Kasse beim Finanzamt melden: Schritt für Schritt in Mein ELSTER
Kurz gesagt
Wer in Deutschland ein elektronisches Kassensystem betreibt, übermittelt die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO elektronisch: im ELSTER-Formular, per XML-Upload oder aus einer Software über ERiC. Je Betriebsstätte ist eine Mitteilung mit allen ihren Systemen nötig, für Formular und XML-Upload braucht es ein Benutzerkonto in Mein ELSTER. Neue Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.
Das Wichtigste
- Seit 1. Januar 2025 steht der elektronische Meldeweg bereit; E-Mail und Papier erfüllen die Pflicht nach § 146a Abs. 4 AO grundsätzlich nicht (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.1).
- Eine Mitteilung gilt für eine Betriebsstätte und enthält alle dieser Betriebsstätte zugeordneten Systeme, auch bei einer Korrektur (Nr. 1.16.1.4).
- Mit dem ELSTER-Formular lassen sich höchstens 1.000 Systeme erklären; die Grenze gilt auch für den XML-Import.
- Für Formular und XML-Upload ist ein Mein-ELSTER-Konto nötig; ein Konto, das nur per E-Mail angelegt wurde, bietet laut ELSTER-Hilfe nur den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
- Kassensysteme und Registrierkassen, die ab 1. Juli 2025 angeschafft werden: Meldung innerhalb eines Monats; die Frist für ältere Systeme endete am 31. Juli 2025.
Was Sie vorab brauchen
Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO ist nur elektronisch wirksam: über das ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“, über einen XML-Upload in Mein ELSTER oder über eine Software mit ERiC-Schnittstelle. Wer nur das Formular nutzt, braucht Folgendes:
- Ein ELSTER-Benutzerkonto. Formular und XML-Upload liegen in Mein ELSTER. Bei der Identitätsprüfung per Brief kommt der Aktivierungscode mit der Post; die ELSTER-Hilfe nennt für die Registrierung keine Dauer, planen Sie also Zeit vor der Frist ein. Daneben bietet ELSTER eine Online-Identitätsprüfung mit dem Personalausweis (NECT oder Online-Ausweisfunktion) an, die ohne Brief auskommt. Ein Konto, das nur mit E-Mail angelegt wurde, bietet nach der Hilfe nur den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, das Meldeformular fehlt dort.
- Ihre Steuernummer. Sie ist das Ordnungskriterium der Mitteilung (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.2.1).
- Eine Liste Ihrer Betriebsstätten mit der Bezeichnung, unter der Sie sie melden wollen.
- Die Daten jedes Kassensystems und jeder TSE (siehe Tabelle).
- Eine Vollmacht, wenn Ihre Steuerberatung die Mitteilung übermittelt. Pflichtig bleiben Sie selbst (Nr. 1.16.1.1).
Dieser Artikel behandelt Kassensysteme und Registrierkassen; für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten Sonderregeln (Abschnitt II des BMF-Schreibens vom 28. Juni 2024). Welche Systeme überhaupt zu melden sind, steht im Artikel zur Kassenmeldepflicht. Das Stichwort erklärt das Glossar unter Kassenmeldepflicht; das Portal beschreibt ELSTER.
Welche Angaben das Formular verlangt
Die Tabelle folgt dem Gesetz (§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO) und dem Anwendungserlass (Nr. 1.16.2). Die Bildschirmmasken, Feldnamen und Eingabeformate des Formulars haben wir ohne ELSTER-Konto nicht durchgespielt; die amtliche Ausfüllanleitung des BMF war am 13. Oktober 2026 nicht abrufbar. Die Spalte „Wo Sie es finden“ ist ein praktischer Hinweis, keine amtliche Angabe.
