Schnittstellen der Kasse prüfen: DATEV, Waage, Buchhaltung
Kurz gesagt
Offen und dokumentiert ist eine Schnittstelle, wenn Sie Beschreibung, Datenfelder, Version und Testzugang vor Vertragsschluss erhalten. Prüfen Sie je Anbindung, ob sie im Preis enthalten ist und wer sie pflegt. In Deutschland gilt für Kassensysteme als elektronische Aufzeichnungssysteme der Export nach DSFinV-K; die offene Ladenkasse ist ausgenommen.
Das Wichtigste
- Deutschland, Kassensysteme und Registrierkassen als elektronische Aufzeichnungssysteme: Für den Datenexport an die Finanzverwaltung gilt die DSFinV-K (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 2.3); Version 2.3 genügt für Aufzeichnungen ab 1. Juli 2022.
- Österreich, Registrierkasse nach der RKSV: Das Datenerfassungsprotokoll muss seit 1. April 2017 jederzeit im vorgegebenen JSON-Exportformat auf einen externen Datenträger exportierbar sein (§ 7 Abs. 5 RKSV).
- Das DATEV-Format ist eine CSV-Datei mit Dateinamenspräfix EXTF_; Zeile 1 enthält den Header, Zeile 2 die Feldüberschriften, ab Zeile 3 stehen die Daten.
- Deutschland, Waage als Messgerät nach MessEG: Die Eichfrist endet vorzeitig, wenn das Gerät mit einer nicht zulässigen Einrichtung verbunden wird (§ 37 Abs. 2 Nr. 5 MessEG).
Wenn Ihre Kasse Daten mit anderen Systemen austauscht, etwa mit der Steuerberatung, einer Waage, einem Kartenterminal oder einer Warenwirtschaft, hängt es von diesen Anbindungen ab, wie leicht Sie später wechseln oder erweitern. Sie sind dann offen und dokumentiert, wenn Sie sie ohne den Anbieter verstehen und prüfen können.
Worum es bei der Auswahl geht
Der Artikel behandelt die Anbindungen einer Kasse an andere Systeme in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Er vergleicht keine Produkte. Offen heißt hier: Der Anbieter stellt die Schnittstellenbeschreibung auch ohne Vertrag oder vor Vertragsschluss bereit. Dokumentiert heißt: Datenfelder, Format, Version und Fehlerfälle sind beschrieben.
Diese Kriterien zählen
| Anbindung | Warum sie zählt | So prüfen Sie sie | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Steuerlicher Datenexport, Deutschland | Für Kassensysteme und Registrierkassen als elektronische Aufzeichnungssysteme gilt die DSFinV-K (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 2.3); die einheitliche digitale Schnittstelle regelt den standardisierten Export für Kassen-Nachschau und Außenprüfung (§ 4 KassenSichV). Version 2.3 genügt für Aufzeichnungen ab 1. Juli 2022, Version 2.4 enthält keine inhaltlichen Änderungen | Einen Testexport erzeugen lassen und prüfen, ob die Datei vollständig ist | Welche Version der DSFinV-K exportiert das System, und kann ich den Export ohne Ihren Support auslösen? |
| Datenexport, Österreich | Das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse muss seit 1. April 2017 jederzeit im JSON-Exportformat nach Z 3 der Anlage exportierbar sein (§ 7 Abs. 5 RKSV); auf Verlangen der Abgabenbehörde ist es zu exportieren (§ 19 Abs. 2 RKSV) | Export einmal ausführen und die Datei prüfen | Auf welchem Weg exportiere ich das Datenerfassungsprotokoll? |
| Buchhaltung und DATEV | Das DATEV-Format ist eine CSV-Datei mit Dateinamenspräfix EXTF_; Zeile 1 enthält den Header, Zeile 2 die Feldüberschriften, ab Zeile 3 stehen die Daten, Felder sind durch Semikolon getrennt (DATEV Developer Portal) | Beispieldatei von der Steuerberatung importieren lassen | Welche Version des DATEV-Formats und welche Formatkategorie liefert die Kasse? |
| Buchhaltung ohne DATEV | Andere Programme erwarten eigene Formate | Gewünschtes Format bei der Steuerberatung erfragen | Welche Dateiformate oder Programmierschnittstellen unterstützt die Kasse außerdem? |
| Waage, Deutschland | Fällt die Waage als Messgerät unter das MessEG, dürfen Messwerte im geschäftlichen Verkehr nur genutzt werden, wenn das Messgerät bestimmungsgemäß verwendet wurde (§ 33 Abs. 1 MessEG); die Eichfrist endet vorzeitig, wenn es mit einer nicht zulässigen Einrichtung verbunden wird (§ 37 Abs. 2 Nr. 5 MessEG) | Zulässigkeit der Anbindung vom Waagenhersteller schriftlich bestätigen lassen | Ist die Verbindung dieser Waage mit diesem Kassensystem zugelassen, und wer haftet für den Eichstatus? |
| Kartenterminal | Bindung an einen Zahlungsdienstleister möglich | Siehe Kasse mit integrierter Kartenzahlung | Welches Protokoll nutzt die Anbindung, und funktionieren andere Terminals? |
| Warenwirtschaft, Webshop, Lieferdienst | Bestände und Bestellungen müssen übergeben werden | Datenrichtung und Zeitpunkt der Übergabe prüfen | In welche Richtung und wie oft werden Daten übertragen, und wer korrigiert Fehler? |
Wann eine Schnittstelle offen und dokumentiert ist
Die Kriterien sind eine redaktionelle Einschätzung; die Checkliste ersetzt keine Schnittstellenprüfung durch Ihre IT oder Steuerberatung.
