Einzelaufzeichnungspflicht: Jeden Verkauf einzeln erfassen
Kurz gesagt
In Deutschland sind Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Ausgenommen ist der Barverkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, aber nur ohne elektronisches Aufzeichnungssystem, also mit offener Ladenkasse (Satz 3 und 4). Die Verwaltung wendet die Ausnahme unter Bedingungen auch auf Dienstleistungen an.
Das Wichtigste
- Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, zeichnet auch Barverkäufe an unbekannte Kunden einzeln auf, unabhängig von der TSE-Pflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO; GoBD Rz. 39).
- Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Einzelaufzeichnungspflicht, genügt mit offener Ladenkasse mindestens ein Kassenbericht aus dem gezählten Endbestand (AEAO zu § 146, Nr. 3.3); sonst ist einzeln aufzuzeichnen (Nr. 3.2).
- Bei Dienstleistungen gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen wird die Ausnahme ohne elektronisches System nicht beanstandet, wenn der Kundenkontakt auf Bestellung und kurzes Bezahlen beschränkt ist (Nr. 2.2.6).
- Soweit Sie Einzelheiten tatsächlich aufzeichnen, etwa Vorbestellungen, können Sie sich insoweit nicht auf die Erleichterung berufen (Nr. 2.2.6).
- Die Fassung des § 146 Abs. 1 AO mit Satz 2 bis 4 gilt seit 29. Dezember 2016.
Was verlangt § 146 Abs. 1 AO?
Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind außerdem täglich festzuhalten (Satz 2). Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern nach den GoBD die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls in einem Umfang, der die Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung ermöglicht. Das gilt auch für Bareinnahmen: Der Umstand der sofortigen Bezahlung rechtfertigt keine Ausnahme (Rz. 37; AEAO zu § 146, Nr. 2.1.2).
Der Grund liegt in der Nachprüfbarkeit: Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten einen Überblick geben, und die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (Rz. 32, 33). Der Begriff ist im Glossar unter Einzelaufzeichnungspflicht erklärt. Die Pflicht gilt für jeden, der eine gewerbliche, berufliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit selbständig ausübt, unabhängig davon, wie der Gewinn ermittelt wird (Nr. 2.1.1, 2.1.2).
Was gehört zu einer Einzelaufzeichnung?
Die Mindestangaben nennt der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146, Nr. 2.1.3). Sie sind zeitnah, möglichst unmittelbar bei Entstehung des Geschäftsvorfalls, aufzuzeichnen:
| Angabe | Inhalt |
|---|---|
| Artikel | der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel |
| Preis | der endgültige Einzelverkaufspreis und vereinbarte Preisminderungen |
| Umsatzsteuer | der zugehörige Steuersatz und -betrag |
| Zahlungsart | die Art der Zahlung |
| Zeit | Datum und Zeitpunkt des Umsatzes |
| Menge | verkaufte Menge oder Anzahl |
Eine einzelne Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls ist nicht verlangt, nur die Aufzeichnung (Nr. 2.1.3). Der Name des Vertragspartners gehört nach Rz. 37 dazu, soweit zumutbar; die GoBD nennen als Beispiel eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung im Einzelhandel, die nicht zu beanstanden ist.
Wer ist ausgenommen und warum?
Die gesetzliche Ausnahme steht in § 146 Abs. 1 Satz 3 AO: Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen nicht. Satz 4 nimmt sie zurück, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet. Nach der Verwaltung gilt das unabhängig davon, ob das System mit einer TSE zu schützen ist (Rz. 39; Nr. 2.2.2). Seit der GoBD-Änderung vom 11. März 2024 (anzuwenden ab 1. April 2024) wird die Zumutbarkeit bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen des Satzes 3 nicht gesondert geprüft (Rz. 39 Absatz 2).
Außerhalb des Satzes 3 ist die Einzelaufzeichnung nur dann nicht zumutbar, wenn sie technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist; das hat der Steuerpflichtige nachzuweisen (Nr. 2.2.1; Rz. 38).
Die Tabelle zeigt die Fälle in Deutschland. Die Spalte „Einzelaufzeichnung?“ gibt die Rechtslage nach § 146 AO und dem Anwendungserlass wieder.
