Was kostet ein Kassensystem in Deutschland?
Kurz gesagt
Ein Kassensystem in Deutschland besteht aus einmaligen Kosten (Geräte, Einrichtung) und laufenden Kosten (Software, Sicherheitseinrichtung, Support). Wie hoch sie sind, hängt vom Angebot ab; wir nennen keine Marktpreise. Die Beispielrechnung mit angenommenen Preisen ergibt für 36 Monate netto 2.900, 6.150 und 12.750 Euro bei einem, zwei und vier Kassenplätzen; das sind Teilsummen ohne Kartenterminal, Zahlungsgebühren, Papier, Strom und Umsatzsteuer.
Das Wichtigste
- Kostenbausteine: Hardware, Einrichtung und Schulung, Software, Sicherheitseinrichtung (TSE), Support, Zahlungsgebühren.
- Vergleichen Sie Gesamtkosten über die geplante Laufzeit, nicht den Monatspreis.
- Die Beispielrechnung nutzt ausschließlich angenommene Nettopreise und lässt Kartenterminal, Zahlungsgebühren und Umsatzsteuer aus; sie ist kein Preisvergleich.
- Eine zertifizierte TSE ist für elektronische Aufzeichnungssysteme Pflicht (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO), ihre Kosten gehören in jeden Vergleich.
Die Kosten eines Kassensystems fallen an mehreren Stellen an, und in einem Angebot kann eine davon im Vordergrund stehen, während andere im Kleingedruckten stehen oder fehlen. Wer Angebote vergleicht, braucht deshalb die Bausteine und eine Rechnung über die Laufzeit. Der Artikel ordnet die Bausteine, rechnet ein Beispiel mit angenommenen Zahlen und zeigt, was dabei nicht erfasst ist.
Aus welchen Kostenbausteinen sich ein Kassensystem zusammensetzt
Die Tabelle nennt je Baustein, ob er einmalig oder laufend anfällt und was ihn bestimmt.
| Baustein | Art | Wovon er abhängt | Was Sie prüfen |
|---|---|---|---|
| Kassengerät, Bondrucker, Kassenlade | einmalig oder Miete | Zahl der Kassenplätze, Gerätetyp | Kauf oder Miete, Garantie (Mieten oder kaufen) |
| Zusatzgeräte (Küchendrucker, Scanner, Waage) | einmalig | Ablauf im Betrieb | Welche Geräte Ihr Ablauf braucht (Kassenhardware) |
| Einrichtung und Schulung | einmalig | Zahl der Artikel, Umfang der Daten | Artikelimport, Schulungsdauer |
| Software-Lizenz | laufend oder einmalig | Zahl der Kassenplätze, Funktionspaket | Was im Preis enthalten ist, was Zusatzmodul ist |
| Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) | einmalig oder laufend | Hardware- oder Cloud-TSE | Preis, Laufzeit, Austausch (Hardware oder Cloud-TSE) |
| Support und Updates | laufend | Servicezeiten, Reaktionszeit | Gesetzesänderungen im Preis? (Support prüfen) |
| Kartenterminal und Zahlungsgebühren | einmalig, laufend, umsatzabhängig | Kartenanteil, Konditionen | Getrennt vom Kassenpreis rechnen (Kartenterminal) |
| Schnittstellen (Buchhaltung, Warenwirtschaft) | einmalig oder laufend | Zahl der Systeme | Welche Schnittstelle ist enthalten |
| Ausstieg und Datenexport | einmalig | Vertrag | Kosten und Format (Datenexport) |
Warum die TSE dazugehört: Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss das System und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen (§ 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung, AO). Als Aufzeichnungssystem gelten elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Pflicht und Fristen erklärt die TSE-Pflicht.
