Gesamtkosten einer Kasse berechnen: Rechenweg
Kurz gesagt
Die Gesamtkosten einer Kasse sind die Summe aller Zahlungen über die geplante Nutzungsdauer: Einmalkosten, monatliche Kosten, spätere Preisänderungen und Kosten zum Ausstieg. Der Rechenweg im Artikel mit angenommenen Preisen zeigt für fünf Jahre bei Kauf 4.620 Euro und bei Miete 5.386 Euro; der Kauf liegt ab dem 36. Monat vorn.
Das Wichtigste
- Rechnen Sie mit der Nutzungsdauer, die Sie planen, nicht mit der Mindestlaufzeit des Angebots.
- Ausgleichsmonat = Differenz der Einmalkosten ÷ (Monatsmiete − monatliche Kosten beim Kauf).
- Zu den Posten gehören auch spätere Preisänderungen, Ersatzteile und der Datenexport zum Vertragsende.
- Alle Zahlen im Artikel sind Annahmen in Euro ohne Umsatzsteuer; sie sind keine Preise eines Anbieters.
Ein Angebot kann einen Monatspreis in den Vordergrund stellen. Was eine Kasse über die Jahre kostet, beantwortet erst eine Rechnung, die alle Zahlungen einer Nutzungsdauer addiert. Der Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie Sie diese Rechnung für Mietmodell und Kaufmodell aufstellen, und rechnet ein vollständiges Beispiel.
Was Sie vorab brauchen
- Zwei oder mehr Angebote, in denen Sie Einmalkosten, monatliche Kosten und Vertragsbedingungen getrennt finden (Kosten im Überblick).
- Ihre geplante Nutzungsdauer in Monaten und einen kürzeren Vergleichsfall.
- Eine Tabellenkalkulation oder Stift und Papier. Die Beträge im Beispiel sind Euro ohne Umsatzsteuer; wer in Franken rechnet, setzt seine Werte ein.
Schritt für Schritt: die Rechnung aufstellen
Schritt 1: Nutzungsdauer festlegen
Wählen Sie die Zahl der Monate, die Sie die Kasse voraussichtlich nutzen, im Beispiel 60. Rechnen Sie einen zweiten Fall mit weniger Monaten, im Beispiel 24 und 36.
Schritt 2: Alle Posten sammeln
Tragen Sie je Angebot jeden Posten ein, auch wenn er 0 kostet. Fehlt er im Angebot, fragen Sie nach.
| Posten | Kauf | Miete | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Gerät, Drucker, Lade | einmalig | in der Miete | Was ist enthalten, was kostet Zubehör? |
| Einrichtung, Schulung | einmalig | einmalig | Ist sie im Paket oder eine eigene Position? |
| Software | monatlich | in der Miete | Welche Module sind im Preis? |
| Support, Updates | monatlich | in der Miete | Was ist ausgeschlossen? |
| Preisänderung nach der Mindestlaufzeit | ja, falls vorgesehen | ja, falls vorgesehen | Gibt es eine Preisanpassungsklausel, wie hoch? |
| Ersatz von Verschleißteilen | einmalig | in der Miete oder extra | Wer zahlt Drucker, Lade, Display? |
| Datenexport und Ausstieg | einmalig | einmalig | Was kostet der Export, in welchem Format? (Datenexport) |
| Restwert | mindert die Kosten | entfällt | Gibt es einen Rückkauf oder Verkaufswert? |
Schritt 3: Einmalkosten addieren
Beim Kauf im Beispiel: Gerät 1.400 Euro plus Einrichtung 300 Euro gleich 1.700 Euro. Bei der Miete fällt nur die Einrichtung mit 300 Euro an.
Schritt 4: Monatliche Kosten mal Monate
Kauf: Software 30 Euro plus Support 10 Euro gleich 40 Euro je Monat; 60 Monate ergeben 2.400 Euro. Miete: ein Paket von 79 Euro je Monat; 60 Monate ergeben 4.740 Euro.
