Ausfall von Registrierkasse oder Signatureinheit: Was gilt?
Kurz gesagt
Österreich: Fällt die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit aus, erfassen Sie Barumsätze auf einer anderen Kasse mit Einheit; sonst tragen die Belege den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, danach folgt ein signierter Sammelbeleg über null Euro (§ 17 Abs. 4 RKSV). Fällt die Kasse aus, erfassen Sie auf einer anderen Kasse oder händisch und erfassen die händischen Ersatzbelege danach nach (§ 17 Abs. 5 RKSV). Nicht nur vorübergehende Ausfälle sind zu melden; bis 48 Stunden gilt nach dem BMF-Erlass jedenfalls als vorübergehend.
Das Wichtigste
- Österreich: Meldepflichtig ist jeder nicht nur vorübergehende Ausfall und jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung, ohne unnötigen Aufschub (§ 17 Abs. 1 RKSV).
- Der BMF-Erlass (Abschnitt 3.6) nennt bis 48 Stunden jedenfalls vorübergehend und im Allgemeinen eine Meldung längstens binnen einer Woche; beides steht nicht im Verordnungstext.
- Bei ausgefallener Signatur- oder Siegelerstellungseinheit gilt: andere Kasse nutzen, sonst Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ auf dem Beleg und danach ein signierter Sammelbeleg mit Betrag Null (§ 17 Abs. 4 RKSV).
- Bei ausgefallener Registrierkasse gilt: andere Kasse nutzen, sonst händisch erfassen, Zweitschriften aufbewahren und nachträglich erfassen (§ 17 Abs. 5 RKSV).
- Das Ende jedes gemeldeten Ausfalls ist über FinanzOnline bekanntzugeben (§ 17 Abs. 6 RKSV). Ein vorsätzlicher Verstoß gegen die Belegpflicht kann mit Geldstrafe bis 5.000 Euro geahndet werden (§ 51 FinStrG).
Was gilt bei einem Ausfall?
Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) unterscheidet zwei Ausfälle: den der Signatur- oder Siegelerstellungseinheit und den der Registrierkasse selbst. Beide haben eigene Belegregeln in § 17 Abs. 4 und 5 RKSV. Zusätzlich verlangt § 17 Abs. 1 RKSV die Meldung, sobald ein Ausfall nicht nur vorübergehend ist. Die Regeln gelten für Registrierkassen österreichischer Betriebe, die nach § 131b BAO ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden müssen; zur Einheit selbst siehe RKSV-Signatureinheit.
Entscheidungstabelle: Was tun, was melden?
| Fall | Was Sie tun | Meldung |
|---|---|---|
| Einheit fällt aus, eine andere Kasse mit funktionierender Einheit ist erreichbar | Barumsätze auf dieser anderen Kasse erfassen (§ 17 Abs. 4 Satz 1 RKSV) | nur wenn der Ausfall nicht nur vorübergehend ist |
| Einheit fällt aus, keine andere Kasse mit Einheit | Auf den Belegen und im maschinenlesbaren Code die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ verwenden und den Hinweis gut sichtbar anbringen; nach der Wiederinbetriebnahme einen signierten Sammelbeleg mit Betrag Null über diese Belege erstellen und im Datenerfassungsprotokoll speichern (§ 17 Abs. 4 RKSV) | nur wenn der Ausfall nicht nur vorübergehend ist |
| Einheit lässt sich nicht mehr in Betrieb nehmen | Neue Einheit beschaffen, registrieren und die Sicherheitseinrichtung neu in Betrieb nehmen; ist der letzte Barumsatz aus dem Datenerfassungsprotokoll feststellbar, entfällt die neue Inbetriebnahme und der Sammelbeleg nach Abs. 4 gilt (§ 17 Abs. 7 RKSV) | Ausfall melden, Ende des Ausfalls bekanntgeben |
| Registrierkasse fällt aus, andere Kasse vorhanden | Barumsätze auf der anderen Kasse erfassen (§ 17 Abs. 5 Satz 1 RKSV) | nur wenn der Ausfall nicht nur vorübergehend ist |
| Registrierkasse fällt aus, keine andere Kasse | Barumsätze händisch erfassen, Zweitschriften der Belege aufbewahren; nach der Fehlerbehebung die Einzelumsätze anhand der Zweitschriften nacherfassen und diese aufbewahren (§ 17 Abs. 5 RKSV) | nur wenn der Ausfall nicht nur vorübergehend ist |
| Nach dem Ausfall muss ein neues Datenerfassungsprotokoll angelegt werden | Als Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes den Wert des zuletzt verfügbaren Barumsatzes oder des Startbelegs im Datenerfassungsprotokoll verwenden (§ 17 Abs. 6 RKSV) | Ende des Ausfalls bekanntgeben |
| Endgültige, planmäßige Außerbetriebnahme | Schlussbeleg mit Betrag Null erstellen, ausdrucken und nach § 132 BAO aufbewahren (§ 17 Abs. 8 RKSV) | Außerbetriebnahme melden, siehe Registrierkasse außer Betrieb nehmen |
Bei einem vom Finanzamt bestätigten geschlossenen Gesamtsystem (mehr als 30 Registrierkassen, § 20 Abs. 4 RKSV) gilt § 17 Abs. 4 RKSV nicht (§ 20 Abs. 2 RKSV); das Gutachten muss darlegen, wie bei einem Systemausfall die Einzelaufzeichnung und die Sicherung der Kassenumsätze gewährleistet werden (§ 21 Abs. 3 RKSV).
