RKSV-Tauglichkeit einer Registrierkasse prüfen
Kurz gesagt
Der Prüfkern für die RKSV-Tauglichkeit einer Regalkasse mit Signatur- oder Siegelerstellungseinheit in Österreich: Datenerfassungsprotokoll, Schnittstelle zur Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, Belege mit maschinenlesbarem Code (QR-Code oder, wenn dieser nicht druckbar ist, Barcode- oder OCR-Link bzw. Codierung nach Z 14 der Anlage) und DEP-Export im vorgeschriebenen Format (§§ 5 bis 11 RKSV). Geschlossene Gesamtsysteme mit mehr als 30 verbundenen Kassen gelten nach § 20 RKSV abweichend. Diese Punkte bilden den Prüfkern, nicht die vollständige Konformitätsfeststellung nach §§ 5 bis 11 RKSV. In FinanzOnline meldbar ist die Kasse, wenn je Signatur- oder Siegelerstellungseinheit Zertifikatsseriennummer und Einheitstyp, die Kassenidentifikationsnummern und der AES-Entschlüsselungsschlüssel gemeldet sind und die automatische Zertifikatsprüfung bestanden ist; die Meldung ist binnen einer Woche nach Inbetriebnahme fällig (§ 6 Abs. 3 und § 16 RKSV).
Das Wichtigste
- Die technischen Anforderungen an die Registrierkasse stehen in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV); Grundpflicht ist § 131b Abs. 2 BAO.
- Prüfkern: Datenerfassungsprotokoll, Schnittstelle zur Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, Beleg mit maschinenlesbarem Code (QR-Code oder, wenn dieser nicht als QR-Code aufgedruckt werden kann, Barcode-/OCR-Link bzw. Codierung nach Z 14 der Anlage), DEP-Export im Anlage-Format.
- Registrierung über FinanzOnline binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung (§ 6 Abs. 3 RKSV); zu melden sind je Einheit Zertifikatsseriennummer und Art, die Kassenidentifikationsnummern und der AES-Entschlüsselungsschlüssel (§ 16 Abs. 1 RKSV).
- FinanzOnline prüft bei der Meldung automatisch, ob der VDA in der öffentlichen Trust-List und das Zertifikat unter Seriennummer und Ordnungsbegriff im Verzeichnis des VDA vorhanden sind; erst nach bestandener Prüfung gehen die Daten in die Registrierkassendatenbank (§ 16 Abs. 2 RKSV).
- Ausnahme: geschlossene Gesamtsysteme mit mehr als 30 verbundenen Registrierkassen laufen über einen Feststellungsbescheid nach § 131b Abs. 4 BAO (Antragsbefugnis nach § 20 Abs. 4 RKSV), nicht über eine Signatureinheit.
Vor dem Kauf einer Registrierkasse in Österreich entscheidet ein Punkt über die Brauchbarkeit: Ob das System die technischen Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) erfüllt und sich über FinanzOnline melden lässt. Dieser Artikel führt in sieben Schritten durch die Prüfung und liefert eine Checkliste mit Rechtsgrundlage und Nachweis je Prüfpunkt. Was die RKSV insgesamt verlangt, erklärt RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung).
Was Sie vorab brauchen
- das Angebot oder einen Testzugang der Registrierkasse
- die Angabe, welche Signatur- oder Siegelerstellungseinheit das System ansteuert
- einen Demobeleg mit maschinenlesbarem Code
- Ihren Ordnungsbegriff: Steuernummer, UID-Nummer oder Global Location Number (§ 15 Abs. 2 RKSV)
- Zugang zu FinanzOnline für die spätere Meldung
Schritt für Schritt: die RKSV-Tauglichkeit prüfen
Schritt 1: Klären Sie, ob Ihre Kasse der RKSV unterliegt
Die RKSV-Pflichten treffen Betriebe mit Registrierkassenpflicht nach § 131b Abs. 1 Z 2 BAO. Sie besteht ab 15.000 Euro Jahresumsatz netto je Betrieb, wenn die Barumsätze dieses Betriebes mehr als 7.500 Euro netto im Jahr betragen; als Barzahlung zählt auch die Bankomat- und Kreditkarte (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Die Pflicht beginnt mit dem ersten Tag des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum der Überschreitung (§ 131b Abs. 3 BAO). Liegen die Grenzen eines Betriebs, der noch nicht pflichtig ist, darunter, kaufen Sie freiwillig und brauchen die Kasse nicht zu melden. Eine bereits entstandene Pflicht entfällt nicht automatisch bei späterer Unterschreitung: Sie fällt erst mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg, wenn die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten wurden und aufgrund besonderer Umstände absehbar ist, dass sie auch künftig nicht überschritten werden (§ 131b Abs. 3 BAO).
