Signaturerstellungseinheit für die Registrierkasse

Betriebe in Österreich, die der Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO unterliegen, schützen ihre Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung, zu der eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit gehört, die jeden Barumsatz signiert. Ausgenommen sind geschlossene Gesamtsysteme, deren Manipulationssicherheit das Finanzamt auf Antrag mit Feststellungsbescheid bestätigt hat (§ 131b Abs. 4 BAO). Welche Einheit zu welchem Betrieb passt, hängt an Fragen, die vor dem Kauf zu klären sind. Dieser Artikel liefert die Kriterien. Was die Einheit technisch tut, wie ein Ausfall abläuft und wie Beschaffung und Registrierung funktionieren, steht in RKSV: Signatur- und Siegelerstellungseinheit. Eine Kurzdefinition bietet Signaturerstellungseinheit.

Worum es bei der Auswahl geht

Betriebe mit Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO müssen ihr elektronisches Aufzeichnungssystem durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation schützen; die Unveränderbarkeit gewährleistet die kryptographische Signatur oder das Siegel jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Einheit (§ 131b Abs. 2 BAO). Die Einheit erwerben Sie bei einem Vertrauensdiensteanbieter, der qualifizierte Signatur- oder Siegelzertifikate anbietet und im EU-/EWR-Raum oder in der Schweiz niedergelassen oder nach Art. 14 der eIDAS-Verordnung anerkannt ist; die Kosten trägt der Unternehmer (§ 15 Abs. 1 RKSV).

Der Erlass kennt als Bauformen nur den Signaturchip (Smartcard) und das Hardware-Sicherheitsmodul (HSM). Auch bei nicht lokaler Signaturerstellung, etwa einer Remote-Lösung über das Internet, muss der private Schlüssel in einer geeigneten Hardwarekomponente liegen, zumeist einem HSM (Erlass 3.3.1). In FinanzOnline melden Sie, ob die Erstellung über eine Signaturkarte, ein eigenes HSM oder ein HSM eines Dienstleisters erfolgt (Erlass 3.3.3.1).

Die drei Varianten im Überblick

Die Tabelle stellt Signaturkarte, eigenes HSM und HSM eines Dienstleisters gegenüber. Preise stehen nicht darin; sie hängen vom Angebot ab. Die Spalte „Kostenposten“ nennt, was Sie im Angebot suchen.

Variante	Betrieb nach dem Erlass (3.3.1)	Kostenposten im Angebot	Passung: Fragen vor dem Kauf
Signaturkarte (Signaturchip)	Der Schlüssel liegt im Chip; der Chip muss die für qualifizierte Signaturen nötige Zertifizierung aufweisen	Karte; Ersatz bei Verlust oder Defekt; Aufwand für Einrichtung und Registrierung	Wie viele Karten brauchen Sie für Kassen und Ausfallplan, und welche Kassen steuern die Karte an?
Eigenes HSM	Der Vertrauensdiensteanbieter bringt den Schlüssel ein und lässt die Eignung bescheinigen; Sie stellen sicher, dass der Schlüssel geheim bleibt und nicht extrahiert oder über ein Backup dupliziert werden kann	Gerät; Betrieb und Wartung im eigenen Haus; Ersatz	Wer betreibt und wartet das HSM, und wie binden Ihre Kassen es an?
HSM eines Dienstleisters	Nicht lokale Signaturerstellung, etwa als Remote-Lösung über das Internet; der Schlüssel liegt in einer geeigneten Hardwarekomponente, zumeist einem HSM	Laufendes Entgelt, falls der Anbieter eines verlangt; Vertragslaufzeit und Kündigung; Aufwand für Einrichtung und Registrierung	Wie ist die Verbindung am Kassenplatz zu den Geschäftszeiten, und was gilt bei Verbindungsverlust?

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt, was Rechtstext und Erlass festlegen, und was Sie prüfen oder den Anbieter fragen können.