Schritt 5: Preisänderungen und spätere Einmalposten ergänzen
Im Beispiel steigt die Software beim Kauf ab Monat 37 um 5 Euro je Monat (24 Monate, 120 Euro), die Miete um 4 Euro je Monat (96 Euro). Beim Kauf wird in Monat 40 ein Bonddrucker für 150 Euro ersetzt. Zum Ausstieg kostet der Datenexport in beiden Modellen 250 Euro.
Schritt 6: Summe, Durchschnitt und Ausgleichsmonat bilden
Gesamtkosten = Einmalkosten + monatliche Kosten × Monate + Preisänderungen + spätere Einmalposten + Ausstieg − Restwert.
| Posten (Euro, angenommen) | Kauf | Miete |
|---|---|---|
| Einmalkosten | 1.700 | 300 |
| Monatliche Kosten, 60 Monate | 2.400 | 4.740 |
| Preisänderung ab Monat 37 | 120 | 96 |
| Ersatz Bonddrucker | 150 | 0 |
| Datenexport | 250 | 250 |
| Restwert | 0 | 0 |
| Gesamtkosten nach 60 Monaten | 4.620 | 5.386 |
| Durchschnitt je Monat (Summe ÷ 60) | 77,00 | 89,77 |
Der Ausgleichsmonat zeigt, ab wann der Kauf günstiger ist: Differenz der Einmalkosten (1.700 − 300 = 1.400 Euro) geteilt durch die Differenz der Monatskosten (79 − 40 = 39 Euro) ergibt 35,9, also Monat 36. Vor Monat 36 ist die Miete günstiger, danach der Kauf. Der Wert gilt für die Annahmen des Beispiels und ohne Preisänderungen.
Dieselbe Rechnung für kürzere Fälle:
| Nutzungsdauer | Kauf (Euro) | Miete (Euro) | Günstiger |
|---|---|---|---|
| 24 Monate | 2.910 | 2.446 | Miete, um 464 |
| 36 Monate | 3.390 | 3.394 | praktisch gleich, Kauf um 4 |
| 60 Monate | 4.620 | 5.386 | Kauf, um 766 |
So prüfen Sie das Ergebnis
- Rechnen Sie das Beispiel mit Ihren Werten nach und prüfen Sie jede Summe einmal in die Gegenrichtung (Gesamtkosten ÷ Monate muss den Durchschnitt ergeben).
- Ändern Sie die wichtigste Annahme, etwa den Monatspreis um 10 Euro, und beobachten Sie, ob das Ergebnis kippt. Im Beispiel verschiebt sich der Ausgleichsmonat bei 89 statt 79 Euro Miete auf 1.400 ÷ 49 = 28,6, also Monat 29.
- Kontrollieren Sie, dass beide Spalten dieselben Leistungen enthalten. Eine Miete mit Austauschgerät und ein Kauf ohne Ersatz sind nicht vergleichbar.
- Halten Sie fest, was bewusst fehlt: Kartenterminal und Zahlungsgebühren, Papier, Strom, Umsatzsteuer.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Miete und Kauf liegen fast gleich | Annahmen decken beide Modelle gleich ab | Rechnen Sie den kürzeren Fall und achten Sie auf Kündigungsfristen |
| Ein Posten fehlt in einem Angebot | Er ist nicht ausgewiesen | Fragen Sie schriftlich, ob er 0 kostet oder anderswo steckt |
| Das Ergebnis hängt an einer Zahl | Eine einzelne Annahme dominiert | Variieren Sie sie um mindestens 20 Prozent und halten Sie beide Ergebnisse fest |
| Zwei Angebote haben verschiedene Laufzeiten | Der Vergleich nutzt unterschiedliche Zeiträume | Rechnen Sie beide über dieselben Monate |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wie sich Kauf, Miete oder Leasing steuerlich und bilanziell auswirken, hängt von Ihrem Betrieb und Land ab und gehört in die Beratung durch Ihre Steuerberatung oder Treuhandstelle. Die Entscheidung zwischen den Modellen behandelt Kasse mieten oder kaufen; Posten, die in Angeboten fehlen können, listet Versteckte Kosten beim Kassensystem.