Kassenangebote vergleichen: Vergleichstabelle selbst bauen
Kurz gesagt
Legen Sie für Kassenangebote zwei Tabellenblätter an: ein Leistungsraster, das zeigt, was jedes Angebot enthält, und ein Kostenblatt, in dem jeder Posten auf dieselbe Basis gerechnet wird, etwa 60 Monate, gleiche Zahl von Kassenplätzen und Geräten, gleiche Währung, alles netto oder alles brutto. Was ein Angebot nicht nennt, tragen Sie als Rückfrage ein, nicht als Schätzung.
Das Wichtigste
- Das Kostenblatt rechnet jeden Posten als Betrag × Menge × Zahl der Fälligkeiten im Vergleichszeitraum.
- Einmalige, monatliche und jährliche Posten werden getrennt erfasst und erst in der Summe über 60 Monate zusammengeführt.
- Nettobeträge und Bruttobeträge werden nicht in einer Spalte gemischt; fehlt die Angabe, ist sie eine Rückfrage.
- Ein Posten, den ein Angebot nicht nennt, bleibt im Raster eine offene Rückfrage, bis der Anbieter ihn schriftlich beantwortet.
Kassenangebote können unterschiedlich aufgebaut sein: Das eine nennt ein Paket je Monat, das andere Gerät, Software und Support einzeln, ein drittes rechnet jährlich. Der Artikel zeigt, wie Sie daraus eine Tabelle bauen, in der jedes Angebot dieselbe Zahl von Geräten, Kassenplätzen und Monaten trägt. Die Rechnung zu Kauf und Miete selbst steht in Gesamtkosten einer Kasse berechnen.
Was Sie vorab brauchen
- Mindestens zwei vollständige Angebote als Datei oder Ausdruck, jeweils mit Angebotsdatum und Gültigkeit.
- Ihren Anforderungskatalog (Anforderungskatalog erstellen) mit den Muss- und Kann-Punkten.
- Ihre Annahmen: Vergleichszeitraum, Zahl der Kassenplätze, Geräte und Standorte.
- Eine Tabellenkalkulation mit zwei Blättern.
Schritt für Schritt: die Tabelle aufbauen
Schritt 1: Gemeinsame Basis festlegen
Schreiben Sie vier Werte oben auf das Kostenblatt und verwenden Sie sie für jedes Angebot: Vergleichszeitraum in Monaten (im Beispiel 60, als Annahme), Zahl der Kassenplätze, Zahl der Geräte je Gerätetyp und die Währung. Entscheiden Sie außerdem, ob Sie netto oder brutto vergleichen.
Schritt 2: Leistungsraster anlegen
Das erste Blatt hat eine Zeile je Anforderung und eine Spalte je Angebot. Tragen Sie je Zelle einen von vier Werten ein: enthalten, gegen Aufpreis (mit Verweis auf die Zeile im Kostenblatt), nicht enthalten oder unklar. Jede Zelle mit „unklar” ist eine Rückfrage an den Anbieter.
Schritt 3: Kostenblatt mit festen Spalten anlegen
Das zweite Blatt hat eine Zeile je Posten und Angebot. Diese Spalten genügen:
| Spalte | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Angebot | Kennung | A |
| Posten | Name aus dem Angebot | Software |
| Art | einmalig, monatlich, jährlich, je Ereignis, Ausstieg | monatlich |
| Betrag | in der Währung des Angebots | 45 |
| netto/brutto | wie im Angebot | netto |
| Bezug | je Gerät, je Kassenplatz, je Standort, pauschal | je Kassenplatz |
| Menge | wie oft der Bezug in Ihrer Basis vorkommt | 2 |
| von Monat, bis Monat | wann der Posten läuft | 1 bis 60 |
| Fälligkeiten | wie oft der Betrag im Zeitraum anfällt | 60 |
| Summe | Betrag × Menge × Fälligkeiten | 5.400 |
| Fundstelle | Seite oder Position im Angebot | S. 2, Pos. 3 |
| Annahme oder Rückfrage | was Sie ergänzt oder offen gelassen haben | – |
Schritt 4: Jeden Posten auf dieselbe Einheit bringen
Rechnen Sie nach dieser Regel, nicht nach Gefühl:
| Art | Fälligkeiten im Vergleichszeitraum |
|---|---|
| einmalig | 1 |
| monatlich | Zahl der Monate, in denen der Posten läuft (bis Monat − von Monat + 1) |
| jährlich, im Voraus | Zahl der Jahresanfänge im Zeitraum, bei 60 Monaten also 5 |
| je Ereignis (zum Beispiel Austausch) | Ihre Annahme der Fälle, deutlich als Annahme markiert |
| Ausstieg | 1, am Ende des Zeitraums |
Preise je Gerät oder je Kassenplatz multiplizieren Sie mit der Menge aus Schritt 1. Ein Paketpreis bleibt eine Zeile mit Bezug „pauschal”; im Leistungsraster steht dann, was er einschließt.