| Fall in Deutschland | Einzelaufzeichnung? | Grund und Fundstelle |
|---|---|---|
| Warenverkauf gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, offene Ladenkasse | Nein; Bareinnahmen mindestens per Kassenbericht nachweisen | § 146 Abs. 1 Satz 3 AO; Nr. 3.3 |
| Derselbe Verkauf, aber über ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Kassensystem, Registrierkasse) | Ja | Satz 4; Rz. 39; Nr. 2.2.2 |
| Warenverkauf gegen Barzahlung mit offener Ladenkasse; der Verkäufer kennt aus außerbetrieblichen Gründen viele Kunden namentlich | Die Ausnahme bleibt anwendbar, das ist unschädlich | Nr. 2.2.5 |
| Verkauf gegen Barzahlung, aber die Identität der Käufer ist für das Geschäft von Bedeutung | Ja, die Ausnahme setzt voraus, dass die Identität regelmäßig ohne Bedeutung ist | Nr. 2.2.5 |
| Verkauf nicht gegen Barzahlung | Ja, Satz 3 nennt nur Barzahlung | § 146 Abs. 1 Satz 3 AO |
| Dienstleistung gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, kein elektronisches System, Kundenkontakt im Wesentlichen auf Bestellung und kurzen Bezahlvorgang beschränkt | Nein, wird nicht beanstandet | Nr. 2.2.6; Rz. 39 |
| Dienstleistung, bei der der Kundenkontakt etwa so lange dauert wie die Leistung und der Kunde sie üblicherweise individuell beeinflussen kann | Ja | Nr. 2.2.6 |
| Offene Ladenkasse, aber Einzelheiten werden tatsächlich aufgezeichnet (etwa Tischreservierung, Vorbestellung, Kundendaten) | Insoweit ja; auf die Erleichterung kann man sich nicht berufen | Nr. 2.2.6; OFD Frankfurt Tz. 5 |
| Elektronisches System und daneben offene Ladenkasse für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich | Für diesen Bereich nicht beanstandet, wenn die Erfassung im System aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen nicht möglich ist | Nr. 2.2.3 |
| Offene Ladenkasse mit Waage ohne Speicherfunktion über den Wiegevorgang hinaus | Unter den Voraussetzungen des Satzes 3 wird nicht beanstandet, dass Einzeldaten der Waage nicht aufgezeichnet werden; erfüllt die Waage die Voraussetzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, ist die offene Ladenkasse unzulässig | Nr. 2.2.4 |
| Das elektronische Aufzeichnungssystem fällt aus (etwa Stromausfall, technischer Defekt) | Papieraufzeichnung ist während des Ausfalls zulässig; die Pflichten der offenen Ladenkasse gelten entsprechend; Ausfallzeit dokumentieren und, soweit vorhanden, belegen | Nr. 2.1.6; bei Ausfall nur der TSE siehe TSE fällt aus: Was Sie als Kassenbetreiber tun müssen |
Der Erlass nennt für Dienstleistungen kein Gewerbe als Beispiel. Prüfen Sie Ihren Betrieb deshalb an den Merkmalen: Wie lange dauert der Kundenkontakt im Vergleich zur Leistung? Nimmt der Kunde Einfluss auf die Leistung? Zeichnen Sie Termine, Reservierungen oder Kundendaten auf?
Seit wann gilt das?
§ 146 Abs. 1 AO wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 neu gefasst; die Änderung trat am 29. Dezember 2016 in Kraft (BMF-Schreiben vom 19. Juni 2018). Der Anwendungserlass wurde mit diesem Schreiben neu gefasst und gilt mit sofortiger Wirkung seit 19. Juni 2018. Er wurde durch BMF-Schreiben vom 4. November 2021 (unter anderem Nr. 2.1.6, 2.2.3, 2.2.4) und vom 1. September 2025 (Nr. 2.1.6 letzter Satz und Verweise auf die GoBD-Fassung) geändert.
Was droht bei einem Verstoß?
Wer vorsätzlich oder leichtfertig nach Gesetz aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnet und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen, handelt ordnungswidrig (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 AO). Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 6 AO). Ob ein fehlender Einzelnachweis im Einzelfall den Tatbestand erfüllt, hängt vom Sachverhalt ab.
Die Buchführung und die Aufzeichnungen sind der Besteuerung zugrunde zu legen, wenn sie den §§ 140 bis 148 AO entsprechen (§ 158 Abs. 1 AO); besteht Anlass, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, gilt das nicht (Abs. 2 Nr. 1). Kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln, schätzt es (§ 162 AO). Wie eine Schätzung abläuft, beschreibt Kassenprüfung und Schätzung.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Falls Sie ein Kassensystem oder eine Registrierkasse nutzen: Jeder Verkauf wird einzeln mit den Mindestangaben gespeichert, auch bei Barzahlung und unbekannten Kunden (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO); die Ausnahme für die offene Ladenkasse gilt dafür nicht.
- Falls Sie eine offene Ladenkasse führen: Die Bareinnahmen sind mindestens per Kassenbericht aus dem gezählten Endbestand nachgewiesen; Pflichten im Einzelnen unter Offene Ladenkasse: Erlaubt, aber mit welchen Pflichten?.
- Es steht fest, ob Ihre Verkäufe Waren oder Dienstleistungen betreffen und ob Zahlung bar erfolgt.
- Falls Sie bei einer offenen Ladenkasse Vorbestellungen, Reservierungen oder Kundendaten tatsächlich aufzeichnen: Für diese Vorgänge gilt die Erleichterung nicht (Nr. 2.2.6).
- Hat Ihr Betrieb eine Waage mit Speicherfunktion, ist geprüft, ob sie einem Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion entspricht (Nr. 2.2.4).