Kasse ohne Internet: Offlinefähigkeit prüfen

Eine Kasse hängt nicht überall gleich stark am Internet. Bei einer Cloud-Kasse kann der Verkauf selbst, die Anmeldung oder nur die Auswertung davon abhängen; bei einer lokalen Kasse eher Kartenzahlung, Updates oder Fernwartung. Der Artikel gilt für Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz und hilft, diese Abhängigkeiten in der Probezeit sichtbar zu machen. Er bewertet keine Anbieter. Die Grundentscheidung zwischen Cloud und lokal behandelt Cloud-Kasse oder lokale Kasse.

Was bei Internetausfall noch laufen muss

Legen Sie vor dem Test fest, was Ihr Betrieb ohne Verbindung mindestens braucht. Die Tabelle nennt die Kriterien mit der Frage an den Anbieter. Die Ergebnisspalte dient als Vorlage für Ihr Testprotokoll.

Kriterium	Warum es zählt	Frage an den Anbieter
Verkaufen und Belegausgabe	Ohne beides steht der Betrieb	Welche Funktionen laufen ohne Verbindung, welche nicht?
Sicherheitseinrichtung	In DE und AT hängt die Belegerstellung daran	Wie arbeitet TSE bzw. Signatureinheit ohne Verbindung?
Kartenzahlung	Kartenterminal und Kasse können getrennte Verbindungen haben	Was passiert am Terminal, und was zeigt der Beleg?
Mehrere Geräte	Bestellungen zwischen Bedienung, Küche und Kasse	Läuft der Abgleich im lokalen Netz ohne Internet?
Dauer	Ein Modus, der nach wenigen Minuten endet, hilft bei einem längeren Ausfall nicht	Wie lange und für wie viele Verkäufe ist der Modus ausgelegt?
Nachträgliche Übertragung	Verkäufe dürfen nicht fehlen oder doppelt erscheinen	Wie und wann werden Offline-Verkäufe übertragen?

Was die Regeln zum Ausfall sagen

Die folgenden Regeln betreffen nur den Ausfall der Sicherheitseinrichtung oder der Kasse. Ob ein Verbindungsverlust im Einzelfall so einzuordnen ist, hängt davon ab, wo Ihre Sicherheitseinrichtung liegt; fragen Sie den Anbieter.

Deutschland. Die Regeln gelten für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO; die offene Ladenkasse ist davon ausgenommen. Fällt die TSE aus und lässt sich das System ohne sie weiterbetreiben, muss der Ausfall auf einem eventuellen Beleg ersichtlich sein, etwa durch die fehlende Transaktionsnummer. Betrifft der Ausfall nur die TSE, wird der Weiterbetrieb bis zur Beseitigung nicht beanstandet; die Ursache ist unverzüglich zu beheben. Ausfallzeiten und -grund sind zu dokumentieren, auch automatisiert durch das System. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO bleibt bestehen und entfällt nur bei vollumfänglichem Ausfall des Aufzeichnungssystems oder der Druck- oder Übertragungseinheit (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 1.14 und 2.7). Außerdem müssen die Geschäftsvorfälle so verkettet sein, dass Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar sind (Nr. 1.15.1 mit § 3 Abs. 2 KassenSichV). Der Erlass ist eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz. Mehr zum Ablauf: TSE-Ausfall: Was tun.

Österreich. Fällt die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit aus, sind die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen, die eine aufrechte Verbindung zu einer Einheit hat. Ist das nicht möglich, trägt der Beleg den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, und nach der Wiederinbetriebnahme ist ein signierter Sammelbeleg mit Betrag null zu erstellen (§ 17 Abs. 4 RKSV). Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen, sonst händisch mit Zweitschriften und späterer Nacherfassung (§ 17 Abs. 5 RKSV). Ein nicht nur vorübergehender Ausfall ist über FinanzOnline ohne unnötigen Aufschub zu melden; als nur vorübergehend gilt nach dem BMF-Erlass jedenfalls ein Ausfall bis zu 48 Stunden (§ 17 Abs. 1 RKSV, Erlass Abschnitt 3.6). Der Erlass erwähnt auch die Signaturerstellung per Remote-Lösung über das Internet; der private Schlüssel muss dann in einer geeigneten Hardwarekomponente liegen (Abschnitt 3.3.1). Einzelheiten: RKSV: Ausfall der Kasse oder Signatureinheit.

Schweiz. Dieser Artikel nennt keine Vorgabe zum Ausfall. Die Offlinefähigkeit ist dort eine Frage an das Angebot, die Sie mit dem Testablauf klären. Zur Buchführung: Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz.

Testablauf für die Probezeit

Führen Sie den Ablauf mit der Kasse, dem Drucker und dem Kartenterminal aus, die Sie kaufen würden. Trennen Sie nur den Zugang ins Internet und lassen Sie das lokale Netz an: Unterbrechen Sie die Verbindung des Routers nach außen und schalten Sie mobile Daten an Kassengerät und Kartenterminal aus, damit keine zweite Verbindung unbemerkt weiterläuft. Notieren Sie je Schritt, was geschieht.

