Belege digitalisieren: Ersetzendes Scannen nach GoBD

Was erlaubt ist

Die Abgabenordnung erlaubt, aufbewahrungspflichtige Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 AO). Vier Bedingungen stehen im Gesetz: Die Aufbewahrung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen; die Wiedergabe oder die Daten müssen mit empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen; sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein; und sie müssen unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Für Kaufleute enthält § 257 Abs. 3 HGB eine entsprechende Regel.

Die GoBD, eine Verwaltungsanweisung und kein Gesetz, führen das für das ersetzende Scannen aus. Nach Rz. 140 dürfen Papierdokumente nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Das Schreiben gilt für Besteuerungszeiträume nach dem 31. Dezember 2019; die jüngste Änderung, die wir geöffnet haben, stammt vom 14. Juli 2025.

Für welche Unterlagen gilt das?

Rz. 130 nennt Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen und danach bildlich erfasst werden. Für diese verlangt § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO eine bildliche Übereinstimmung. Bei anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO) genügt eine inhaltliche Übereinstimmung.

Nicht ersetzend gescannt werden dürfen nach § 147 Abs. 2 AO die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz; die Vorschrift nimmt sie ausdrücklich aus. Gleiches gilt für Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union, sofern es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt.

Eine empfangene E-Rechnung ist kein Papierdokument: Sie ist im empfangenen Format aufzubewahren; es genügt der strukturierte Teil, ein menschenlesbarer Teil nur dann, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält (Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Dafür ist keine bildliche Übereinstimmung nötig (Rz. 118, ergänzt am 14. Juli 2025).

Checkliste: Wann Sie das Papier vernichten dürfen

Jede Zeile nennt die Anforderung, ihre Fundstelle und was Sie praktisch tun. Die Spalte “Tun” enthält redaktionelle Umsetzungsvorschläge.

Nr.	Anforderung	Fundstelle	Tun
1	Papier wird empfangen und bildlich erfasst (Scanner, Multifunktionsgerät, Scanstraße oder Smartphone); das Ergebnis stimmt bildlich mit dem Original überein	§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO; Rz. 130	Prüfen Sie nach jedem Erfassen Lesbarkeit und Vollständigkeit der Seiten
2	Ist die Farbe beweiserheblich (rote Minusbeträge, farbige Vermerke), ist die Farbe vollständig wiederzugeben	Rz. 137	Scannen Sie in Farbe, wenn Farbe etwas aussagt
3	Das Verfahren ist dokumentiert; die Organisationsanweisung regelt, wer erfasst, wann erfasst wird, welches Schriftgut, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, Qualitätskontrolle und Protokollierung von Fehlern	Rz. 136, 151 bis 154	Schreiben Sie die Anweisung und halten Sie sie aktuell
4	Das elektronische Dokument hat einen nachvollziehbaren, eindeutigen Index; die Verknüpfung bleibt über die Aufbewahrungsfrist erhalten. Sichern organisatorische Maßnahmen die Verwaltung auch ohne Index und ist das in angemessener Zeit nachprüfbar, ist die Buchführung deswegen nicht zu beanstanden	Rz. 122	Vergeben Sie eine eindeutige Dokumentnummer
5	Vermerke und Bearbeitungsvorgänge dürfen die Lesbarmachung des Originalzustands nicht beeinträchtigen und sind zu protokollieren	Rz. 123	Nutzen Sie ein System mit Protokoll
6	Bei OCR (volltextrecherchierbare PDF) ist der Volltext nach Verifikation und Korrektur aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen	Rz. 130 Satz 3, Rz. 131	Bewahren Sie Bild und geprüften Text zusammen auf
7	Nach der Erfassung wird nur mit dem elektronischen Dokument weitergearbeitet; die Papierbelege werden dem Bearbeitungsgang entzogen. Wird der Papierbeleg doch weiterbearbeitet, ist er erneut zu erfassen und mit der ersten Fassung zu verknüpfen	Rz. 139	Legen Sie die Papiere nach dem Scannen getrennt ab
8	Signatur oder Zeitstempel sind für Besteuerungszwecke nicht erforderlich	Rz. 138	Für die Besteuerung kein zusätzlicher Aufwand; andere Zwecke bleiben gesondert zu prüfen
9	Das Dokument ist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar	§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO	Testen Sie, dass Sie Dokumente auf Anforderung ausdrucken oder anzeigen können (§ 147 Abs. 5 AO)
10	Kein Original ist nach anderen Vorschriften aufzubewahren; der Verzicht auf Papier darf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen	Rz. 140, 141	Entscheiden Sie bei beweiskräftigen Dokumenten, ob Sie zusätzlich das Original behalten
11	Das Digitalisat wird für die Frist der Unterlage aufbewahrt: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen Unterlagen, je ab dem Schluss des maßgebenden Kalenderjahres. Bei Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit Erhalt oder Versand der Rechnung. Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für eine Steuer läuft, für die die Unterlage von Bedeutung ist; die verlängerten Fristen nach § 169 Abs. 2 Satz 2 AO zählen dafür nicht	§ 147 Abs. 3 und 4 AO	Ordnen Sie jedem Dokument das Jahr und die Unterlagenart zu

Die Fristen im Überblick gelten für Steuerpflichtige nach § 147 AO. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO weiter in der Fassung vom 31. Dezember 2024 (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Was die BSI-Richtlinie dazu sagt

Die Technische Richtlinie TR-03138 “Ersetzendes Scannen (RESISCAN)” des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt in Version 1.5 vom 21. November 2024 Maßnahmen für Dokumentenvorbereitung, Scannen, Nachbearbeitung und Integritätssicherung. Sie hat ohne besondere rechtliche Bestimmung empfehlenden Charakter, ist ein Handlungsleitfaden ohne Zertifizierungspflicht und regelt nicht, ob ersetzendes Scannen zulässig ist; das ist nach ihrem Wortlaut anhand der einschlägigen Rechtsvorschriften zu prüfen. Die GoBD nennen sie nicht. Für Ihre Verfahrensdokumentation kann sie dennoch als Vorlage dienen, wenn Sie ein Scanverfahren aufbauen; das ist eine redaktionelle Einschätzung.

Was bei Mängeln droht

Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation ist nach Rz. 155 dann kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, wenn sie die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt. Beeinträchtigt der Verzicht auf das Papier diese Nachprüfbarkeit, gilt Rz. 141. Eine eigene Sanktion nur für das Vernichten nach dem Scannen haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden. Die Folgen von Mängeln der Buchführung behandelt der Artikel GoBD und Kasse.

Checkliste für den Start

• Legen Sie fest, welche Unterlagenarten Sie ersetzend scannen (Eingangsbelege, Eingangsrechnungen auf Papier, Kassenbelege).
• Schreiben Sie die Organisationsanweisung nach Rz. 136 und sprechen Sie sie mit Ihrem Steuerberater ab.
• Nehmen Sie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und Originale, die nach anderen Vorschriften erhalten bleiben müssen, aus dem Verfahren aus.
• Testen Sie das Verfahren an Probebelegen: Lesbarkeit, Farbe, Index, Wiederfinden, Ausdruck.
• Vernichten Sie Papier erst, wenn Erfassung, Index und Sicherung geprüft sind.