Digitales Trinkgeld am Terminal einrichten

Was Sie vorab brauchen

• eine Entscheidung, wer das Trinkgeld erhält und nach welchem Schlüssel es verteilt wird (Trinkgeld an Mitarbeitende verteilen);
• die Auskunft des Terminalanbieters, ob das Gerät Trinkgeld erfasst und ob der Gast es vor oder nach der Zahlung eingibt;
• die Angaben aus Ihrem Vertrag: ob auf das Trinkgeld ein Händlerentgelt anfällt und wann es ausgezahlt wird;
• Zugang zu den Einstellungen von Terminal und Kasse, Händlerpasswort und eine Rolle mit Schreibrecht;
• einen Musterbeleg und die Belegvorlage, in der das Trinkgeld sichtbar sein soll;
• die Nummern der Terminal- und der Kassenhotline sowie eine Person im Betrieb, die Einstellungen und Störungen betreut.

Schritt für Schritt: Trinkgeld am Terminal einrichten

Schritt 1: Trinkgeldweg festlegen

Entscheiden Sie, wie der Gast Trinkgeld geben kann: als Anteil am Rechnungsbetrag, als frei eingegebenen Betrag oder als Aufrunden auf den nächsten vollen Betrag. Diese Wege hängen von der Software ab; fragen Sie den Anbieter, welche davon Ihr Vertrag und Ihre Geräte vorsehen und ob der Betrag nach der Zahlung noch ergänzt werden kann. Hat Ihr Gerät keine Trinkgeldabfrage, bleibt der Weg über die Kasse: Die Bedienung bucht das Trinkgeld dort als eigene Position, oder der Gast gibt es in bar.

Ergebnis: eine Notiz mit dem gewählten Weg, den Vorschlagswerten und dem Verhalten nach der Zahlung.

Schritt 2: Funktion am Terminal aktivieren

Legen Sie in den Einstellungen fest, welche Vorschläge erscheinen, in welcher Reihenfolge, und ab welchem Rechnungsbetrag überhaupt gefragt wird. Prüfen Sie auch, ob der Gast die Auswahl überspringen kann; eine Abfrage, die sich nicht überspringen lässt, kostet an der Kasse Zeit.

Ergebnis: Ein Testbetrag am Gerät zeigt Ihre Vorschläge in Ihrer Reihenfolge.

Schritt 3: Trinkgeld in der Kasse führen

Legen Sie im Kassensystem eine eigene Zahlungsart oder eine eigene Zeile für das Trinkgeld an, damit es in Kassenbericht und Tagesabschluss sichtbar bleibt.

In Deutschland knüpft die Aufzeichnungspflicht nach § 146a der Abgabenordnung (AO) an das System an: Sie gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme, also elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 der Kassensicherungsverordnung, abgekürzt KassenSichV); eine offene Ladenkasse ohne ein solches System erfasst nicht elektronisch und fällt nicht unter § 146a AO. Das System zeichnet jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf, und die Transaktion enthält die Zahlungsarten (§ 2 Satz 2 Nr. 5 KassenSichV). Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a führt Unternehmer-Trinkgeld unter den Beispielen für Geschäftsvorfälle, die in einem elektronischen Aufzeichnungssystem vorkommen können (Nr. 1.10.2, Fassung seit 3. März 2025). Ob ein Trinkgeld im Kassensystem landet, entscheidet der Geldweg, nicht der Empfänger: Bargeld, das der Gast direkt übergibt, läuft nicht über das Terminal; erfassen Sie es in der Kasse, wird es dort als eigener Vorgang aufgezeichnet.

Ergebnis: Ihr Kassenbericht weist das Trinkgeld als eigene Summe aus.

Schritt 4: Beleg festlegen

Für den Beleg eines elektronischen Kassensystems in Deutschland gilt § 6 Satz 1 KassenSichV; die Vorschrift knüpft an die elektronischen Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO an und erfasst die offene Ladenkasse nicht. Der Beleg muss das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe (Nr. 5) sowie den Prüfwert der Vorgangsbeendigung und den Signaturzähler (Nr. 7) enthalten. Der Anwendungserlass zählt als weitere Belegangabe den Betrag je Zahlungsart auf (AEAO zu § 146a, Nr. 2.4.4 Nr. 7). Sehen Sie am Musterbeleg nach, ob das Trinkgeld in dieser Zeile enthalten ist oder eine eigene Zeile bekommt, und lassen Sie die Vorlage beim Kassenhersteller so anpassen, dass sie zum Kassenbericht passt. Beleg- und Aufzeichnungsregeln für Österreich und die Schweiz stehen im nationalen Recht; dafür geben Trinkgeld an der Registrierkasse erfassen und Trinkgeld an der Kasse erfassen die Einzelheiten.

