Stammdaten im ERP: Artikel, Kunden, Lieferanten sauber anlegen
Kurz gesagt
Legen Sie Stammdaten in sieben Schritten an: Bestand aufnehmen, Nummern und Schreibweisen festlegen, Mindestfelder je Datensatzart bestimmen, Dubletten bereinigen, anlegen oder importieren, Änderungsrecht regeln, an die Kasse übertragen und prüfen. Die Mindestfelder sind eine redaktionelle Empfehlung, keine Vorgabe. Welche Angaben Ihre Rechnungen enthalten müssen, richtet sich nach dem Steuerrecht Ihres Landes.
Das Wichtigste
- Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten gehören nach der Marktstudie von Digital in NRW (2021) zu den Kernprozessen, die ein ERP abbildet.
- Nach dem GTIN Management Standard (GS1, Juni 2016) erhält jede Größe und jede Farbe eines Modells eine eigene GTIN; im Artikelstamm ist deshalb jede Variante ein eigener Datensatz.
- Eine vergebene GTIN wird nach GS1 grundsätzlich nicht erneut einem anderen Handelsartikel zugeteilt; Ausnahmen nennt Abschnitt 4.2.5 (Release 26.0).
- Die Mindestfelder je Datensatzart in diesem Artikel sind eine redaktionelle Empfehlung für einen kleinen Betrieb und keine gesetzliche Liste.
Stammdaten sind die Datensätze, auf die jeder Verkauf, jede Bestellung und jede Rechnung zugreift: Artikel, Kunden, Lieferanten. Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) zählt ihre Verwaltung zu den Kernprozessen eines ERP und nennt uneinheitliche Stammdaten als Folge verteilter Datenhaltung ohne Datenverbindung. Die Anleitung zeigt, wie Sie die Daten einmal sauber anlegen und mit der Kasse abgleichen. Die Definition steht im Glossar.
Was Sie vorab brauchen
- Zugriff auf alle Quellen, in denen heute Artikel, Kunden und Lieferanten stehen: Kasse, Tabellen, Shop, Buchhaltung.
- Eine Person, die über Schreibweisen entscheidet.
- Ein Testsystem oder einen Testmandanten für den Import.
- Die Liste der Datenfelder, die Ihre Kasse übernehmen kann (aus der Dokumentation des Anbieters).
Schritt für Schritt: Stammdaten anlegen
Schritt 1: Bestand aufnehmen
Exportieren Sie Artikel, Kunden und Lieferanten aus allen Quellen in eine Tabelle je Datensatzart. Zählen Sie die Zeilen. Ergebnis: Sie kennen die Anzahl je Quelle und wissen, welche Quelle welche Felder führt.
Schritt 2: Nummern und Schreibweisen festlegen
Legen Sie je Datensatzart einen Nummernkreis fest und schreiben Sie auf, wie Bezeichnungen aussehen (Groß- und Kleinschreibung, Einheit, Reihenfolge von Marke, Typ und Größe). Zur Wahl der Artikelnummer siehe Artikelnummern im ERP. Ergebnis: Eine Seite Regeln, die jede Person im Betrieb anwenden kann.
Schritt 3: Mindestfelder bestimmen
Die Tabelle nennt Felder, die wir für einen kleinen Betrieb als Ausgangspunkt empfehlen. Sie ist eine redaktionelle Empfehlung, keine Liste von Pflichtfeldern aus einem Gesetz.
| Datensatzart | Mindestfelder (Empfehlung) | Prüfung vor dem Anlegen |
|---|---|---|
| Artikel | eigene Artikelnummer; Bezeichnung; Einheit (Stück, kg, Liter); Warengruppe; Verkaufspreis; Steuerschlüssel; GTIN, falls die Ware einen Barcode trägt; Lieferant und Lieferantenartikelnummer; Einkaufspreis; Mindestbestand, falls Bestand geführt wird | Ist die Artikelnummer neu? Ist die GTIN nicht schon bei einem anderen Artikel eingetragen? |
| Kunde | Kundennummer; Name oder Firma; Anschrift mit Land; Rechnungsadresse, falls abweichend; E-Mail für den Rechnungsversand; Zahlungsbedingung; bei Geschäftskunden die Steuerkennungen des Kunden (Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als getrennte Felder, je nach Land und Geschäftsfall) | Gibt es den Kunden unter anderer Schreibweise? Ist das Land gesetzt? |
| Lieferant | Lieferantennummer; Name; Anschrift mit Land; Ansprechperson; Zahlungsbedingung; Bankverbindung; Steuerkennungen des Lieferanten (Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer getrennt) | Gibt es den Lieferanten unter anderem Namen? Stimmt die Bankverbindung mit einem Schreiben des Lieferanten überein? |
Welche Angaben Ihre Rechnungen und Belege enthalten müssen, regelt das Steuerrecht Ihres Landes. Für Deutschland siehe Pflichtangaben auf der Rechnung. Ergebnis des Schritts: je Datensatzart eine Feldliste mit Beschreibung.
