Warenwirtschaft oder ERP: Was ist der Unterschied?
Kurz gesagt
Eine Warenwirtschaft führt Einkauf, Lager und Verkauf; ein ERP-System verknüpft darüber hinaus Buchhaltung und weitere Bereiche in einem Datenbestand. Als Ausgangsannahme genügt eine Warenwirtschaft, solange Rechnungen, Buchhaltungsübergabe und Auswertungen ohne Doppelerfassung laufen. Mehrere Signale zugleich sind ein Anlass, ein ERP zu prüfen; den Ausschlag gibt der Funktionsumfang des einzelnen Produkts.
Das Wichtigste
- Warenwirtschaft und ERP sind Funktionsumfänge, keine festen Produktklassen; beide Begriffe werden von Anbietern unterschiedlich verwendet.
- Nach der Marktstudie von Digital in NRW (2021) fehlen Warenwirtschaften in der Regel Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Produktionsplanung.
- Eine Warenwirtschaft kann eigenständig laufen oder Teil eines ERP-Systems sein.
- Doppelarbeit zwischen Warenwirtschaft, Buchhaltung und Tabellen ist das Signal, das diese Redaktion zuerst prüft (redaktionelle Einschätzung).
- Eine Warenwirtschaft mit Schnittstelle zur Buchhaltung ist eine kleinere Zwischenstufe, die vor einem ERP zu prüfen ist (redaktionelle Empfehlung).
Den Anstoß kann ein Steuerberater, ein Anbieter oder ein Wachstumsschritt wie ein zweites Lager geben: Dann steht die Frage im Raum, ob ein ERP nötig ist, obwohl die Warenwirtschaft läuft. Dieser Artikel hilft zu entscheiden, ob die bestehende Warenwirtschaft ausreicht. Was ein ERP-System ist, steht unter Was ist ein ERP-System?; hier geht es nur um die Grenze zur Warenwirtschaft.
Wo die Grenze verläuft
Eine Warenwirtschaft führt Mengen und Werte der Handelsware: Wareneingang, Lagerbestand, Bestellungen, Verkauf. Nach dem Leitfaden des Kompetenzzentrums Handel (ibi research, Oktober 2021) gehört dazu der Bestandsüberblick über mehrere Verkaufskanäle, und eine Warenwirtschaft kann eigenständig laufen oder Teil eines größeren ERP-Systems sein. Der Leitfaden unterscheidet außerdem die zentrale Warenwirtschaft von der Filialwarenwirtschaft, die nur Aufgaben der einzelnen Filiale unterstützt.
Ein ERP verknüpft zusätzlich weitere Bereiche über gemeinsame Stammdaten. Nach der Marktstudie von Digital in NRW (2021) fehlen Warenwirtschaften in der Regel die Finanzbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung und die Produktionsplanung. Die Studie nennt auch, dass Anbieter Finanz- und Lohnprogramme von Dritten einbinden, weil sich gesetzliche Vorgaben ändern. Ob ein Programm als „Warenwirtschaft“ oder „ERP“ verkauft wird, sagt daher wenig; die Modulliste entscheidet.
An welchen Signalen die Warenwirtschaft nicht mehr reicht
Die Tabelle ist eine redaktionelle Orientierung, keine Norm. Ausgangsannahme: ein Handelsbetrieb mit einer Warenwirtschaft, die Einkauf, Lager und Verkauf abdeckt, und einer Buchhaltung außerhalb, etwa beim Steuerberater. Ein einzelnes Signal ist selten ein Grund zum Wechsel; die Spalte „Zwischenschritt“ nennt die kleinere Lösung, die Sie zuerst prüfen sollten.
