Kassenbuch in Deutschland: Pflicht, Inhalt und offene Ladenkasse
Kurz gesagt
In Deutschland sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); eine bestimmte Form wie ein gebundenes Kassenbuch schreibt § 146 AO nicht vor. Bei der offenen Ladenkasse entfällt für Barverkäufe von Waren an eine Vielzahl unbekannter Kunden nur die Einzelaufzeichnung (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO), nicht aber bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem.
Das Wichtigste
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind in Deutschland täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Die gesetzliche Ausnahme von der Einzelaufzeichnung gilt für den Warenverkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung und nur ohne elektronisches Aufzeichnungssystem (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO); die GoBD übertragen die Zumutbarkeitsüberlegungen grundsätzlich auf Dienstleistungen (Rz. 39).
- Einzelkaufleute brauchen §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden, wenn sie in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und höchstens 80.000 Euro Jahresüberschuss hatten (§ 241a HGB).
- Steuerliche Buchführungspflicht für gewerbliche Unternehmer ab mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn, nach Mitteilung des Finanzamts (§ 141 AO).
- Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
Was gilt?
Ein Gesetz, das ausdrücklich ein „Kassenbuch“ verlangt, haben wir in den geöffneten Quellen (AO, HGB, UStG, GoBD) nicht gefunden. Die Pflicht ergibt sich aus der Buchführung und den Aufzeichnungspflichten: Buchungen und Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen, und Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 1 und 2 AO). Ob das Ergebnis „Kassenbuch“, „Kassenbericht“ oder Kassenjournal im System heißt, regelt das Gesetz nicht; die GoBD erwähnen das Kassenbuch in Rz. 55.
Wer muss was führen?
Die Tabelle zeigt, welche Pflicht in Deutschland nach Unternehmensart und Kassensystem für Bargeschäfte folgt. Jede Zeile gilt für sich und nennt ihre Bedingung.
| Fall | Pflicht | Folge für die Kasse | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Kaufmann, nicht nach § 241a HGB befreit | Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung | Barvorgänge gehören vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in die Bücher | § 238 Abs. 1, § 239 Abs. 2 HGB; § 140 AO |
| Einzelkaufmann mit höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren | von §§ 238 bis 241 HGB befreit | steuerliche Pflichten bleiben zu prüfen (nächste Zeile) | § 241a HGB |
| Gewerbliche Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr nach den Feststellungen des Finanzamts (Fassung seit 28. März 2024) | Bücher führen und Abschlüsse machen, ab dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts | wie Kaufmann | § 141 Abs. 1 und 2 AO |
| Einnahmen-Überschuss-Rechner nach § 4 Abs. 3 EStG | keine Bücher nach § 141 AO, aber Aufzeichnungen nach dem Steuerrecht | Umsätze sind aufzuzeichnen; die Ordnungsvorschriften der AO gelten auch ohne Pflicht zur Buchführung; die Einzelaufzeichnung gilt nach dem Informationsblatt der OFD Frankfurt (Nr. 4) auch für sie | § 22 UStG; § 146 Abs. 6 AO; GoBD Rz. 4 und 115 |
| Offene Ladenkasse: Warenverkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung, ohne elektronisches Aufzeichnungssystem | Einzelaufzeichnung entfällt; Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten | Kassenbericht mit täglich gezähltem Bestand | § 146 Abs. 1 Satz 2 bis 4 AO; GoBD Rz. 39 |
| Elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO (Kassensystem, Registrierkasse) | Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls | Einzeldaten im System; bei Übernahme verdichteter Zahlen ins Hauptsystem müssen die Einzelaufzeichnungen erhalten bleiben | § 146 Abs. 1 Satz 1 und 4 AO; GoBD Rz. 39, 99 |
Die offene Ladenkasse ist erlaubt: Eine Registrierkassenpflicht besteht in Deutschland nicht (Informationsblatt OFD Frankfurt vom 18. Februar 2020, Nr. 6). Sie ist an Bedingungen geknüpft. Seit der GoBD-Änderung vom 11. März 2024 ist die Zumutbarkeit bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen des § 146 Abs. 1 Satz 3 AO nicht gesondert zu prüfen (GoBD Rz. 39 Abs. 2). Mehr dazu im Artikel Offene Ladenkasse: Erlaubt, aber mit welchen Pflichten?.
