Digitaler Beleg in Österreich: Voraussetzungen
Kurz gesagt
Österreich: Ein elektronischer Beleg ersetzt den Papierbeleg, wenn er unmittelbar nach der Zahlung für den Zugriff des Zahlenden verfügbar ist, etwa per E-Mail, App oder zum Auslesen vor Ort (§ 132a Abs. 1 BAO). Seit 1. Oktober 2026 steht im Gesetz, dass auf Verlangen des Leistungsempfängers oder der Abgabenbehörde zusätzlich ein Ausdruck auszufolgen ist. Bei einer Registrierkasse erstellt und signiert die Kasse den Beleg.
Das Wichtigste
- Österreich: Der elektronische Beleg gilt als Beleg, wenn er unmittelbar nach der Zahlung für den Zugriff des Zahlenden verfügbar ist (§ 132a Abs. 1 Satz 2 BAO).
- Verfügbar ist er jedenfalls, wenn der Zahlende ihn im Zusammenhang mit dem Bezahlvorgang vor Ort mit einem Endgerät auslesen kann (§ 132a Abs. 1 Satz 3 BAO, in dieser Fassung seit 1. Oktober 2026).
- Auf Verlangen des Leistungsempfängers oder der Abgabenbehörde ist ein physischer Beleg ausgedruckt auszufolgen (§ 132a Abs. 1 Satz 4 BAO, seit 1. Oktober 2026).
- Bei Registrierkassen muss der elektronische Beleg nach dem BMF-Erlass unmittelbar im Zusammenhang mit der Zahlung von der Kasse erstellt und signiert werden; die Art der Belegerteilung ist im System zu dokumentieren (Abschnitt 4.2).
- Eine bestimmte Dateiform schreibt der BMF-Erlass nicht vor; PDF, Text oder strukturierte Formate wie XML sind möglich (Abschnitt 4.2).
Was seit wann gilt
Dass ein elektronischer Beleg als Beleg gilt, steht in § 132a Abs. 1 BAO schon in der Fassung vom 1. April 2017 bis 30. September 2026: Er muss unmittelbar nach der Zahlung für den Zugriff des Zahlenden verfügbar sein. Mit BGBl. I Nr. 97/2025 (Abgabenänderungsgesetz 2025) kamen zwei Sätze hinzu, die nach § 323 Abs. 90 BAO am 1. Oktober 2026 in Kraft getreten sind: eine Auslegung dessen, wann ein Beleg „für den Zugriff verfügbar“ ist, und der Anspruch auf einen Ausdruck. Der BMF-Erlass vom 29. September 2026 (BMF-AV Nr. 175/2026) ist der aktuelle Auslegungsbehelf; er ist kein Gesetz.
Die Regeln betreffen Barzahlungen eines Unternehmers im Sinne des § 132a BAO; zur Pflicht selbst siehe Belegerteilungspflicht in Österreich.
