Gruppenreservierungen handhaben: Anzahlung, Menü, Fristen

Eine Gruppe von zehn oder mehr Personen bindet Küche, Service und Tischplanung für einen Abend. Fällt sie aus oder wird kleiner, trifft das den Betrieb härter als bei einem Zweiertisch. Hier steht, wie Sie die Buchung in sechs Schritten absichern und welche Grenzen das Recht der drei Länder setzt.

Schritt für Schritt: So sichern Sie die Gruppenbuchung

Schritt 1: Gruppengrenze festlegen

Legen Sie fest, ab wie vielen Personen Ihre Gruppenregeln gelten, zum Beispiel ab acht (Beispielwert). Nennen Sie die Grenze im Reservierungsformular, damit der Gast sie vor der Buchung sieht.

Schritt 2: Schriftliches Angebot senden

Das Angebot nennt Termin, Raum oder Bereich, Menü oder Auswahl, Preis je Person, Getränkeregelung und die Bedingungen. Schreiben Sie den Namen des Vertragspartners hinein, damit klar ist, ob eine Person oder ein Unternehmen bucht.

Schritt 3: Anzahlung und Fristen vereinbaren

Entscheiden Sie, ob Sie eine Anzahlung verlangen, ob sie auf die Rechnung angerechnet wird und bis wann der Gast kostenlos absagen kann. Die Tabelle unten zeigt ein Beispiel. Die Rechtsgrenzen stehen im nächsten Abschnitt.

Schritt 4: Bestätigung mit Bedingungen

Senden Sie die Bestätigung erst, wenn Gast und Betrieb dieselben Bedingungen vor Augen haben. Halten Sie Datum, Fassung und Zustimmung fest, zum Beispiel durch Antwort-E-Mail des Gastes.

Schritt 5: Endgültige Personenzahl abfragen

Fragen Sie zur vereinbarten Frist die endgültige Personenzahl und die Menüwahl ab. Eine Erinnerung hilft dabei; Vorlagen stehen in Terminerinnerung per SMS, E-Mail und WhatsApp.

Schritt 6: Am Tag selbst abgleichen

Vergleichen Sie angekündigte und erschienene Personen und notieren Sie die Abweichung. Aus diesen Zahlen leiten Sie später Fristen und Anzahlung ab; die Rechnung dazu steht in No-Shows vermeiden.

Beispiel: Anzahlung und Fristen nach Gruppengröße

Die Tabelle ist ein Vorschlag der Redaktion mit erfundenen Werten. Sie ist keine gesetzliche Vorgabe und keine geprüfte Mustervorlage; leiten Sie Ihre eigenen Werte aus Ihren Kosten ab.

Gruppengröße	Anzahlung (Beispiel)	Kostenlos absagen bis	Endgültige Personenzahl bis	Kürzung der Personenzahl
8 bis 12 Personen	keine	2 Tage vor Termin	2 Tage vor Termin	bis 1 Person ohne Folge
13 bis 25 Personen	20 Prozent des vereinbarten Menüpreises	7 Tage vor Termin	4 Tage vor Termin	bis 10 Prozent ohne Folge
ab 26 Personen	30 Prozent des vereinbarten Menüpreises	14 Tage vor Termin	7 Tage vor Termin	bis 10 Prozent ohne Folge

Die Zeile “ohne Folge” bedeutet im Beispiel, dass Sie die Abweichung nicht berechnen. Was bei späterer Absage geschieht, wählen Sie nach den Regeln des nächsten Abschnitts: Verrechnung der Anzahlung auf die Rechnung oder ein nachgewiesener Ausfall.

Was das Recht für Anzahlung und Absagegebühr setzt

Die Länder unterscheiden sich; nehmen Sie den Absatz zu Ihrem Land.

Deutschland. Verwenden Sie vorformulierte Bedingungen für viele Buchungen, sind das Allgemeine Geschäftsbedingungen (§ 305 Abs. 1 BGB); im Einzelnen ausgehandelte Bedingungen sind es nicht. Gegenüber Verbrauchern ist eine Schadenspauschale unwirksam, wenn sie den gewöhnlich zu erwartenden Schaden übersteigt oder dem Gast der Gegenbeweis nicht ausdrücklich gestattet ist (§ 309 Nr. 5 BGB). Eine Vertragsstrafe für den Fall, dass sich der Gast vom Vertrag löst, ist in solchen AGB unwirksam (§ 309 Nr. 6 BGB). Gegenüber Unternehmern gilt § 309 nicht unmittelbar (§ 310 Abs. 1 BGB). Wie Sie eine Staffel begründen, steht in No-Show-Gebühr und Reservierungs-AGB in Deutschland. Ob eine Anzahlung, die Sie bei Absage behalten, als Pauschale oder als Strafe zu lesen ist, ist unsere Auslegung nach dem Wortlaut; formulieren Sie sie als Schadensersatz mit Gegenbeweis.

Österreich. Die Parteien können eine Konventionalstrafe vereinbaren; weist der Schuldner sie als übermäßig nach, mäßigt der Richter sie (§ 1336 Abs. 1 und 2 ABGB). Der Gläubiger kann neben der Konventionalstrafe einen höheren Schaden geltend machen; ist der Schuldner Verbraucher, muss das im Einzelnen ausgehandelt sein (§ 1336 Abs. 3 ABGB). Eine unklare oder unverständliche Klausel in AGB ist gegenüber Verbrauchern unwirksam (§ 6 Abs. 3 KSchG).

Schweiz. Eine Konventionalstrafe verfällt auch ohne Schaden (Art. 161 Abs. 1 OR); übermässig hohe Strafen setzt der Richter herab (Art. 163 Abs. 3 OR). Teilzahlungen, die bei Rücktritt beim Gläubiger bleiben sollen, beurteilen sich nach den Vorschriften über die Konventionalstrafe (Art. 162 Abs. 1 OR). Gegenüber Konsumentinnen und Konsumenten handelt unlauter, wer missbräuchliche Geschäftsbedingungen verwendet (Art. 8 UWG).

Zur Buchung einer Anzahlung an der Kasse und zur Steuer siehe Anzahlung und Vorbestellung an der Kasse buchen; dieser Artikel nimmt dazu nicht Stellung.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Das Angebot enthält Namen des Vertragspartners, Termin, Preis, Anzahlung, Fristen und Kontakt.
• Die Frist für die endgültige Personenzahl liegt vor Ihrem Bestellschluss.
• Anzahlung und Absagegebühr sind in einer Klausel beschrieben und gegen die Vorschriften Ihres Landes geprüft.
• Die Bestätigung des Gastes liegt schriftlich vor.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Gruppe erscheint kleiner	Frist für die Personenzahl fehlte	Frist ins Angebot, Erinnerung davor
Gast bestreitet die Bedingungen	Hinweis nicht bei Vertragsschluss	Bedingungen vor der Zusage zusenden
Gruppe sagt kurz vorher ab	Fristen zu kurz oder unbekannt	Tabelle anpassen, Tisch neu vergeben
Streit über die Anzahlung	Verrechnung nicht geregelt	Im Angebot schreiben, ob angerechnet wird