Registrierkasse außer Betrieb nehmen oder ersetzen
Kurz gesagt
In Österreich ist jede nicht nur vorübergehende Außerbetriebnahme oder jeder solche Ausfall der Sicherheitseinrichtung einer Registrierkasse ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline zu melden (§ 17 Abs. 1 RKSV), nach dem BMF-Erlass im Allgemeinen binnen einer Woche. Nur bei planmäßiger Außerbetriebnahme kommt ein Schlussbeleg mit Betrag null dazu, der ausgedruckt und aufbewahrt wird.
Das Wichtigste
- Österreich: Nicht nur vorübergehende Ausfälle und jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung bei Diebstahl oder Verlust, Funktionsverlust oder Außerbetriebnahme von Registrierkasse oder Signaturerstellungseinheit sind ohne unnötigen Aufschub zu melden (§ 17 Abs. 1 RKSV).
- Nach dem BMF-Erlass (Abschnitt 3.6) bedeutet „ohne unnötigen Aufschub“ im Allgemeinen längstens eine Woche; Ausfälle bis 48 Stunden gelten jedenfalls als nur vorübergehend.
- Bei planmäßiger Außerbetriebnahme der Registrierkasse ist ein Schlussbeleg mit Betrag null zu erstellen, auszudrucken und nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 17 Abs. 8 RKSV).
- Eine ausgefallene Registrierkasse wird ohne Schlussbeleg über FinanzOnline abgemeldet (Erlass 3.6.2).
- Betriebsferien oder saisonbedingte Sperren sind weder Ausfall noch Außerbetriebnahme (Erlass 3.6).
Welche Meldung wann gilt
Die Pflicht steht in § 17 Abs. 1 RKSV: Der Unternehmer oder sein bevollmächtigter Parteienvertreter hat jeden nicht nur vorübergehenden Ausfall und jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse bei Diebstahl oder sonstigem Verlust, bei Funktionsverlust und bei Außerbetriebnahme von Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse ohne unnötigen Aufschub bekannt zu geben, über FinanzOnline oder beim für die Umsatzsteuer zuständigen Finanzamt. Das gilt für Registrierkassen mit Sicherheitseinrichtung nach der RKSV. In geschlossenen Gesamtsystemen gilt § 17 Abs. 1 bis 3 mit den Maßgaben des § 20 Abs. 2 RKSV; bei einem Registrierkassenverbund sind Meldungen von Ausfällen oder Außerbetriebnahmen nach dem Erlass (Abschnitt 3.10.1) nur erforderlich, wenn alle Registrierkassen des Verbunds betroffen sind.
„Ohne unnötigen Aufschub“ erfordert nach dem BMF-Erlass im Allgemeinen eine Meldung längstens binnen einer Woche (Abschnitt 3.6). Die folgende Tabelle ordnet die Fälle zu.
| Fall | Meldung in FinanzOnline | Schlussbeleg | Weiteres |
|---|---|---|---|
| Planmäßige Außerbetriebnahme der Kasse (Betriebsaufgabe, Stilllegung, Austausch gegen ein neues Gerät) | Außerbetriebnahme der Registrierkasse (§ 17 Abs. 1 Z 3 RKSV) | ja: Betrag null, ausdrucken, nach § 132 BAO aufbewahren (§ 17 Abs. 8 RKSV) | mit gesichertem Datenerfassungsprotokoll aufbewahren (Erlass 3.6.2) |
| Neue Kasse ersetzt die alte | alte Kasse wie oben; neue Kasse registrieren | für die alte Kasse ja | neue Kasse: Registrierung und Startbeleg, siehe Registrierkasse in FinanzOnline anmelden und Startbeleg |
| Signaturerstellungseinheit (Karte) wird ersetzt | Außerbetriebnahme der alten, Registrierung der neuen Einheit | § 17 Abs. 8 RKSV nennt die Außerbetriebnahme der Registrierkasse | Ablauf: Signaturkarte läuft ab |
| Diebstahl oder Verlust von Kasse oder Einheit | Meldung ohne unnötigen Aufschub (§ 17 Abs. 1 Z 1 RKSV) | nicht planmäßig, daher kein Schlussbeleg nach § 17 Abs. 8 | Umsätze weiter erfassen, siehe unten |
| Funktionsverlust, nicht nur vorübergehend | Meldung als Ausfall; ist die Wiederinbetriebnahme nicht mehr möglich: Außerbetriebnahme (Erlass 3.6) | ausgefallene Kasse: ohne Schlussbeleg abmelden (Erlass 3.6.2); bei ausgefallener Einheit: Schlussbeleg ohne Signatur | Ende eines gemeldeten Ausfalls ebenfalls melden (§ 17 Abs. 6 RKSV) |
| Ausfall der Sicherheitseinrichtung bis 48 Stunden (Strom, Wartung) | keine Meldung: jedenfalls nur vorübergehend (Erlass 3.6) | nein | Beleghinweis und Sammelbeleg nach § 17 Abs. 4 RKSV, siehe Ausfall von Kasse oder Signatureinheit |
| Betriebsferien, saisonbedingte Sperre | keine: weder Ausfall noch Außerbetriebnahme (Erlass 3.6) | nein | Jahresbeleg bei Saisonbetrieben beachten |
| Außer Betrieb genommene Kasse soll wieder laufen | Wiederinbetriebnahme | nein | allgemeine Pflichten der Inbetriebnahme gelten (Erlass 3.6.2) |
So gehen Sie bei planmäßiger Außerbetriebnahme vor
- Sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll. Der Erlass verlangt, den Schlussbeleg gemeinsam mit dem gesicherten Protokoll aufzubewahren (3.6.2). Die laufende Sicherung nach § 7 Abs. 3 RKSV (mindestens vierteljährlich, extern) bleibt davon unberührt.
