Kassenmeldepflicht: Welche Kassen Sie melden müssen

Was § 146a Abs. 4 AO vorschreibt

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem zuständigen Finanzamt das System mitteilen. Die Mitteilung erfolgt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung (§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO). Zuständig ist das Finanzamt nach den §§ 18 bis 20 AO.

Das Gesetz verlangt acht Angaben: Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), Art, Anzahl und Seriennummer der verwendeten Systeme sowie das Datum der Anschaffung und gegebenenfalls der Außerbetriebnahme. Die Meldung ist von der TSE-Pflicht selbst zu unterscheiden.

Wer muss melden, wer nicht?

Meldepflichtig ist der Steuerpflichtige, der das System betreibt. Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.1.1) darf er einen Bevollmächtigten beauftragen. Wer sein Kassensystem nur gemietet oder geleast hat, muss es ebenfalls melden (AEAO Nr. 1.16.2.6).

Nicht meldepflichtig sind Betriebe ohne elektronisches Aufzeichnungssystem, etwa mit einer offenen Ladenkasse. Das folgt aus dem Wortlaut: § 146a Abs. 4 AO knüpft an Systeme „im Sinne des Absatzes 1“ an. Auch die Geräte, die § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV ausnimmt, sind keine elektronischen Aufzeichnungssysteme, namentlich Fahrschein-, Parkschein-, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Ladepunkte, Geldautomaten, Spielgeräte und Buchhaltungsprogramme.

Welche Geräte zählen als meldepflichtig?

Die Finanzverwaltung nennt als meldepflichtig die folgenden Systeme und verweist für die Definitionen auf den AEAO zu § 146a (Nr. 1.2 bis 1.4):

Gerät	Meldepflichtig?	Hinweis
Computergestütztes Kassensystem (PC-Kasse)	Ja	Definition in AEAO Nr. 1.2
Tablet- oder App-Kassensystem	Ja	wie PC-Kasse
Elektronische Registrierkasse	Ja	Definition in AEAO Nr. 1.2
EU-Taxameter	Ja; solange es ohne TSE unter die Nichtbeanstandung (bis 31. Dezember 2025) fiel, war die Meldung ausgesetzt	BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt II
Wegstreckenzähler	Nur, wenn am oder nach dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebracht	BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt II
Mehrere verbundene Geräte (etwa Verbundkassen)	Jedes Gerät mit Kassenfunktion einzeln; angeschlossene Systeme ohne Kassenfunktion nicht	AEAO Nr. 1.16.2.4 und 2.6
Offene Ladenkasse	Nein	kein elektronisches Aufzeichnungssystem
Automaten und Buchhaltungsprogramme nach § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV	Nein	kein elektronisches Aufzeichnungssystem

Fristen und Stichtage

Die Tabelle zeigt die Reihenfolge der Fristen. Sofern nichts anderes steht, gilt sie für Kassensysteme und Registrierkassen im Sinne von § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV; maßgeblich ist der Zeitpunkt der Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (§ 1 Abs. 2 KassenSichV) gelten die drei Zeilen zu EU-Taxametern und Wegstreckenzählern.

Stichtag	Was gilt	Grundlage
1. Januar 2020	§ 146a Abs. 4 AO ist gesetzlich anzuwenden; das Gesetz nennt für zuvor angeschaffte Systeme den 31. Januar 2020. Die Finanzverwaltung hat die Meldung aber ausgesetzt, bis ein elektronischer Meldeweg besteht (BMF-Schreiben vom 6. November 2019, aufgehoben durch das Schreiben vom 28. Juni 2024)	Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO; BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024
1. Januar 2025	Das elektronische Meldeverfahren (Mein ELSTER, ERiC) steht zur Verfügung; die seit 2019 ausgesetzte Meldung ist wieder zu erstatten	BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt I
Kassensystem oder Registrierkasse, angeschafft bis 30. Juni 2025	Anmeldung bis 31. Juli 2025	BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024; Finanzverwaltung Hessen, OFD Karlsruhe
Kassensystem oder Registrierkasse, angeschafft ab 1. Juli 2025	Anmeldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung	§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO
Kassensystem oder Registrierkasse, außer Betrieb bis 30. Juni 2025	Abmeldung bis 31. Juli 2025, nur wenn das System zuvor angemeldet war; endgültig außer Betrieb genommene Systeme, die im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind sonst nicht mitzuteilen	BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt I; Finanzverwaltung Hessen
Kassensystem oder Registrierkasse, außer Betrieb ab 1. Juli 2025	Abmeldung innerhalb eines Monats nach endgültiger Außerbetriebnahme	Finanzverwaltung Hessen
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne TSE	Keine Mitteilung, bis die TSE eingebaut ist, längstens bis zum Ende der Nichtbeanstandung (31. Dezember 2025)	BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt II
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit TSE ausgerüstet	Anmeldung bis 31. Juli 2025	BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt II
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit TSE ausgerüstet oder außer Betrieb genommen	Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung, Ausrüstung mit TSE oder Außerbetriebnahme; Wegstreckenzähler nur, wenn am oder nach dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebracht	§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO; BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt II
Jederzeit	Aktualisierte Mitteilung bei Korrektur, Betriebsstättenwechsel oder Änderung	Finanzverwaltung Hessen