Was gehört in die Aufzeichnung?
Für die offene Ladenkasse beschreibt das Informationsblatt der OFD Frankfurt (Verwaltungsinformation, kein Gesetz) den Kassenbericht so: Der gesamte geschäftliche Bargeldbestand einschließlich Hartgeld ist täglich zu zählen, unabhängig vom Aufbewahrungsort. Die Tageseinnahmen ergeben sich rückwärts: Endbestand plus Ausgaben und Entnahmen, minus Einlagen und Anfangsbestand. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Ein Zählprotokoll ist nicht zwingend, wird es erstellt und verwendet, ist es aufzubewahren. Ausgaben, Einnahmen, Entnahmen und Einlagen sind durch Belege nachzuweisen. Mehrere Kassen werden einzeln erfasst.
Beispielrechnung (erfundene Zahlen, Rechenweg nach dem Informationsblatt):
| Posten | Betrag in Euro |
|---|---|
| Gezählter Endbestand am Abend | 1.120,00 |
| plus bar bezahlte Ausgaben | 85,50 |
| plus Entnahmen | 100,00 |
| minus Einlagen | 50,00 |
| minus Anfangsbestand | 350,00 |
| Tageseinnahmen (retrograd) | 905,50 |
Der Anfangsbestand ist der Endbestand des Vortags. Der tatsächliche Kassenbestand muss jederzeit nachprüfbar sein; die Verwaltung nennt das Kassensturzfähigkeit (Informationsblatt Nr. 4 mit Verweis auf Rz. 55 GoBD). Wie ein Kassensturz abläuft, erklärt die Anleitung zum Kassensturz.
Bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem sind die Einzeldaten die Aufzeichnung. Das Informationsblatt hält fest, dass nur Barumsätze im Kassenbuch zu erfassen sind und unbare Zahlungen separat abzubilden sind.
Seit wann und in welcher Form?
Die tägliche Erfassung nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO und die Einzelaufzeichnungspflicht nach Satz 1 werden nach der Übersicht der OFD Frankfurt seit 29. Dezember 2016 angewendet. Ein Datum des Inkrafttretens haben wir nicht gesondert geprüft. Die Form ist frei, solange das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Daten bis zum Ende der Frist verfügbar und lesbar sind (§ 146 Abs. 5 AO).
Aufbewahrung
Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht wurde, die Aufzeichnung vorgenommen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Was bei Mängeln droht
Buchführung und Aufzeichnungen, die den §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen. Das gilt nicht, soweit Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder soweit elektronische Daten nicht nach den vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen (unter anderem § 146a AO) zur Verfügung gestellt werden (§ 158 Abs. 1 und 2 AO). Können Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden oder werden sie nach § 158 Abs. 2 AO nicht zugrunde gelegt, ist insbesondere zu schätzen (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO). Nach dem Informationsblatt ist die zeitweise Erfassung von Kartenumsätzen im Kassenbuch ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer Mängel regelmäßig außer Betracht bleibt, wenn der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert ist und die Kassensturzfähigkeit jederzeit besteht.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Klären Sie, ob Ihr Betrieb nach § 238 HGB oder § 141 AO Bücher führt oder Einnahmen-Überschuss-Rechner ist.
- Halten Sie Kasseneinnahmen und Kassenausgaben an jedem Geschäftstag fest (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Prüfen Sie, ob Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO einsetzen; dann gilt die Einzelaufzeichnung auch bei Barverkäufen an unbekannte Kunden.
- Führen Sie bei offener Ladenkasse einen täglich gezählten Kassenbericht mit Belegen für Ausgaben, Entnahmen und Einlagen.
- Wenn Sie Ihre Aufzeichnungen elektronisch führen, stellen Sie sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO); Papier und andere ordnungsmäßige Formen sind ebenfalls erlaubt (§ 146 Abs. 5 AO).
- Bewahren Sie Kassenbuch oder Kassenbericht zehn Jahre auf (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).