- Erstellen Sie den Schlussbeleg mit Betrag null (§ 17 Abs. 8 RKSV). Er ist wie jeder Monats-, Jahres- und Schlussbeleg elektronisch zu signieren (§ 9 Abs. 1 RKSV).
- Drucken Sie ihn aus und bewahren Sie ihn nach § 132 BAO auf; der Erlass lässt auch die elektronische Erstellung zu (3.6.2).
- Melden Sie die Außerbetriebnahme in FinanzOnline. Im Dialogverfahren wählen Sie nach dem Handbuch (Stand 7. Jänner 2021) die Registrierkasse, dann „Ausfall oder Außerbetriebnahme melden“, die Art der Meldung (endgültige Außerbetriebnahme), den Grund und Beginn mit Datum und Uhrzeit (3.3.4). Das ist nur möglich, solange die Kasse den Status „Registriert“, „In Betrieb“ oder „Ausfall“ hat (3.1). Inhaltlich verlangt § 17 Abs. 2 RKSV: betroffene Komponenten, Grund, Beginn.
- Melden Sie binnen einer Woche. Das Handbuch nennt dieselbe Frist für die endgültige Außerbetriebnahme (3.3.4).
Wird die Signaturerstellungseinheit nicht mehr gebraucht, ist sie getrennt außer Betrieb zu melden; im Handbuch gibt es dafür eine eigene Funktion (3.2.4). Eine weiterhin genutzte Einheit bleibt registriert, sie kann mit mehreren Kassen verbunden sein (§ 5 Abs. 2 RKSV), und die Wiederverwendung einer außer Betrieb genommenen Einheit ist unternehmensbezogen zulässig (Erlass 3.6.2).
Diebstahl, Verlust und Defekt
Bei Diebstahl oder Verlust melden Sie ohne unnötigen Aufschub und machen die Angaben nach § 17 Abs. 2 RKSV. Für die Zwischenzeit gilt:
- Kasse gestohlen oder ausgefallen: Barumsätze auf anderen Registrierkassen erfassen; nur wenn das nicht möglich ist, händisch erfassen und Zweitschriften der Belege aufbewahren, nach der Behebung nacherfassen (§ 17 Abs. 5 RKSV, Erlass 3.6.1).
- Einheit gestohlen oder ausgefallen: Barumsätze auf einer anderen Kasse mit funktionierender Einheit erfassen; sonst den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ anbringen und später einen Sammelbeleg erstellen (§ 17 Abs. 4 RKSV).
- Einheit nicht mehr zu retten: neue Einheit beschaffen (§ 15), registrieren (§ 16) und die Sicherheitseinrichtung neu in Betrieb nehmen; ist der zuletzt getätigte Barumsatz aus dem Protokoll feststellbar, entfällt die erneute Inbetriebnahme (§ 17 Abs. 7 RKSV).
Betriebsaufgabe und Übergabe
Werden keine Barumsätze mehr erzielt, etwa bei Betriebsaufgabe, wird die Registrierkassenpflicht gegenstandslos, die Aufbewahrungspflicht des § 132 BAO nicht (Erlass 3.8.3). Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren, auf das sie sich beziehen (bei abweichendem Wirtschaftsjahr des Kalenderjahres, in dem es endet), darüber hinaus, solange sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Bei steuerrechtlicher Gesamtrechtsnachfolge tritt der Nachfolger in die Rechtsposition des Vorgängers ein, auch bei den Registrierkassenpflichten; bei Einzelrechtsnachfolge entstehen die Pflichten für ihn unabhängig vom Vorgänger (Erlass 3.8.3.2).
Checkliste
- Der Fall ist in der Tabelle zugeordnet: planmäßig, Defekt, Diebstahl oder bloß vorübergehend.
- Schlussbeleg erstellt, ausgedruckt und mit dem gesicherten Datenerfassungsprotokoll aufbewahrt (nur bei planmäßiger Außerbetriebnahme).
- Außerbetriebnahme oder Ausfall in FinanzOnline gemeldet, im Allgemeinen binnen einer Woche.
- Bei Ersatz: neue Kasse registriert, Startbeleg erstellt und geprüft.
- Ein gemeldeter Ausfall ist, sobald er endet, ebenfalls beendet gemeldet.
- Bis zur Behebung: bei Ausfall einer Kasse Umsätze auf anderen Kassen erfassen, nur wenn das nicht möglich ist händisch mit Zweitschriften (§ 17 Abs. 5 RKSV); bei Ausfall nur der Einheit nach § 17 Abs. 4 RKSV vorgehen.