Versteckte Kosten beim Kassensystem erkennen

Der Preis in einem Kassenangebot und die Summe, die Sie am Ende zahlen, können auseinanderliegen. Der Artikel führt die Posten auf, nach denen Sie fragen sollten, und gibt zu jedem eine Frage an den Anbieter. Er nennt keine Preise, weil ein Angebot nur seine eigenen Posten kennt.

Diese Posten sollten in jedem Angebot stehen

Die Tabelle zeigt je Posten, warum er in einem Angebot fehlen kann und was Sie fragen. Länderhinweise stehen in der Zeile.

Posten	Warum er fehlen kann	Frage an den Anbieter
Einrichtung, Datenübernahme, Schulung	Sie kann als eigene Dienstleistung berechnet werden	Ist die Einrichtung im Preis? Wie viele Schulungsstunden?
Updates und Funktionserweiterungen	Sie können im Abo stecken oder nur für bestimmte Versionen gelten	Sind alle Updates im Preis, auch bei Gesetzesänderungen? Bis zu welcher Version?
Support	Hotline, Fernwartung und Einsatz vor Ort können getrennt abgerechnet werden	Welche Zeiten, welche Reaktionszeit, was kostet ein Einsatz vor Ort? (Support prüfen)
Zusatzmodule und Lizenzen	Küchendrucker, Schnittstellen oder weitere Kassenplätze können eigene Lizenzen brauchen	Welche Module sind enthalten, was kostet jede Erweiterung je Monat?
Sicherheitseinrichtung, Deutschland	Elektronische Kassensysteme müssen durch eine zertifizierte TSE gesichert sein (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO); die offene Ladenkasse ist ausgenommen	Ist die TSE im Preis? Einmalig oder im Abo? Was kostet ein Ersatz bei Defekt oder Ablauf? (TSE-Zertifikat)
Meldung der Kasse, Deutschland	Anschaffung und Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO); bei geleasten oder geliehenen Systemen gilt statt des Anschaffungsdatums der Beginn des Leasings, des Leihvertrags oder der Zurverfügungstellung (AEAO Nr. 1.16.2.6)	Übernimmt der Anbieter die Übermittlung in Vollmacht? Zu welchem Preis? (Kassenmeldung)
Preisänderungen	Ein Vertrag kann Anpassungen vorsehen	Gibt es eine Preisanpassungsklausel, in welcher Höhe, wann? (Kassenvertrag prüfen)
Hardware-Ersatz	Verschleißteile und Austausch können ausgeschlossen sein	Wer zahlt Drucker, Lade und Display nach Ablauf der Garantie? Wie schnell kommt Ersatz?
Mindestlaufzeit und Kündigung	Verlängerungen können im Vertrag stehen	Wie lange bin ich gebunden? Was kostet eine vorzeitige Beendigung?
Rückgabe von Geräten, Miete	Rücksendung und Datenlöschung können berechnet werden	Wer trägt Versand und Datenlöschung am Ende?
Datenexport und Aufbewahrung	Der Export kann kostenpflichtig oder nur in einem Format angeboten sein	In welchem Format, zu welchem Preis, wie lange bleibt der Zugriff nach Vertragsende? (Datenexport)
Zahlungsgebühren und Terminal	Sie können getrennt vom Kassenpreis abgerechnet werden	Welche Entgelte fallen je Zahlung an, gibt es Mindest- oder Fixbeträge?

Warum der Datenexport mehr als eine Komfortfrage ist

Aufbewahrungsfristen enden nicht mit dem Vertrag. Soweit Daten aus der Kasse zu den Büchern, Aufzeichnungen oder Belegen Ihres Betriebs gehören, müssen Sie sie weiter aufbewahren. Die Tabelle nennt die Grundfristen je Land.

Land	Frist	Norm
Deutschland	10 Jahre (Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Abschlüsse); 8 Jahre (Buchungsbelege); 6 Jahre (übrige Unterlagen)	§ 147 Abs. 3 AO
Österreich	7 Jahre ab Schluss des Kalenderjahres (bei abweichendem Wirtschaftsjahr des Kalenderjahres, in dem es endet)	§ 132 Abs. 1 BAO
Schweiz	zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 OR

In Deutschland beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, der Buchungsbeleg entstanden ist oder die Aufzeichnung vorgenommen wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). In Österreich sind Bücher und Aufzeichnungen darüber hinaus aufzubewahren, solange sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 Satz 1 BAO). Fragen Sie deshalb vor Vertragsschluss, wie Sie an Ihre Daten kommen, wenn der Vertrag endet. Altdaten beim Wechsel: Altdaten aufbewahren.

Was das Recht zu Klauseln im Kleingedruckten sagt

Für Verträge nach deutschem Recht gilt: Allgemeine Geschäftsbedingungen sind für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierte Vertragsbedingungen, die eine Seite der anderen stellt (§ 305 Abs. 1 BGB). Gegenüber Unternehmern finden § 305 Abs. 2 und 3 sowie § 308 Nr. 1, 2 bis 9 und § 309 BGB keine Anwendung; § 307 Abs. 1 und 2 BGB gilt auch dort (§ 310 Abs. 1 BGB).

Zwei Regeln helfen Ihnen beim Lesen. Eine Bestimmung, die so ungewöhnlich ist, dass Sie nicht mit ihr rechnen mussten, wird nicht Vertragsbestandteil; Zweifel bei der Auslegung gehen zulasten dessen, der die Bedingungen stellt (§ 305c Abs. 1 und 2 BGB). Eine Bestimmung ist zudem unwirksam, wenn sie Sie unangemessen benachteiligt, was sich auch daraus ergeben kann, dass sie nicht klar und verständlich ist (§ 307 Abs. 1 BGB). Ob das für eine bestimmte Klausel zutrifft, lässt sich nicht pauschal sagen. Verträge nach österreichischem oder schweizerischem Recht folgen anderen Vorschriften, die dieser Artikel nicht behandelt.

Warnsignale im Angebot

• Ein Preis ohne Aufschlüsselung in einmalig und laufend.
• Posten, die der Anbieter nicht schriftlich benennen will.
• Ein Verweis auf eine Preisliste, die Sie vor Vertragsschluss nicht erhalten.
• Eine Preisanpassungsklausel ohne Höchstgrenze oder Anlass.
• Ein Export nur über den Anbieter und ohne Formatangabe.

So prüfen Sie ein Angebot in fünf Schritten

1. Legen Sie die Tabelle oben neben das Angebot und markieren Sie jeden Posten, der darin nicht steht.
2. Fragen Sie schriftlich nach den markierten Posten und lassen Sie sich die Antworten bestätigen.
3. Tragen Sie die Antworten in die Kostenrechnung ein (Gesamtkosten berechnen).
4. Lesen Sie die Geschäftsbedingungen auf Klauseln zu Preisänderung, Laufzeit, Rückgabe und Datenzugriff.
5. Vergleichen Sie die Summen mehrerer Angebote über dieselbe Laufzeit (Kosten in Deutschland, Österreich, Schweiz).