1. Vergleichsverkauf mit Verbindung. Buchen Sie einen Bar- und einen Kartenverkauf und notieren Sie Belegnummer, Aussehen des Belegs und Dauer.
2. Internetzugang trennen. Router-Verbindung nach außen unterbrechen, mobile Daten aus, lokales Netz bleibt an. Beobachten Sie, ob die Kasse eine Meldung zeigt und welche Funktionen gesperrt werden.
3. Barverkauf. Verkaufen Sie mehrere Artikel, drucken Sie den Beleg und öffnen Sie die Kassenlade. Prüfen Sie den Beleg: In Deutschland steht eine Transaktionsnummer darauf oder der Ausfall der TSE ist kenntlich gemacht; in Österreich prüfen Sie, ob der Beleg einen Signaturwert trägt. Erscheint der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, verlangt § 17 Abs. 4 RKSV zuerst die Erfassung auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Einheit; der Hinweis ist nur zulässig, wenn das nicht möglich ist. Prüfen Sie, ob der Ablauf des Anbieters diese Reihenfolge vorsieht.
4. Kartenzahlung. Versuchen Sie eine Kartenzahlung. Notieren Sie, ob das Terminal zahlt, ablehnt oder eine Grenze nennt, und was auf dem Beleg steht.
5. Storno, Rückgabe, Rabatt. Führen Sie je eine Buchung durch und prüfen Sie, ob der Beleg nachvollziehbar bleibt.
6. Zweites Gerät. Geben Sie auf einem Gerät eine Bestellung ein und prüfen Sie, ob sie am Küchendrucker oder an der zweiten Kasse ankommt.
7. Neustart. Starten Sie die Kasse ohne Verbindung neu. Prüfen Sie, ob Anmeldung und Verkauf möglich sind.
8. Länger durchhalten. Verkaufen Sie so lange, wie ein realistischer Ausfall dauern könnte, und notieren Sie Grenzen des Anbieters in Zeit oder Anzahl.
9. Verbindung wiederherstellen. Internetzugang wieder herstellen. Prüfen Sie, ob alle Offline-Verkäufe genau einmal erscheinen, ob die Belegnummern lückenlos sind und ob Tagesabschluss und Export vollständig sind. Testen Sie danach einmal den Ausfall des Routers selbst, wenn Ihre Geräte über ihn miteinander verbunden sind.

Die Schritte sind eine redaktionelle Testvorlage, keine Vorgabe des Gesetzes. Welche davon Sie für Ihren Betrieb brauchen, entscheidet Ihr Ablauf: Wer nur bar verkauft, kann Schritt 4 überspringen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Anbieter beschreibt den Offline-Modus nur mündlich oder gar nicht.
• Die Kasse zeigt im Test keine Meldung, verkauft aber nicht weiter.
• Belege ohne Verbindung tragen weder Sicherheitsnachweis noch Kennzeichnung des Ausfalls (DE, AT).
• Nach der Wiederverbindung fehlen Verkäufe oder erscheinen doppelt.
• Der Modus endet nach einer festen Zeit oder Anzahl, die der Anbieter nicht nennt.
• Kartenzahlung ist ohne Verbindung ausgeschlossen, und der Vertrag sagt nichts zur Alternative.

Welche Prüfpunkte für welchen Betrieb

Die Tabelle ist eine Orientierung und kein Urteil.

Lage	Das wiegt am meisten	Prüfen Sie zuerst
Markt, Hofladen, Veranstaltung mit schwachem Netz	Verkaufen und Belegausgabe über längere Zeit	Schritte 3, 4 und 8
Restaurant mit mehreren Bedienungen und Küche	Abgleich zwischen den Geräten	Schritt 6
Laden mit einer Kasse und stabiler Leitung	Kurze Ausfälle, saubere Nachbuchung	Schritte 3 und 9
Mehrere Standorte mit zentraler Verwaltung	Übertragung und Doppelbuchung	Schritt 9
Betrieb, der überwiegend mit Karte kassiert	Kartenzahlung ohne Verbindung	Schritt 4

So gehen Sie vor

1. Legen Sie fest, was Ihr Betrieb ohne Internet mindestens braucht und wie lange.
2. Fordern Sie von jedem Anbieter die schriftliche Beschreibung des Offline-Modus an.
3. Führen Sie den Testablauf in der Probezeit durch (Kasse testen: Demo und Probezeit).
4. Halten Sie Abweichungen schriftlich fest und lassen Sie sich vor Vertragsschluss bestätigen, wie der Anbieter sie behebt.
5. Planen Sie für den Rest die Notfallkasse und die Ausfallsicherheit.