Trinkgeld an Mitarbeitende verteilen: Verfahren und Dokumentation
Kurz gesagt
Wird Kartentrinkgeld gesammelt an den Betrieb ausgezahlt, verteilen Sie den Betrag nach einer vorab schriftlich vereinbarten Regel und in einem festen Zeitraum. Ein prüfbarer Schlüssel sind die gearbeiteten Stunden: Kartentrinkgeld des Zeitraums aus dem Terminalbericht geteilt durch alle gearbeiteten Stunden, mal Stunden je Person. Dokumentieren Sie Bericht, Stundenliste, Rechnung und Auszahlungsbeträge so, dass jede Zahlung sich nachvollziehen lässt.
Das Wichtigste
- Vor der ersten Auszahlung schriftlich festlegen: wer einbezogen wird, welcher Zeitraum, welcher Schlüssel, welcher Auszahlweg.
- Stundenschlüssel: Kartentrinkgeld des Zeitraums geteilt durch alle gearbeiteten Stunden, mal Stunden je Person; alle Beträge im Artikel sind Beispielrechnung.
- Wird Kartentrinkgeld gesammelt an den Betrieb ausgezahlt, ist Grundlage des Betrags der Abrechnungs- oder Auszahlungsbericht des Kartenterminals beziehungsweise Zahlungsdienstleisters, nicht der Kassensturz.
- Zur Auszahlung gehören Quelldokument, Stundenliste, Rechnungsweg, Betrag je Person und eine Kontrollsumme, die zum Gesamtbetrag passt.
- Deutschland: Trinkgeld ist nach § 107 Abs. 3 GewO ein Geldbetrag, den ein Dritter ohne rechtliche Verpflichtung dem Arbeitnehmer zusätzlich zahlt.
- Wie ausgezahltes Kartentrinkgeld steuerlich behandelt wird, behandeln die Steuern-Artikel für Deutschland, Österreich und die Schweiz.
Kartentrinkgeld landet nicht immer direkt beim Personal: Wird es gesammelt an den Betrieb ausgezahlt, muss der Betrag auf das Team verteilt werden. Eine solche Verteilung braucht eine vorher vereinbarte Grundlage; der Artikel zeigt das Verfahren für eine schriftlich festgelegte Regel. Ohne eine solche Regel kann bei jeder Auszahlung neu zu klären sein, wie der Betrag zu teilen ist.
Worauf es ankommt
Vier Punkte legen Sie vor der ersten Auszahlung fest. Erstens der Kreis: Wer wird beteiligt, nur Personal mit Gästekontakt oder das ganze Team? Zweitens der Zeitraum: Der Betrag wird pro Schicht, pro Woche oder pro Monat zusammengefasst; ein fester Rhythmus macht die Auszahlung planbar. Drittens der Schlüssel, nach dem die Anteile entstehen. Viertens der Auszahlweg: Ob der Betrag über die Lohnabrechnung läuft oder separat ausbezahlt wird, hängt auch davon ab, wie Trinkgeld steuerlich behandelt wird; dazu verweist der letzte Abschnitt auf die Steuern-Artikel.
Die Varianten im Überblick
Welcher Schlüssel passt, entscheidet Ihr Team nach der Art der Dienste. Die Rechnung steht in der zweiten Spalte:
| Schlüssel | Rechnung | Passt, wenn | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| gearbeitete Stunden | Betrag ÷ Gesamtstunden × Stunden je Person | die Dienste im Zeitraum haben unterschiedliche Längen | Zeiterfassung mit nachprüfbaren Stunden |
| Kopfzahl | Betrag ÷ Zahl der beteiligten Personen | alle sind gleich lange anwesend | klare Liste der Beteiligten |
| Schichten | Betrag ÷ Zahl der Schichten × Schichten je Person | das Team setzt sich je Schicht neu zusammen | Schichtliste |
| Gewichtungspunkte | Betrag ÷ Punktsumme × Punkte je Person | Rollen sollen unterschiedlich stark zählen | vorab vereinbarte Punkte je Rolle |
Der Stundenschlüssel arbeitet mit zwei Belegen, die voneinander unabhängig entstehen: der Auszahlungsbericht zeigt den Betrag, die Zeiterfassung zeigt die Stunden. Abweichungen fallen beim Abgleich auf. Kopfzahl und Schichten brauchen weniger Daten, sehen aber ungleiche Anwesenheit nicht an.
Ein Rechenbeispiel: Kartentrinkgeld nach Stunden verteilen
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Der Zeitraum ist der Monat April (1. bis 30.). Der monatliche Auszahlbericht des Zahlungsdienstleisters weist Kartentrinkgeld in Höhe von 984,50 Euro aus; welcher Bericht bei Ihrem Zahlungsdienstleister das Trinkgeld ausweist, prüfen Sie im Angebot oder im Online-Portal. Vier Personen arbeiten im Zeitraum, die Stunden stehen im Zeiterfassungsbericht:
| Person | Stunden im Zeitraum | Rechnung | Anteil |
|---|---|---|---|
| A | 152 | 984,50 ÷ 440 × 152 | 340,10 Euro |
| B | 128 | 984,50 ÷ 440 × 128 | 286,40 Euro |
| C | 96 | 984,50 ÷ 440 × 96 | 214,80 Euro |
| D | 64 | 984,50 ÷ 440 × 64 | 143,20 Euro |
| Summe | 440 | 984,50 Euro |
Der Stundensatz ergibt sich zu 984,50 Euro ÷ 440 Stunden = 2,2375 Euro je Stunde. Jede Person erhält ihren Stundensatz mal ihre Stunden, auf Cent gerundet; in diesem Beispiel ergibt die Rundung keinen Rest. Die Kontrollsumme von 984,50 Euro entspricht dem Berichtsbetrag.
