Was kostet eine Registrierkasse in Österreich?
Kurz gesagt
Die Kosten einer Registrierkasse in Österreich bestehen aus Gerät, Software, Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, Einrichtung und laufendem Betrieb; Preise nennen wir nicht. Die Beispielrechnung mit angenommenen Netto-Preisen ergibt für einen kleinen Betrieb nach 36 Monaten netto 2.888 Euro. Anschaffungskosten bis 1.000 Euro je Wirtschaftsgut (netto, soweit Vorsteuer abziehbar ist; sonst samt nicht abziehbarer Umsatzsteuer) können nach § 13 EStG als geringwertiges Wirtschaftsgut abgesetzt werden.
Das Wichtigste
- Die Registrierkassenpflicht besteht ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsatz im Jahr, beide netto gerechnet (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO; Nettorechnung nach BMF-Erlass); als Barumsatz zählt auch Kartenzahlung.
- Kostenbausteine: Gerät, Software, Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, Einrichtung samt Startbeleg, Belegpapier (soweit Belege gedruckt werden), Datensicherung, Support.
- Geringwertige Wirtschaftsgüter: Anschaffungskosten bis 1.000 Euro je Wirtschaftsgut (§ 13 EStG 1988, seit 1. Jänner 2023); abziehbare Vorsteuer gehört nicht zu den Anschaffungskosten, nicht abziehbare schon (§ 6 Z 11 EStG).
- Die Beispielrechnung verwendet nur angenommene Nettopreise und ist kein Marktvergleich.
Die Anschaffung einer Registrierkasse ist ein Posten unter mehreren: Neben dem Gerät fallen Software, die Sicherheitseinrichtung und laufende Kosten an. Hier steht, aus welchen Bausteinen sie sich zusammensetzen, wie eine Rechnung über drei Jahre aussieht und was davon steuerlich absetzbar sein kann.
Wer eine Registrierkasse anschaffen muss
Betriebe müssen ihre Bareinnahmen mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, wenn der Jahresumsatz je Betrieb mindestens 15.000 Euro beträgt und die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 Bundesabgabenordnung, BAO); der BMF-Erlass BMF-AV Nr. 175/2026 rechnet beide Grenzen netto (Abschnitte 3.8.1 und 6.2.1.8). Als Barzahlung zählt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte (Z 3). Das System muss gegen Manipulation durch Signatur oder Siegel jedes Barumsatzes geschützt sein (§ 131b Abs. 2 BAO); eine Ausnahme gilt nur für ein vom Finanzamt bestätigtes geschlossenes Gesamtsystem (Abs. 4). Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum der erstmaligen Überschreitung (§ 131b Abs. 3 Satz 1 BAO). Sie endet nicht schon, wenn ein Jahr unter den Grenzen bleibt: Dazu müssen die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten worden sein und es muss aufgrund besonderer Umstände absehbar sein, dass sie auch künftig nicht überschritten werden; dann entfällt die Pflicht mit Beginn des nächsten Kalenderjahres (§ 131b Abs. 3 Satz 2 BAO). Ausnahmen und Sonderfälle: Registrierkassenpflicht: Grenzen und Ausnahmen.
Aus welchen Kostenbausteinen sich eine Registrierkasse zusammensetzt
Die Tabelle ordnet die Bausteine; die rechte Spalte nennt die Stelle der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), die den Baustein verursacht.
| Baustein | Art | Grund in der RKSV | Was Sie prüfen |
|---|---|---|---|
| Kassengerät, Drucker, Lade | einmalig oder Miete | Drucker oder Vorrichtung für elektronische Belege, § 5 Abs. 1 | Kauf oder Miete (Mieten oder kaufen) |
| Software | laufend oder einmalig | Datenerfassungsprotokoll, Summenspeicher, § 7, § 8 | Ist die Software RKSV-tauglich? (RKSV-Tauglichkeit prüfen) |
| Signatur- oder Siegelerstellungseinheit | einmalig oder laufend | Schnittstelle und Einheit, § 5 Abs. 2 | Art, Laufzeit, Tausch (Signatureinheit, Signaturkarte tauschen) |
| Einrichtung: Startbeleg, Registrierung | einmalig | Inbetriebnahme, § 6 | Wer macht es, was kostet es (Startbeleg, FinanzOnline-Anmeldung) |
| Datensicherung | einmalig oder laufend | mindestens vierteljährlich extern, § 7 Abs. 3 | Speichermedium, wer sichert |
| Belegpapier | laufend, soweit Belege gedruckt werden | Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung, § 5 Abs. 1 RKSV; auf Verlangen ist ein physischer Beleg auszudrucken, § 132a Abs. 1 BAO (seit 1. Oktober 2026) | Wie viele Belege Sie ausdrucken, Verbrauch je Monat |
| Support und Updates | laufend | Gesetzesänderungen im Preis? (Support prüfen) | |
| Kartenterminal und Gebühren | einmalig, laufend | Getrennt vom Kassenpreis rechnen |
Die Monats- und Jahresbelege nach § 8 Abs. 2 und 3 RKSV verursachen keine eigene Anschaffung, aber Arbeitszeit; siehe Monatsbeleg und Jahresbeleg.
