Inventur mit ERP: Stichtag, Zählung und Differenzen
Kurz gesagt
Kaufleute in Deutschland stellen zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar auf (§ 240 Abs. 2 HGB); kleine Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB handelsrechtlich befreit, § 141 AO bleibt vorbehalten. Das ERP erzeugt Zähllisten, erfasst die Zählung und bucht die Differenzen; eine Zählung vor oder nach dem Stichtag mit Fortschreibung erlaubt § 241 Abs. 3 HGB unter Bedingungen.
Das Wichtigste
- Inventar zum Schluss jedes Geschäftsjahres: § 240 Abs. 2 HGB; die Aufstellung ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken.
- Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 Euro Umsatzerlösen und 80.000 Euro Jahresüberschuss an den Abschlussstichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a Satz 1 HGB; Satz 2 enthält eine Regel für Neugründungen).
- Zeitverschobene Inventur: besonderes Inventar für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende, dazu ein den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren (§ 241 Abs. 3 HGB).
- Eine körperliche Zählung zum Stichtag ist entbehrlich, soweit ein anderes, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert sichert (§ 241 Abs. 2 HGB).
- Das Inventar ist zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Aufstellung (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO).
Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Zählung mit den Funktionen eines ERP vorbereiten, erfassen und verbuchen. Wer inventurpflichtig ist und wie oft, steht in Inventurpflicht in Deutschland; den Ablauf ohne ERP beschreibt Inventur Schritt für Schritt. Der Begriff ist im Glossar erklärt.
Was Sie vorab brauchen
- Das Verfahren: Zählung zum Stichtag, zeitverschobene Zählung mit Fortschreibung oder ein anderes Verfahren nach § 241 HGB. Lassen Sie es von Ihrer Steuerberatung bestätigen.
- Ein ERP, in dem jede Bestandsbewegung mit Datum gebucht ist. Ohne datierte Bewegungen lässt sich der Bestand eines Stichtags nicht rekonstruieren.
- Lagerorte im ERP, die den Zählbereichen entsprechen (Lagerverwaltung im ERP).
- Einen Bewertungspreis je Artikel im ERP (Wareneinsatz und Lagerbewertung).
- Scanner oder Zählzettel, und Zählpersonen, die den Sollbestand nicht kennen.
Schritt für Schritt: Inventur mit dem ERP
Schritt 1: Stichtag und Verfahren festlegen
Das Inventar ist für den Schluss des Geschäftsjahres aufzustellen (§ 240 Abs. 2 HGB). Eine Zählung muss nicht genau an diesem Tag liegen: Das Gesetz erlaubt ein besonderes Inventar für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Geschäftsjahresende, wenn ein den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren den Bestand zum Schluss des Geschäftsjahres sichert (§ 241 Abs. 3 HGB). Tragen Sie im ERP den Zähltag und den Bilanzstichtag ein. Ergebnis: ein dokumentiertes Verfahren mit Daten.
Schritt 2: Bewegungen abgrenzen
Entscheiden Sie, welche Bewegungen bis zum Zähltag gelten. Das ERP sollte am Zähltag den Buchbestand je Artikel und Lagerort als Momentaufnahme festhalten; Bewegungen nach dem Zählbeginn gehen in die Fortschreibung. Ergebnis: ein gespeicherter Buchbestand je Lagerort mit Datum und Uhrzeit.
Schritt 3: Zähllisten erzeugen
Lassen Sie je Lagerort eine Zählliste erzeugen, ohne Sollmenge, mit Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit und Lagerort, bei Chargenartikeln mit Charge. Eine Zählliste ohne Sollmenge verhindert, dass die Zählung auf die erwartete Zahl hin angepasst wird. Das ist eine redaktionelle Empfehlung. Ergebnis: eine Liste je Lagerort.
Schritt 4: Zählen und erfassen
Zählen Sie zu zweit, tragen Sie die Menge je Zeile ein oder scannen Sie Artikel und Menge direkt ins ERP. Ergebnis: Jede Zeile der Liste hat eine gezählte Menge, auch wenn sie null ist.
Schritt 5: Differenzliste erzeugen und nachzählen
Das ERP vergleicht gezählte Menge und Buchbestand und bewertet die Differenz mit dem Bewertungspreis. Legen Sie eine Regel fest, ab wann nachgezählt wird. Die Beispielrechnung unten nimmt: mehr als 2 Stück Abweichung (Beispielregel, kein Gesetz). Ergebnis: eine Differenzliste mit Nachzählungen.
