Trainings- und Schulungsbuchungen in der Registrierkasse (Österreich)
Kurz gesagt
In Österreich werden Trainingsbuchungen an einer Registrierkasse nach der RKSV wie Barumsätze signiert und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert, aber als Training bezeichnet; sie verändern den Umsatzzähler nicht (§ 7 Abs. 2, § 8 Abs. 1, § 9 Abs. 1 RKSV). Sie dürfen nicht zur Aufzeichnung von Umsätzen dienen.
Das Wichtigste
- Österreich, Registrierkassen nach RKSV: Trainings- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze zu erfassen und im Datenerfassungsprotokoll abzuspeichern (§ 7 Abs. 2 RKSV).
- Österreich: Trainingsbuchungen dürfen sich nicht auf den Umsatzzähler auswirken (§ 8 Abs. 1 RKSV).
- Österreich: Jede Trainingsbuchung ist elektronisch zu signieren (§ 9 Abs. 1 RKSV); im maschinenlesbaren Code steht die Bezeichnung Trainingsbuchung (§ 10 Abs. 3 RKSV).
- Österreich: Belege für Trainingsbuchungen sind ausdrücklich als solche zu bezeichnen (§ 11 Abs. 3 RKSV).
- Österreich: § 7 Abs. 2 und §§ 8 bis 11 RKSV gelten seit 1. April 2017 (§ 25 Abs. 1 RKSV).
- Österreich: Trainingsbuchungen sind ab der Inbetriebnahme der Registrierkasse aufzunehmen und dürfen nicht zur Aufzeichnung von Umsätzen verwendet werden (Erlass 175/2026, Abschnitt 3.1.2).
In Österreich signiert die Registrierkasse jeden einzelnen Barumsatz und speichert ihn im Datenerfassungsprotokoll (§ 7 Abs. 1, § 9 Abs. 1 RKSV). Übungsbuchungen müssen von echten Umsätzen unterscheidbar bleiben. Dieser Artikel betrifft Registrierkassen mit Sicherheitseinrichtung nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und zeigt, wie Sie Schulungsbuchungen so führen, dass das Datenerfassungsprotokoll (DEP) nicht durch Übungsumsätze verfälscht wird.
Was Sie vorab brauchen
- Eine in Betrieb genommene Registrierkasse, die einen Trainingsmodus oder Trainingsbeleg kennt (Auskunft des Herstellers).
- Eine verbundene Signatur- oder Siegelerstellungseinheit; auch Trainingsbuchungen werden signiert.
- Eine eigene Kennung für Übende (siehe Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten).
- Ein Blatt für den Schulungsvermerk mit Datum, Person und Zweck.
Training und Echtbetrieb im Vergleich
Die Tabelle zeigt, was für Trainingsbuchungen gilt und wie sie sich vom Barumsatz unterscheiden.
| Merkmal | Barumsatz | Trainingsbuchung | Quelle |
|---|---|---|---|
| Datenerfassungsprotokoll | wird erfasst und gespeichert | wird wie ein Barumsatz erfasst und gespeichert | § 7 Abs. 1 und 2 RKSV |
| Signatur | wird signiert | wird signiert | § 9 Abs. 1 RKSV |
| Umsatzzähler | wird erhöht | bleibt unverändert | § 8 Abs. 1 RKSV; Erlass 3.2.4 |
| Maschinenlesbarer Code | enthält den verschlüsselten Umsatzzählerstand | enthält die Bezeichnung Trainingsbuchung; statt des Umsatzzählerstands steht die Buchstabengruppe TRA | § 10 Abs. 3 RKSV; Erlass 4.6.7 |
| Beleg | Belegangaben nach § 11 RKSV | Beleg ist ausdrücklich als Trainingsbeleg zu bezeichnen | § 11 Abs. 3 RKSV |
| Verwendung | Aufzeichnung des Umsatzes | darf nicht zur Aufzeichnung von Umsätzen verwendet werden | Erlass 3.1.2 |
Der Erlass 175/2026 ordnet die Trainingsbuchung als sonstigen aufzeichnungspflichtigen Vorgang ein (Abschnitt 2.4.3): ein Vorgang, der keinen Geschäftsvorfall anstößt, aber der Überprüfbarkeit der vollständigen und richtigen Erfassung dient. Trainingsbuchungen sind danach im Kassensystem zu erfassen und zu signieren. Ab wann, regelt Abschnitt 3.1.2: ab der Inbetriebnahme der Registrierkasse.
