Self-Checkout-Kasse im Handel: Einführung und Technik
Kurz gesagt
In Deutschland braucht ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion eine zertifizierte TSE (§ 146a AO; die offene Ladenkasse ist ausgenommen). In Österreich gilt die Registrierkassenpflicht, Kartenzahlungen eingeschlossen, ab 15.000 Euro Jahresumsatz und über 7.500 Euro Barumsatz netto je Betrieb; sie beginnt im viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum der Überschreitung (§ 131b BAO).
Das Wichtigste
- Deutschland: Ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, das zumindest teilweise bare Zahlungen erfasst und abwickeln kann, ist durch eine zertifizierte TSE zu schützen (§ 146a Abs. 1 AO, AEAO Nr. 1.2); die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem ist nicht erfasst.
- Deutschland: Mitzuteilen ist jedes einzelne Gerät mit Kassenfunktion, auch bei gemeinsamer TSE, innerhalb eines Monats nach Anschaffung; angeschlossene Systeme ohne Kassenfunktion sind ausgenommen (§ 146a Abs. 4 AO, AEAO Nr. 1.16.2.4, 2.6).
- Österreich: Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO); die Registrierkassenpflicht besteht ab 15.000 Euro Jahresumsatz netto je Betrieb und über 7.500 Euro Barumsatz netto im Jahr und beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum der Überschreitung (§ 131b Abs. 1 und 3 BAO).
- Deutschland: Bestimmt eine Waage das Gewicht, aus dem ein Preis entsteht, gelten die Anforderungen des Mess- und Eichgesetzes an die Verwendung von Messgeräten (§ 31 und § 33 MessEG).
- Deutschland: Ein Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems kann in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch ausgegeben werden (§ 6 Satz 5 KassenSichV).
Eine Selbstbedienungskasse (Self-Checkout) verlagert das Scannen und Bezahlen an die Kundschaft. Für den Händler bleiben die Pflichten: Verkäufe müssen aufgezeichnet werden, Waagen müssen stimmen, Belege müssen verfügbar sein. Der Artikel führt in Schritten durch die Einführung und nennt jeweils, was Sie bereit haben sollten. Er behandelt die fiskalischen Pflichten für Deutschland und Österreich. Zu Kosten, Schwund und Personal siehe Self-Checkout: Kosten, Schwund und Wirtschaftlichkeit, zur Altersfreigabe Altersprüfung am Self-Checkout.
Was Sie vorab brauchen
- Einen Grundriss mit Platz für Stationen, Strom und Netz sowie eine Idee, wie viele Kundinnen und Kunden gleichzeitig kassieren sollen.
- Eine Liste des Sortiments: Welche Waren werden gezählt, welche gewogen, welche brauchen eine Freigabe durch Personal?
- Die Auskunft Ihres Kassenherstellers, ob seine Software Selbstbedienungsstationen unterstützt und wie sie an TSE oder Signatureinheit angebunden werden.
- Eine Entscheidung zu den Zahlungsmitteln: nur Karte oder auch Bargeld.
- Eine Person, die den Probebetrieb begleitet.
Die Einführung in sieben Schritten
- Warenkorb und Standort festlegen. Entscheiden Sie, ob die Stationen den ganzen Einkauf oder nur kleine Mengen abwickeln, und halten Sie fest, welche Waren nicht an der Station verkauft werden.
- Fiskalpflicht klären. In Deutschland haben elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion eine zertifizierte TSE (§ 146a Abs. 1 AO). Kassenfunktion hat ein System, wenn es der Erfassung und Abwicklung zumindest teilweise barer Zahlungsvorgänge dienen kann (AEAO Nr. 1.2). Eine ausdrückliche Auskunft zu Selbstbedienungskassen haben wir im Anwendungserlass nicht gefunden; lassen Sie die Einordnung Ihrer Station vom Hersteller schriftlich bestätigen. Weitere Voraussetzungen, Ausnahmen und Meldewege stehen in Kassensicherungsverordnung und TSE-Pflicht.
