Betriebsausgaben und GWG in Österreich: Kassa, Terminal, Einrichtung
Kurz gesagt
In Österreich können Sie die Anschaffungskosten eines abnutzbaren Anlageguts bis 1.000 Euro sofort als Betriebsausgabe absetzen (geringwertiges Wirtschaftsgut, § 13 EStG 1988); der Sofortabzug ist ein Wahlrecht. Wirtschaftlich zusammengehörige Teile zählen als ein Anlagegut, und bei Vorsteuerabzug zählt der Nettobetrag. Teurere Geräte wie Kassa oder Einrichtung schreiben Sie über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ab (§ 7 EStG 1988).
Das Wichtigste
- GWG-Grenze: 1.000 Euro Anschaffungskosten je abnutzbarem Anlagegut, wirtschaftlich zusammengehörige Teile als Einheit; der Sofortabzug ist ein Wahlrecht, gültig ab 1. Jänner 2023 (§ 13 EStG 1988).
- Bei Vorsteuerabzug zählt netto; für Kleinunternehmer ohne Regelbesteuerung zählt brutto (Bundesministerium für Finanzen, usp.gv.at).
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Sofortabzug im Jahr der Zahlung; Buchführung: im Jahr der Anschaffung (§ 13 EStG 1988; usp.gv.at).
- Über 1.000 Euro: lineare AfA über die geschätzte Nutzungsdauer; alternativ degressiv mit höchstens 30 Prozent, aber nur für Wirtschaftsgüter ohne Ausschluss nach § 7 Abs. 1a EStG 1988 (§ 7 Abs. 1 und 1a).
- Degressive AfA ist für gebrauchte Wirtschaftsgüter ausgeschlossen (§ 7 Abs. 1a Z 1 lit. c EStG 1988).
- Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Anlagekartei mit Anschaffungstag, Kosten, Nutzungsdauer und AfA vorgeschrieben (§ 7 Abs. 3 EStG 1988).
Die Rechnung über eine neue Kassenausstattung ist steuerlich nicht ein einziger Posten. Was sofort als Betriebsausgabe wirkt und was über Jahre abgeschrieben wird, entscheidet sich je einzelnes Anlagegut; wirtschaftlich zusammengehörige Teile zählen dabei als ein Gut. Für abnutzbare Anlagegüter liegt die Grenze bei 1.000 Euro je Anlagegut.
Worauf es ankommt
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG 1988 Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dazu gehören laufende Kosten wie Miete, Wartung, Bankomat-Gebühren, Softwareabos oder Werbung ebenso wie Anschaffungen für den Betrieb. Der Beispielkatalog des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) nennt unter anderem AfA, geringwertige Wirtschaftsgüter, Personalaufwand, Wareneinkauf, Leasingaufwand, Kommunikation und Beratungskosten.
Der Unterschied liegt im Zeitpunkt. Laufende Kosten mindern den Gewinn in dem Zeitraum, in dem sie anfallen; bei Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG 1988) ist das das Jahr der Zahlung. Die Anschaffungskosten eines abnutzbaren Anlageguts wie Registrierkasse, Kartenterminal oder Ladeneinrichtung verteilen sich dagegen grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (§ 7 Abs. 1 EStG 1988). Für diesen Grundsatz gibt es eine Ausnahme: das geringwertige Wirtschaftsgut.
Zu den Anschaffungskosten zählt nicht nur der Kaufpreis. Nach den Erläuterungen des BMF gehören auch Aufwendungen dazu, die nötig sind, um das Gerät in den Betrieb zu bringen und nutzbar zu machen, etwa Transport- und Montagekosten. Sie erhöhen die Abschreibungsbasis und zählen auch beim Vergleich mit der GWG-Grenze.
Sofortabzug oder Abschreibung: die Entscheidung je Anlagegut
Die folgende Tabelle gilt für Österreich und stellt auf die Anschaffungskosten des einzelnen abnutzbaren Anlageguts ab, ohne Umsatzsteuer, wenn Ihnen der Vorsteuerabzug zusteht.
