Archivierung im ERP: Aufbewahrungsfristen und Datenträger

ERP-Systeme sammeln Unterlagen verschiedener Art: Buchungen, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Stammdaten. Für sie gilt in Deutschland nicht eine Frist, sondern drei. Die Tabelle ordnet typische ERP-Unterlagen den Fristen zu; danach folgen Fristbeginn, Form der Aufbewahrung und der Systemwechsel. Für Kassendaten gibt es eine eigene Tabelle in Aufbewahrungsfristen für Kassendaten und Belege.

Fristen nach Unterlagenart

Die Tabelle gilt für Betriebe in Deutschland. Entscheidend ist die Funktion einer Unterlage, nicht ihr Name (Rz. 121 GoBD); wo die Einordnung davon abhängt, ist sie als redaktionell gekennzeichnet.

Unterlage im ERP (Deutschland)	Art nach § 147 Abs. 1 AO	Frist	Hinweis
Hauptbuch, Journal, Nebenbücher (Debitoren, Kreditoren, Anlagen), Inventar, Jahresabschluss, Lagebericht, Eröffnungsbilanz	Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Abschlüsse (Nr. 1; Einordnung der Nebenbücher nach Rz. 98 redaktionell)	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB
Eingangsrechnungen, Doppel der Ausgangsrechnungen	Buchungsbelege (Nr. 4), soweit sie Buchungsbeleg sind	8 Jahre	Für Rechnungen zusätzlich § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG; ein Geschäftsbrief wird erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung zum Buchungsbeleg (Rz. 63)
Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, sonstige Korrespondenz, soweit sie abgesandt oder empfangen wurde und kein Buchungsbeleg ist	Handels- und Geschäftsbriefe (Nr. 2, 3; redaktionelle Einordnung)	6 Jahre	Nicht abgesandte Entwürfe sind nicht aufbewahrungspflichtig (Rz. 5); Handelsbriefe im Sinn des HGB sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB)
Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind	Sonstige Unterlagen	Empfangene: bis zum Erhalt der Rechnung; abgesandte: bis zum Versand der Rechnung	§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO; dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, gilt die Frist für Buchungsbelege
Verfahrensdokumentation, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen	Zum Verständnis erforderliche Unterlagen (Nr. 1)	10 Jahre	Die Frist läuft nicht ab, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie nötig sind (Rz. 154)
Stammdaten mit Historie, Parameter, Systemeinstellungen, soweit zur Verarbeitung erforderlich	Zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungen erforderlich (Rz. 5, 89)	Die GoBD verlangen die Speicherung samt Historisierung (Rz. 89) und nennen keine eigene Frist; redaktionelle Folgerung: für die Dauer der Frist der zugehörigen Buchungen	Rz. 27, 35, 89
Lohnkonten (Personalmodul)	Aufzeichnung nach § 41 EStG	Bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Zollkodex der Union	Nr. 4a	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 Satz 1 AO

Sonderregeln für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Steuerpflichtige unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute sind in Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO und Art. 95 EGHGB geregelt und hier nicht behandelt. Kürzere Fristen anderer Steuergesetze bleiben vorbehalten, kürzere Fristen außersteuerlicher Gesetze ändern die Frist nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und 2 AO).

Pauschalaussagen, die Sie prüfen sollten

• “Alles zehn Jahre”: Für Buchungsbelege gilt seit 1. Januar 2025 die Achtjahresfrist (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO), für Rechnungen § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG ebenfalls acht Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre.
• “Die Frist beginnt mit dem Belegdatum”: Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss oder Lagebericht aufgestellt, der Beleg entstanden oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO); bei Rechnungen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).
• “Nach Ablauf der Zahl der Jahre kann gelöscht werden”: Nach der AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; die verlängerten Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung (zehn Jahre) und leichtfertiger Verkürzung (fünf Jahre) zählen dafür nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).- “Handelsrecht und Steuerrecht sind dasselbe”: Die Fristen stimmen grundsätzlich überein (§ 257 Abs. 4 HGB), auch der Fristbeginn ist ähnlich geregelt (§ 257 Abs. 5 HGB). Die Hemmung wegen der Festsetzungsfrist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO) enthalten Absatz 4 und 5 des § 257 HGB nicht.

Beispielrechnung: Wann endet die Frist?

Die Beispiele sind erfunden und gehen von den regulären Fristen ohne besondere Hemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO aus.

• Eine Eingangsrechnung vom 12. März 2026 wird am 20. März 2026 gebucht. Der Buchungsbeleg ist 2026 entstanden, die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und beträgt acht Jahre. Sie endet mit Ablauf des 31. Dezember 2034.
• Ein Angebot vom 5. Februar 2026, das nicht zu einem Auftrag führt und kein Buchungsbeleg ist, ist ein abgesandter Geschäftsbrief. Sechs Jahre ab 31. Dezember 2026: Ende mit Ablauf des 31. Dezember 2032.
• Ist die letzte Eintragung in ein Buch im Jahr 2026 gemacht worden, beginnt die Zehnjahresfrist mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2036.

