Vorbestellungen in der Bäckerei über die Kasse abwickeln
Kurz gesagt
Eine Vorbestellung läuft in fünf Schritten: Bestellung aufnehmen, Anzahlung als Anzahlung buchen, Ware herstellen, bei der Abholung den Rest kassieren und die Anzahlung verrechnen. In Deutschland entsteht die Umsatzsteuer auf die Anzahlung schon im Voranmeldungszeitraum, in dem Sie das Geld vereinnahmen, sofern Sie Umsatzsteuer erheben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
Das Wichtigste
- Die Anzahlung wird als eigener Vorgang gebucht, nicht als Verkauf des bestellten Artikels, und bei der Abholung verrechnet.
- Deutschland: Die Steuer auf eine Anzahlung entsteht im Voranmeldungszeitraum der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG), sofern Umsatzsteuer erhoben wird.
- Deutschland: Die DSFinV-K 2.4 führt Anzahlungseinstellung und Anzahlungsaufloesung als eigene Geschäftsvorfalltypen für Kassensysteme nach § 146a AO.
- Deutschland: Die offene Ladenkasse ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO; die Schritte gelten dort als Betriebsablauf.
- Österreich und Schweiz: Rechtliche Aussagen enthält dieser Artikel nur für Deutschland; der Ablauf ist dort ein Betriebsvorschlag.
Eine Vorbestellung trennt Zahlung und Warenübergabe um Tage: Die Torte wird am Mittwoch angezahlt und am Samstag abgeholt. Für die Kasse sind das zwei Buchungen, die zusammengehören und bei der Abholung zu einem Verkauf werden. Was eine Bäckereikasse sonst können muss, steht in Kasse für die Bäckerei: Anforderungen und Besonderheiten; die allgemeine Fassung für alle Branchen ist Anzahlung und Vorbestellung an der Kasse buchen. Diese Anleitung betrifft nur die Bäckerei.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Buchungsart für Anzahlungen in der Kasse, die keinen Artikel verkauft, und eine Funktion, die Anzahlung bei der Abholung zu verrechnen. Fragen Sie den Anbieter, wie beides heißt und wie es auf dem Endbeleg aussieht.
- Eine Bestellmaske oder ein Formular mit Abholdatum, Abholzeit, Name, Erreichbarkeit, Artikeln, Mengen und Sonderwünschen.
- Eine Betriebsregel für die Höhe der Anzahlung und für nicht abgeholte Bestellungen. Beispiel für eine solche Regel: Anzahlung ab 40 Euro Bestellwert, ein Drittel des Betrags.
- Eine Berechtigung, wer Anzahlungen stornieren darf; siehe Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten.
Schritt für Schritt: von der Bestellung bis zur Abholung
Schritt 1: Bestellung aufnehmen
Legen Sie die Bestellung mit Artikeln, Mengen, Abholdatum und Abholzeit an und notieren Sie Namen und Erreichbarkeit. Ergebnis: Die Bestellung hat eine Nummer und steht in der Liste der offenen Bestellungen. Es ist noch kein Geld geflossen und nichts verkauft.
Führt Ihr Kassensystem die Bestellung als eigenen Vorgang, beschreibt die DSFinV-K 2.4 (Seite 44) den Typ AVBestellung so: Die Lieferung oder Leistung ist im Bestellprozess noch nicht ausgeführt. Ob Ihre Kasse so arbeitet, hängt vom System ab.
Schritt 2: Anzahlung kassieren und als Anzahlung buchen
Buchen Sie den Betrag mit der Buchungsart für Anzahlungen und nicht als Verkauf des Artikels. Hängt die Anzahlung an der Bestellnummer, kann die Kasse sie später genau dieser Bestellung zuordnen. Ergebnis: Der Beleg nennt den Betrag als Anzahlung samt Bestellnummer; der Kassenbestand steigt, der Warenumsatz noch nicht.
In Deutschland gilt: Bei einer Zahlung oder Anzahlung verwendet die DSFinV-K 2.4 nicht den Vorgangstyp AVBestellung, sondern den Typ Beleg, weil sich die Vermögenszusammensetzung des Betriebs ändert und damit ein Geschäftsvorfall vorliegt (Seite 44 f.). Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO verwendet, stellt für Geschäftsvorfälle einen Beleg aus (§ 146a Abs. 2 AO). Die offene Ladenkasse ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne dieser Vorschrift (§ 1 Abs. 1 KassenSichV).
Schritt 3: Ware herstellen und bereitlegen
Drucken Sie für den Abholtag die Produktionsliste aus den offenen Bestellungen und legen Sie die fertige Ware mit der Bestellnummer bereit. Ergebnis: Jede offene Bestellung hat einen Platz mit Nummer. Die Herstellung ist noch kein Verkauf. Wird eine Bestellung nicht abgeholt, finden Sie die Buchung der Ware in Retouren und Abschriften in der Bäckerei.
