Aufbewahrungspflichten in Österreich: Fristen für Belege und Kassa

Die Aufbewahrungspflicht für Steuerzwecke steht in Österreich in der Bundesabgabenordnung (BAO); daneben haben voll buchführende Unternehmer eine eigene handelsrechtliche Pflicht im Unternehmensgesetzbuch (UGB). Beide nennen sieben Jahre, erfassen aber unterschiedliche Unterlagen und lassen die Frist unterschiedlich beginnen. Dieser Artikel ordnet die Unterlagen rund um Kassa und Buchhaltung zu, mit Frist, Fristbeginn und Rechtsgrundlage je Zeile.

Was § 132 BAO vorschreibt

Bücher, Aufzeichnungen und die dazu gehörigen Belege sind nach § 132 Abs. 1 BAO sieben Jahre aufzubewahren. Darüber hinaus sind sie noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind, in denen der Aufbewahrungspflichtige oder die Person, für die die Bücher geführt wurden, Parteistellung hat. Für Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, schreibt das Gesetz vor, dass sie sieben Jahre aufbewahrt werden sollen.

Die Fristen laufen für Bücher und Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, und für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen. Weicht das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet (§ 132 Abs. 1 BAO).

Für wen die Pflicht gilt

Die Pflicht trifft jeden, der auf Grund von Abgabenvorschriften Bücher oder Aufzeichnungen führen muss, und auch den, der ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher führt (§ 132 Abs. 1 BAO). Umsatzsteuerlich muss jeder Unternehmer zur Feststellung der Steuer und ihrer Grundlagen Aufzeichnungen führen (§ 18 Abs. 1 UStG 1994). Wer nach dem UGB Bücher führen muss, ergibt sich aus der Buchführungspflicht in Österreich; wer nur die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzt, führt trotzdem Aufzeichnungen im Sinn der BAO.

Für Barumsätze kommt die Belegerteilungspflicht hinzu: Von jedem Beleg über eine Barzahlung ist eine Durchschrift oder sonstige Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren, und zwar auch bei einer offenen Ladenkasse ohne Registrierkasse (§ 132a Abs. 1 und 6 BAO). Eine Ausnahme gilt für Berechtigungsausweise wie Eintrittskarten und Fahrausweise: Dort können die Anfertigung und Aufbewahrung der Zweitschrift unterbleiben, wenn deren vollständige Erfassung gewährleistet ist (§ 132a Abs. 7 BAO; Einzelheiten stehen unter Belegerteilungspflicht in Österreich). Betreibt der Unternehmer eine elektronische Registrierkasse, führt diese ein Datenerfassungsprotokoll, dessen Daten zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern sind; diese Sicherung ist nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 7 Abs. 3 RKSV, gilt seit 1. April 2017).

Fristen im Überblick: Tabelle nach Unterlagenart

Die Tabelle gilt für Unternehmer und andere Abgabepflichtige in Österreich, Stand 13. Oktober 2026. Die Zuordnung einer Unterlage zu einer Zeile richtet sich danach, welche Funktion sie hat.

Unterlage	Frist	Beginn der Frist	Rechtsgrundlage
Bücher und Aufzeichnungen, zum Beispiel Kassabuch, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Aufzeichnungen nach § 18 Abs. 1 UStG 1994	7 Jahre; darüber hinaus solange für anhängige Abgabenverfahren mit Parteistellung von Bedeutung	Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden	§ 132 Abs. 1 BAO
Belege zu den Büchern und Aufzeichnungen, zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen	7 Jahre, ebenso verlängert	Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen	§ 132 Abs. 1 BAO
Zweitschrift der Belege über Barzahlungen (Durchschrift oder Datenträgerspeicherung bei gleichzeitiger Erfassung); bei Berechtigungsausweisen wie Eintrittskarten und Fahrausweisen entfällt sie, wenn deren vollständige Erfassung gewährleistet ist	7 Jahre; Aufbewahrungspflicht beginnt mit der Belegerstellung	Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde	§ 132a Abs. 6 und 7 BAO, gilt seit 1. Januar 2016 (§ 323 Abs. 45 BAO)
Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, soweit für die Abgabenerhebung von Bedeutung, zum Beispiel Angebote und Korrespondenz	7 Jahre vorgesehen („sollen“)	Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen	§ 132 Abs. 1 BAO
Sicherung des Datenerfassungsprotokolls einer Registrierkasse	nach § 132 BAO, also 7 Jahre wie die zugehörigen Aufzeichnungen	wie die zugehörigen Aufzeichnungen nach § 132 Abs. 1 BAO	§ 7 Abs. 3 RKSV iVm § 132 BAO
Für Unternehmer, die nach dem UGB Bücher führen: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lagebericht, Konzernabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe, Buchungsbelege	7 Jahre geordnet; darüber hinaus solange für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren mit Parteistellung von Bedeutung	Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet wurde; für Buchungsbelege nennt § 212 Abs. 2 UGB keinen eigenen Beginn	§ 212 Abs. 1 und 2 UGB
Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken im Sinn des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994	22 Jahre, wenn das Grundstück nach dem 31. März 2012 erstmals im Unternehmen als Anlagevermögen verwendet oder genutzt wird und, bei Vermietung für Wohnzwecke, der Vertragsabschluss nach dem 31. März 2012 erfolgt; 12 Jahre für Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen aufgrund eines Anspruchs gemäß § 15c WGG betreffen (ausgenommen Geschäftsräume)	§ 18 Abs. 10 UStG 1994 nennt keinen eigenen Fristbeginn; über § 132 Abs. 1 BAO beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Aufzeichnungen oder Unterlagen beziehen, bei abweichendem Wirtschaftsjahr mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet	§ 18 Abs. 10 UStG 1994; Anwendungsbedingungen § 28 Abs. 38 Z 3 UStG 1994

