Belegerteilungspflicht in Österreich: Wer, wann, Ausnahmen
Kurz gesagt
Österreich: Jeder Unternehmer muss dem zahlenden Kunden über empfangene Barzahlungen einen Beleg erteilen (§ 132a Abs. 1 BAO); auch Bankomat- und Kreditkartenzahlung vor Ort sowie eigene Gutscheine zählen als Barzahlung. Das gilt unabhängig von der Registrierkassenpflicht und auch für Kleinunternehmer. Der Kunde muss den Beleg bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen (Abs. 5). Ausnahmen regelt die Barumsatzverordnung 2015.
Das Wichtigste
- Österreich: Die Belegerteilungspflicht trifft Unternehmer im Sinne des § 2 Abs. 1 UStG 1994 und besteht auch bei steuerfreien Umsätzen und unter der Kleinunternehmergrenze (BMF-Erlass, Abschnitt 4.3).
- Sie knüpft an die Barzahlung an, nicht an die Registrierkassenpflicht; eine Anzahlung oder Restzahlung in bar ist ebenfalls belegerteilungspflichtig (BMF-Erlass, Abschnitt 4).
- Der Kunde muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen (§ 132a Abs. 5 BAO); nach dem BMF-Erlass hat die Weigerung keine finanzstrafrechtlichen Folgen.
- Keine Belegerteilungspflicht besteht, wenn eine vereinfachte Losungsermittlung nach der Barumsatzverordnung 2015 zulässig ist, und bei Berechtigungsausweisen entfallen Teilangaben (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015; § 132a Abs. 7 BAO).
- Vorsätzlicher Verstoß gegen die Belegpflicht: Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. d, Abs. 2 FinStrG).
Was § 132a BAO vorschreibt
Unternehmer im Sinne des § 2 Abs. 1 UStG 1994 müssen dem Zahlenden einen Beleg über empfangene Barzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen erteilen (§ 132a Abs. 1 BAO). Der Beleg gehört zum Geschäft: Der BMF-Erlass beschreibt die Erteilung als Bringschuld des Unternehmers (Abschnitt 4). Den Inhalt des Belegs behandelt Pflichtangaben auf dem Beleg, die elektronische Form Digitaler Beleg in Österreich.
Entscheidend ist die Barzahlung, nicht der Zeitpunkt der Leistung. Deshalb ist eine Anzahlung für eine noch nicht erbrachte Leistung belegerteilungspflichtig, ebenso eine nachträgliche Barzahlung (BMF-Erlass, Abschnitt 4).
Was als Barzahlung gilt
Barzahlung ist nicht nur Bargeld. Nach § 132a Abs. 1 BAO gelten auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch vergleichbare elektronische Zahlungsformen sowie Barschecks als Barzahlung, außerdem vom Unternehmer ausgegebene und von ihm an Geldes statt angenommene Gutscheine, Bons und Geschenkmünzen. Der BMF-Erlass (Abschnitt 2.4.14) versteht die Kartenzahlung vor Ort beim leistenden Unternehmer; nicht als Barzahlung nennt er unter anderem die Online-Banking-Überweisung, PayPal und Zahlungen über das Internet mit Karte, die nicht im Beisein des Unternehmers erfolgen. Der Gesetzestext enthält den Zusatz „vor Ort“ nicht; er stammt aus dem Erlass.
Für wen gilt die Pflicht?
Die Pflicht trifft jeden Unternehmer im Sinne des § 2 Abs. 1 UStG 1994, also jeden, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Nach dem Erlass (Abschnitt 4.3) besteht sie auch bei umsatzsteuerfreien Umsätzen, unter der Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro und auch bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Sie hängt nicht davon ab, ob der Betrieb nach § 131b BAO eine Registrierkasse benötigt; zu dieser Pflicht siehe Registrierkassenpflicht in Österreich.