Ergebnis: ein Musterbeleg, auf dem Sie die Trinkgeldangabe zeigen können.

Schritt 5: Ablauf am Gast und Team festlegen

Legen Sie fest, wer das Trinkgeld anspricht und in welcher Reihenfolge der Gast zahlt; bei Bedienung am Tisch gehört das in die Abläufe für Kartenzahlung am Tisch. Klären Sie, wer eine Trinkgeldauswahl ändern oder stornieren darf (Stornierung und Erstattung am Terminal).

Ergebnis: Zwei Personen zeigen den Ablauf am Gerät fehlerfrei, auch den Fall ohne Trinkgeld.

Schritt 6: Testzahlungen mit Trinkgeld

Führen Sie je Zahlungsweg einen Test durch: mit gesteckter Karte, kontaktlos und, falls angeboten, mit dem Smartphone (Tap to Pay). Zahlen Sie bewusst einen unrunden Betrag, damit Sie die Trinkgeldzeile von der Rechnungssumme unterscheiden können, und stornieren Sie eine dieser Zahlungen.

Ergebnis: Terminalbeleg, Kassenbon und Kassenbericht zeigen denselben Gesamtbetrag; weisen alle drei das Trinkgeld gesondert aus, stimmt auch die Trinkgeldsumme überein. Zeigt eine Quelle nur den Gesamtbetrag, ordnen Sie die Trinkgeldzahlung über die Transaktionsreferenz zu; im EU-Anwendungsbereich übermittelt der Zahlungsdienstleister diese Referenz nach Art. 12 Abs. 1 Buchst. a VO (EU) 2015/751.

Schritt 7: Tagesabschluss und Abrechnung prüfen

Stellen Sie den Terminalabschluss (Kassenschnitt oder Tagesbeleg) neben den Kassenbericht und vergleichen Sie die Trinkgeldsummen. Fragen Sie den Anbieter, ob Ihre Abrechnung das Trinkgeld getrennt zeigt, ob darauf ein Händlerentgelt anfällt und wann es mit den Kartenumsätzen ausgezahlt wird; die Gutschrift auf Ihr Konto und ihre Frist behandelt Auszahlung der Kartenumsätze.

Im EU-Anwendungsbereich (Acquirer und Zahlungsdienstleister des Zahlers in der Union, Art. 1 Abs. 1) übermittelt der Zahlungsdienstleister nach jeder Zahlung die Referenz, den Betrag und die Höhe der Entgelte, wobei Händlerentgelt und Interbankenentgelt gesondert ausgewiesen werden (Art. 12 Abs. 1 VO (EU) 2015/751, anwendbar seit 9. Dezember 2015 nach Art. 18 Abs. 2); einen gesonderten Ausweis des Trinkgelds verlangt Art. 12 nicht, das Trinkgeld ist Teil des Betrags des Zahlungsvorgangs. Die Angaben darf er nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung zusammenfassen. Eine Vertragsklausel darf die Angaben stattdessen regelmäßig, mindestens einmal im Monat, übermitteln oder bereitstellen (Art. 12 Abs. 2). Für Kartenarten und -marken mit unterschiedlich hohen Interbankenentgelten muss der Acquirer die Händlerentgelte individuell aufgeschlüsselt anbieten und fakturieren, außer Sie haben schriftlich um Bündelung gebeten (Art. 9 Abs. 1); nennt Ihre Rechnung nur einen Gesamtbetrag, verlangen Sie die Aufschlüsselung. In der Schweiz gilt die Verordnung nicht; dort verlangen Sie die Entgeltaufstellung direkt beim Anbieter.

Ergebnis: die Trinkgeldsumme des Tages aus zwei Quellen, die übereinstimmen, soweit beide das Trinkgeld gesondert ausweisen.

