Scan & Go im Einzelhandel: Funktionsweise und Anforderungen

Scan & Go verlagert das Scannen vom Kassenplatz in die Regalgänge: Die Kundschaft scannt jeden Artikel, sobald sie ihn ins Fach legt, und schließt den Einkauf ab – je nach Verfahren an einer Station oder direkt in der App. Eine EHI-Markterhebung mit Stand August 2023 zählte für Deutschland 4.270 Geschäfte mit stationären Self-Checkout-Kassen und 2.152 Geschäfte mit mobilem Selbstscannen per Handscanner, Scanner am Einkaufswagen oder App (EHI Retail Institute). Für den Betrieb ändern sich dadurch Ablauf, Technik und Kontrollen; die fiskalischen Pflichten bleiben und stehen im Artikel Self-Checkout-Kasse im Handel.

So läuft der Ablauf

Der genaue Ablauf hängt von der Software ab. Die folgenden Schritte zeigen den Weg vom Regal bis zum Ausgang mit dem jeweils Nötigen.

1. App öffnen oder Scanner abnehmen. Bei App-Verfahren meldet sich die Kundschaft an; ob das über ein Konto mit persönlichen Daten läuft, legt das Verfahren fest. Bei Leih-Geräten startet der Betrieb die Sitzung an einer Übergabestelle. Ende des Schritts: Der Warenkorb ist geöffnet und dem Gerät zugeordnet.
2. Artikel im Regal scannen. Die App oder der Handscanner liest den EAN-Code des Artikels. Die Position erscheint auf dem Display mit Name und Preis. Ende des Schritts: Die Ware liegt im Fach, der Wareneintrag steht im Warenkorb.
3. Lose Ware erfassen. Artikel ohne eigenen Barcode verkauft das Sortiment je nach Artikel nach Gewicht oder nach Stück; GS1 führt unverpackte lose Ware ausdrücklich in beiden Formen. Wiegeware braucht eine Gewichtsermittlung, etwa über eine Waage im Regal oder das Nachwiegen an der Station; Stückware wird über die Artikelwahl und die Stückzahl erfasst. Wie Ihre Software das jeweils vorsieht, klären Sie vor der Einführung mit dem Anbieter. Ende des Schritts: Auch unverpackte Artikel stehen mit Gewicht oder Stückzahl im Warenkorb.
4. Zwischenstand prüfen. Die Kundschaft sieht jederzeit die bisher gescannten Positionen. Ende des Schritts: Warenkorb und Tascheninhalt stimmen überein.
5. Abschließen. Je nach Verfahren ruft die Station den Warenkorb aus dem Kassensystem ab und zeigt die Summe; manche Verfahren schließen den Einkauf auch direkt in der App ab. Ende des Schritts: Der Vorgang liegt als kompletter Verkauf vor.
6. Bezahlen. Die Zahlung erfolgt je nach Verfahren über das angeschlossene Kartenterminal der Station, in bar oder direkt über die App. Ende des Schritts: Der Verkauf ist gebucht und der Beleg nach den Regeln für Belegausgabe erstellt.
7. Ausgangskontrolle durchlaufen. Je nach Ihrer Kontrolle wird der Warenkorb bei Stichproben mit dem Tascheninhalt verglichen. Ende des Schritts: Die Kundschaft verlässt das Geschäft mit geprüftem Beleg.

Welche Technik Sie brauchen

Die Tabelle nennt die Bausteine und ihre Aufgabe. Welche davon Ihr Kassenanbieter liefert und was Sie zusätzlich beschaffen, klärt das Angebot.

Baustein	Aufgabe	Zu prüfen im Angebot
Scan-App oder Leih-Handscanner	EAN-Codes im Regal lesen und dem Warenkorb zuordnen	Welche Gerätevarianten es gibt und wie eine Sitzung startet und endet
Mobiles Netz im Laden	Funkverbindung für App und Scanner in allen Gängen	Funkabdeckung einschließlich Kühlräumen und Kellergeschoss
Anbindung ans Kassensystem	Warenkörbe laufen im selben System zusammen wie an der Kasse	Werden Station und mobiles Scannen in einer Verkaufsauswertung geführt
Artikelstamm mit EAN	Jeder gescannte Code muss eine Position mit Preis ergeben	Wie Artikel ohne eigenen Code (lose Ware) erfasst werden
Abschluss-Station oder In-App-Abschluss	Warenkorb abschließen, Summe zeigen, Zahlung abwickeln, Beleg erstellen	Ob der Abschluss an einer Station oder direkt in der App erfolgt, welche Zahlarten es gibt und wie Belege ausgegeben werden
Waagen für Wiegeware	Das Gewicht der nach Gewicht verkauften Artikel in Positionen überführen	Ob die Station oder eine Regalwaage das Gewicht liefert und wie Stückware über Artikelwahl und Stückzahl erfasst wird

Zum Artikelstamm und zur Codevergabe siehe EAN, GS1 und eigene Barcodes vergeben. Was eine Kasse bei Internetausfall noch können muss, behandelt Kasse ohne Internet.