Entscheidungstabelle nach Situation
| Situation (Österreich) | Beleg erteilen? | Kunde muss annehmen und mitnehmen? |
|---|---|---|
| Barzahlung im Geschäft | Ja (§ 132a Abs. 1 BAO) | Ja (§ 132a Abs. 5 BAO); der Kunde kann nicht gezwungen werden (Erlass 4.7) |
| Kartenzahlung am Terminal im Geschäft | Ja, gilt als Barzahlung (§ 132a Abs. 1 BAO) | wie oben |
| Einlösen eines eigenen Gutscheins, den Sie an Geldes statt angenommen haben | Ja (§ 132a Abs. 1 BAO) | wie oben |
| Anzahlung oder Restzahlung in bar | Ja (Erlass, Abschnitt 4 und 4.6.5) | wie oben |
| Überweisung, Online-Banking, PayPal | Nach dem Erlass keine Barzahlung, daher keine Pflicht nach § 132a BAO (Erlass 2.4.14) | nicht anwendbar |
| Kleinunternehmer oder steuerfreier Umsatz mit Barzahlung | Ja (Erlass 4.3) | wie oben |
| Betrieb unter den Umsatzgrenzen des § 131b BAO ohne Registrierkasse | Ja, Beleg mit den Angaben des § 132a Abs. 3 BAO und Durchschrift | wie oben |
| Berechtigungsausweis (Fahrausweis, Eintrittskarte) mit den nötigen Angaben | Kein zusätzlicher Kassenbeleg (§ 132a Abs. 7 BAO; Erlass 4.8); laufende Nummer, Tag und Durchschrift können entfallen, wenn die Erfassung gewährleistet ist | wie oben |
| Zulässige vereinfachte Losungsermittlung nach der Barumsatzverordnung 2015 | Nein (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015) | nicht anwendbar |
| Automat, nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen, Einzelumsatz bis 20 Euro | Nein (§ 4 Abs. 1 BarUV 2015) | nicht anwendbar |
| Verkauf außerhalb der Betriebsstätte (zum Beispiel mobil), soweit keine Ausnahme der Barumsatzverordnung greift | Ja, Beleg mit den Angaben des § 132a Abs. 3 BAO und Durchschrift; für registrierkassenpflichtige Unternehmer darf die Erfassung in der Registrierkasse später erfolgen (§ 7 Abs. 1 BarUV 2015) | wie oben |
| Taxi und Mietwagen | Ja; die Erleichterung des § 7 BarUV 2015 gilt nicht (§ 7 Abs. 2 BarUV 2015) | wie oben |
Die Einzelheiten der vereinfachten Losungsermittlung (Umsätze im Freien, Hütten, kleine Kantinen, Buschenschank bis 14 Öffnungstage) stehen in Registrierkassenpflicht: Umsatzgrenzen und Ausnahmen. Die Erleichterung für Onlineshops in § 6 BarUV 2015 betrifft nur die Registrierkassenpflicht, nicht die Belegerteilung (Erlass 6.6).
Wann und wie wird der Beleg erteilt?
Der Beleg ist nach dem Erlass (Abschnitt 4.4) vor dem Verlassen der Geschäftsräume zu erteilen. Dies muss nicht der Empfänger der Leistung sein; Beleg und Entgegennahme betreffen den, der die Barzahlung leistet. Eine Rechnungsvorbereitung vor der Zahlung ist zulässig, die Belegausstellung vor der Barzahlung ist im Regelfall nicht vorgesehen.
Bei der Tischabrechnung kann ein Gesamtbeleg genügen, wenn mehrere Kunden zeitnah Teilbeträge bezahlen; der Beleg wird einem der Leistungsempfänger übergeben (Erlass 4.5.3). Ein Belegduplikat muss als solches bezeichnet sein und darf nicht erneut signiert werden (Erlass 4.5.6).
Die Pflicht des Kunden
Der Leistungsempfänger oder der Dritte, der an seiner Stelle zahlt, muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen (§ 132a Abs. 5 BAO). In einem Einkaufszentrum bedeutet das: bis außerhalb der dem Unternehmer zugeordneten Räume. Eine längere Aufbewahrungspflicht trifft den Kunden nicht (Erlass 4.7). Die Regel gilt sinngemäß für elektronische Belege.
Aufbewahrung und Strafe
Von jedem Beleg ist eine Durchschrift oder Zweitschrift anzufertigen und sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung aufzubewahren (§ 132a Abs. 6 BAO). Bei einer Registrierkasse gilt die Speicherung im Datenerfassungsprotokoll als Zweitschrift (Erlass 4.6.9).
Wer die Belegerteilungspflicht vorsätzlich verletzt, ohne ein anderes Finanzvergehen zu verwirklichen, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit; die Geldstrafe beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. d, Abs. 2 FinStrG). Der Kunde, der einen Beleg nicht annimmt, begeht keine Finanzordnungswidrigkeit; verweigert er aber bei einer Kontrolle die Auskunft darüber, ob ein Beleg ausgestellt wurde, kann das nach dem Erlass (Abschnitt 7.4) eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. e FinStrG sein.