Pflichtangaben auf dem Beleg in Österreich
Kurz gesagt
Österreich: Jeder Beleg über eine Barzahlung enthält Unternehmerbezeichnung, fortlaufende Nummer, Ausstellungstag, Menge und handelsübliche Bezeichnung sowie den Betrag der Barzahlung (§ 132a Abs. 3 BAO); bei Berechtigungsausweisen wie Fahrausweisen dürfen Nummer und Tag entfallen, wenn ihre vollständige Erfassung gewährleistet ist (Abs. 7). Bei einer Registrierkasse kommen auf Belegen, die nach § 9 Abs. 1 RKSV zu signieren sind (etwa Belege über Barumsätze), Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit, Betrag nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code (QR-Code) hinzu (§ 11 Abs. 1 RKSV).
Das Wichtigste
- Österreich: Mindestangaben für jeden Beleg sind Unternehmerbezeichnung, fortlaufende Nummer, Tag der Ausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung sowie der Betrag der Barzahlung (§ 132a Abs. 3 BAO); bei vollständig erfassten Berechtigungsausweisen dürfen Nummer und Tag entfallen (Abs. 7).
- Bei Verwendung einer Registrierkasse treten auf Belegen, die zu signieren sind, Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, Betrag nach Steuersätzen getrennt und der Inhalt des maschinenlesbaren Codes hinzu (§ 132a Abs. 8 BAO; § 11 Abs. 1 RKSV).
- Der maschinenlesbare Code ist als QR-Code aufzudrucken; ist das nicht möglich, ist er als Barcode-Link oder in der Codierung der Anlage auszuweisen (§ 11 Abs. 2 RKSV).
- Sammelbegriffe wie „Speisen“ oder „Bekleidung“ genügen als handelsübliche Bezeichnung nicht (BMF-Erlass, Abschnitt 4.6.4).
- Training und Storno sind auf dem Beleg ausdrücklich zu bezeichnen (§ 11 Abs. 3 RKSV).
Zwei Ebenen: Gesetz und Verordnung
Jeder Beleg über eine Barzahlung in Österreich muss die Mindestangaben des § 132a Abs. 3 BAO enthalten. Wer eine elektronische Registrierkasse, ein Kassensystem oder ein sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 131b BAO verwendet, muss zusätzlich die Angaben ergänzen, die nach § 132a Abs. 8 BAO die Verordnung festlegt; das ist § 11 RKSV. Wer zur Belegerteilung verpflichtet ist, regelt Belegerteilungspflicht in Österreich. Die Pflicht zur Registrierkasse behandelt Registrierkassenpflicht in Österreich.
Checkliste: Pflichtangaben mit Rechtsgrundlage
| Angabe | Rechtsgrundlage | Gilt für | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Eindeutige Bezeichnung des leistenden Unternehmers | § 132a Abs. 3 Z 1 BAO | jeden Beleg | im Allgemeinen Name und Adresse; Symbol oder Schlüsselzahl genügt, wenn die Bestimmung eindeutig ist (Abs. 4; Erlass 4.6.1, 4.6.8) |
| Fortlaufende Nummer, die den Geschäftsvorfall einmalig identifiziert | § 132a Abs. 3 Z 2 BAO | jeden Beleg, außer bei Berechtigungsausweisen (Abs. 7) | bei Registrierkassen müssen Belegnummern pro Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel eindeutig sein (Erlass 4.6) |
| Tag der Belegausstellung | § 132a Abs. 3 Z 3 BAO | jeden Beleg, außer bei Berechtigungsausweisen (Abs. 7) | bei Registrierkassen zusätzlich die Uhrzeit (§ 11 Abs. 1 Z 2 RKSV) |
| Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung | § 132a Abs. 3 Z 4 BAO | jeden Beleg | Sammelbegriffe wie „Speisen/Getränke“, „Obst“ oder „Bekleidung“ sind nicht zulässig (Erlass 4.6.4); Symbole oder Schlüsselzahlen nach Abs. 4 möglich |
| Betrag der Barzahlung | § 132a Abs. 3 Z 5 BAO | jeden Beleg | rechnerisch ermittelbar genügt (Erlass 4.6.5) |