Ein geschlossenes Gesamtsystem mit mehr als 30 verbundenen Registrierkassen (§ 3 Z 10, § 20 Abs. 4 RKSV) geht einen anderen Weg: Das Finanzamt bestätigt dessen Manipulationssicherheit mit Feststellungsbescheid, auf Antrag mit Gutachten eines Sachverständigen (§ 131b Abs. 4 BAO). Für solche Systeme gelten Teile der RKSV angepasst, insbesondere ohne Signatur- oder Siegelerstellungseinheit (§ 20 Abs. 2 RKSV). Die folgenden Schritte betreffen die Regalkasse mit Signatureinheit; welche Variante zu Ihrem Betrieb passt, entscheidet Registrierkasse für Kleinunternehmer in Österreich.
Schritt 2: Klopfen Sie die technischen Anforderungen ab
§ 5 RKSV schreibt jeder Registrierkasse sechs Eigenschaften vor. Lassen Sie sich jede im Angebot oder in der Demonstration zeigen:
| Anforderung | Paragraph | Nachweis vom Anbieter |
|---|---|---|
| Datenerfassungsprotokoll (DEP) mitläufend geführt | § 5 Abs. 1 RKSV | Demonstration der DEP-Ansicht |
| Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen | § 5 Abs. 1 RKSV | Belegausgabe im Test |
| geeignete Schnittstelle zur Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit | § 5 Abs. 2 RKSV | benannte Einheitstypen |
| Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 | § 5 Abs. 3 RKSV | Algorithmusangabe in der technischen Beschreibung |
| eindeutige Kassenidentifikationsnummer im Unternehmen | § 5 Abs. 4 RKSV | Vergabe der Nummer in der Einrichtung |
| keine Vorrichtung, die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgeht | § 5 Abs. 5 RKSV | schriftliche Bestätigung des Herstellers |
Nutzen mehrere Unternehmer dieselbe Kasse, geht das nur, wenn jeder Unternehmer ein ihm zugeordnetes Zertifikat verwendet und die Kasse je Unternehmer ein gesondertes DEP führen kann (§ 5 Abs. 6 RKSV). Denkbar ist das zum Beispiel bei einer Kasse, die an einem gemeinsamen Empfangstisch steht und von mehreren Unternehmern abwechselnd genutzt wird.
Schritt 3: Verlangen Sie Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg
Die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung besteht aus der Einrichtung des DEP und dem ersten Barumsatz mit Betrag Null, dem Startbeleg, im DEP (§ 6 Abs. 1 RKSV). Der Umsatzzähler läuft laufend mit, zu jedem Monatsende entsteht ein signierter Monatsbeleg, zum Jahresende ist der Jahresbeleg auszudrucken, zu prüfen und aufzubewahren (§ 8 RKSV). Bitten Sie den Anbieter, den Startbeleg in der Teststellung zu erstellen; wenn das nicht funktioniert, ist die Sicherheitseinrichtung nicht in Betrieb zu nehmen (Einzelheiten: Startbeleg).
Schritt 4: Testen Sie einen Beleg mit maschinenlesbarem Code
Der Beleg weist neben den Mindestangaben nach § 132a Abs. 3 BAO die Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, den Barzahlungsbetrag getrennt nach Steuersätzen und den Inhalt des maschinenlesbaren Codes aus (§ 11 Abs. 1 RKSV). Kann der Code nicht als QR-Code aufgedruckt werden, genügen alternativ ein vom Signatur- bzw. Siegelwert abhängiger Link als Barcode oder OCR oder die Codierung nach Z 14 der Anlage zur RKSV (§ 11 Abs. 2 RKSV). Erstellen Sie in der Demo einen Verkaufsbeleg und lassen Sie sich zeigen, wo der Code sitzt.