Entsteht beim Runden ein Rest, weist die Regel ihn einer Person zu, zum Beispiel der Person mit den meisten Stunden; ein Fall dazu steht in den häufigen Fragen am Ende. Passt die Kontrollsumme nicht, klären Sie den Grund, bevor Sie auszahlen. Mögliche Ursachen sind stornierte Kartenzahlungen mit Trinkgeld, Korrekturen des Zahlungsdienstleisters oder fehlerhafte Stunden.
So dokumentieren Sie jede Auszahlung
Jede Auszahlung bekommt eine Liste, die die folgenden Punkte enthält:
- Zeitraum und Quelldokument: Bezeichnung und Datum des Auszahl- oder Abrechnungsberichts, aus dem der Betrag stammt.
- Gesamtbetrag: Kartentrinkgeld des Zeitraums so, wie der Bericht es ausweist.
- Regel: Kreis der Beteiligten, Schlüssel und Rundungsweg, mit Datum der Festlegung.
- Stundenliste: Stunden je Person mit Quellenangabe des Zeiterfassungsberichts und Zeitraum.
- Rechnungsweg: Stundensatz und die Rechnung für jeden Anteil.
- Auszahlung: Betrag, Datum und Weg je Person, über die Lohnabrechnung oder separat.
- Kontrollsumme: Summe der Auszahlungsbeträge gegenüber dem Berichtsbetrag, geprüft von einer zweiten Person.
Bewahren Sie die Listen zusammen mit dem zugrunde liegenden Bericht auf. Eine Auszahlung bleibt so auch Monate später nachprüfbar. Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Buchhaltung gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Typische Fehler
- Keine schriftliche Regel: Ohne festgelegten Schlüssel kann jede Auszahlung neu zu klären sein, wie der Betrag zu teilen ist; möglich sind Unstimmigkeiten über die Anteile.
- Betrag aus dem Kassensturz statt aus dem Bericht: Die Kontrollsumme passt nicht zum Zahlungseingang, und die Herkunft des Betrags lässt sich nicht belegen.
- Stunden ohne Beleg: Niemand kann die Anteile nachrechnen, weder Team noch eine prüfende Person.
- Ein- und Austritte im Zeitraum: Die Regel sollte vorher festlegen, ob kurz anwesende Personen anteilig nach Stunden oder Tagen beteiligt werden.
- Rundungsreste ohne Empfänger: Die Auszahlungssumme weicht vom Berichtsbetrag ab, und die Differenz bleibt ungeklärt.
- Trinkgeld und Servicegebühr vermischt: Ein Bedienzuschlag mit Servicegebühr ist kein Trinkgeld und gehört nicht in die Verteilung; der Unterschied steht im Artikel Servicegebühr oder Trinkgeld.
Was Sie vorher prüfen
Legen Sie die Regel gemeinsam mit dem Team schriftlich fest, bevor das erste Kartentrinkgeld verteilt wird. Prüfen Sie, ob Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Kollektivvertrag für Ihren Betrieb bereits etwas zur Trinkgeldverteilung vorsehen; welche Unterlagen für Sie gelten, ergibt sich aus Ihrem Arbeitsverhältnis.
In Deutschland definiert § 107 Abs. 3 GewO Trinkgeld als Geldbetrag, den ein Dritter ohne rechtliche Verpflichtung dem Arbeitnehmer zusätzlich zu einer dem Arbeitgeber geschuldeten Leistung zahlt. Nach § 107 Abs. 3 Satz 1 GewO kann die Zahlung eines regelmäßigen Arbeitsentgelts nicht für die Fälle ausgeschlossen werden, in denen der Arbeitnehmer für seine Tätigkeit von Dritten ein Trinkgeld erhält. Das Gesetz regelt damit nicht, wie Trinkgeld unter mehreren Beschäftigten verteilt wird; das Bundesarbeitsgericht beschreibt Trinkgelder als schenkweise Zuwendungen von Dritten (BAG 5 AZR 346/21, Rn. 40). Auf welche Grundlage sich die Verteilung in Ihrem Betrieb stützt, ergibt sich aus Ihren Vereinbarungen: Prüfen Sie Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung beziehungsweise in Österreich und der Schweiz den für Ihren Betrieb geltenden Kollektivvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag, und legen Sie die Verteilung gemeinsam mit dem Team schriftlich fest.
Ob ausgezahltes Kartentrinkgeld mit Lohnsteuer und Sozialversicherung zusammenläuft, hängt vom Land und davon ab, über welche Route das Trinkgeld eingenommen wurde. Die Steuern-Artikel behandeln dies je Land: Trinkgeld in Deutschland: Steuerfreiheit, Verbuchung, Grenzen, Trinkgeld in Österreich: Steuer und Sozialversicherung und Trinkgeld in der Schweiz: AHV, MWST und Steuern. Wie Sie die Trinkgeldfunktion am Terminal einrichten und wie der Zahlungsdienstleister abrechnet, zeigt der Artikel Digitales Trinkgeld am Terminal einrichten.