Ein Rechenbeispiel: 36 Monate für drei Betriebsgrößen
Beispielrechnung, Annahmen. Alle Preise sind von uns gesetzte Netto-Annahmen in Euro, keine Marktpreise und keine Angebote. Die TSE ist als monatlicher Dienst angenommen. Zahlungsgebühren, Kartenterminal und Umsatzsteuer sind nicht enthalten.
| Annahme | Klein (1 Kassenplatz) | Mittel (2 Kassenplätze) | Groß (4 Kassenplätze) |
|---|---|---|---|
| Gerät, Bondrucker, Lade je Kassenplatz (einmalig) | 900 | 900 | 900 |
| Zusatzgeräte (einmalig) | 0 | 250 | 750 |
| Einrichtung und Schulung (einmalig) | 200 | 500 | 1.200 |
| Software je Kassenplatz und Monat | 35 | 35 | 35 |
| TSE-Dienst je Kassenplatz und Monat | 5 | 5 | 5 |
| Support pauschal je Monat | 10 | 20 | 40 |
Daraus ergibt sich:
| Ergebnis (netto, Euro) | Klein | Mittel | Groß |
|---|---|---|---|
| Einmalig (Geräte, Zusatz, Einrichtung) | 1.100 | 2.550 | 5.550 |
| Laufend je Monat | 50 | 100 | 200 |
| Laufend über 36 Monate | 1.800 | 3.600 | 7.200 |
| Summe nach 36 Monaten | 2.900 | 6.150 | 12.750 |
| Durchschnitt je Monat | 80,56 | 170,83 | 354,17 |
Rechenweg Klein: 1 × 900 + 0 + 200 = 1.100 einmalig; 1 × 35 + 1 × 5 + 10 = 50 je Monat; 36 × 50 = 1.800; 1.100 + 1.800 = 2.900. Mittel: 2 × 900 + 250 + 500 = 2.550; 2 × 35 + 2 × 5 + 20 = 100; 36 × 100 = 3.600; Summe 6.150. Groß: 4 × 900 + 750 + 1.200 = 5.550; 4 × 35 + 4 × 5 + 40 = 200; 36 × 200 = 7.200; Summe 12.750.
Wie stark ein Monatspreis wirkt: Je 10 Euro mehr Software pro Kassenplatz und Monat steigen die Kosten über 36 Monate um 360 Euro je Kassenplatz, also auf 3.260, 6.870 und 14.190 Euro. Ein niedriger Einmalpreis kann so durch den Monatspreis aufgewogen werden.
Was die Rechnung nicht zeigt
- Zahlungsgebühren hängen vom Kartenumsatz ab; rechnen Sie sie getrennt und mit Ihrem eigenen Umsatz.
- Umsatzsteuer: Die Werte sind netto. Ob Sie die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können, richtet sich nach Ihrer Vorsteuerabzugsberechtigung nach § 15 UStG; dafür sind unter anderem eine ordnungsgemäße Rechnung und die unternehmerische Nutzung des Geräts von Bedeutung. Rechnen Sie je nach Ergebnis mit Netto- oder Bruttopreisen und klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
- Papier, Strom, Netzanschluss, Ersatzgeräte und der Aufwand für einen späteren Wechsel fehlen.
- Der Preisverlauf nach der Mindestlaufzeit ist offen: Fragen Sie nach Preisanpassungsklauseln (Kassenvertrag prüfen).
Typische Fehler beim Kostenvergleich
- Nur den Monatspreis vergleichen. Ursache: Er kann im Angebot hervorgehoben sein. Folge: Einmalkosten und Zusatzmodule werden übersehen (Versteckte Kosten).
- TSE vergessen. Ursache: Sie erscheint als eigene Position oder im Paket. Folge: Zwei Angebote sind nicht vergleichbar.
- Zahlungsgebühren in den Kassenpreis mischen. Ursache: Ein Angebot kann einen Gesamtpreis für Kasse und Terminal nennen. Folge: Der Kassenpreis wirkt zu niedrig oder zu hoch.
- Zu kurz rechnen. Ursache: Die Rechnung endet mit der Mindestlaufzeit. Folge: Preisänderungen danach bleiben unberücksichtigt.
So gehen Sie vor
- Schreiben Sie auf, wie viele Kassenplätze und Zusatzgeräte Sie brauchen (Anforderungskatalog).
- Fordern Sie von jedem Anbieter alle Bausteine der ersten Tabelle einzeln an, getrennt nach einmalig und laufend.
- Setzen Sie die Angebotswerte in die Tabelle der Beispielrechnung ein und rechnen Sie über die Laufzeit, die Sie binden wollen.
- Rechnen Sie Zahlungsgebühren und Umsatzsteuer gesondert.
- Nutzen Sie die Rechenhilfe Gesamtkosten der Kasse berechnen und prüfen Sie Hinweise unter Kostenloses Kassensystem: Wo ist der Haken?.