Codes fest (§ 3 Z 5, § 7 Abs. 1 und 4 RKSV). Es ist mindestens vierteljährlich unveränderbar zu sichern und auf Verlangen der Abgabenbehörde zu exportieren (§ 7 Abs. 3, § 19 Abs. 2 RKSV).
Das Wichtigste
- Österreich, Registrierkasse nach RKSV: Das DEP erfasst jeden einzelnen Barumsatz mit zumindest den Belegdaten nach § 132a Abs. 3 BAO und dem Inhalt des maschinenlesbaren Codes; Trainings- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze zu erfassen (§ 7 Abs. 1, 2 und 4 RKSV).
- Österreich, Registrierkasse nach RKSV: Das DEP ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern; die Sicherung ist nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 7 Abs. 3 RKSV).
- Österreich, Registrierkasse nach RKSV: Das DEP muss ab 1. April 2017 jederzeit im Exportformat der Anlage zur RKSV auf einen externen Datenträger exportiert werden können (§ 7 Abs. 5 RKSV).
- Österreich: Auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde ist das DEP für einen vorgegebenen Zeitraum auf einen vom Unternehmer bereitgestellten Datenträger zu exportieren und zu übergeben (§ 19 Abs. 2 RKSV).
Definition
Das DEP (Datenerfassungsprotokoll) ist eine im Speicher der Registrierkasse oder in einem externen Speicher mitlaufende Ereignisprotokolldatei. Sie dokumentiert in Echtzeit mit jeder Belegerstellung die Barumsätze mit ihren Beleginhalten, fortlaufend und chronologisch (§ 3 Z 5 RKSV). Der Erlass nennt es auch Kassenjournal oder Signaturjournal.
Was enthält das DEP?
Die Tabelle zeigt die Einträge, die die RKSV für das DEP vorsieht.
| Eintrag | Norm |
|---|---|
| jeder einzelne Barumsatz mit zumindest den Belegdaten nach § 132a Abs. 3 BAO | § 7 Abs. 1 RKSV |
| Inhalt des maschinenlesbaren Codes, gemeinsam mit dem Barumsatz | § 7 Abs. 4 RKSV |
| Trainings- und Stornobuchungen, wie Barumsätze erfasst | § 7 Abs. 2 RKSV |
| Startbeleg (Barumsatz mit Betrag Null) | § 6 Abs. 1 RKSV |
| Monatsbeleg mit Betrag Null und Signatur, der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg Dezember | § 8 Abs. 2, 3 RKSV |
| Sammelbeleg nach einem Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit | § 17 Abs. 4 RKSV |
Wann wird das DEP gesichert und exportiert?
| Anlass | Was gilt | Norm |
|---|---|---|
| laufend | Export jederzeit auf einen externen Datenträger im Exportformat der Anlage (ab 1. April 2017) | § 7 Abs. 5 RKSV |
| vierteljährlich | mindestens vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar sichern; die Sicherung nach § 132 BAO aufbewahren (sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden; bei abweichendem Wirtschaftsjahr ab Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet; länger, solange die Sicherung für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung ist) | § 7 Abs. 3 RKSV; § 132 Abs. 1 BAO |
| Verlangen der Abgabenbehörde | für den vorgegebenen Zeitraum exportieren und übergeben; den Datenträger stellt der Unternehmer. Nach dem Erlass: Format JSON (UTF-8), unmittelbar bei Anwesenheit einer zugriffsberechtigten Person, grundsätzlich längstens binnen zwei Werktagen nach Verständigung; bei glaubhaft gemachter Unzumutbarkeit kann die Frist im Einzelfall verlängert werden | § 19 Abs. 2 RKSV; Erlass 3.2.1.3 |
Nicht zu verwechseln mit
Das DEP ist nicht der Umsatzzähler; der Umsatzzähler ist ein Summenspeicher, der die Barumsätze aufsummiert (§ 3 Z 29 RKSV). Die deutsche TSE und die DSFinV-K gelten nur in Deutschland, siehe TSE und DSFinV-K.