Welche Kontrollen nötig sind

Das Selbstscannen verschiebt die Erfassung an die Kundschaft; die Verantwortung für vollständige Vorgänge bleibt beim Betrieb. Im Angebot und im Probebetrieb sollten diese Kontrollen festgelegt sein:

• Ausgangsprüfung in Stichproben. Das Personal vergleicht bei ausgewählten Vorgängen den Tascheninhalt mit dem gescannten Warenkorb. Legen Sie fest, nach welchem Muster Vorgänge ausgewählt werden, und schulen Sie das Personal im Ablauf.
• Nachwiegen nach Gewicht verkaufter Ware. Ein fehlender Barcode macht einen Artikel nicht zur Wiegeware: GS1 unterscheidet lose Ware, die am POS nach Gewicht oder nach Stück berechnet wird. Artikel, die nach Gewicht verkauft werden, kontrolliert das Personal an der Station gegen den Warenkorbeintrag; Stückware gleicht es über die erfasste Stückzahl ab. Prüfen Sie im Probebetrieb, wie vollständig diese Vorgänge bleiben und ob Ihre Software das Nachwiegen an der Station oder eine Regalwaage vorsieht.
• Gesperrte Artikel. Sortimente mit Altersgrenze geben Sie am mobilen Scanner nicht frei; sie werden an der Station von einer Bedienperson erfasst. Zur Altersprüfung in Deutschland siehe Altersprüfung am Self-Checkout.
• Rückverfolgbarkeit von Vorgängen. Jeder mobile Warenkorb muss sich dem Gerät und der Sitzung zuordnen lassen, damit Nachfragen und Differenzen geklärt werden können. Was Kassenauswertungen zur Aufdeckung von Verlusten beitragen, steht in Diebstahlprävention im Einzelhandel.

Diese Punkte sind betriebliche Gestaltung, keine gesetzlichen Vorgaben; eine eigene Vorschrift zu Ausgangskontrollen bei Scan & Go haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden.

Datenschutz beim mobilen Scannen

Sobald der Einkauf über ein Kundenkonto läuft, verarbeitet der Betrieb personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Konto, gescannte Einkäufe und Zahlungsart lassen sich der Person zuordnen, also gelten die Pflichten der Datenschutz-Grundverordnung in Deutschland und Österreich.

Davon berührt Scan & Go vor allem vier Pflichten. Für jeden Verarbeitungszweck braucht es eine Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1, etwa die Vertragserfüllung für das Kundenkonto mit Zahlung. Bei der Registrierung sind die Angaben des Art. 13 mitzuteilen, unter anderem Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer. Die Grundsätze aus Art. 5 Abs. 1 verlangen Datenminimierung und Speicherbegrenzung: nur die Daten, die das Verfahren braucht, und nur so lange, wie der Zweck es erfordert. Schließlich müssen die Daten angemessen sicher verarbeitet werden (Art. 32 Abs. 1).

Für die Vertiefung dieser Pflichten an Kasse und Kundenkonto siehe DSGVO im Laden. In der Schweiz ist das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) seit 1. September 2023 in Kraft. Davon ist die DSGVO nicht ausgeschlossen: Nach Art. 3 DSGVO findet die Verordnung auch auf Verantwortliche mit Sitz außerhalb der Union Anwendung, etwa wenn die Verarbeitung im Rahmen einer Niederlassung in der Union erfolgt oder wenn in der Union Waren oder Dienstleistungen angeboten oder Verhalten beobachtet wird. Die schweizerischen Pflichten im Einzelnen gehören in eine eigene Prüfung; dieser Artikel behauptet sie nicht.

Typische Fehler

• Sortiment ohne gepflegte Codes. Gescannte EAN-Codes ohne passenden Artikelstamm führen zu Stoppmeldungen im Regal und bremsen jeden Einkauf. Ursache kann eine ungeprüfte Datenübernahme sein; die Wirkung sind Abbrüche im Regal.
• Funklücken in Randbereichen. Wie sich App oder Scanner verhalten, wenn in Kühlräumen oder obersten Etagen die Verbindung abbricht, ist eine technische Frage des Angebots. Testen Sie beide Bereiche im Probebetrieb, nicht erst im Regelbetrieb.
• Kontrollen ohne Muster. Stichproben, die nach Gefühl ausgewählt werden, wirken auf die Kundschaft willkürlich und sind im Streitfall schwer zu begründen. Ein festes Auswahlmuster schützt beide Seiten.
• Einführung ohne Probebetrieb. Wer Scan & Go sofort für das ganze Sortiment freigibt, erfährt die Grenzen erst mit laufendem Geschäft. Ein begrenzter Start mit kontrolliertem Sortiment zeigt die Stellen, an denen Ablauf und Technik nachzubessern sind.

So führen Sie Scan & Go ein

1. Verfahren wählen. Entscheiden Sie zwischen App auf dem eigenen Gerät und Leih-Handscannern; die Wahl bestimmt Konto, Datenschutz und Übergabeprozess.
2. Sortiment eingrenzen. Starten Sie mit Artikeln, die einen sauberen EAN-Code tragen, und halten Sie lose Ware und altersgeprüfte Artikel zunächst an der Station.
3. Angebot prüfen. Lassen Sie sich von Ihrem Kassenanbieter die Anbindung, die Abschluss-Station und die Behandlungsweise von Internetausfall schriftlich nennen.
4. Kontrollen festlegen. Schreiben Sie Ausgangsprüfung, Nachwiegen und Sperrungen als Ablauf fest und schulen Sie das Personal daran.
5. Probebetrieb auswerten. Messen Sie Abbruchquoten, Stoppmeldungen und Kontrollergebnisse und bessern Sie Funkversorgung und Artikelstamm nach, bevor Sie das Verfahren freischalten.