Schritt 6: Differenzen buchen
Buchen Sie die verbleibenden Differenzen als Korrekturbeleg je Artikel, Lagerort und Charge, mit Datum und Begründung. Die Ursache klären Sie, soweit möglich, vor der Buchung; eine Differenz allein zeigt sie nicht. Ergebnis: Der Buchbestand zum Zähltag und der Zählbestand stimmen überein, und der Beleg zeigt, wer wann was korrigiert hat. Bewegungen nach dem Zählbeginn bleiben davon unberührt.
Schritt 7: Inventar sichern
Exportieren Sie die Bestandsliste mit Mengen und Werten zum Stichtag und legen Sie sie zusammen mit den Zähllisten und der Differenzliste ab. Das Inventar ist zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem es aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Wir empfehlen, Zähllisten und Differenzliste mit dem Inventar abzulegen. Ergebnis: ein Ablageordner oder eine Exportdatei je Stichtag.
Beispiele
Fortschreibung bei zeitverschobener Zählung
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Bilanzstichtag ist der 31. Dezember. Die Zählung am 18. Dezember ergibt für den Artikel „Kaffee 250 g“ 118 Stück. Bis zum Stichtag buchen Sie 24 Stück Zugang und 41 Stück Abgang. Das ERP schreibt fort: 118 + 24 − 41 = 101 Stück zum 31. Dezember. Das gilt nur, wenn alle Bewegungen mit Datum gebucht sind. Der 18. Dezember liegt innerhalb der letzten drei Monate vor dem Geschäftsjahresende.
Differenzliste
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, Bewertungspreise netto.
| Artikel | Buchbestand | Zählung 1 | Zählung 2 | Differenz | Bewertungspreis | Wert der Differenz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kaffee 250 g | 120 | 118 | −2 | 3,80 Euro | −7,60 Euro | |
| Teller-Set | 30 | 30 | 0 | 24,00 Euro | 0,00 Euro | |
| Kerze | 75 | 77 | +2 | 1,20 Euro | +2,40 Euro | |
| Olivenöl 1 l | 12 | 9 | 11 | −1 | 6,50 Euro | −6,50 Euro |
| Summe | −11,70 Euro |
Beim Olivenöl weicht die erste Zählung um 3 Stück ab, mehr als die Beispielregel erlaubt. Die Nachzählung ergibt 11 Stück; die gebuchte Differenz beträgt −1 Stück. Probe: −7,60 + 0,00 + 2,40 − 6,50 = −11,70 Euro.
So prüfen Sie das Ergebnis
Prüfen Sie nach der Buchung drei Dinge. Erstens: Der Buchbestand zum Zähltag (die gespeicherte Momentaufnahme aus Schritt 2, korrigiert um die Differenzen) entspricht der gezählten Menge; Bewegungen nach dem Zählbeginn ändern den aktuellen Buchbestand, nicht diese Momentaufnahme. Zweitens: Die Summe der Differenzwerte stimmt mit dem Korrekturbeleg überein. Drittens: Die Exportdatei enthält jede Zeile der Zähllisten. Rechnen Sie bei einer zeitverschobenen Zählung zusätzlich einen Artikel wie im Beispiel von Hand fort und vergleichen Sie mit dem ERP.
Wenn etwas nicht klappt
| Anzeichen | Wahrscheinliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Der Buchbestand im ERP ändert sich während der Zählung | Verkäufe oder Wareneingänge laufen weiter | Momentaufnahme vor Zählbeginn speichern, Bewegungen fortschreiben |
| Mehrere Differenzen bei einem Lagerort | Umlagerungen nicht gebucht | Bewegungen des Lagerorts seit der letzten Zählung prüfen |
| Differenz bei Chargenartikeln, Gesamtmenge stimmt | Charge falsch gezählt oder gebucht | Zählung je Charge wiederholen |
| Bewertung der Differenz weicht von der Bilanz ab | Bewertungspreis im Artikelstamm veraltet | Preis prüfen und neu bewerten |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie Ihre Steuerberatung, bevor Sie eine Zählung verschieben oder auf die Zählung zum Stichtag verzichten: Die Voraussetzungen des § 241 Abs. 2 und 3 HGB müssen für Ihr Verfahren erfüllt sein. Fragen Sie auch, wenn eine Differenz mehrere Lagerorte betrifft und Sie nicht sicher sind, wie Sie sie buchen.