- Österreich beachten. Betriebe müssen Bareinnahmen mit einer Registrierkasse, einem Kassensystem oder einem sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln erfassen (§ 131b Abs. 1 Z 1 BAO). Barzahlung umfasst auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte (Z 3). Die Pflicht besteht ab 15.000 Euro Jahresumsatz netto je Betrieb, wenn die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten; sie beginnt mit dem Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO). Der Erlass kennt Eingabestationen, die keine eigene Registrierkasse sind und ohne Datenerfassungsprotokoll an eine Registrierkasse angebunden werden (Abschnitt 3.1.1). Ob Ihre Stationen so laufen, bestimmt die Architektur des Kassensystems.
- Waage prüfen. Wenn Sie lose Ware nach Gewicht verkaufen, gilt in Deutschland: Ein Messgerät darf nur verwendet werden, wenn es dem Gesetz entspricht (§ 31 Abs. 1 MessEG), und ein Messwert darf im geschäftlichen Verkehr nur angegeben oder verwendet werden, wenn er bestimmungsgemäß mit einem Messgerät bestimmt wurde (§ 33 Abs. 1 MessEG). Die Eichfrist und der Weg zur Eichung stehen in Eichpflicht für Kassenwaagen in Deutschland. Fragen Sie bei einer Gewichtskontrolle in der Ablage, ob sie Gewichte für die Preisberechnung liefert.
- Freigaben und Zahlung planen. Legen Sie fest, welche Waren das Personal freigibt, und ob die Station Bargeld annimmt. Die Zahlungsarten wirken auf die Einordnung nach Schritt 2.
- Belege festlegen. In Deutschland muss, wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne von § 146a Abs. 1 Satz 1 AO erfasst, dem Beteiligten einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Der Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden (§ 6 Satz 5 KassenSichV); die Zustimmung kann ohne besondere Form erfolgen, etwa durch eine Auswahl an der Station (AEAO Nr. 2.5.3, 2.5.6). Befreiungen von der Belegausgabepflicht behandelt Belegausgabepflicht in Deutschland. Für Österreich siehe Belegerteilungspflicht in Österreich.
- Probebetrieb und Meldung. In Deutschland ist jedes Gerät mit Kassenfunktion innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem Finanzamt mitzuteilen, auch wenn mehrere Geräte eine TSE gemeinsam nutzen; angeschlossene Systeme ohne Kassenfunktion sind ausgenommen (§ 146a Abs. 4 AO, AEAO Nr. 1.16.2.4, 2.6). In Österreich ist die Sicherheitseinrichtung nach Inbetriebnahme binnen einer Woche in FinanzOnline zu registrieren (§ 6 Abs. 3 RKSV).
Eine Frage zur Barrierefreiheit
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz nennt unter den Produkten, die nach dem 28. Juni 2025 in Verkehr gebracht werden, Selbstbedienungsterminals, darunter Zahlungsterminals mit zugehöriger Hardware und Software (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 Buchst. a BFSG). Ob eine Selbstbedienungskasse im Laden darunter fällt, sagt der Gesetzestext nicht. Fragen Sie den Hersteller, ob er das Gerät als solches Produkt einordnet und welche Nachweise er liefert.
Was bereit sein sollte
- Bestätigung des Herstellers zur fiskalischen Einordnung und TSE-Anbindung der Stationen
- Eichnachweise für jede Waage, deren Gewicht Preisgrundlage ist
- Festlegung, welche Waren das Personal freigibt
- Belegablauf an der Station, einschließlich Auswahl elektronischer Belege
- Meldungen an das Finanzamt beziehungsweise Registrierung in FinanzOnline
- Notfallablauf bei Ausfall von Station, Netz oder TSE; siehe TSE fällt aus: Was tun und Ausfallsicherheit der Kasse