Die Monatsfrist wird nach den §§ 187 bis 193 BGB berechnet (§ 108 Abs. 1 AO). Endet sie an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, läuft sie bis zum nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Café erhält am 10. März 2026 eine neue Tablet-Kasse. Die Frist endet mit Ablauf des 10. April 2026, einem Freitag. Ein Café, das seine Kasse im Mai 2023 gekauft und noch nicht gemeldet hat, hat die Frist vom 31. Juli 2025 versäumt und sollte die Meldung sofort nachholen.

Wie erfolgt die Mitteilung?

Die Mitteilung geht nur elektronisch. Die Finanzverwaltung nennt drei Wege: Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“, Upload einer XML-Datei in Mein ELSTER oder Übertragung aus einer Software über die ERiC-Schnittstelle. Eine wirksame Mitteilung ist nach dem Anwendungserlass (Nr. 1.16.1) grundsätzlich nur auf diesem Weg möglich, E-Mail und Papier genügen nicht. Den Ablauf in Mein ELSTER zeigt die Anleitung zur Kassenmeldung.

Jede Mitteilung gilt für eine Betriebsstätte (§ 12 AO) und enthält immer alle elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte (Nr. 1.16.1.4 AEAO). Angenommen (erfundenes Beispiel), ein Betrieb hat zwei Filialen, in denen drei und zwei Kassen stehen; er übermittelt zwei Mitteilungen mit drei und zwei Systemen. Zieht ein System in die andere Filiale um, sind beide Mitteilungen zu aktualisieren.

Was droht bei einem Verstoß?

Das Gesetz nennt für die unterlassene oder verspätete Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO keinen eigenen Bußgeldtatbestand. § 379 Abs. 1 Satz 1 AO führt die Verstöße gegen § 146a Abs. 1 auf (Nr. 4 bis 6), nicht aber gegen Absatz 4.

Das ändert nichts an der Pflicht. Nach dem Anwendungserlass (Nr. 1.19.2) bleiben die Zwangsmittel der §§ 328 ff. AO für die Mitteilungspflicht unberührt; das Finanzamt kann die Mitteilung also mit Zwangsmitteln durchsetzen. Ist die Kasse nicht durch eine TSE geschützt, bleibt zudem die Bußgeldvorschrift für diesen Verstoß bestehen: bis zu 25.000 Euro nach § 379 Abs. 6 AO.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Listen Sie alle elektronischen Kassen, Registrierkassen und Taxameter je Betriebsstätte auf, auch gemietete; Wegstreckenzähler nur, wenn sie am oder nach dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr kamen. Angeschlossene Systeme ohne Kassenfunktion gehören nicht auf die Liste.
• Notieren Sie je System Seriennummer, Anschaffungsdatum und die Art der TSE.
• Prüfen Sie in Mein ELSTER, ob für jede Betriebsstätte eine Mitteilung vorliegt und ob sie alle Systeme enthält.
• Melden Sie neue Kassen innerhalb eines Monats und stillgelegte, verlorene oder getauschte Geräte ebenso. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern läuft die Monatsfrist auch ab dem Einbau der TSE.
• Übermitteln Sie bei jeder Änderung der Systeme einer Betriebsstätte eine aktualisierte Mitteilung.
• Wenn Ihre Steuerberatung die Meldung übernimmt, geben Sie ihr Vollmacht und die Seriennummern.