Schritt 4: Bei der Abholung den Rest kassieren und die Anzahlung verrechnen
Rufen Sie die Bestellung über Nummer oder Namen auf, prüfen Sie Ware und Menge gemeinsam mit dem Kunden und lassen Sie die Kasse Gesamtpreis, Anzahlung und Restbetrag zeigen. Kassieren Sie nur den Rest. Ergebnis: Der Endbeleg zeigt den Gesamtpreis der Ware, die abgezogene Anzahlung und den Rest.
Für Deutschland beschreibt die DSFinV-K 2.4 (Seite 56) die Anzahlungsaufloesung als Auflösung der Anzahlung bei erfolgter Warenbewegung und Ausgleich des offenen Betrags; die Kasse verweist dabei auf die ursprüngliche Anzahlung. Fragen Sie den Anbieter, ob sein Export diese beiden Geschäftsvorfalltypen verwendet.
Schritt 5: Offene Anzahlungen prüfen
Rufen Sie am Tag nach der Abholung die Liste der Bestellungen auf, bei denen eine Anzahlung steht und die Ware nicht abgeholt wurde. Ergebnis: Jede offene Anzahlung ist abgeholt, storniert oder mit einer dokumentierten Entscheidung nach Ihren Bestellbedingungen versehen. Korrekturen laufen über die Storno-Funktion, siehe Storno, Rückgabe und Gutschrift an der Kasse.
Beispielrechnung: Torte mit Anzahlung
Die Zahlen sind erfunden. Angenommen sind eine Torte für 48,00 Euro (brutto), eine Anzahlung von 15,00 Euro, ein Steuersatz von 7 Prozent und der Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum. Welcher Satz für Ihre Ware gilt, klären die Steuerartikel, etwa Umsatzsteuersätze an der Kasse in Deutschland. Die Steuer im Brutto ergibt sich als Brutto minus Brutto geteilt durch 1,07.
| Zeitpunkt | Buchung | Betrag (Euro, brutto) | darin Umsatzsteuer (Euro) |
|---|---|---|---|
| Mittwoch, 30. September | Anzahlung | 15,00 | 0,98 |
| Samstag, 3. Oktober | Umsatz Torte | 48,00 | 3,14 |
| Samstag, 3. Oktober | Anzahlung aufgelöst | −15,00 | −0,98 |
| Samstag, 3. Oktober | Rest, vom Kunden gezahlt | 33,00 | 2,16 |
Die Zahlungen betragen 15,00 und 33,00 Euro, zusammen 48,00 Euro, also den Warenwert. Die Steuer von 0,98 Euro gehört in diesem Beispiel in die Voranmeldung für September, weil das Geld dann vereinnahmt wurde; die übrigen 2,16 Euro gehören in die für Oktober. Das folgt aus § 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG für Unternehmer, die Umsatzsteuer erheben. Wer in Deutschland in einem anderen Rhythmus voranmeldet, übernimmt das Muster mit seinem Zeitraum.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Die Torte steht im Umsatz doppelt | Die Anzahlung wurde als Verkauf des Artikels gebucht | Fehlbuchung über die Storno-Funktion korrigieren, künftig die Buchungsart für Anzahlungen verwenden |
| Der Kunde soll bei der Abholung den vollen Preis zahlen | Die Anzahlung ist der Bestellung nicht zugeordnet | Bestellnummer auf dem Anzahlungsbeleg suchen, Rest kassieren, doppelt Gezahltes erstatten |
| Eine Anzahlung bleibt in der Liste offen | Die Bestellung wurde nicht abgeholt oder ohne Verrechnung abgeschlossen | Liste am Folgetag prüfen, die Entscheidung nach den Bestellbedingungen dokumentieren |
| Der Preis weicht von der Bestellung ab | Die Kasse nimmt beim Abholen den aktuellen Artikelpreis | Betriebsregel festlegen, welcher Preis gilt, und testen, ob die Bestellung den Preis festhält |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie Ihre Steuerberatung, wenn Sie Firmenkunden bedienen und über die Anzahlung eine Rechnung ausstellen. In Deutschland sind in der Endrechnung dann Anzahlung und darauf entfallender Steuerbetrag abzusetzen (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG); mehr dazu in Teilrechnung und Anzahlungsrechnung. Fragen Sie den Anbieter, wenn Ihre Kasse Anzahlungen nicht von Verkäufen trennt.
Österreich und Schweiz
Dieser Artikel nennt rechtliche Aussagen nur für Deutschland. In Österreich und der Schweiz ist der Ablauf ein Betriebsvorschlag; die Vorgaben für die Kasse stehen in Registrierkasse: Anforderungen der RKSV und Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz.