E-Rechnung in Österreich: Pflicht und Formate

Die E-Rechnungspflicht in Österreich hat zwei getrennte Ebenen: eine Pflicht gegenüber dem Bund, die seit 2014 gilt, und einen freien Formatraum zwischen Unternehmen. Wer für eine Bundesdienststelle liefert oder leistet, bringt strukturierte Rechnungen über Portale des Bundes ein. Alle anderen Rechnungsverkehre laufen nach den Regeln des Umsatzsteuergesetzes 1994, das elektronische Rechnungen der Papierrechnung gleichstellt, solange der Empfänger zustimmt.

Was heute in Österreich gilt

Zwischen Unternehmen ist jede Rechnung zulässig, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungsstellung zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). Diese Gleichstellung gilt seit 1. Jänner 2013; sie geht auf das Abgabenänderungsgesetz 2012 und die EU-Richtlinie 2010/45/EU zurück. Ein bestimmtes Datenformat schreibt das Gesetz für den nationalen B2B-Bereich nicht vor.

Anders gegenüber dem Bund: Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen sind alle Vertragspartner zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen im strukturierten elektronischen Format verpflichtet (§ 5 Abs. 2 IKTKonG). Das IKT-Konsolidierungsgesetz (BGBl. I Nr. 35/2012) und die dazu erlassene e-Rechnungsverordnung (BGBl. II Nr. 505/2012) regeln Details; die Verordnung trat mit 1. Jänner 2014 in Kraft (§ 6 e-Rechnungsverordnung).

Wer E-Rechnungen stellen muss

Betroffen sind Vertragspartner von Bundesdienststellen und deren sonstige Berechtigte, etwa Wirtschaftstreuhänder oder Service-Provider, die für den Vertragspartner abrechnen (§ 1 Abs. 2 e-Rechnungsverordnung). Zu den Bundesdienststellen zählen die Bundesministerien mit nachgeordneten Stellen, Parlament, Präsidentschaftskanzlei, Höchstgerichte, Rechnungshof und Volksanwaltschaft. Ausländische Vertragspartner sind nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten ebenfalls verpflichtet (§ 5 Abs. 3 IKTKonG).

Keine Pflicht besteht bei Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt (§ 1 Abs. 4 e-Rechnungsverordnung). Die Bundeslösung steht auch anderen öffentlichen Rechtsträgern wie Ländern und Gemeinden offen; für deren Vertragspartner entsteht dadurch keine Übermittlungspflicht, wie das Bundesministerium für Finanzen festhält. Zwischen Unternehmen gilt im Inlandsfall die Pflicht, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes eine Rechnung auszustellen (§ 11 Abs. 1 UStG 1994); für bestimmte innergemeinschaftliche Reverse-Charge-Leistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, gilt der 15. Tag des Kalendermonats, der auf den Monat der Leistungsausführung folgt (§ 11 Abs. 1 Z 2 UStG 1994). Das Format bleibt frei.

Welche Formate und Wege gelten

Die folgende Tabelle zeigt, welches Format für welchen Rechnungsverkehr in Österreich gilt:

Rechnungsverkehr	Format	Übermittlung	Grundlage
An Bundesdienststellen	ebInterface (4.3, 5.0, 6.0 oder 6.1) oder UBL 2.1 (Peppol-Subset)	Unternehmensserviceportal (USP) oder Peppol-Netzwerk	§ 5 e-Rechnungsverordnung; e-Rechnung.gv.at
An andere öffentliche Rechtsträger (Länder, Gemeinden)	wie Bund, wenn der Empfänger teilnimmt	USP oder Peppol	freiwillige Teilnahme, keine Pflicht
Unternehmen an Unternehmen (B2B)	jedes elektronische Format, auch PDF oder XML, mit Zustimmung des Empfängers	frei vereinbart	§ 11 Abs. 2 UStG 1994
An Private (B2C)	jedes Format; elektronisch nur mit Zustimmung des Empfängers und bei gewährleisteter Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit (§ 11 Abs. 2 UStG 1994); eine Rechnungspflicht besteht für steuerpflichtige Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück	elektronisch mit Zustimmung, Papier ohne Zustimmung	§ 11 Abs. 1 und 2 UStG 1994

Zurückgezogene Versionen werden nicht mehr angenommen: ebInterface 4.0 bis 4.2 unterstützt das Verfahren seit April 2022 nicht mehr, die Versionen 3.0 und 3.02 seit Jänner 2016. Neben den umsatzsteuerrechtlichen Merkmalen nach § 11 UStG 1994 muss eine E-Rechnung an den Bund die Lieferantennummer, die Auftragsreferenz, die Positionsnummern, sofern diese Nummern in der Beauftragung angegeben wurden (§ 4 Abs. 1 Z 3 e-Rechnungsverordnung), die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers enthalten (§ 4 Abs. 1 e-Rechnungsverordnung). Erst nach automationsunterstützter Prüfung auf formale Fehlerfreiheit und Übernahme durch die Dienststelle gilt die Rechnung als ordnungsgemäß eingebracht (§ 5 Abs. 5 IKTKonG). Welche Angaben eine Rechnung in Österreich im Einzelnen braucht, steht in Pflichtangaben auf der Rechnung in Österreich.

Braucht eine PDF-Rechnung eine Signatur?

Nein. § 11 Abs. 2 UStG 1994 verlangt von elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit, jeweils für sieben Jahre; eine elektronische Signatur nennt die Bestimmung nicht. Für die Einbringung über das USP oder das Peppol-Netzwerk stellt das Bundesministerium für Finanzen klar, dass die Rechnungen nicht signiert sein müssen, weil der authentisierte Zugang die Übertragungssicherheit gewährleistet; signierte Rechnungen werden angenommen. Im B2B-Bereich können Sie diese Anforderungen über interne Steuerungsverfahren sichern, etwa über die Zuordnung der Rechnung zum Vorgang in Ihrer Buchhaltung.

Österreich und Deutschland im Vergleich

Österreich und Deutschland regeln die E-Rechnung unterschiedlich. Der Vergleich zeigt, wer ausstellen muss, in welchem Format und bis wann:

Merkmal	Österreich	Deutschland
Wer muss E-Rechnungen stellen?	Vertragspartner von Bundesdienststellen, seit 1. Jänner 2014, ausgenommen Bar- und Sofortzahlungen (§ 1 Abs. 4 e-RechnV); ausländische Vertragspartner nach den technischen Möglichkeiten; im B2B kein Formatzwang	im Inland ansässige Unternehmer im gesetzlichen B2B-Pflichtbereich (Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen, Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei), gestuft seit 1. Januar 2025, vollständig ab 1. Januar 2028; Ausnahmen für Kleinbetrags-, Fahr- und Kleinunternehmerrechnungen (§§ 33 bis 34a UStDV)
Formate	Bund: ebInterface oder UBL über Peppol; B2B: jedes elektronische Format mit Zustimmung	EN 16931 (zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL, grundsätzlich nach BMF-Schreiben vom 15.10.2024) oder ein vereinbartes Format, das die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG); PDF ohne strukturierten Datenteil bleibt sonstige Rechnung
Zustimmung des Empfängers	im B2B erforderlich (§ 11 Abs. 2 UStG 1994)	im Pflichtbereich (Leistung an einen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen) nicht erforderlich (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG); sonst elektronische Formate nur mit Zustimmung; E-Rechnungen über Kleinbetrags-, Fahrausweis- und Kleinunternehmerrechnungen (§§ 33 bis 34a UStDV) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ohne Zustimmung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 13 bis 15)
Empfangspflicht	keine nationale Empfangspflicht	Empfangsbereitschaft seit 1. Januar 2025
Übergangsfristen	keine; die Bund-Pflicht gilt seit 2014, ausgenommen Bar- und Sofortzahlungen (§ 1 Abs. 4 e-Rechnungsverordnung)	Papier oder, mit Zustimmung, ein anderes elektronisches Format für 2025/2026 ausgeführte Umsätze, übermittelt bis 31. Dezember 2026; für 2027 ausgeführte Umsätze, übermittelt bis 31. Dezember 2027, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro (Papier ohne Zustimmung, anderes elektronisches Format mit Zustimmung) oder ohne Umsatzgrenze als EDI-Rechnung, die nur elektronisch und nicht auf Papier übermittelt wird, mit Zustimmung (§ 27 Abs. 38 UStG)

Die deutschen Stufen beruhen auf § 14 Abs. 2 UStG und der Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG: Für nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführte Umsätze darf die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Für 2027 ausgeführte Umsätze gilt das bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, sowie ohne Umsatzgrenze als EDI-Rechnung, die nur elektronisch und nicht auf Papier übermittelt wird; das Papierformat braucht keine Zustimmung, das andere elektronische Format und die EDI-Rechnung setzen die Zustimmung des Empfängers voraus. Danach genügt nur noch eine E-Rechnung: im EN-16931-Format oder ein vereinbartes Format, das die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Als sonstige Rechnung dürfen weiter Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmerrechnungen übermittelt werden (§§ 33, 34, 34a UStDV). Details dazu stehen in E-Rechnung in Deutschland: Pflichten und Fristen. Wer in beide Länder liefert, plant die Systeme getrennt: Für österreichische Bundesstellen braucht es ebInterface oder UBL mit USP- oder Peppol-Anbindung, für deutsche Geschäftskunden dann ein Format nach EN 16931 oder ein vereinbartes extrahierbares Format, wenn die deutsche Pflicht Sie erfasst – also bei Ansässigkeit im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG genannten Gebiete; ohne diese Ansässigkeit verpflichtet Sie der deutsche Kundenkontakt allein nicht, und Sie klären mit dem Kunden, in welchem Format er die Rechnung empfangen kann.

Fristen und Stichtage

Die Pflichten sind zeitlich gestuft:

Datum	Regelung
1. Jänner 2013	Elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt (AbgÄG 2012, § 11 Abs. 2 UStG 1994)
1. Jänner 2014	E-Rechnungspflicht gegenüber Bundesdienststellen (§ 6 e-Rechnungsverordnung)
18. April 2019	Auftraggeber müssen im Oberschwellenbereich EN-16931-konforme E-Rechnungen entgegennehmen (Richtlinie 2014/55/EU; § 368 BVergG 2018: Auftraggeber nach Anhang III ab 18. April 2019, alle übrigen ab 18. April 2020) – keine allgemeine Annahmepflicht für jede elektronische Rechnung
1. Juli 2030	E-Rechnung nach EN 16931 wird Standard, digitale Meldepflichten für intra-EU-B2B-Umsätze (Richtlinie (EU) 2025/516); für nicht meldepflichtige Umsätze können Mitgliedstaaten Papier und andere Formate weiter zulassen und die Zustimmung des Empfängers vorsehen

Was bei einem Verstoß droht

Eine Papierrechnung nimmt eine Bundesdienststelle nicht mehr an; sie erfüllt die Pflicht aus § 5 Abs. 2 IKTKonG nicht, und die Rechnung gilt nicht als ordnungsgemäß eingebracht. Das kann die Zahlung verzögern, weil die Annahme erst nach der formalen Prüfung erfolgt. Eine eigene Bußgeldnorm für die unterlassene E-Rechnung nennen die geöffneten Vorschriften nicht. Wer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen Unternehmer einen Steuerbetrag gesondert ausweist, den er nicht schuldet, schuldet diesen Betrag auf Grund der Rechnung, solange er sie nicht gegenüber dem Abnehmer berichtigt (§ 11 Abs. 12 UStG 1994). Wem die Vorsteuer aus einer mangelhaften Rechnung streitig gemacht wird, klärt das mit der Steuerberatung.

