Steuernummer oder USt-IdNr.: Was gehört auf Rechnung und Beleg?

Zwei Nummern, die nicht dasselbe sind: Die Steuernummer führt Ihr Finanzamt für Sie, die USt-IdNr. gibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zusätzlich heraus. Welche davon wohin gehört, entscheidet die Art des Dokuments und der Kunde.

Was ist was?

Die Steuernummer ist die Nummer, die das Finanzamt dem Unternehmer erteilt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt das BZSt auf Antrag (§ 27a Abs. 1 UStG); sie ist nach dessen Angaben eine eigenständige Nummer zusätzlich zur Steuernummer und wird für Lieferungen und Leistungen im EU-Binnenmarkt gebraucht. Sie gilt nur für den unternehmerischen Bereich.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist eine dritte, andere Nummer. Sie muss nicht beantragt werden; wer zur Abführung von Umsatzsteuer verpflichtet oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist, erhält sie nach dem BZSt seit November 2024. § 14 Abs. 4 UStG nennt sie nicht.

Entscheidungstabelle: Welche Nummer wohin?

Die Tabelle zeigt, was der Aussteller auf Rechnung oder Beleg angeben muss. Sie gilt für Unternehmer mit Leistungen im Inland, soweit unten nicht anders vermerkt; Stand der Vorschriften: 13. Oktober 2026.

Dokument oder Fall	Nummer des Ausstellers	Nummer des Kunden	Grundlage
Reguläre Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG (zwingend bei Gesamtbetrag über 250 Euro, außer bei steuerfreien Kleinunternehmerumsätzen, siehe letzte Zeile)	Steuernummer oder USt-IdNr.	keine Nummer, nur Name und Anschrift	§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und 2 UStG
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag	keine Nummer verlangt (Name, Anschrift, Datum, Art und Menge, Entgelt mit Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz)	keine	§ 33 Satz 1 UStDV
Kleinbetragsrechnung über Leistungen nach §§ 3c, 6a oder 13b UStG	die Erleichterung gilt nicht, es gilt § 14 Abs. 4 UStG	richtet sich nach § 14a UStG	§ 33 Satz 3 UStDV
Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems (Kassenbon)	keine Nummer in der Mindestangabenliste	keine	§ 6 Satz 1 KassenSichV
Innergemeinschaftliche Lieferung	USt-IdNr.	USt-IdNr. des Empfängers; Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats	§ 14a Abs. 3 UStG
Sonstige Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen EU-Staat, Steuerschuld beim Empfänger	USt-IdNr.	USt-IdNr. des Empfängers; Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats	§ 14a Abs. 1 UStG
Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft	USt-IdNr.	USt-IdNr. des Leistungsempfängers	§ 14a Abs. 7 UStG
Leistung im Inland, bei der der Empfänger die Steuer nach § 13b Abs. 2 UStG schuldet	Nummer nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG (§ 14a Abs. 5 UStG hebt nur Nr. 8 auf), dazu der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“	§ 14a Abs. 5 UStG nennt keine Nummer des Empfängers	§ 14a Abs. 5 UStG
Kleinunternehmer mit steuerfreien Umsätzen nach § 19 UStG	Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer	keine Nummer	§ 34a Satz 1 Nr. 2 UStDV

Die Zeile zum Kassenbon heißt nicht, dass ein Kassenbon immer ausreicht: Wer als Leistender zur Rechnung verpflichtet ist, etwa bei Leistungen an andere Unternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG), stellt eine Rechnung aus, und für die gelten die Zeilen darüber. Zu den übrigen Pflichtangaben siehe Pflichtangaben auf der Rechnung und Kleinbetragsrechnung.

USt-IdNr. beantragen

Das BZSt vergibt die Nummer erst, wenn die umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt abgeschlossen und an das BZSt übermittelt ist. Der Antrag kann auf drei Wegen gestellt werden:

1. Bei der Gründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt: Dort ist ein Feld anzukreuzen, das Finanzamt leitet den Antrag weiter.
2. Online über das Formular des BZSt.
3. Schriftlich an das BZSt, Dienstsitz Saarlouis, mit Name und Anschrift, zuständigem Finanzamt und Steuernummer.

Das BZSt teilt die Nummer ausschließlich per Post mit und erhebt dafür keine Gebühren. Die Datenübermittlung vom Finanzamt kann einige Zeit dauern; sind die dort hinterlegten Daten falsch oder unvollständig, wenden Sie sich an das Finanzamt, denn das BZSt kann sie nicht berichtigen.

Wann Sie die USt-IdNr. wirklich brauchen

Nach dem BZSt brauchen Unternehmen sie, wenn sie Waren in das übrige Gemeinschaftsgebiet liefern, von dort erwerben, Dreiecksgeschäfte ausführen oder steuerpflichtige sonstige Leistungen erbringen, für die der Empfänger die Steuer schuldet. Rein inländische Rechnungen verlangen nach § 14 Abs. 4 UStG eine der beiden Nummern; bei steuerfreien Kleinunternehmerumsätzen genügt nach § 34a UStDV auch die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Beim Webshop mit Versand in andere EU-Staaten kann sich das ändern; dazu der Artikel zum OSS-Verfahren.

Typische Fehler

• Falscher Aussteller. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG verlangt die Nummer des leistenden Unternehmers, auch wenn der Empfänger die Rechnung als Gutschrift ausstellt.
• Veraltete Steuernummer. Ändert das Finanzamt die Steuernummer, steht auf neuen Rechnungen die neue; die USt-IdNr. bleibt in den im BZSt-FAQ genannten Fällen gültig.
• Fehlende USt-IdNr. des Kunden bei innergemeinschaftlicher Lieferung. Fragen Sie sie vor der Rechnungsstellung ab; § 14a Abs. 3 UStG verlangt sie in der Rechnung.
• Rechnung zu spät. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt der 15. Tag des Folgemonats, nicht die Sechs-Monats-Frist des § 14 Abs. 2 UStG.
• Kassenbon als Rechnung an ein Unternehmen. Soll ein Bon über mehr als 250 Euro als Rechnung dienen, muss er die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten, auch Steuernummer oder USt-IdNr.; für steuerfreie Kleinunternehmerumsätze gilt § 34a UStDV.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie, welche Nummer in Ihrer Rechnungsvorlage steht, und ob sie dem Aussteller gehört.
• Beantragen Sie die USt-IdNr., bevor Sie Waren oder Leistungen in anderen EU-Staaten ausführen oder beziehen.
• Fordern Sie die USt-IdNr. des Empfängers an, soweit § 14a UStG sie für den jeweiligen Umsatz verlangt (etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen), bevor Sie die Rechnung ausstellen.
• Prüfen Sie, ob Ihre Kasse die Pflichtangaben des § 6 KassenSichV auf dem Bon ausgibt; eine Steuernummer gehört nicht zu dieser Mindestangabenliste.