Wann ist ein Ausfall „nicht nur vorübergehend“?
Die Verordnung nennt keine Dauer. Der BMF-Erlass (Abschnitt 3.6) legt fest, dass ein Ausfall der Sicherheitseinrichtung bis 48 Stunden jedenfalls vorübergehend ist, etwa bei Stromausfall oder planmäßigen Wartungsarbeiten. Für längere Ausfälle nennt der Erlass keine Grenze. Er ist ein Auslegungsbehelf der Finanzverwaltung und kein Gesetz.
Gemeldet wird „ohne unnötigen Aufschub“. Der Erlass versteht darunter im Allgemeinen eine Meldung längstens binnen einer Woche. Fällt die Einheit aus und lässt sich nicht feststellen, ob Kasse oder Einheit defekt ist, kann allgemein der Ausfall der Registrierkasse gemeldet werden.
Wie läuft die Meldung?
Der Unternehmer oder sein bevollmächtigter Parteienvertreter meldet über FinanzOnline oder beim zuständigen Finanzamt (§ 17 Abs. 1 RKSV). Anzugeben sind die betroffenen Komponenten der Sicherheitseinrichtung, der Grund und der Beginn des Ausfalls (§ 17 Abs. 2 RKSV). Das Ende des Ausfalls geben Sie über FinanzOnline bekannt; ist FinanzOnline mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar, gilt der amtliche Vordruck (§ 17 Abs. 6 RKSV). Ist nach einem Ausfall eine Wiederinbetriebnahme der Kasse nicht mehr möglich, melden Sie nach dem Erlass die Außerbetriebnahme.
Wie wird der Sammelbeleg gehandhabt?
Der Erlass (Abschnitt 3.6.1) verlangt den Sammelbeleg unmittelbar nach dem letzten Beleg bei ausgefallener Einheit oder nach dem ersten Beleg bei wiederhergestellter Einheit. Sind einer oder mehreren Kassen mehrere Einheiten zugeordnet, darf er später folgen, etwa nach einem der nächsten Belege. Aus dem Beleg müssen Beginn und Ende des Ausfalls hervorgehen, zum Beispiel durch die jeweilige laufende Nummer. Bei der Nacherfassung händisch erstellter Belege ist ein Verweis auf die Belegnummer zulässig; auch ein Tagessammelbeleg ist möglich, wenn die laufenden Nummern des ersten und letzten händischen Belegs und die Summen aller Belege nach den tatsächlichen Steuersätzen hervorgehen.
Was droht bei einem Verstoß?
Wer die Pflicht zur Belegausstellung vorsätzlich verletzt, ohne ein anderes Finanzvergehen zu verwirklichen, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. d und Abs. 2 FinStrG). Das Gleiche gilt für die vorsätzliche Verletzung der Pflicht zur Einrichtung technischer Sicherheitsvorkehrungen (lit. c). Eine Sonderregel für den Ausfall enthält das Gesetz nicht.
Checkliste für den Ausfall
- Wurde die Kasse oder nur die Einheit unterbrochen, und läuft eine andere Kasse mit Einheit?
- Notieren Sie Beginn des Ausfalls, betroffene Komponente und Grund.
- Wenn keine Ausweichkasse vorhanden ist: Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ (Einheit) oder händische Belege mit Zweitschrift (Kasse).
- Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden: Meldung vorbereiten und ohne unnötigen Aufschub, im Allgemeinen innerhalb einer Woche, absenden.
- Nach dem Ende: bei ausgefallener Einheit den signierten Sammelbeleg über die Belege mit dem Ausfallhinweis erstellen; bei ausgefallener Kasse die händisch erstellten Belege nacherfassen und die Zweitschriften aufbewahren; das Ende eines gemeldeten Ausfalls über FinanzOnline bekanntgeben.