Die 22-Jahres-Frist des § 18 Abs. 10 UStG 1994 ist auf Grundstücke anzuwenden, die der Unternehmer nach dem 31. März 2012 erstmals in seinem Unternehmen als Anlagevermögen verwendet oder nutzt, und bei Vermietung für Wohnzwecke, wenn der Vertragsabschluss nach dem 31. März 2012 erfolgt (§ 28 Abs. 38 Z 3 UStG 1994). Monats- und Jahresbeleg einer Registrierkasse sind Belege im Sinn der BAO; was sie enthalten und wann sie zu erstellen sind, steht unter Monatsbeleg und Jahresbeleg. Wie ERP- und Buchhaltungsdaten über die ganze Systemlandschaft hinweg aufzubewahren sind, behandelt der Artikel zur Aufbewahrung von ERP-Daten.

Wann die Frist beginnt: Beispielrechnung

Die Beispiele sind erfunden und nehmen an, dass kein Abgabenverfahren anhängig ist und das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, soweit nicht anders gesagt.

• Eine Ausgangsrechnung vom 14. Mai 2026 bezieht sich auf das Kalenderjahr 2026. Die siebenjährige Frist läuft vom Schluss dieses Kalenderjahres und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2033 (§ 132 Abs. 1 BAO).
• Ein Kassenbon vom 3. Februar 2026 wird als Zweitschrift aufbewahrt. Auch hier endet die Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2033, denn maßgeblich ist das Kalenderjahr der Belegausstellung (§ 132a Abs. 6 BAO).
• Endet ein Wirtschaftsjahr am 30. Juni 2026, laufen die Fristen für die Bücher und Belege dieses Wirtschaftsjahres vom Schluss des Kalenderjahres 2026 und enden mit Ablauf des 31. Dezember 2033 (§ 132 Abs. 1 BAO).

Papier oder Datenträger

Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen können auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Liegen solche Unterlagen von vornherein nur auf Datenträgern vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO).

Wer auf Datenträgern aufbewahrt und zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, muss auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist die Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und erforderlichenfalls ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen; dauerhafte Wiedergaben sind auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen (§ 132 Abs. 3 BAO). Ein Kassensystem, dessen Datenformat sich während der Frist ändert, muss den Zugriff also weiterhin ermöglichen.

Was bei einer Verletzung droht

Wer vorsätzlich eine abgabenrechtliche Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Büchern oder sonstigen Aufzeichnungen verletzt, macht sich einer Finanzordnungswidrigkeit schuldig; dasselbe gilt für die Verletzung der Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen (§ 51 Abs. 1 lit. c und d FinStrG). Die Finanzordnungswidrigkeit wird mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro geahndet (§ 51 Abs. 2 FinStrG). Die Tatbestände greifen nicht, wenn dadurch schon ein anderes Finanzvergehen erfüllt ist. Weitere Folgen und Verfahrensfragen stehen unter Registrierkasse: Strafen bei Verstößen.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Ordnen Sie jede Unterlagenart einer Zeile der Tabelle zu und hinterlegen Sie Frist und Fristbeginn.
• Berechnen Sie das Fristende ab dem Schluss des Kalenderjahres, bei abweichendem Wirtschaftsjahr ab dem Kalenderjahr, in dem es endet.
• Sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll jeder Registrierkasse mindestens vierteljährlich unveränderbar und ordnen Sie die Sicherung dem Kalenderjahr der erfassten Umsätze zu.
• Bewahren Sie die Zweitschrift jedes Belegs über eine Barzahlung auf, auch bei der offenen Ladenkasse; bei Berechtigungsausweisen wie Eintritts- oder Fahrausweisen genügt die gewährleistete vollständige Erfassung ohne Zweitschrift.
• Halten Sie Unterlagen zu Grundstücken getrennt, wenn die Frist von 22 Jahren in Betracht kommt.
• Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche anhängigen Verfahren die Frist verlängern, bevor Sie Unterlagen vernichten.