Schritt für Schritt: Training durchführen
Die Reihenfolge ist eine Empfehlung der Redaktion; die Anforderungen an die Buchungen stammen aus der RKSV.
Schritt 1: Trainingsmodus aktivieren
Wechseln Sie bewusst in den Trainingsmodus Ihrer Registrierkasse. Prüfen Sie, dass die Kasse das am Bildschirm anzeigt. Ein Verkauf im Echtbetrieb ist kein Training.
Schritt 2: Übungsfälle durchspielen
Üben Sie Bonieren, Storno, Rabatt und Zahlarten mit ausgedachten Artikeln. Die Kasse signiert jede Trainingsbuchung (§ 9 Abs. 1 RKSV), also muss die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit verbunden sein.
Schritt 3: Belege prüfen
Kontrollieren Sie einen Übungsbeleg: Er muss ausdrücklich als Trainingsbeleg bezeichnet sein (§ 11 Abs. 3 RKSV). Händigen Sie ihn keinem Gast als Zahlungsbeleg aus.
Schritt 4: Kein Geschäftsfall und keine Barzahlung
Nehmen Sie im Training keine Barzahlung an. Nach dem Erlass dürfen Trainingsbuchungen nicht zur Aufzeichnung von Umsätzen verwendet werden (Abschnitt 3.1.2).
Schritt 5: Trainingsmodus beenden
Verlassen Sie den Trainingsmodus und melden Sie die übende Person ab. Vermerken Sie Datum, Zeitraum und Person im Schulungsvermerk.
Schritt 6: Umsatzzähler prüfen
Falls Ihre Kasse den Stand des Umsatzzählers oder des Tagesumsatzes anzeigt, vergleichen Sie ihn vor und nach dem Training. Er darf sich nicht verändert haben (§ 8 Abs. 1 RKSV).
Sonderfall: Test nach einer Reparatur
Haben Sie bei einer Fehlerbehebung Komponenten korrigiert, sind die Eingaben zum Test dieser Komponenten als Trainingsbuchungen zu kennzeichnen. Die Fehlerursache und das Vorgehen sind nach § 132 BAO zu dokumentieren (Erlass 175/2026, Abschnitt 3.5.3.3).
Stornieren: Was gilt für Testeinträge?
Die Antwort hängt davon ab, wie der Eintrag entstanden ist.
| Fall | Was gilt | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Echtes Training im Trainingsmodus | Der Umsatzzähler ändert sich nicht (§ 8 Abs. 1 RKSV) | Nichts stornieren; Vermerk führen |
| Testverkauf im Echtbetrieb gebucht | Die Kasse führt ihn wie einen Barumsatz: signiert, gespeichert, im Umsatzzähler aufsummiert | Eine Stornobuchung erstellen. Sie wird signiert und gespeichert (§ 7 Abs. 2, § 9 Abs. 1 RKSV) und im Umsatzzähler mit Minusvorzeichen aufsummiert (Erlass 3.2.4) |
| Unklar, ob Training oder Echtbetrieb | Das DEP zeigt, wie die Kasse den Vorgang führt | Mit Hersteller und Steuerberatung klären; nichts selbst löschen |
So prüfen Sie das Ergebnis
Drucken Sie einen Übungsbeleg aus und lesen Sie die Kennzeichnung. Prüfen Sie, dass der Stand des Umsatzzählers vor und nach dem Training gleich ist, falls Ihre Kasse ihn anzeigt, und dass Tagesumsatz und Bargeldbestand unverändert sind. Lassen Sie den Hersteller bestätigen, wie Ihre Kasse den Code mit der Gruppe TRA erzeugt.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Trainingsbeleg trägt keine Kennzeichnung | Kasse oder Einstellung erfüllt § 11 Abs. 3 RKSV nicht | Hersteller fragen; Kasse nicht für Training nutzen, bis das geklärt ist |
| Umsatzzähler ist nach dem Training höher | Es wurde im Echtbetrieb gebucht | Stornobuchung, dann mit Steuerberatung klären |
| Übungsbeleg beim Gast gelandet | Beleg nicht eingezogen | Gast bitten, ihn zurückzugeben; Vorgang im Schulungsvermerk festhalten |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenden Sie sich an den Kassenhersteller, wenn die Kasse Training und Echtbetrieb nicht unterscheiden kann. Ihre Steuerberatung hilft, wenn Test- oder Übungsumsätze im Umsatzzähler gelandet sind. Zum Umgang mit Stornos siehe Storno, Rückgabe oder Gutschrift, zur Inbetriebnahme die Checkliste zur Registrierkasse.