Ein Rechenbeispiel für einen kleinen Betrieb
Beispielrechnung, Annahmen. Ein Betrieb mit einer Registrierkasse, 36 Monate betrachtet. Alle Preise sind von uns gesetzte Netto-Annahmen in Euro, keine Marktpreise und keine Angebote. Wir nehmen an, dass der Betrieb zum Vorsteuerabzug berechtigt ist; die Beträge sind dann ohne abziehbare Umsatzsteuer. Die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit ist als monatlicher Dienst angenommen. Kartenterminal, Gebühren und Umsatzsteuer sind nicht enthalten.
| Posten | Annahme (Euro, netto) | Art |
|---|---|---|
| Kassengerät, Bondrucker, Lade | 800 | einmalig |
| Einrichtung samt Startbeleg und Anmeldung | 150 | einmalig |
| Externes Medium für die Datensicherung | 30 | einmalig |
| Software | 25 je Monat | laufend |
| Signatur- oder Siegelerstellungseinheit | 5 je Monat | laufend |
| Belegpapier (Annahme: Belege werden gedruckt) | 15 je Monat | laufend |
| Support | 8 je Monat | laufend |
Einmalig fallen 800 + 150 + 30 = 980 Euro an. Laufend sind es 25 + 5 + 15 + 8 = 53 Euro je Monat, über 36 Monate 36 × 53 = 1.908 Euro. Die Summe beträgt 980 + 1.908 = 2.888 Euro; das sind im Durchschnitt 80,22 Euro je Monat. Steigt die Software um 10 Euro je Monat, wächst die Summe um 360 Euro auf 3.248 Euro.
Was davon absetzbar sein kann
Nach § 13 EStG 1988 können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten abnutzbarer Anlagegüter als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn sie für das einzelne Anlagegut 1.000 Euro nicht übersteigen (geringwertiges Wirtschaftsgut, in dieser Fassung seit 1. Jänner 2023). Bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG kann der Betrag im Jahr der Verausgabung voll abgesetzt werden. Wirtschaftsgüter aus Teilen gelten als Einheit, wenn sie nach Zweck oder Verkehrsauffassung eine Einheit bilden.
Annahmen für die Absetzbarkeit. Der Betrieb ist zum Vorsteuerabzug berechtigt; abziehbare Vorsteuer gehört dann nicht zu den Anschaffungskosten (§ 6 Z 11 EStG), und die 800 Euro des Kassengeräts sind Nettobeträge. Ohne Vorsteuerabzug (etwa bei einem Kleinunternehmer ohne Option zur Regelbesteuerung) zählt die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten, und es gilt der Bruttopreis; die BMF-Information zu GWG nennt für diesen Fall die 1.000 Euro als Bruttoverkaufspreis. Anschaffungskosten sind außerdem nicht nur der Kaufpreis: Nach § 203 Abs. 2 UGB gehören dazu Nebenkosten und Aufwendungen, die das Gut in einen betriebsbereiten Zustand versetzen, soweit sie ihm einzeln zuordenbar sind. Ob die Einrichtung (150 Euro) oder das Medium für die Datensicherung (30 Euro) dem Gerät zuzurechnen sind, klärt die Steuerberatung. Selbst wenn alle drei Posten zählten, ergäben sich 800 + 150 + 30 = 980 Euro und damit noch kein Überschreiten der Grenze.
Im Beispiel liegt das Kassengerät mit 800 Euro (netto, bei Vorsteuerabzug) unter der Grenze. Nimmt man (Annahme, kein Tarifwert) einen Grenzsteuersatz von 30 Prozent an, wäre die Steuerwirkung dieser Position 800 × 0,30 = 240 Euro; bei den 980 Euro der Summe aller drei Posten wären es 980 × 0,30 = 294 Euro. Läge der Preis des Geräts bei 1.200 Euro, gälte § 13 EStG nicht; die Kosten wären dann nach den allgemeinen Abschreibungsregeln zu behandeln, die Ihre Steuerberatung festlegt. Laufende Kosten wie Software, Papier und Support sind keine Anschaffungskosten eines Anlageguts; wie Mietkosten steuerlich zu behandeln sind, haben wir nicht geprüft. Mehr dazu: Betriebsausgaben und GWG in Österreich und Förderung der Registrierkasse.
Typische Fehler bei der Kostenplanung
- Signatureinheit nicht einrechnen. Ursache: Sie wird getrennt vom Gerät beschafft. Folge: Das Angebot wirkt billiger als es ist.
- Nur Netto oder nur Brutto vergleichen. Ursache: Angebote sind unterschiedlich ausgewiesen. Folge: Differenzen in Höhe der Umsatzsteuer; ob Vorsteuer abgezogen werden kann, bestimmt § 12 Abs. 1 UStG 1994 (siehe § 6 Z 11 EStG), für Kleinunternehmer siehe Registrierkasse für Kleinunternehmer.
- Die Summe der Teile übersehen. Ursache: Gerät, Drucker und Lade werden einzeln unter 1.000 Euro gerechnet. Folge: Bilden sie eine Einheit, zählt die Summe für die Grenze.
- Datensicherung vergessen. Ursache: Sie wirkt wie eine Randaufgabe. Folge: Die vierteljährliche externe Sicherung nach § 7 Abs. 3 RKSV hat kein Medium und keinen Verantwortlichen.
So gehen Sie vor
- Prüfen Sie anhand Ihrer Umsätze, ob die Pflicht nach § 131b BAO besteht.
- Fordern Sie von jedem Anbieter alle Bausteine der Tabelle einzeln an, auch die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit.
- Rechnen Sie wie im Beispiel einmalig und laufend über Ihre Laufzeit; Hilfen in Gesamtkosten der Kasse berechnen.
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob das Gerät als geringwertiges Wirtschaftsgut gilt, und legen Sie vorher fest, ob Ihre Beträge netto oder brutto und mit oder ohne Einrichtungskosten gerechnet werden.
- Halten Sie Annahmen und Angebotswerte schriftlich nebeneinander (Kassenangebote vergleichen).