Schritt 8: Getrennt halten und monatlich abstimmen

Führen Sie das Trinkgeld in Kasse und Kassenbericht als eigene Summe und gleichen Sie es einmal im Monat mit der Abrechnung, dem Kontoauszug und der Auszahlung an das Team ab; rechnen Sie dabei vom gesamten Kartenumsatz des Monats über Entgelte, Stornierungen und noch offene Auszahlungen auf die Gutschrift im Kontoauszug über und ordnen Sie das darin enthaltene Trinkgeld zu, denn der Kontoauszug weist das Trinkgeld nicht zwingend gesondert aus. So bleiben Kartenzahlungen, Trinkgeld und Kassendifferenzen unterscheidbar (Kassendifferenzen). Wie das Trinkgeld verbucht und steuerlich behandelt wird, steht in den Länderartikeln (Trinkgeld in Deutschland, Trinkgeld in Österreich, Trinkgeld in der Schweiz); die Abgrenzung zur Servicegebühr behandelt Servicegebühr oder Trinkgeld.

Ergebnis: eine Überleitungsrechnung, die vom gesamten Kartenumsatz des Monats über Entgelte, Stornierungen und noch offene Auszahlungen die Gutschrift auf dem Kontoauszug erklärt und das darin enthaltene Trinkgeld zuordnet.

So prüfen Sie das Ergebnis

Der Gast sieht Ihre Trinkgeldvorschläge am Gerät; wenn Sie das Überspringen freigegeben haben, kann er sie ablehnen. Am Testtag gilt:

• Terminalabschluss, Kassenbericht und Kartenabrechnung nennen dieselbe Trinkgeldsumme, soweit diese Quellen das Trinkgeld gesondert ausweisen; zeigt eine Quelle nur den Gesamtbetrag, ordnen Sie die Trinkgeldzahlungen über die Transaktionsreferenz zu.
• Eine stornierte Trinkgeldzahlung senkt den Trinkgeldumsatz in den Quellen, die das Trinkgeld gesondert ausweisen; Vorgang und Stornierung bleiben in den Aufzeichnungen nachvollziehbar (in Deutschland § 146 Abs. 4 AO, AEAO zu § 146a, Nr. 1.11.1).
• Der Beleg weist bei einer Kartenzahlung mit Trinkgeld den Betrag je Zahlungsart aus (in Deutschland nach AEAO zu § 146a, Nr. 2.4.4 Nr. 7).
• Jede Person im Team löst eine Zahlung mit Trinkgeld und eine Stornierung ohne Hilfe aus.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Vorgehen
Der Gast sieht keine Trinkgeldabfrage	Funktion nicht aktiviert oder Mindestbetrag zu hoch eingestellt	Einstellung am Terminal prüfen und Mindestbetrag senken
Das Trinkgeld fehlt im Kassenbericht	Es steckt ohne eigene Zeile im Kartenbetrag	eigene Zahlungsart mit dem Kassenhersteller einrichten
Terminal und Kasse zeigen verschiedene Tagesbeträge	Vorgang am Terminal abgebrochen oder nur auf einer Seite storniert	Abschlussbelege des Tages vergleichen und den Vorgang mit dem Anbieter klären
Die Abrechnung nennt nur einen Gesamtbetrag	gebündelte Fakturierung vereinbart oder Entgelte nicht getrennt ausgewiesen	im EU-Anwendungsbereich die Aufschlüsselung nach Art. 9 Abs. 1 und den Ausweis nach Art. 12 Abs. 1 VO (EU) 2015/751 verlangen; in der Schweiz beim Anbieter nachfragen
Die Trinkgeldangabe fehlt auf dem Beleg	Belegvorlage nicht angepasst	Vorlage mit dem Kassenhersteller ändern und in Deutschland die Angaben nach § 6 Satz 1 KassenSichV prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenden Sie sich an den Terminalanbieter, wenn die Funktion, das Entgelt oder die Auszahlung von Ihrer Erwartung abweicht, an den Kassenhersteller bei Zahlungsart, Tagesabschluss und Belegvorlage und an Ihre Steuerberatung, wenn Auszahlung und Verbuchung zusammengeführt werden sollen. Steht die Wahl des Anbieters noch aus, helfen die Kriterien unter Zahlungsdienstleister auswählen; die Anbindung an die Kasse behandelt Terminal an der Kasse anbinden.