Kriterium	Was Rechtstext und Erlass sagen	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Bauform	Nur Signaturchip oder HSM; der Chip muss die für qualifizierte Signaturen nötige Zertifizierung aufweisen (Erlass 3.3.1)	Art im Angebot benennen lassen: Karte, eigenes HSM oder HSM eines Dienstleisters	Welche der drei Arten ist es, und wer bringt den Schlüssel ein?
Geheimhaltung des Schlüssels	Bei eigenem HSM bringt der Vertrauensdiensteanbieter den Schlüssel ein und lässt die Eignung bescheinigen; der Unternehmer stellt sicher, dass der Schlüssel geheim bleibt und nicht extrahiert oder über ein Backup dupliziert werden kann (Erlass 3.3.1)	Zuständigkeit für Betrieb und Backup festhalten	Wer betreibt das HSM, und wer haftet für die Geheimhaltung?
Zahl der Kassen	Eine Einheit kann mit mehreren Registrierkassen verbunden sein (§ 5 Abs. 2 RKSV); ein Wechsel zwischen mehreren registrierten Einheiten ist jederzeit möglich (Erlass 3.3.4)	Zahl der Kassen und Standorte gegen die Angebotsbedingung halten	Wie viele Kassen darf die Einheit gleichzeitig signieren?
Verbindung zur Kasse	Bei nicht lokaler Signaturerstellung, etwa einer Remote-Lösung über das Internet, muss der Schlüssel in einer geeigneten Hardwarekomponente eingebettet sein (Erlass 3.3.1)	Verbindung am Kassenplatz zu den Geschäftszeiten prüfen	Was geschieht bei Verbindungsverlust, und wie meldet die Kasse den Ausfall?
Zertifikat und Ordnungsbegriff	Das Zertifikat enthält Steuernummer, UID-Nummer oder Global Location Number, Seriennummer sowie Beginn und Ende der Gültigkeit (§ 15 Abs. 2 und 3 RKSV; Erlass 3.3.2.2)	Ordnungsbegriff im Antrag prüfen	Wie lange gilt das Zertifikat, und wie läuft der Tausch? Siehe Signaturkarte: Ablauf und Tausch
Anbieter	Qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter; vor der Weitergabe der Daten wird geprüft, ob der Anbieter in der öffentlichen Trust-List und das Zertifikat im Verzeichnis des Anbieters vorhanden ist (§ 15 Abs. 1, § 16 Abs. 2 RKSV)	Eintrag des Anbieters in der Trust-List prüfen	Ist der Anbieter als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter gelistet?
Ausfall	Fällt die Einheit aus, sind die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Einheit zu erfassen; sonst trägt der Beleg den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ (§ 17 Abs. 4 RKSV). Ein nicht nur vorübergehender Ausfall ist ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline zu melden (§ 17 Abs. 1 RKSV); Einzelheiten in Ausfall von Kasse oder Signatureinheit	Ablauf bei Ausfall durchspielen	Gibt es eine zweite Einheit oder einen Ersatz, und wie schnell?

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Preise nennen wir nicht. Das Gesetz ordnet die Kosten der Beschaffung dem Unternehmer zu (§ 15 Abs. 1 RKSV). Folgende Posten klären Sie im Angebot:

• einmalige Kosten für Karte, Gerät oder Einrichtung
• laufendes Entgelt, Laufzeit und Kündigung bei einem Dienst
• Kosten eines Ersatzes bei Defekt, Verlust oder Zertifikatsende
• Aufwand für Einrichtung und Registrierung in FinanzOnline
• Kosten einer zweiten Einheit, wenn Sie einen Ausfallplan wollen

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Das Angebot nennt die Art der Einheit nicht (Karte, eigenes HSM, HSM eines Dienstleisters).
• Es ist unklar, auf wen das Zertifikat ausgestellt wird; bei einer angemieteten Registrierkasse muss die Einheit auf das mietende Unternehmen lauten (Erlass 3.1.1.2).
• Der Anbieter ist nicht als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter erkennbar.
• Der Vertrag regelt nicht, wie Sie bei Kündigung oder Zertifikatsende eine neue Einheit erhalten.
• Eine Auskunft zur Zahl der zulässigen Kassen fehlt.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Zuordnung ist redaktionelle Einschätzung, ausgenommen die zitierten Erlassabschnitte.

Betrieb	Was am stärksten zählt
Eine Registrierkasse in einem Geschäft	Ausfallplan und Zertifikatslaufzeit; bei Ausfall der Einheit muss eine zweite Kasse mit Einheit oder der Ausfallbeleg bereitstehen (§ 17 Abs. 4 RKSV)
Mehrere Registrierkassen eines Unternehmens	Zahl der Kassen je Einheit (§ 5 Abs. 2 RKSV); bei einer gemeinsamen Registrierkasse für mehrere Betriebe ist keine eigene Einheit je Betrieb nötig (Erlass 3.1.1.1)
Angemietete Registrierkasse	Einheit auf das mietende Unternehmen, Meldung in FinanzOnline vor Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme bei Rückgabe (Erlass 3.1.1.2)
Serverbasiertes Aufzeichnungssystem mit Eingabestationen	Das System muss die Einheit ansteuern können; sie kann auch mit der Eingabestation verbunden sein (Erlass 3.1.3)
Kassenplatz mit unsicherer Verbindung, etwa im Freien	Verbindungsverlust bei Remote-Lösungen und Ausfallverfahren; der Erlass nennt dafür keine Sonderregel

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Notieren Sie Zahl und Standorte der Registrierkassen, ob sie gemietet sind und wie stabil die Verbindung ist.
2. Fragen Sie den Hersteller der Registrierkassen, welche Arten von Einheiten seine Software ansteuert (siehe auch RKSV-Tauglichkeit einer Registrierkasse prüfen).
3. Lassen Sie sich Art, Ordnungsbegriff im Zertifikat und Gültigkeitsende nennen.
4. Schlüsseln Sie die Angebote nach einmaligen und laufenden Posten auf und prüfen Sie den Ausfallplan.
5. Registrieren Sie die Einheit und die Registrierkasse nach dem Kauf in FinanzOnline: Registrierkasse in FinanzOnline anmelden. Anbieter finden Sie auf kassenvergleicher.de.