In welcher Form bewahren Sie auf?

Unterlagen dürfen nach § 147 Abs. 2 AO und § 257 Abs. 3 HGB auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die Wiedergabe muss mit empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen und während der Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Ausgenommen sind nach § 147 Abs. 2 AO Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und Unterlagen nach Nr. 4a, soweit sie amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise sind; für sie lässt die Vorschrift die bloße Wiedergabe nicht zu. Nach § 257 Abs. 3 HGB gilt die Ausnahme für Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse.

Die GoBD konkretisieren das für ERP-Daten:

1. Im System erzeugte oder empfangene Daten sind im Ursprungsformat aufzubewahren und dürfen vor Fristablauf nicht gelöscht werden (Rz. 119, 132); Konvertierungen nur nach Nr. 3.
2. Die maschinelle Auswertbarkeit darf nicht verringert werden; die Umwandlung von Journaldaten in ein PDF ist unzulässig (Rz. 129).
3. Eine Umwandlung in ein Inhouse-Format ist nur zulässig, wenn beide Versionen aufbewahrt werden oder die Konvertierung verlustfrei erfolgt und dokumentiert ist (Rz. 135).
4. Eingegangene elektronische Belege bleiben im Empfangsformat; bei E-Rechnungen im Sinn des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt der strukturierte Teil (Rz. 131 seit 14.7.2025).
5. Ein elektronisches Dokument erhält einen eindeutigen Index, dessen Verknüpfung während der Frist erhalten bleibt (Rz. 122).
6. Papierbelege dürfen nach bildlicher Erfassung vernichtet werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist und keine Vorschrift das Original verlangt (Rz. 136, 140); Einzelheiten in Belege digitalisieren: Ersetzendes Scannen nach GoBD.

Systemwechsel und Archivierung

Bei einem Systemwechsel, einer Systemänderung oder einer Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem entfällt die Pflicht, Hard- und Software des Altsystems vorzuhalten, nur unter zwei Bedingungen: Die Daten einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen sind quantitativ und qualitativ gleichwertig übernommen, und das neue System ermöglicht dieselben Auswertungen (Rz. 142). Andernfalls bleibt das Altsystem für die Dauer der Frist verfügbar (Rz. 143). Datenextrakte, Reports oder Druckdateien genügen nicht, wenn nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen sind (Rz. 144). Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt bei einem Systemwechsel oder einer Auslagerung nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, der Z3-Zugriff (§ 147 Abs. 6 AO, Rz. 164). Die gleichwertige Übernahme der Daten bleibt Voraussetzung für den Verzicht auf das Altsystem (Rz. 142, 143).

Wo bewahren Sie auf?

Bücher und Aufzeichnungen sind im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 AO). Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen in einem anderen Mitgliedstaat der EU geführt und aufbewahrt werden, wenn der Datenzugriff nach § 146b Abs. 2 Satz 2 AO, § 147 Abs. 6 AO und § 27b Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG in vollem Umfang möglich ist (§ 146 Abs. 2a AO); in einem Drittstaat nur mit Bewilligung der Finanzbehörde auf Antrag (§ 146 Abs. 2b AO). Ein im Inland ansässiger Unternehmer hat Rechnungen nach § 14b Abs. 2 UStG im Inland aufzubewahren; elektronisch mit vollständiger Fernabfrage dürfen sie auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegen, dann ist dem Finanzamt der Aufbewahrungsort mitzuteilen.

Was droht bei einem Verstoß?

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Unterlage nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 AO nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße beträgt bis zu 25.000 Euro, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 6 AO). Das gilt auch, wenn jemand einer vollziehbaren Anordnung zum Datenzugriff zuwiderhandelt (§ 379 Abs. 2 Nr. 1h, Abs. 6 AO). Sonstige Unterlagen nach Nr. 5 nennt Nr. 7 nicht.

Checkliste für Ihr ERP-Archiv

1. Ordnen Sie jede Unterlagenart des ERP der Tabelle zu und hinterlegen Sie die Frist je Art.
2. Berechnen Sie das Fristende ab dem Schluss des Kalenderjahres, nicht ab dem Belegdatum.
3. Speichern Sie Ausgangs- und Eingangsrechnungen im Ursprungsformat, E-Rechnungen mit dem strukturierten Teil.
4. Prüfen Sie vor einem Systemwechsel, ob die Daten gleichwertig übernommen werden und das neue System dieselben Auswertungen erlaubt.
5. Dokumentieren Sie Archivierung, Konvertierung und Migration in der Verfahrensdokumentation; die Anforderungen im Überblick stehen in GoBD im ERP: Was das System leisten muss. Zum Datenschutz beim Cloud-ERP siehe Cloud-ERP und DSGVO: Auftragsverarbeitung und Standort.