Checkliste der Voraussetzungen
| Voraussetzung | Rechtsgrundlage | Prüffrage für Ihren Betrieb |
|---|---|---|
| Der Beleg liegt in einem elektronischen Format vor | § 132a Abs. 1 Satz 2 BAO; Erlass 4.2 | Wird der Beleg als Datei oder Anzeige erzeugt (zum Beispiel PDF, Text, XML)? |
| Er ist unmittelbar nach der Zahlung für den Zugriff des Zahlenden verfügbar | § 132a Abs. 1 Satz 2 BAO | Kann der Kunde ihn sofort nach dem Bezahlen abrufen? |
| Verfügbarkeit: Zahlender kann ihn vor Ort mit einem Endgerät auslesen, im Zusammenhang mit dem Bezahlvorgang | § 132a Abs. 1 Satz 3 BAO | Gibt es eine Anzeige oder einen Code, den der Kunde am Ort der Zahlung mit seinem Gerät auslesen kann? |
| Alternativ: Übermittlung in den Verfügungsbereich des Kunden | Erlass 4.2 (zum Beispiel E-Mail, App) | Wird er sofort versendet, und ist der Versand protokolliert? |
| Bildschirmanzeige: dem Kunden zugewandt, adäquat lesbar, ausreichend lange angeboten, ohne Ortswechsel auslesbar | Erlass 4.2 | Ist der Bildschirm dem Kunden zugewandt, und bleibt die Anzeige lange genug stehen? |
| Bei Registrierkasse: von der Kasse unmittelbar zur Zahlung erstellt und signiert, danach tatsächlich verfügbar | Erlass 4.2; § 9 Abs. 1 RKSV | Erzeugt die Kasse den Beleg samt Signatur, nicht ein Nebenprogramm danach? |
| Nur bei Registrierkasse nach § 131b BAO: Beleg sofort im Datenerfassungsprotokoll, zeitnah im revisionssicheren Speicher | Erlass 4.2 und 3.2.1.4; § 7 Abs. 1 und 3 RKSV | Ist der Beleg im DEP und gesichert, auch wenn E-Mail oder Upload verzögert sind? Ohne Registrierkasse: Zweitschrift oder Datenträgerspeicherung zeitgleich mit der Belegerstellung (§ 132a Abs. 6 BAO) |
| Die Art der Belegerteilung ist im Aufzeichnungssystem dokumentiert | Erlass 4.2 | Hält das System fest, ob der Beleg angezeigt, versendet oder gedruckt wurde? |
| Inhalt wie beim Papierbeleg | § 132a Abs. 3 BAO; § 11 RKSV | Enthält der Beleg alle Pflichtangaben? Siehe Pflichtangaben auf dem Beleg |
| Ausdruck auf Verlangen des Leistungsempfängers oder der Abgabenbehörde | § 132a Abs. 1 Satz 4 BAO (ab 1.10.2026); Erlass 4.2 und 4.7 | Kann ein Papierbeleg vor Ort gedruckt und ausgefolgt werden? |
| Zweitschrift aufbewahren (sieben Jahre) | § 132a Abs. 6 BAO; Erlass 4.6.9 | Mit Registrierkasse: Ist der Beleg als Zweitschrift im DEP gespeichert? Ohne Registrierkasse: Wird eine Zweitschrift oder Datenträgerspeicherung zeitgleich mit der Belegerstellung angelegt? |
Technisch bedingte Verzögerungen bei E-Mail-Zustellung oder Upload sind nach dem Erlass (Abschnitt 4.2) unbeachtlich, wenn die Belege sofort im DEP und zeitnah im revisionssicheren Speicher liegen und für die Überprüfung durch ein Organ der Finanzverwaltung verfügbar sind.
Was der Erlass zur Form sagt
Eine spezielle Form des elektronischen Belegs ist nicht vorgeschrieben. Der Erlass nennt E-Mail, E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF- oder Textdatei und strukturierte Dateiformate wie XML als Beispiele (Abschnitt 4.2). Der Beleg wird also entweder in den Verfügungsbereich des Kunden übermittelt oder vor Ort zum Auslesen angeboten.
Für Betriebe ohne Registrierkassenpflicht gilt dieselbe gesetzliche Verfügbarkeitsregel des § 132a Abs. 1 BAO; die Signatur- und Speicherregeln der RKSV betreffen nur Betriebe, die eine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung verwenden müssen (§ 131b BAO).
Papier auf Verlangen
Der Anspruch auf einen Ausdruck steht dem Leistungsempfänger und den Organen der Abgabenbehörde zu (§ 132a Abs. 1 Satz 4 BAO). Der Erlass (Abschnitt 4.7) stellt Papier- und digitalen Beleg gleichwertig, hält aber fest, dass beide Gruppen immer einen Papierbeleg verlangen können, auch unmittelbar nach der Zahlung oder nachträglich. Zum spätesten Zeitpunkt und zur Präzisierung des Geschäftsfalls siehe die FAQ.
Was droht bei Verstößen?
Für die Belegerteilungspflicht gilt: Verletzt ein Unternehmer sie vorsätzlich, ohne ein anderes Finanzvergehen zu verwirklichen, droht eine Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. d, Abs. 2 FinStrG).