Schritt 5: Fehlendes als Rückfrage markieren
Fehlt ein Posten, den die anderen Angebote nennen, tragen Sie ihn mit dem Betrag „offen” und einer Rückfrage ein. Schätzen Sie nur, wenn Sie die Schätzung in der Spalte „Annahme” kennzeichnen. Fragen Sie schriftlich und tragen Sie Datum und Antwort nach (Fragen an Kassenanbieter).
Schritt 6: Summen bilden
Addieren Sie je Angebot die Spalte „Summe”. Bilden Sie zwei Zeilen: die Summe nur mit sicheren Beträgen und die Summe einschließlich Ihrer Annahmen. Der Unterschied zeigt nur die bezifferten Annahmen; Posten mit dem Betrag „offen” fehlen in beiden Summen, zählen Sie sie deshalb je Angebot als Zahl der offenen Rückfragen mit. Posten, die in Angeboten fehlen können, listet Versteckte Kosten beim Kassensystem.
Beispiel mit erfundenen Zahlen
Basis: 60 Monate, 2 Kassenplätze, 3 Geräte, Euro, alle Beträge netto. Die drei Angebote sind erfunden und unterscheiden sich in der Form.
| Angebot | Form | Posten und Rechnung (Euro) | Summe nach 60 Monaten |
|---|---|---|---|
| A | Kauf plus Software | Geräte 3.600 einmalig; Software 45 je Kassenplatz und Monat: 45 × 2 × 60 = 5.400; Einrichtung 400 | 9.400 |
| B | Paket je Monat | 119 pauschal je Monat: 119 × 60 = 7.140; Einrichtung 0 | 7.140 |
| C | Gerätemiete plus Jahreslizenz | Geräte 29 je Gerät und Monat: 29 × 3 × 60 = 5.220; Lizenz 480 je Kassenplatz und Jahr im Voraus: 480 × 2 × 5 = 4.800; Einrichtung 250 | 10.270 |
Die Monatspreise der Angebote B und C sehen unvergleichbar aus (119 gegen 29 und 480 je Jahr). Erst die Spalten „Menge” und „Fälligkeiten” machen daraus Zahlen derselben Basis. Ob das Paket B im Leistungsraster alles enthält, was A und C einzeln ausweisen, steht auf dem ersten Blatt; die Summe allein sagt das nicht.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Rechnen Sie zwei Zeilen von Hand nach.
- Prüfen Sie, dass alle Angebote dieselbe Menge an Kassenplätzen und Geräten tragen und in keiner Zelle netto und brutto gemischt sind.
- Prüfen Sie, dass jede Zelle „unklar” im Raster eine Rückfrage im Kostenblatt hat.
- Ändern Sie eine Annahme (zum Beispiel 36 statt 60 Monate) und sehen Sie nach, ob die Reihenfolge der Angebote kippt. Kippt sie, hängt Ihr Ergebnis an dieser Annahme.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Ein Angebot nennt nur einen Gesamtpreis | Paket ohne Einzelposten | Leistungsliste anfordern; im Raster einschließen, was die Liste nennt |
| Die Angebote haben verschiedene Gerätezahlen | Basis nicht vereinheitlicht | Mengen aus Schritt 1 auf alle Angebote anwenden, Differenz als Rückfrage |
| Preise einmal netto, einmal brutto | Angebotsform verschieden | Beide Beträge getrennt halten und die fehlende Angabe erfragen |
| Ein Angebot läuft kürzer als 60 Monate | Mindestlaufzeit kürzer als Basis | Posten für die Restmonate als Annahme „Verlängerung zu gleichem Preis” erfassen und markieren |
| Angebot ohne Datum oder Gültigkeit | Preisstand unklar | Datum erfragen, Gültigkeit in die Tabelle schreiben |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Die Tabelle klärt Kosten und Leistungsumfang, nicht die rechtliche Wirkung von Vertragsklauseln. Für Laufzeit, Kündigung, Haftung und Datenzugriff lesen Sie Kassenvertrag prüfen und Datenexport im Kassenvertrag; steuerliche und bilanzielle Fragen zur gewählten Form gehören zu Ihrer Steuerberatung oder Treuhandstelle.