| Kassenidentifikationsnummer | § 11 Abs. 1 Z 1 RKSV | Belege einer Registrierkasse, die nach § 9 Abs. 1 RKSV zu signieren sind (Erlass 4.6) | |
| Datum und Uhrzeit der Belegausstellung | § 11 Abs. 1 Z 2 RKSV | Belege einer Registrierkasse, die nach § 9 Abs. 1 RKSV zu signieren sind (Erlass 4.6) | |
| Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen | § 11 Abs. 1 Z 3 RKSV; § 9 Abs. 2 Z 4 RKSV | Belege einer Registrierkasse, die nach § 9 Abs. 1 RKSV zu signieren sind (Erlass 4.6) | Summe der Teilbeträge muss dem Gesamtbetrag entsprechen, gegebenenfalls durch Rundung (Erlass 4.6.6) |
| Inhalt des maschinenlesbaren Codes | § 11 Abs. 1 Z 4 RKSV; Inhalt nach § 10 Abs. 2 RKSV | Belege, die zu signieren sind | als QR-Code; ist das nicht möglich, als Link in Barcode oder OCR oder in der Codierung der Anlage (§ 11 Abs. 2 RKSV) |
| Bezeichnung „Trainingsbuchung“ oder „Stornobuchung“ | § 11 Abs. 3 RKSV; § 10 Abs. 3 RKSV | Belege für Training und Storno | auch im maschinenlesbaren Code |
| Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ | § 17 Abs. 4 RKSV | Belege bei Ausfall der Signatur- oder Siegelerstellungseinheit | siehe Ausfall von Kasse oder Signatureinheit |
| Kennzeichnung als Duplikat | Erlass 4.5.6 | Belegduplikat | nicht erneut signieren, nicht erneut im DEP erfassen |
Die Mindestangaben des § 132a Abs. 3 BAO sind der Gesetzestext. Dass ein Beleg „Duplikat“ heißen muss, und Einzelheiten wie die Eindeutigkeit der Belegnummer stammen aus dem Erlass; er ist ein Auslegungsbehelf der Finanzverwaltung.
Der Betrag nach Steuersätzen
Die Verordnung verlangt den Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen (§ 11 Abs. 1 Z 3 RKSV). Zahlt ein Kunde nur einen Teil des Gesamtpreises in bar, wird der gezahlte Betrag nach dem Erlass aliquot auf die Steuersätze verteilt. Beispiel aus dem Erlass (Abschnitt 4.6.6): Ein Kunde kauft Getränke zu 100 Euro, Speisen zu 100 Euro und einen steuerfreien Wertgutschein zu 100 Euro und zahlt 100 Euro in bar. Die 100 Euro werden mit je 33,33 Euro auf 20, 10 und 0 Prozent verteilt; der Rundungscent wird einem Steuersatz zugeschlagen.
Bestimmte Beträge, etwa steuerfreie Umsätze oder Barzahlungen mit Verweis auf eine Rechnung, ordnet der Erlass dem Satz 0 Prozent zu. Sie sind auf dem Beleg nur dann als mit 0 Prozent zu versteuernde Umsätze auszuweisen, wenn sie steuerfrei oder nicht steuerbar sind; sonst genügt ein Hinweis wie „inkl. USt“ (Erlass 4.6.6).
Wann entfallen Angaben?
- Berechtigungsausweise (Fahrausweise, Eintrittskarten): Die Angaben nach § 132a Abs. 3 Z 2 und 3 BAO sowie die Durchschrift können entfallen, wenn die vollständige Erfassung gewährleistet ist (§ 132a Abs. 7 BAO).
- Belege ohne Signierpflicht: Den maschinenlesbaren Code und die zusätzlichen Angaben des § 11 RKSV braucht ein Beleg nur, wenn er zu signieren ist (Erlass 4.6).
- Betriebe ohne Registrierkasse: Für sie gilt § 132a Abs. 3 BAO, nicht § 11 RKSV.
Aufbewahrung und Strafe
Die Durchschrift oder Zweitschrift des Belegs wird sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung aufbewahrt (§ 132a Abs. 6 BAO); bei einer Registrierkasse gilt die Speicherung im Datenerfassungsprotokoll als Zweitschrift (Erlass 4.6.9). Wer die Belegpflicht vorsätzlich verletzt, ohne ein anderes Finanzvergehen zu verwirklichen, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. d, Abs. 2 FinStrG).