| Kriterium | Woran Sie es erkennen | Frage |
|---|---|---|
| Beschreibung liegt vor | Dokument mit Version und Datum, vor Vertragsschluss erhältlich | Kann ich die Beschreibung heute erhalten? |
| Datenfelder benannt | Feldliste mit Typ, Einheit und Beispiel | Gibt es eine Beispieldatei mit erfundenen Daten? |
| Version und Änderungen | Versionsnummer und Änderungsverzeichnis | Wie kündigen Sie Änderungen an, und mit welcher Frist? |
| Testzugang | Testumgebung oder Testexport ohne Produktivdaten | Kann ich die Anbindung testen, bevor ich unterschreibe? |
| Wer pflegt sie | Hersteller oder Drittanbieter ist benannt | Wer behebt Fehler der Schnittstelle und in welcher Zeit? |
| Kosten | Preis oder Inklusivleistung steht im Angebot | Ist die Schnittstelle im Preis enthalten, oder fällt eine Gebühr an? |
| Maschinenlesbar | Format ist CSV, JSON oder XML mit Beschreibung | Welches Format liefern Sie? |
| Ausfallverhalten | Beschrieben, was bei Fehler passiert | Gehen Daten verloren, wenn die Gegenseite nicht erreichbar ist? |
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Preise nennt der Artikel nicht. Fragen Sie für jede Anbindung, ob sie im Grundpreis steckt, als Zusatzmodul oder pro Nutzung berechnet wird. Fragen Sie auch, ob Drittanbieter eigene Gebühren erheben und was ein Formatwechsel kostet, wenn Ihre Steuerberatung später ein anderes Programm einsetzt.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Die Beschreibung gibt es erst nach Unterschrift oder gegen Gebühr.
- Die Anbindung funktioniert nur mit einem benannten Partnerprodukt.
- Der Anbieter nennt keine Version und kein Änderungsverfahren.
- Der steuerliche Export wird nur vom Anbieter ausgelöst.
- Die Waagenanbindung ist nicht vom Waagenhersteller bestätigt.
- Die Zusagen zur Schnittstelle stehen nur im Prospekt, nicht im Vertrag.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung.
| Betrieb | Was am meisten zählt | Naheliegender Prüfpunkt |
|---|---|---|
| Betrieb mit Steuerberatung, die DATEV nutzt | Buchhaltungsexport | Beispieldatei importieren lassen |
| Fleischerei, Bäckerei, Hofladen mit Waage | Waagenanbindung | Zulässigkeit schriftlich bestätigen lassen |
| Betrieb mit Webshop | Auftrags- und Bestandsübergabe | Datenrichtung und Fehlerfall prüfen |
| Betrieb, der später wechseln will | Offene Datenexporte | Export testen und Format notieren (Datenexport im Vertrag) |
So prüfen Sie Schnittstellen in fünf Schritten
- Listen Sie auf, welche Programme und Geräte mit der Kasse sprechen müssen, und fragen Sie Ihre Steuerberatung nach dem gewünschten Format.
- Fordern Sie je Anbindung Beschreibung, Version und Preis schriftlich an.
- Lassen Sie aus Testdaten einen Tagesabschluss exportieren und von der Steuerberatung importieren.
- Vergleichen Sie die Summen: Der Tagesumsatz der Kasse muss mit der Summe im Zielprogramm übereinstimmen, auch auf den Cent.
- Halten Sie die Zusagen im Vertrag fest (Kassenvertrag-Checkliste) und ordnen Sie die Anbindungen in den Anforderungskatalog ein.