Die echte Prüfung des Codes erfolgt mit der Prüf-App des BMF oder dem Web-Service (BMF-Erlass, Abschnitte 3.3.3.4 und 3.5.3.2): Die mobile Prüf-App ist nur nach vorheriger Authentifizierung des Unternehmers nutzbar, der Authentifizierungscode ist im Zuge der Registrierung anzufordern; für das Web-Service ist ausdrücklich kein Authentifizierungscode erforderlich. Für die Kaufentscheidung ist es daher eine redaktionelle Empfehlung, den Hersteller zu bitten, einen Beleg einer bereits registrierten Teststellung zur Prüfung bereitzustellen. Der Kunde nimmt einen elektronischen Beleg am Endgerät entgegen; einen physischen Beleg folgen Sie auf Verlangen aus (§ 132a Abs. 1 BAO, gültig ab 1. Oktober 2026).
Schritt 5: Probieren Sie den DEP-Export aus
Das DEP muss jederzeit auf einen externen Datenträger im Exportformat laut Z 3 der Anlage zur RKSV exportierbar sein (§ 7 Abs. 5 RKSV). Zusätzlich sind die DEP-Daten mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium zu sichern (§ 7 Abs. 3 RKSV). Lassen Sie sich in der Demo einen Export durchführen und die Ausgabedatei zeigen; ein Export, der nur über den Anbieter erfolgt, prüfen Sie auf Verfügbarkeit ohne dessen Zutun.
Schritt 6: Prüfen Sie die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit
Die Einheit beschaffen Sie bei einem Vertrauensdiensteanbieter (VDA), der im EU-/EWR-Raum oder in der Schweiz niedergelassen oder nach Art. 14 der eIDAS-Verordnung anerkannt ist und qualifizierte Signatur- oder Siegelzertifikate anbietet (§ 15 Abs. 1 RKSV). Das Zertifikat trägt Ihren Ordnungsbegriff, also Steuernummer, UID-Nummer oder Global Location Number (§ 15 Abs. 2 RKSV). Nach dem BMF-Erlass geben Sie bei der Registrierung an, ob die Erstellung über eine Signaturkarte, ein eigenes HSM oder ein HSM eines Dienstleisters erfolgt (Abschnitt 3.3.3.1). Vergleichen Sie die Varianten in RKSV-Signatureinheit: Aufgabe und Varianten, Einzelheiten zur Karte in Signaturerstellungseinheit.
Schritt 7: Bereiten Sie die FinanzOnline-Meldung vor
Über FinanzOnline melden Sie die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten und die Registrierkassen; je Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit sind Zertifikatsseriennummer und Art der Einheit anzugeben, dazu die Kassenidentifikationsnummern der verbundenen Registrierkassen und der frei wählbare AES-Entschlüsselungsschlüssel (§ 16 Abs. 1 RKSV; BMF-Erlass, Abschnitt 3.3.3.1). Die Meldung hat binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung zu erfolgen (§ 6 Abs. 3 RKSV), im Ersatzverfahren mit amtlichem Vordruck, wenn FinanzOnline mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar ist (§ 6 Abs. 3 und § 16 Abs. 1 RKSV). FinanzOnline prüft automatisch, ob der VDA in der öffentlichen Trust-List und das Zertifikat im Verzeichnis des VDA unter Ihrer Seriennummer und Ihrem Ordnungsbegriff vorhanden sind; erst nach bestandener Prüfung gehen die Daten in die Registrierkassendatenbank (§ 16 Abs. 2 RKSV). Unmittelbar nach der Registrierung prüfen Sie Signatur bzw. Siegel und Verschlüsselung des Umsatzzählers am Startbeleg (§ 6 Abs. 4 RKSV). Den Meldeweg selbst führt Registrierkasse und Signatureinheit in FinanzOnline anmelden Schritt für Schritt durch.
