Umsatzgrenze und Ausnahmen der Registrierkassenpflicht
Kurz gesagt
In Österreich gilt die Registrierkassenpflicht für einen Betrieb ab 15.000 Euro Jahresnettoumsatz, wenn seine Barumsätze, Kartenzahlungen eingerechnet, im Jahr 7.500 Euro netto überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Ausnahmen regeln § 131 Abs. 4 BAO und die Barumsatzverordnung 2015, etwa für Umsätze im Freien bis 45.000 Euro netto je Kalenderjahr.
Das Wichtigste
- In Österreich werden die Grenzen je Betrieb und Kalenderjahr geprüft: 15.000 Euro Jahresumsatz netto und mehr als 7.500 Euro Barumsatz netto.
- Die Pflicht beginnt in Österreich am Ersten des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden.
- Österreich: Für Umsätze im Freien, in Hütten, in Buschenschänken mit höchstens 14 Öffnungstagen und in kleinen Vereinskantinen gilt seit 1. Jänner 2026 eine Grenze von 45.000 Euro netto je Kalenderjahr (vorher 30.000 Euro).
- Österreich: Automaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen wurden, sind bis 20 Euro (brutto) je Einzelumsatz ausgenommen.
- Österreich: Wer die vereinfachte Losungsermittlung nach den §§ 2 bis 4 BarUV 2015 nutzen darf, braucht weder Registrierkasse noch Beleg; Onlineshops sind nur von der Registrierkasse befreit, die Belegerteilung bei Barzahlung bleibt.
Wie Sie die Grenzen prüfen
§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO knüpft an zwei Zahlen an, die beide zutreffen müssen. Der Erlass des Bundesministeriums für Finanzen (BMF-Erlass) rechnet beide netto, also ohne Umsatzsteuer (Abschnitt 3.8.1 und 6.2.1.8). Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Betrieb bestimmen: Ein Betrieb ist jede Einkunftsquelle, für die eine gesonderte Gewinnermittlung vorzunehmen ist. Führen Sie mehrere Betriebe, gelten die Grenzen für jeden einzeln.
- Jahresumsatz zählen: Alle Umsätze des Betriebes im Kalenderjahr, bemessen nach dem Entgelt. Umsätze, die ein österreichischer Unternehmer im Ausland erzielt, zählen nicht mit. Begünstigte Umsätze im Freien und aus Hütten fließen nicht in den Umsatz des übrigen Betriebsteils ein.
- Barumsatz zählen: Barzahlungen, Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte, Barschecks und vom Unternehmer ausgegebene, an Geldes statt angenommene Gutscheine (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Überweisungen und Zahlungen mit Verrechnungsscheck zählen nicht.
- Gegen die Grenzen halten: Die Pflicht besteht „ab“ 15.000 Euro Jahresumsatz, der Barumsatz muss 7.500 Euro „überschreiten“. 15.000 Euro genügen also, 7.500 Euro Barumsatz genügen nicht.
Die Pflicht trifft nur betriebliche Einkunftsarten (Land- und Forstwirtschaft, selbständige Arbeit, Gewerbebetrieb). Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sind keine betriebliche Einkunftsart; ein Privatzimmervermieter mit solchen Einkünften fällt nach dem BMF-Erlass (Abschnitt 2.2) nicht unter die Pflicht. Eine Übersicht nach Branchen bietet die Registrierkassenpflicht in Österreich.
Rechenbeispiel: Prüfung und Beginn
Alle Zahlen sind erfunden (Beispielrechnung) und Nettobeträge. Die folgende Tabelle prüft einzelne Jahreswerte.
