Was kostet ein Kassensystem in der Schweiz?
Kurz gesagt
In der Schweiz setzen sich die Kosten eines Kassensystems aus Gerät und Einrichtung, Software, Terminalmiete und umsatzabhängigen Zahlungsgebühren zusammen. Die Beispielrechnung mit angenommenen Preisen ergibt bei CHF 180'000, 480'000 und 1'200'000 Jahresumsatz über 36 Monate netto CHF 7'566, 17'616 und 36'360. Die Zahlungsgebühren machen davon 61 bis 78 Prozent der laufenden Kosten aus.
Das Wichtigste
- Kostenbausteine: Gerät, Einrichtung, Software, Kartenterminal, Zahlungsgebühren für Karten und Smartphone-Zahlung, Support.
- In der Beispielrechnung wachsen die Zahlungsgebühren mit dem Umsatz, Software und Terminalmiete mit der Zahl der Kassenplätze.
- Die Beispielrechnung nutzt ausschliesslich angenommene Preise in CHF ohne Mehrwertsteuer; sie ist kein Preisvergleich.
- Mehrwertsteuer in der Schweiz: Normalsatz 8,1 Prozent; 2,6 Prozent für Lebensmittel ohne alkoholische Getränke, nicht in gastgewerblichen Leistungen; zum Mitnehmen nur bei geeigneter organisatorischer Abgrenzung (Art. 25 Abs. 2 und 3 MWSTG).
Wer in der Schweiz ein Kassensystem einführt, zahlt für mehr als das Gerät. Ein Teil der Kosten hängt an der Zahl der Kassenplätze, ein anderer am Umsatz. Der Artikel ordnet die Bausteine, rechnet ein Beispiel für drei Umsatzstufen und zeigt, welche Posten in einer Offerte getrennt auszuweisen sind.
Aus welchen Kostenbausteinen sich ein Kassensystem zusammensetzt
Die Tabelle nennt je Baustein, ob er einmalig, laufend oder umsatzabhängig anfällt.
| Baustein | Art | Wovon er abhängt | Was Sie prüfen |
|---|---|---|---|
| Kassengerät, Bonddrucker, Kassenlade | einmalig oder Miete | Zahl der Kassenplätze | Kauf oder Miete (Mieten oder kaufen) |
| Einrichtung und Schulung | einmalig | Zahl der Artikel, Umfang der Daten | Artikelimport, Schulungsdauer |
| Software | laufend | Kassenplätze, Funktionspaket | Was im Preis steckt, was Zusatzmodul ist |
| Kartenterminal | einmalig oder Miete | Zahl der Terminals | Mietdauer, Ersatz bei Defekt (Terminal kaufen oder mieten) |
| Kartenentgelte | umsatzabhängig | Kartenanteil, Konditionen | Prozentsatz, Fixbetrag je Zahlung (Zusammensetzung) |
| Smartphone-Zahlung, zum Beispiel TWINT | umsatzabhängig | Anteil dieser Zahlungsart | Gebühr, Auszahlungsrhythmus (Ablauf und Kosten) |
| Support und Updates | laufend | Servicezeiten | Was bei Gesetzesänderungen enthalten ist |
| Mehrwertsteuer auf diese Posten | je nach Rechnung | Steuerpflicht des Lieferanten und Ihre | Satz und Vorsteuerabzug, siehe unten |
Welche Pflichten die Schweiz an Kassensysteme stellt, erklärt Kassenpflicht in der Schweiz.
Ein Rechenbeispiel: 36 Monate für drei Umsatzstufen
Beispielrechnung, Annahmen. Alle Preise, Gebührensätze und Anteile sind von uns erfundene Annahmen in CHF, keine Marktpreise und keine Offerten. Beträge ohne Mehrwertsteuer; die Gebühren sind auf den Jahresumsatz gerechnet. Der Zahlungsmix beträgt 40 Prozent bar, 45 Prozent Karte und 15 Prozent Smartphone-Zahlung.
| Annahme | Klein | Mittel | Gross |
|---|---|---|---|
| Jahresumsatz | CHF 180’000 | CHF 480’000 | CHF 1’200’000 |
| Kassenplätze und Terminals | 1 | 2 | 3 |
| Gerät, Drucker, Lade je Kassenplatz (einmalig) | CHF 1’200 | CHF 1’200 | CHF 1’200 |
| Einrichtung und Schulung (einmalig) | CHF 300 | CHF 600 | CHF 900 |
| Software je Kassenplatz und Monat | CHF 40 | CHF 40 | CHF 40 |
| Terminalmiete je Terminal und Monat | CHF 25 | CHF 25 | CHF 25 |
| Entgelt Karte (Anteil am Kartenumsatz) | 1,2 Prozent | 1,2 Prozent | 1,2 Prozent |
| Entgelt Smartphone-Zahlung (Anteil am Umsatz dieser Art) | 1,0 Prozent | 1,0 Prozent | 1,0 Prozent |
Daraus ergibt sich:
| Ergebnis (CHF, ohne Mehrwertsteuer) | Klein | Mittel | Gross |
|---|---|---|---|
| Einmalig | 1’500 | 3’000 | 4’500 |
| Software und Terminalmiete je Jahr | 780 | 1’560 | 2’340 |
| Kartenentgelte je Jahr | 972 | 2’592 | 6’480 |
| Entgelte Smartphone-Zahlung je Jahr | 270 | 720 | 1’800 |
| Laufende Kosten je Jahr | 2’022 | 4’872 | 10’620 |
| Summe nach 36 Monaten | 7’566 | 17’616 | 36’360 |
| Durchschnitt je Monat | 210.17 | 489.33 | 1’010.00 |
| Anteil der Zahlungsgebühren an den laufenden Kosten | 61 % | 68 % | 78 % |
Rechenweg Klein: Software 1 × 40 × 12 = 480 und Terminal 1 × 25 × 12 = 300 ergeben 780. Karte 180’000 × 0,45 × 0,012 = 972; Smartphone 180’000 × 0,15 × 0,010 = 270. Laufend 780 + 972 + 270 = 2’022; nach 36 Monaten 1’500 + 3 × 2’022 = 7’566. Mittel: 2’592 = 480’000 × 0,45 × 0,012, 720 = 480’000 × 0,15 × 0,010, Summe 3’000 + 3 × 4’872 = 17’616. Gross: 6’480 und 1’800, Summe 4’500 + 3 × 10’620 = 36’360.