Schritt 4: Dubletten bereinigen
Sortieren Sie die Tabellen nach dem Schlüssel: GTIN bei Artikeln, Name und Anschrift bei Kunden und Lieferanten. Gleiche Schlüssel mit verschiedenen Bezeichnungen sind Kandidaten für eine Zusammenführung. Beachten Sie bei Artikeln den GTIN Management Standard: Jede Größe und jede Farbe eines Modells erhält eine eigene GTIN, deshalb sind Varianten keine Dubletten. Ergebnis: eine Liste der Zusammenführungen mit dem Datensatz, der bleibt.
Schritt 5: Anlegen oder importieren
Importieren Sie zuerst fünf Testdatensätze je Art und prüfen Sie, ob alle Felder am richtigen Ort stehen. Erst danach folgt der Rest. Behandeln Sie die GTIN als Text, damit führende Nullen erhalten bleiben (GS1 Release 26.0, Abschnitt 1.3.1). Ergebnis: Die Anzahl der importierten Datensätze entspricht der bereinigten Liste.
Schritt 6: Änderungsrecht regeln
Bestimmen Sie je Feld das System, in dem es geändert wird, und die Person, die es ändern darf (Tabelle „Welche Daten fließen in welche Richtung?“ in Kasse mit ERP verbinden). Legen Sie fest, dass eine ausgelaufene Ware gesperrt und nicht gelöscht wird, und dass eine vergebene Artikelnummer nicht für einen anderen Artikel verwendet wird. GS1 sieht Letzteres für die GTIN grundsätzlich vor (Release 26.0, Abschnitt 4.2.5); wir übertragen es als Regel für Ihre eigene Nummer, weil Bons und Bewegungen sonst auf den falschen Artikel zeigen würden. Ergebnis: Jedes Feld hat einen Eigentümer.
Schritt 7: An die Kasse übertragen und prüfen
Übertragen Sie die Artikel zur Kasse und vergleichen Sie fünf Artikel Feld für Feld (Bezeichnung, Preis, Steuerschlüssel, GTIN). Scannen Sie bei jedem den Barcode. Ergebnis: Der Scan zeigt den richtigen Artikel mit dem richtigen Preis. Zur Übertragungsart siehe Schnittstellen zwischen Kasse und ERP.
So prüfen Sie das Ergebnis
Zählen Sie: Artikel im ERP gleich Artikel an der Kasse, soweit der Artikel dort verkauft wird. Prüfen Sie dann zehn zufällige Artikel auf Übereinstimmung von Preis, Steuerschlüssel und Einheit in beiden Systemen. Jede Abweichung ist eine Zeile für Schritt 6.
Wenn etwas nicht klappt
| Anzeichen | Wahrscheinliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Ein Scan findet den Artikel nicht | GTIN fehlt oder hat andere Stellenzahl als der Barcode | GTIN als Text eintragen und mit dem Barcode vergleichen |
| Zwei Artikel erscheinen für dieselbe Ware | Schreibweisen oder alte Nummern wurden nicht zusammengeführt | Dubletten nach Schritt 4 zusammenführen, alte Nummer sperren |
| Ein Kunde erhält zwei Rechnungen mit verschiedener Anschrift | Kunde steht doppelt | Zusammenführen, Anschrift prüfen |
| Preis an Kasse und ERP unterschiedlich | beide Systeme dürfen Preise ändern | Schritt 6 nachholen |
Beispiel (erfunden)
Ein Fahrradladen legt „Trinkflasche 0,75 l, rot“ und „Trinkflasche 0,75 l, blau“ an. Beide haben vom Hersteller je eine eigene GTIN. Im Artikelstamm sind das zwei Artikel mit eigener Nummer, verbunden über die Warengruppe „Zubehör“. Wäre nur eine Zeile angelegt, ließe sich der Bestand der blauen Flasche nicht von dem der roten trennen.
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie die Steuerberatung, wenn Sie Kundendaten aus einer alten Buchhaltung übernehmen oder Datensätze löschen wollen. Fragen Sie Ihre Datenschutzbetreuung, bevor Kundendaten in ein Cloud-ERP wandern (Datenschutz bei Cloud-ERP).