| Anschaffungskosten je Anlagegut | Behandlung | Fundstelle |
|---|---|---|
| bis 1.000 Euro | Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) möglich, als Wahlrecht; maßgeblich das einzelne Anlagegut einschließlich wirtschaftlich zusammengehöriger Teile; bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Jahr der Zahlung, bei Buchführung im Jahr der Anschaffung | § 13 EStG 1988 |
| über 1.000 Euro | Lineare AfA, gleichmäßig verteilt auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer | § 7 Abs. 1 EStG 1988 |
| über 1.000 Euro, Wirtschaftsgut ohne Ausschluss nach § 7 Abs. 1a: neu, körperlich, keine AfA-Sonderform nach § 8 (ausgenommen Kraftfahrzeuge mit einem CO₂-Emissionswert von 0 Gramm pro Kilometer), keine Anlage für fossile Energieträger | Statt linear: degressive AfA mit höchstens 30 Prozent vom jeweiligen Buchwert; Übergang zur linearen AfA mit Beginn eines Wirtschaftsjahres möglich; die Unabhängigkeit von der unternehmensrechtlichen Abschreibung gilt nach § 124b Z 356 nur für Wirtschaftsgüter, die vor dem 1. Jänner 2023 angeschafft wurden; für Elektrizitätsunternehmen im Sinne des § 7 Z 11 ElOG 2010 gilt dies weiterhin für vor dem 1. Jänner 2026 angeschaffte und hergestellte Wirtschaftsgüter | § 7 Abs. 1a, § 124b Z 356 EStG 1988 |
| geleast oder gemietet, wirtschaftlich nicht dem Nutzer zugerechnet | Keine Anschaffung beim Nutzer: Raten als laufende Betriebsausgaben; bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Jahr der Zahlung | § 4 Abs. 4 EStG 1988; BMF-Ausgabenkatalog |
Zu den Bedingungen im Einzelnen:
- Netto oder brutto. Die 1.000-Euro-Grenze ist netto zu verstehen, wenn ein Vorsteuerabzug zusteht. Für Kleinunternehmer, die nicht zur Regelbesteuerung optiert haben, gilt der Bruttobetrag (BMF, USP Unternehmensserviceportal). Wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert, steht im Artikel Kleinunternehmerregelung in Österreich.
- Zeitpunkt. Der Sofortabzug ist nach § 13 EStG 1988 bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 im Jahr der Verausgabung voll möglich. Bei Buchführung erfolgt er nach den BMF-Erläuterungen im Jahr der Anschaffung, und zwar unabhängig von der Behandlung im unternehmensrechtlichen Jahresabschluss.
- Einheit aus Teilen. Wirtschaftsgüter, die aus Teilen bestehen, sind nach § 13 EStG 1988 als Einheit aufzufassen, wenn sie nach ihrem wirtschaftlichen Zweck oder der Verkehrsauffassung eine Einheit bilden. Ob Ihr Kassaplatz aus Kassa, Bondrucker und Software ein einziges Wirtschaftsgut ist oder mehrere, hängt von dieser Bewertung ab; die BMF-Beispiele trennen Drucker, Organizer und Scanner als eigene Geräte.
- Ausnahme. Die GWG-Regel gilt nicht für Wirtschaftsgüter, die zur entgeltlichen Überlassung bestimmt sind (§ 13 EStG 1988), etwa Kassen, die vermietet oder leaseweise Dritten überlassen werden. Kassen, die zum Weiterverkauf eingekauft werden, sind dagegen kein abnutzbares Anlagegut, sondern Waren und gehören als Umlaufvermögen mit den Anschaffungskosten in die Bilanz (§ 6 Z 2 lit. a EStG 1988); die GWG-Regel greift für sie nicht.
- Zeitanteil bei der AfA. Wird das Wirtschaftsgut im Wirtschaftsjahr mehr als sechs Monate genutzt, setzt das gesamte auf das Jahr entfallende Betrag ab, sonst die Hälfte (§ 7 Abs. 2 EStG 1988).
Die GWG-Grenze von 1.000 Euro gilt seit 1. Jänner 2023 (BGBl. I Nr. 10/2022); bis 31. Dezember 2022 lag sie laut BMF bei 800 Euro. Ob die Regel greift, hängt nicht allein am Preis: § 13 EStG 1988 setzt ein abnutzbares Anlagegut voraus, fasst wirtschaftlich zusammengehörige Teile als Einheit zusammen und gilt nicht für Wirtschaftsgüter, die zur entgeltlichen Überlassung bestimmt sind; der Preis allein entscheidet über den GWG-Sofortabzug daher nicht.
Beachten Sie: Der Sofortabzug ist ein Wahlrecht. Sie dürfen die Anschaffungskosten eines GWG sofort absetzen, müssen es aber nicht; wenn Sie darauf verzichten, werden die Kosten über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Annahmen: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG 1988, Vorsteuerabzug, alle Geräte werden im März 2026 angeschafft und bezahlt, Nettopreise ohne Umsatzsteuer. Wir nehmen an, dass das Kassapaket aus Kasse und Software nach seinem wirtschaftlichen Zweck eine Einheit bildet, dass Kartenterminal und Regale dagegen eigene Wirtschaftsgüter sind. Die Nutzungsdauern sind geschätzt: fünf Jahre für das Kassapaket, zehn Jahre für die Geschäftseinrichtung. Für Betriebs- und Geschäftsausstattung sind zehn Jahre nach den BMF-Erläuterungen ein üblicher Richtwert; eine gesetzliche Vorgabe für die Nutzungsdauer von Registrierkassen nennt das BMF auf dieser Seite nicht.