Welche Stellschraube wie stark wirkt
Die Gebührensätze sind in diesem Modell der grösste Posten, weil sie am Umsatz hängen. Eine Änderung um 0,1 Prozentpunkt beim Kartenentgelt kostet im Beispiel bei CHF 180’000 Umsatz CHF 81 im Jahr, bei CHF 1’200’000 Umsatz CHF 540. Zehn Franken mehr Software je Kassenplatz und Monat kosten dagegen CHF 120 im Jahr beim kleinen und CHF 360 beim grossen Betrieb mit drei Plätzen. Beim kleinen Betrieb wiegt also der Softwarepreis stärker, beim grossen der Gebührensatz.
Vergleichen Sie darum Offerten auf Ihrem eigenen Umsatz und Zahlungsmix. Ein tiefer Monatspreis kann durch höhere Entgelte aufgewogen werden, und umgekehrt.
Mehrwertsteuer in der Kassenrechnung
Die Werte der Beispielrechnung sind netto. Der Normalsatz der Mehrwertsteuer (MWST) beträgt 8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 1 MWSTG, in dieser Höhe seit 1. Januar 2024). Würde er auf CHF 1’500 Einmalkosten angewendet, ergäben sich CHF 121.50 Steuer. Ob und mit welchem Satz eine Offerte Steuer ausweist, steht in der Offerte.
Ob Sie die Steuer als Vorsteuer abziehen können, regelt Art. 28 MWSTG: Eine steuerpflichtige Person kann die ihr in Rechnung gestellte Inlandsteuer im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit abziehen (Abs. 1 Buchst. a), unter Vorbehalt der Art. 29 und 33. Kein Abzug besteht insbesondere für Leistungen, die für von der Steuer ausgenommene Leistungen ohne Option verwendet werden (Art. 29 Abs. 1). Wer nach der Saldosteuersatzmethode abrechnet, zieht die Vorsteuer nicht einzeln ab; die Saldosteuersätze berücksichtigen die Vorsteuerquote der Branche (Art. 37 Abs. 3). Ob Sie steuerpflichtig sind, erklärt MWST-Pflicht: Ab welchem Umsatz?.
Für die Wahl der Kasse zählt ausserdem der Satz auf Ihrer Ware. Im Gastgewerbe gilt für Lebensmittel, die an Ort und Stelle abgegeben werden, der Normalsatz von 8,1 Prozent. Lebensmittel zum Mitnehmen ohne alkoholische Getränke unterliegen dem reduzierten Satz von 2,6 Prozent, wenn geeignete organisatorische Massnahmen zur Abgrenzung getroffen sind (Art. 25 Abs. 2 und 3 MWSTG). Fragen Sie deshalb in der Offerte, ob die Kasse beide Sätze abbilden kann (Vor Ort und zum Mitnehmen).
Was die Rechnung nicht zeigt
- Fixbeträge je Zahlung, Mindestgebühren und monatliche Terminalgrundgebühren der Zahlungsanbieter fehlen; fragen Sie danach.
- Papier, Strom, Internetanschluss, Ersatzgeräte und der Aufwand für einen späteren Wechsel fehlen.
- Der Preis nach Ablauf der Mindestlaufzeit ist offen (Kassenvertrag prüfen).
- Ein anderer Zahlungsmix verschiebt das Ergebnis: Wer mehr bar einnimmt, zahlt weniger Entgelte.
So gehen Sie vor
- Schätzen Sie Jahresumsatz, Zahl der Kassenplätze und Ihren Zahlungsmix (Bar, Karte, Smartphone).
- Fordern Sie von jedem Anbieter Gerät, Software, Terminal und Entgelte einzeln an, getrennt nach einmalig, laufend und umsatzabhängig.
- Setzen Sie die Offertwerte in die Tabellen oben ein und rechnen Sie über die Laufzeit, die Sie sich binden wollen (Gesamtkosten berechnen).
- Klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle, ob die Mehrwertsteuer für Sie ein Kostenpunkt oder ein Vorsteuerabzug ist.
- Prüfen Sie die Offerte auf Posten, die fehlen (Versteckte Kosten).