Registrierkasse wechseln in Österreich: Meldungen
Kurz gesagt
Beim Tausch einer Registrierkasse in Österreich (Betriebe mit Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO) registrieren Sie die neue Kasse binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in FinanzOnline, bei nur gemieteter Kasse davor (§ 6 Abs. 3, § 16 RKSV). Bei planmäßiger Außerbetriebnahme der alten Kasse folgen Schlussbeleg, Datensicherung und Meldung (§ 17 RKSV).
Das Wichtigste
- Österreich, Betriebe mit Registrierkasse nach RKSV: Die neue Kasse ist binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung über FinanzOnline zu registrieren (§ 6 Abs. 3, § 16 Abs. 1 RKSV); bei nur gemieteter Kasse laut BMF-Erlass 3.1.1.2 vor der Inbetriebnahme.
- Unmittelbar nach der Registrierung ist der Startbeleg der neuen Kasse zu prüfen; Prüfergebnis und Startbeleg sind nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 6 Abs. 4 RKSV).
- Bei planmäßiger Außerbetriebnahme der alten Registrierkasse ist ein Schlussbeleg mit Betrag null zu erstellen, auszudrucken und nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 17 Abs. 8 RKSV).
- Die Außerbetriebnahme der alten Kasse ist ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline bekannt zu geben (§ 17 Abs. 1 RKSV); der BMF-Erlass nennt im Allgemeinen längstens eine Woche.
- Die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls ist nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 7 Abs. 3 RKSV): sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen (bei abweichendem Wirtschaftsjahr: des Kalenderjahres, in dem es endet), und darüber hinaus, solange sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO).
Was Sie vorab brauchen
Dieser Artikel gilt für Betriebe in Österreich, die eine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) betreiben. Für Deutschland gilt ein anderes Meldeverfahren, siehe Kassensystem wechseln: Checkliste.
- Zugang zu FinanzOnline für den Unternehmer oder den bevollmächtigten Parteienvertreter (§ 16 Abs. 1 RKSV).
- Für jede Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit die Seriennummer des Zertifikats und die Art der Einheit, für die neue Kasse Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel (§ 16 Abs. 1 RKSV; Erlass 3.3.3.1).
- Die alte Kasse mit funktionierendem Datenerfassungsprotokoll (DEP), solange Sie den Schlussbeleg erstellen und das DEP sichern.
- Einen Datenträger für die Sicherung des alten DEP im vorgeschriebenen Exportformat (§ 7 Abs. 5 RKSV).
Schritt für Schritt: von der Registrierung bis zur Abmeldung
Schritt 1: Klären, ob die Signatureinheit bleibt
Die Registrierkasse und die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit werden in FinanzOnline unabhängig voneinander registriert (Erlass 3.3.3.1). Mehrere Kassen können an einer Einheit hängen (§ 5 Abs. 2 RKSV). Behalten Sie die Einheit, melden Sie nur die neue Kasse an. Wechselt auch die Einheit, beschaffen und registrieren Sie die neue Einheit zusätzlich (§ 15, § 16 RKSV).
Schritt 2: Neue Kasse einrichten und Startbeleg erstellen
Vergeben Sie der neuen Kasse eine Kassenidentifikationsnummer, die im Unternehmen eindeutig ist (§ 5 Abs. 4 RKSV; Erlass 3.2.3). Die Inbetriebnahme besteht aus dem Einrichten des Datenerfassungsprotokolls und dem Startbeleg, dem ersten Barumsatz mit Betrag null (§ 6 Abs. 1 RKSV). Den Ablauf beschreibt Registrierkasse in Betrieb nehmen in Österreich.
Schritt 3: Neue Kasse in FinanzOnline registrieren
Registrieren Sie spätestens binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung (§ 6 Abs. 3, § 16 Abs. 1 RKSV). Eine nur gemietete Kasse samt Einheit ist nach dem Erlass vor der Inbetriebnahme zu registrieren (Abschnitt 3.1.1.2).
Schritt 4: Startbeleg prüfen
Prüfen Sie unmittelbar nach der Registrierung Signatur bzw. Siegel und die Verschlüsselung des Umsatzzählers mit Hilfe des Startbelegs (§ 6 Abs. 4 RKSV). Protokollieren Sie das Ergebnis und bewahren Sie es mit dem Startbeleg nach § 132 BAO auf. Besteht der Startbeleg die Prüfung nicht, behandeln Sie die Kasse wie eine Kasse mit ausgefallener Sicherheitseinrichtung (§ 6 Abs. 4 RKSV).
Schritt 5: Alte Kasse abschließen und Daten sichern
Erstellen Sie bei planmäßiger Außerbetriebnahme den Schlussbeleg mit Betrag null, drucken Sie ihn aus und bewahren Sie ihn auf (§ 17 Abs. 8 RKSV). Den letzten Betriebstag der alten Kasse dafür zu wählen, ist eine redaktionelle Empfehlung. Sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll der alten Kasse. Es muss jederzeit im Exportformat auf einen externen Datenträger exportierbar sein (§ 7 Abs. 5 RKSV), und der Erlass verlangt, den Schlussbeleg gemeinsam mit dem gesicherten DEP nach § 132 BAO aufzubewahren (Abschnitt 3.6.2). Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen und für das die Eintragungen vorgenommen wurden; bei abweichendem Wirtschaftsjahr zählt das Kalenderjahr, in dem es endet. Darüber hinaus gilt sie, solange die Unterlagen für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO).