| Gerät | Preis netto | Behandlung | Abzug 2026 | Abzug je Folgejahr |
|---|---|---|---|---|
| Kassapaket (Kasse mit Software) | 1.450 Euro | AfA: 1.450 ÷ 5 Jahre = 290 Euro; Nutzung ab März, mehr als 6 Monate | 290,00 Euro | 290,00 Euro (2027 bis 2030) |
| Kartenterminal | 420 Euro | GWG, Sofortabzug | 420,00 Euro | keiner |
| Ladenregale | 6.000 Euro | AfA: 6.000 ÷ 10 Jahre = 600 Euro | 600,00 Euro | 600,00 Euro |
| Bankomat-Gebühren März bis Dezember | 380 Euro | laufende Betriebsausgabe | 380,00 Euro | je nach Umsatz |
Das Kassapaket liegt mit 1.450 Euro über der GWG-Grenze und wird abgeschrieben. Das Terminal mit 420 Euro wird im Jahr der Zahlung voll abgezogen. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 2026 wirken aus dieser Anschaffung zusammen 1.310 Euro als Betriebsausgabe; ohne das Terminal wären es 890 Euro. Den Ablauf der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit den Tageslosungen der Kassa beschreibt der Artikel Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Registrierkassa führen.
Typische Fehler
- Rechnungssumme statt Einzelgerät geprüft: Maßgeblich ist das einzelne Anlagegut. Eine Gesamtrechnung über mehrere selbständige Geräte liegt nicht deshalb über der Grenze, weil sie hoch ist.
- Brutto statt netto verglichen: Bei Vorsteuerabzug zählt der Nettobetrag. Ein Terminal mit 1.070 Euro brutto kann bei 20 Prozent Umsatzsteuer als GWG durchgehen; bei 1.070 Euro netto nicht.
- Paket in Einzelteile zerlegt: Ein Komplettpaket, das eine wirtschaftliche Einheit bildet, ist als ein Wirtschaftsgut zu behandeln. Die Grenze wird nicht dadurch unterschritten, dass jedes Teil einzeln unter 1.000 Euro kostet.
- Gebraucht degressiv abgeschrieben: Degressive AfA und gebrauchte Wirtschaftsgüter schließen sich nach § 7 Abs. 1a Z 1 lit. c EStG 1988 aus. Die Ausschlüsse des § 7 Abs. 1a EStG 1988 erfassen unter anderem Wirtschaftsgüter mit einer AfA-Sonderform nach § 8 – ausgenommen Kraftfahrzeuge mit einem CO₂-Emissionswert von 0 Gramm pro Kilometer –, nicht begünstigte unkörperliche Wirtschaftsgüter und Anlagen für fossile Energieträger. Bei buchführenden Unternehmen mit Anschaffung ab 2023 folgt sie zudem der unternehmensrechtlichen Abschreibung; die frühere Unabhängigkeit gilt nach § 124b Z 356 EStG 1988 nur für Wirtschaftsgüter, die vor dem 1. Jänner 2023 angeschafft wurden – für Elektrizitätsunternehmen im Sinne des § 7 Z 11 ElOG 2010 weiterhin für vor dem 1. Jänner 2026 angeschaffte und hergestellte.
- Anlagekartei vergessen: Wer nach § 4 Abs. 3 EStG 1988 den Gewinn ermittelt, muss für abnutzbares Anlagevermögen ein Verzeichnis führen: Anschaffungstag, Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Lieferant, voraussichtliche Nutzungsdauer, jährliche AfA und Restbuchwert (§ 7 Abs. 3 EStG 1988). Die Aufbewahrung der zugehörigen Belege regelt Österreich gesondert, siehe Aufbewahrungspflichten in Österreich.
So gehen Sie vor
- Trennen Sie auf der Rechnung die einzelnen Geräte und prüfen Sie je Gerät, ob Kassa, Bondrucker oder Software eine wirtschaftliche Einheit bilden.
- Ermitteln Sie je Gerät die Anschaffungskosten inklusive Transport und Montage, netto wenn der Vorsteuerabzug zusteht, brutto bei Kleinunternehmern ohne Regelbesteuerung.
- Liegt ein Gerät bei höchstens 1.000 Euro, können Sie es als GWG sofort absetzen; bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt das Jahr der Zahlung.
- Liegt ein Gerät darüber, schätzen Sie die Nutzungsdauer und buchen Sie lineare AfA. Prüfen Sie, ob Ihr Gerät von der degressiven AfA erfasst ist (neu, körperlich, keine AfA-Sonderform nach § 8 – ausgenommen Kfz mit CO₂-Emissionswert 0 g/km –, keine Anlage für fossile Energieträger) und ob sie günstiger wäre; beachten Sie die Ausschlüsse des § 7 Abs. 1a und die Bindung an die unternehmensrechtliche Abschreibung bei Anschaffung ab 2023 (§ 124b Z 356 EStG 1988).
- Tragen Sie jedes abnutzbare Anlagegut mit Anschaffungstag, Kosten, Lieferant, Nutzungsdauer, AfA und Restbuchwert in die Anlagekartei ein.
Wie die Behandlung in Deutschland aussieht und wo dort die Grenzen liegen, beschreibt der Artikel Kasse und Kartenterminal steuerlich absetzen. Welche Kosten bei der Anschaffung einer RKSV-Kassa anfallen, zeigt Was kostet eine Registrierkasse in Österreich?