| Signal im Betrieb | Warenwirtschaft genügt, wenn … | ERP prüfen, wenn … | Zwischenschritt |
|---|---|---|---|
| Rechnungen und Buchhaltung | die Übergabe an die Buchhaltung per Export wenig Zeit bindet | Belege mehrfach erfasst werden oder Zahlen monatlich abgeglichen werden müssen | Schnittstelle zum Buchhaltungsprogramm |
| Kundenvorgänge | überwiegend Laufkundschaft bedient wird | Angebote, Aufträge und Kundenhistorie in einem Vorgang zusammenlaufen sollen | Angebotsfunktion der Warenwirtschaft |
| Lager und Standorte | ein Lager oder Filialen mit eigener Auswertung genügen | mehrere Lager oder Gesellschaften gemeinsam ausgewertet werden müssen (Filialen und Mandanten) | zentrale statt Filialwarenwirtschaft |
| Herstellung | die Ware unverändert verkauft wird | selbst gefertigt oder montiert wird und Stücklisten oder Materialbedarf geplant werden müssen | Handelsstücklisten, soweit unterstützt |
| Auswertung | Verkauf, Marge und Bestand die wichtigen Zahlen sind | Verkauf, Kosten, Personal und offene Posten gemeinsam gesehen werden sollen | Auswertung aus Export und Tabelle |
| Finanzen und Personal | Buchhaltung und Lohn bei Dritten sauber laufen | diese Daten in denselben Vorgang gehören | eingebundenes Buchhaltungsprogramm |
Lesehilfe: Zwei bis drei Zeilen in der mittleren Spalte „ERP prüfen, wenn …“ gleichzeitig sind ein stärkeres Zeichen als eine einzelne. Das ist keine gemessene Schwelle, sondern eine Arbeitsregel dieser Redaktion.
So sieht das im Alltag aus
Beispielrechnung (erfundene Zahlen): Ein Fachhandel erstellt 400 Rechnungen im Monat in der Warenwirtschaft und erfasst jede ein zweites Mal für die Buchhaltung, jeweils rund 3 Minuten. Dazu kommen angenommene 30 Euro Stundenkosten.
| Posten | Rechnung |
|---|---|
| Zeit je Monat | 400 × 3 Minuten = 1.200 Minuten = 20 Stunden |
| Kosten je Monat | 20 Stunden × 30 Euro = 600 Euro |
| Kosten je Jahr | 600 Euro × 12 = 7.200 Euro |
Die 7.200 Euro sind die Obergrenze dessen, was eine Schnittstelle oder ein Finanzmodul an dieser einen Stelle einsparen kann. Ob dafür ein ganzes ERP nötig ist, folgt daraus nicht: Löst eine Schnittstelle zur Buchhaltung die Doppelerfassung, kann der Zwischenschritt aus der Tabelle genügen. Vergleichen Sie den Betrag mit den Posten unter ERP-Kosten und mit dem Angebot für die Schnittstelle.
Typische Fehler bei der Entscheidung
- Nach dem Namen vergleichen. „ERP“ im Produktnamen sagt nichts über die enthaltenen Module; vergleichen Sie die Modulliste (ERP-Module im Überblick).
- Den Zwischenschritt überspringen. Eine Warenwirtschaft mit Schnittstelle zur Buchhaltung löst manches Problem, bevor ein ERP nötig wird.
- Die Altdaten vergessen. Der Leitfaden des Kompetenzzentrums Handel warnt, dass die Übernahme der Daten aus dem Altsystem Kosten und Abhängigkeiten schafft.
- Ein Signal überbewerten. Ein zweiter Onlineshop ist für sich genommen noch kein Grund zum Wechsel.
Nächste Schritte
- Zählen Sie vier Wochen lang, wie oft und wie lange Sie Daten ein zweites Mal erfassen.
- Ordnen Sie jede Doppelarbeit einer Zeile der Tabelle zu.
- Prüfen Sie bei jeder Zeile zuerst den Zwischenschritt, dann das ERP.
- Halten Sie Ihre Anforderungen schriftlich fest und gehen Sie zu ERP auswählen über, wenn der Zwischenschritt nicht genügt. Grundlagen zur Warenwirtschaft im Laden: Warenwirtschaft im Einzelhandel.