Checkliste: RKSV-Tauglichkeit und FinanzOnline-Meldbarkeit
Führen Sie die Prüfung schriftlich; jeder abgehakte Punkt trägt seine Rechtsgrundlage und seinen Nachweis.
| Prüfpunkt | Rechtsgrundlage | Nachweis |
|---|---|---|
| Registrierkassenpflicht geklärt: Grenzen erreicht oder freiwillig | § 131b Abs. 1 Z 2 und Abs. 3 BAO | Umsatz- und Barumsatzrechnung des Betriebs |
| DEP vorhanden und mitlaufend | § 5 Abs. 1 und § 7 Abs. 1 RKSV | DEP-Ansicht in der Demo |
| Signatureinheit über Schnittstelle angebunden | § 5 Abs. 2 RKSV | benannter Einheitstyp des Herstellers |
| AES-256-Verschlüsselung vorhanden | § 5 Abs. 3 RKSV | technische Beschreibung |
| Kassenidentifikationsnummer vergeben | § 5 Abs. 4 RKSV | Einrichtungsprotokoll |
| keine Umgehungsvorrichtung | § 5 Abs. 5 RKSV | schriftliche Herstellerbestätigung |
| Startbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg erzeugt | § 6 Abs. 1 und § 8 RKSV | Testdrucke aus der Demo |
| Beleg zeigt Pflichtdaten und maschinenlesbaren Code (QR-Code oder, wenn dieser nicht als QR-Code aufgedruckt werden kann, Barcode-/OCR-Link bzw. Z 14 der Anlage) | § 11 Abs. 1 und 2 RKSV | Demobeleg |
| DEP-Export im Anlage-Format durchführbar | § 7 Abs. 5 RKSV | exportierte Datei |
| Einheit bei zugelassenem VDA mit Ordnungsbegriff | § 15 Abs. 1 und 2 RKSV | Zertifikatsangaben des VDA |
| Meldedaten vollständig: Zertifikatsseriennummer, Art, Kassen-IDs, AES-Schlüssel | § 16 Abs. 1 RKSV | Meldungsentwurf |
| Registrierungsfrist binnen einer Woche nach Inbetriebnahme | § 6 Abs. 3 RKSV | Terminplan zur Inbetriebnahme |
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Startbelegprüfung schlägt fehl | Signatur oder Verschlüsselung des Umsatzzählers entspricht nicht § 9 RKSV | Die Kasse ist unmittelbar wie eine Kasse mit ausgefallener Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit zu behandeln (§ 6 Abs. 4 RKSV); den Fehler dem Hersteller melden |
| FinanzOnline lehnt die Registrierung ab | Zertifikat fehlt im VDA-Verzeichnis, ist ungültig oder gehört nicht zum angegebenen Ordnungsbegriff | Nach dem BMF-Erlass ist nur, wenn die Sicherheitseinrichtung bereits mit diesem fehlerhaften Zertifikat in Betrieb genommen wurde, eine neue Einheit zu beschaffen und zu registrieren, mit neuerlicher Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung (Abschnitt 3.3.3.2) |
| QR-Code am Beleg fehlt oder ist unlesbar | Der Code kann nicht als QR-Code gedruckt werden | Zulässig sind weiterhin ein vom Signatur- bzw. Siegelwert abhängiger Link als Barcode oder OCR oder die Codierung nach Z 14 der Anlage (§ 11 Abs. 2 RKSV); ohne eine dieser Codeformen ist der Beleg unvollständig |
| DEP-Export liefert ein anderes Format | Das System exportiert nicht nach Z 3 der Anlage zur RKSV | Export vor dem Kauf als K.O.-Kriterium behandeln; ohne formatgerechten Export ist die Kasse nicht RKSV-gemäß (§ 7 Abs. 5 RKSV) |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Bei der Abgrenzung der Umsatzgrenzen und des Beginns der Pflicht hilft Ihre Steuerberatung; der Stichtag folgt aus den Voranmeldungszeiträumen und lässt sich aus den Abgangs- und Eingangsrechnungen ableiten. Für Zertifikatsfragen ist der Vertrauensdiensteanbieter zuständig, für die Meldung kann ein bevollmächtigter Parteienvertreter mit Vertretungs- und 90a-Vollmacht die Registrierung übernehmen (BMF-Erlass, Abschnitt 3.3.3). Bleibt die Startbelegprüfung nach Registrierung und Herstellersupport ohne Erfolg, besteht eine der geprüften Anforderungen nicht; die Kasse ist dann für die RKSV-Pflicht ungeeignet.