Was ab 2030 gilt (beschlossen)

Die Richtlinie (EU) 2025/516 vom 11. März 2025 (ViDA) ändert das EU-Mehrwertsteuerrecht mit Wirkung vom 1. Juli 2030: Rechnungen werden als elektronische Rechnungen ausgestellt, und solche nach der europäischen Norm EN 16931 brauchen an Unternehmen grundsätzlich keine Zustimmung mehr (Art. 232 nF der Richtlinie 2006/112/EG). Die Regelung lässt den Mitgliedstaaten aber Optionen: Für Umsätze, die nicht den digitalen Meldepflichten unterliegen, können sie Papier und andere elektronische Formate weiterhin als Rechnung anerkennen (Art. 218 Abs. 2 nF), für solche Umsätze die Zustimmung des Empfängers zu EN-konformen E-Rechnungen wieder vorsehen (Art. 232 nF) und andere Normen zulassen (Art. 218 Abs. 3 nF). Für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze müssen die Rechnungsdaten digital gemeldet werden (Art. 262, 263 nF). Mitgliedstaaten können digitale Meldepflichten auch für innerstaatliche Umsätze zwischen Steuerpflichtigen vorschreiben (Art. 271a nF). Die Mitgliedstaaten erlassen ihre Umsetzungsvorschriften bis 30. Juni 2030. Ob Österreich von diesen Optionen Gebrauch macht, ist in den geöffneten Quellen nicht entschieden; im Rechtsstand vom 13.10.2026 gilt für den nationalen B2B-Bereich § 11 Abs. 2 UStG 1994. Die Richtlinie lässt es den Mitgliedstaaten offen, nationale Pflichten früher einzuführen; für Mitgliedstaaten, bei denen am 1. Januar 2024 eine nationale Pflicht zur umsatzbasierten digitalen Echtzeitmeldung bestand, gilt eine Übergangsregel, die Vorschriften zu Art. 5 Nr. 5 iVm Art. 218 und zu Art. 5 Nr. 19 iVm Art. 271a und 271b erst ab dem 1. Januar 2035 anzuwenden, soweit es um die nationale elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung geht (Art. 6 Abs. 5 der Richtlinie (EU) 2025/516).

Checkliste für Ihren Betrieb

• Liefern oder leisten Sie für eine Bundesdienststelle? Dann bringen Sie Rechnungen als ebInterface 4.3 bis 6.1 oder UBL 2.1 über USP oder Peppol ein. Ausgenommen sind Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt (§ 1 Abs. 4 e-Rechnungsverordnung); als ausländischer Vertragspartner sind Sie nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten verpflichtet (§ 5 Abs. 3 IKTKonG).
• Klären Sie mit Ihren B2B-Kunden schriftlich, ob sie elektronische Rechnungen annehmen und in welchem Format.
• Sichern Sie Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen für sieben Jahre, etwa über Ihre Buchhaltungskonten.
• Prüfen Sie vor der Umstellung, ob Ihre Software ebInterface oder UBL exportieren kann; einen Nachweis darüber sollten Sie vom Anbieter bekommen.
• Rechnen Sie mit deutschen Geschäftskunden ab, gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nur, wenn beide Unternehmer im Inland ansässig sind (Leistung für das Unternehmen des Empfängers, keine Steuerbefreiung); ein österreichischer Aussteller wird durch einen deutschen Kunden allein nicht verpflichtet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Sind Sie in Deutschland ansässig, stellen Sie ab 2027 schrittweise auf ein Format nach EN 16931 oder ein vereinbartes extrahierbares Format um; die Stufen stehen im Deutschland-Artikel.
• Beobachten Sie die österreichische Umsetzung der Richtlinie (EU) 2025/516 bis 30. Juni 2030 und planen Sie die Anpassungen ein.