Schritt 6: Alte Kasse in FinanzOnline außer Betrieb melden
Geben Sie die Außerbetriebnahme der Kasse und gegebenenfalls der alten Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline bekannt (§ 17 Abs. 1 Z 3 RKSV). Der Erlass versteht darunter im Allgemeinen längstens eine Woche (Abschnitt 3.6). Anzugeben sind die betroffenen Komponenten, der Grund und der Beginn der Außerbetriebnahme (§ 17 Abs. 2 RKSV). Eine nur zeitweise Stilllegung, etwa in den Betriebsferien, ist keine Außerbetriebnahme (Erlass 3.6).
Eine ausgefallene Kasse melden Sie ohne Schlussbeleg ab. Ist nur die Einheit ausgefallen, erstellen Sie den Schlussbeleg ohne Signatur bzw. Siegel (Erlass 3.6.2).
Zeitplan in Tagen ab Inbetriebnahme
Die Tabelle zählt ab dem Tag, an dem die Sicherheitseinrichtung der neuen Kasse in Betrieb geht (Tag 0). Sie enthält keine Kalenderdaten.
| Zeitpunkt | Was zu tun ist | Grundlage |
|---|---|---|
| Vor Tag 0 | Kassenidentifikationsnummer festlegen, Kasse initialisieren, bei gemieteter Kasse samt Einheit vor der Inbetriebnahme registrieren | § 5 Abs. 4 RKSV; Erlass 3.1.1.2, 3.5.2 |
| Tag 0 | Startbeleg der neuen Kasse erstellen | § 6 Abs. 1 RKSV |
| Binnen einer Woche nach Tag 0 | Neue Kasse und gegebenenfalls neue Einheit in FinanzOnline registrieren | § 6 Abs. 3, § 16 Abs. 1 RKSV |
| Unmittelbar nach der Registrierung | Startbeleg prüfen, Ergebnis protokollieren und aufbewahren | § 6 Abs. 4 RKSV |
| Bei planmäßiger Außerbetriebnahme der alten Kasse | Schlussbeleg erstellen, DEP sichern | § 17 Abs. 8, § 7 Abs. 3 und 5 RKSV |
| Ohne unnötigen Aufschub, im Allgemeinen längstens eine Woche (Erlass) | Alte Kasse in FinanzOnline außer Betrieb melden | § 17 Abs. 1 RKSV; Erlass 3.6 |
| Zum Ende jedes Monats, in dem die neue Kasse genutzt wird | Monatsbeleg der neuen Kasse erzeugen | § 8 Abs. 2 RKSV; Erlass 4.5.7 |
So prüfen Sie das Ergebnis
- In FinanzOnline ist die neue Kasse mit ihrer Kassenidentifikationsnummer registriert, die alte als außer Betrieb gemeldet.
- Der Startbeleg ist geprüft, das Prüfergebnis liegt bei ihm.
- Schlussbeleg und gesichertes DEP der alten Kasse liegen zusammen in Ihrer Ablage.
- Die Sicherung des alten DEP lässt sich auf einem anderen Gerät öffnen (Stichprobe, redaktionelle Empfehlung).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Startbeleg besteht die Prüfung nicht | Registrierungsdaten falsch oder Fehler in der Sicherheitseinrichtung | Registrierungsdaten korrigieren und Startbeleg neu prüfen; bei Datenverlust oder neuem Zertifikat Kasse außer Betrieb nehmen, DEP sichern, melden und neu in Betrieb nehmen (Erlass 3.5.3.3) |
| Alte Kasse lässt sich nicht mehr starten | Ausfall der Kasse | Ohne Schlussbeleg über FinanzOnline abmelden, Barumsätze bis zur Behebung nach § 17 Abs. 5 RKSV erfassen |
| Einheit der alten Kasse ausgefallen | Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit | Schlussbeleg ohne Signatur bzw. Siegel, Abmeldung über FinanzOnline (Erlass 3.6.2) |
| Die Meldung über FinanzOnline ist Ihnen mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar | Fehlende technische Voraussetzungen | Amtlicher Vordruck RK 1 (§ 16 Abs. 1, § 17 Abs. 6 RKSV; Erlass 3.5.1) |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Bitten Sie die Steuerberatung oder den Kassenhersteller um Hilfe, wenn die Startbelegprüfung wiederholt fehlschlägt, die alte Einheit zugleich abläuft oder Sie die Meldung einem Parteienvertreter übertragen wollen. Bevollmächtigte Parteienvertreter brauchen dafür eine steuerliche Vertretungs- und eine 90a-Vollmacht (Erlass 3.3.3).