| Jahresnettoumsatz | Barumsatz einschließlich Karte | Registrierkassenpflicht? | Grund |
|---|---|---|---|
| 15.000 Euro | 7.500 Euro | nein | Barumsatz überschreitet 7.500 Euro nicht |
| 15.000 Euro | 7.501 Euro | ja | beide Grenzen erreicht beziehungsweise überschritten |
| 14.999 Euro | 20.000 Euro | nein | Jahresumsatz unter 15.000 Euro |
| 30.000 Euro | 7.000 Euro bar, 23.000 Euro per Überweisung | nein | Überweisungen sind kein Barumsatz |
Zum Beginn: Ein Friseurbetrieb meldet die Umsatzsteuer vierteljährlich. Im ersten Quartal 2027 hat er 9.000 Euro Umsatz, davon 5.200 Euro bar oder per Karte. Im zweiten Quartal kommen 7.500 Euro Umsatz und 4.000 Euro Barumsatz dazu. Nach dem zweiten Quartal liegen die kumulierten Werte bei 16.500 Euro und 9.200 Euro, beide Grenzen sind damit im Voranmeldungszeitraum April bis Juni erstmals überschritten. Die Pflicht beginnt am Ersten des viertfolgenden Monats nach dessen Ablauf, also am 1. Oktober 2027 (§ 131b Abs. 3 BAO). Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr bei einem Vorjahresumsatz bis 100.000 Euro, sonst der Kalendermonat; wer unter 100.000 Euro liegt, kann den Monat wählen (§ 21 Abs. 1 und 2 UStG 1994). Bei Kleinunternehmern ohne Voranmeldung gilt das Quartal (BMF-Erlass, Abschnitt 3.8.2).
Ein Betrieb mit zwei Teilen: Eine Gärtnerei setzt im Geschäft 12.000 Euro um und verkauft Christbäume auf einem öffentlichen Platz mit Inkasso am Stand für 30.000 Euro. Der Geschäftsteil bleibt unter 15.000 Euro, der Christbaumverkauf unter 45.000 Euro. Weder für das Geschäft noch für den Stand besteht Registrierkassenpflicht. Für die Barumsätze im Geschäft gilt aber die Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO). Am Stand entfällt auch die Belegerteilung, solange der Kassasturz zulässig ist (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015).
Welche Ausnahmen gibt es?
Die folgende Tabelle zeigt die Erleichterungen nach § 131 Abs. 4 BAO und der Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015). Die Spalte „Folge“ unterscheidet, was entfällt.
| Ausnahme | Voraussetzung | Folge | Norm |
|---|---|---|---|
| Umsätze im Freien | von Haus zu Haus oder an öffentlichen Orten, nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten; bis 45.000 Euro netto je Kalenderjahr und Abgabepflichtigem | bei zulässigem Kassasturz weder Registrierkasse noch Belegerteilung | § 131 Abs. 4 Z 1 lit. a BAO; § 2 BarUV 2015 |
| Hütten | Umsätze in unmittelbarem Zusammenhang mit Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten; bis 45.000 Euro netto je Kalenderjahr und Abgabepflichtigem, alle Hüttenumsätze zusammengerechnet, keine Zusammenrechnung mit Umsätzen im Freien | wie oben | § 131 Abs. 4 Z 1 lit. b BAO; § 2 BarUV 2015 |
| Buschenschank | im Betrieb höchstens 14 Öffnungstage im Kalenderjahr; bis 45.000 Euro netto je Kalenderjahr und Abgabepflichtigem, gerechnet aus den gesamtbetrieblichen Umsätzen ohne die begünstigten Freiluft- und Hüttenumsätze (nicht nur aus dem Schankumsatz) | wie oben | § 131 Abs. 4 Z 1 lit. c BAO; § 2 BarUV 2015 |
| Kleine Kantine | von einem gemeinnützigen Verein geführt, höchstens 52 Betriebstage im Kalenderjahr; bis 45.000 Euro netto je Kalenderjahr und Abgabepflichtigem, gerechnet aus den Kantinenumsätzen des Vereins | wie oben | § 131 Abs. 4 Z 1 lit. d BAO; § 2 BarUV 2015 |
| Begünstigte Körperschaften | wirtschaftliche Geschäftsbetriebe im Sinn des § 45 Abs. 2 oder 1a BAO | bei zulässigem Kassasturz weder Registrierkasse noch Belegerteilung | § 3 BarUV 2015 |
| Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten | nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen, Einzelumsatz höchstens 20 Euro (brutto) | weder Registrierkasse noch Belegerteilung; vereinfachte Ermittlung per Bestand oder Zählwerk | § 4 BarUV 2015 |
| Fahrausweisautomaten | nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen, vollständige Erfassung der Fahrausweise gewährleistet | nur keine Registrierkasse | § 5 BarUV 2015 |
| Onlineshops | Vertrag über eine Online-Plattform, keine Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungserbringer | nur keine Registrierkasse; die Belegerteilung nach § 132a BAO bleibt bei Barzahlung im Sinn der BAO bestehen | § 6 BarUV 2015 |
| Mobile Leistungen | Leistung außerhalb der Betriebsstätte, ausgenommen Taxi und Mietwagen | Registrierkasse bleibt Pflicht, Erfassung nach Rückkehr ohne unnötigen Aufschub; Beleg ausfolgen und Durchschrift aufbewahren | § 7 BarUV 2015 |
Der Kassasturz ist nur zulässig, solange keine Einzelaufzeichnungen geführt werden, die eine Losungsermittlung ermöglichen (§ 1 Abs. 1 BarUV 2015). Anfangs- und Endbestand sowie die Tageslosung sind nachvollziehbar zu dokumentieren, spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages und je Kassa gesondert (§ 1 Abs. 3). Vertiefung bieten die Artikel zur Kalte-Hände-Regelung, zu Vereinsfesten und Märkten, zu Automaten und Fahrzeugen und zum Online-Shop.
Wann beginnt und endet eine Ausnahme?
Wird bei Umsätzen nach § 131 Abs. 4 Z 1 BAO die Umsatzgrenze erstmals überschritten, bestehen Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht am Ersten des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum der Überschreitung (§ 2 Abs. 2 BarUV 2015). Die Verordnung nennt nur die Umsatzgrenze; der BMF-Erlass (Abschnitt 6.2.1.9) nennt als Voraussetzung zusätzlich, dass der Barumsatz 7.500 Euro netto überschreitet. Bleibt die Grenze in einem Folgejahr unterschritten und ist das absehbar, entfallen die Pflichten mit Beginn des nächsten Kalenderjahres (§ 2 Abs. 3). Die Grenze für Umsätze im Freien und Hütten, Buschenschank und kleine Kantine betrug bis 31. Dezember 2025 30.000 Euro; seit 1. Jänner 2026 gelten 45.000 Euro (§ 323 Abs. 87 BAO, § 9 Abs. 5 BarUV 2015).
Für Automaten, die vor dem 1. Jänner 2016 in Betrieb genommen wurden und den §§ 131b und 132a BAO nicht entsprechen, gelten die Pflichten und die §§ 4 und 5 BarUV 2015 erst ab 1. Jänner 2027 (§ 323 Abs. 45 BAO, § 9 Abs. 2 BarUV 2015).
Was droht bei einem Verstoß?
Wer vorsätzlich die Pflicht zur Einrichtung technischer Sicherheitsvorkehrungen oder zur Belegausstellung verletzt, ohne ein anderes Finanzvergehen zu erfüllen, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Bestimmen Sie jeden Betrieb mit gesonderter Gewinnermittlung und prüfen Sie ihn einzeln.
- Rechnen Sie Jahresumsatz und Barumsatz netto, Kartenzahlungen als Barumsatz.
- Notieren Sie den Voranmeldungszeitraum, in dem beide Grenzen erstmals überschritten werden, und zählen Sie vier Monate weiter.
- Prüfen Sie bei Umsätzen im Freien, in Hütten, im Buschenschank und in der kleinen Kantine die Grenze von 45.000 Euro netto je Kalenderjahr und Abgabepflichtigem, für jede Gruppe getrennt (Freiluft und Hütten nicht zusammenrechnen; beim Buschenschank die gesamtbetrieblichen Umsätze ohne begünstigte Freiluft- und Hüttenumsätze), und die Zusatzbedingung (Ort, Öffnungstage, Vereinsstatus). Die übrigen Ausnahmen (§§ 3 bis 7 BarUV 2015, etwa Automaten mit Einzelumsatz bis 20 Euro) haben eigene Voraussetzungen und keine 45.000-Euro-Grenze.
- Dokumentieren Sie bei Kassasturz Anfangs- und Endbestand sowie die Tageslosung bis zum nächsten Arbeitstag.
- Klären Sie Grenzfälle, etwa mehrere Betriebe oder gemischte Umsätze, mit Ihrer Steuerberatung.