| Angabe | Was verlangt wird | Wo Sie es finden |
|---|---|---|
| Steuernummer | eindeutiges Ordnungskriterium der Mitteilung (Nr. 1.16.2.1) | Steuerbescheid, Schreiben des Finanzamts |
| Betriebsstätte und Anzahl der Systeme | je Betriebsstätte eine Mitteilung mit der Anzahl aller dort eingesetzten Systeme (Nr. 1.16.1.4, 1.16.2.4) | eigene Liste |
| Art des Systems | Auswahl, die das Meldeverfahren vorgibt (Nr. 1.16.2.3) | Systemdokumentation |
| Seriennummer des Systems | herstellerabhängig; zu unterscheiden von der Seriennummer der TSE und der Zertifizierungs-ID; muss das System des Herstellers eindeutig identifizieren (Nr. 1.16.2.5) | Typenschild, Systemdokumentation |
| Datum der Anschaffung | bei Kauf das Anschaffungsdatum; bei Leasing oder Miete der Beginn der Überlassung (Nr. 1.16.2.6) | Rechnung, Vertrag |
| Datum der Außerbetriebnahme | nur nach Außerbetriebnahme des Systems; dazu zählen auch Untergang oder Abhandenkommen (Nr. 1.16.1.2, 1.16.2.7) | Ihre Unterlagen |
| Art der TSE: Seriennummer | Hashwert des öffentlichen Schlüssels im TSE-Zertifikat; verwendet der Hersteller eine Prüfsumme nach der BSI-Richtlinie, ist sie Teil der Seriennummer (Nr. 2.2.3.2, 1.16.2.2) | Systemdokumentation, Rechnung der TSE |
| Art der TSE: Zertifizierungs-ID | vom BSI vergeben, Form BSI-K-TR-nnnn-yyyy oder, seit der Änderung vom 3. März 2025, auch BSI-K-TR-nnnn-yyyy-MA-ZZ (Nr. 1.16.2.2) | Unterlagen des TSE-Herstellers |
Name des Steuerpflichtigen ist ebenfalls Mitteilungsinhalt (§ 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 AO). Die Seriennummer der TSE kann länger sein als der reine Hashwert, wenn der Hersteller eine Prüfsumme anfügt; in welchem Eingabeformat das Formular sie annimmt (mit oder ohne Prüfsumme, mit oder ohne Vorsatz „BSI-K-TR“ bei der Zertifizierungs-ID), konnten wir nicht prüfen. Übernehmen Sie die Angaben so, wie sie in der Dokumentation Ihrer TSE stehen, und folgen Sie den Eingabehinweisen im Formular.
Schritt für Schritt: Mitteilung übermitteln
Schritt 1: Betriebsstätten und Systeme auflisten
Legen Sie je Betriebsstätte fest, welche Systeme dort eingesetzt werden. Jedes System gehört grundsätzlich genau einer Betriebsstätte (Nr. 1.16.1.4), und jede Mitteilung führt alle Systeme dieser Betriebsstätte auf.
Schritt 2: Daten je System zusammentragen
Sammeln Sie die Werte aus der Tabelle. Kopieren Sie lange Seriennummern aus dem Dokument oder dem Export, statt sie abzutippen: Ein Zeichenfehler verfälscht die Mitteilung.
Schritt 3: Formular in Mein ELSTER öffnen
Melden Sie sich bei Mein ELSTER an und öffnen Sie unter „Formulare und Leistungen“ den Bereich „Alle Formulare“. Wählen Sie dort das Formular zu § 146a Absatz 4 AO. Liefert Ihre Kassensoftware die Meldung selbst über die ERiC-Schnittstelle oder erzeugt sie eine XML-Datei, können Sie diesen Weg nehmen; beim Hochladen einer XML-Datei in Mein ELSTER gilt wie im Formular die Grenze von 1.000 Systemen, für die ERiC-Übertragung nennt die Formularseite sie nicht.
Schritt 4: Betriebsstätte erfassen
Tragen Sie die Bezeichnung der Betriebsstätte ein und geben Sie die Anzahl der zugeordneten Systeme an. Bei einer Außerbetriebnahme von Systemen gilt: Vorher muss deren Anschaffung mitgeteilt worden sein (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt I).
Schritt 5: Systeme und TSE erfassen
Erfassen Sie jedes System mit den Angaben der Tabelle, danach die zugehörige TSE mit Seriennummer und Zertifizierungs-ID. Sind mehrere Geräte mit einer TSE verbunden, ist jedes Gerät einzeln mitzuteilen (Nr. 1.16.2.4).
Schritt 6: Prüfen, absenden, Nachweis sichern
Vergleichen Sie vor dem Absenden die Zahl der erfassten Systeme mit Ihrer Liste. Senden Sie ab und heben Sie auf, was Ihnen ELSTER als Nachweis der Übermittlung bereitstellt. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6 für jede weitere Betriebsstätte.
Änderungen und Korrekturen
Bei Anschaffung, Stilllegung oder Umzug eines Systems übermitteln Sie für die betroffenen Betriebsstätten eine aktualisierte Mitteilung. Sie enthält wieder alle Systeme der Betriebsstätte, nicht nur das geänderte. Die Fristen für neue Systeme und Außerbetriebnahmen stehen im Artikel zur Kassenmeldepflicht. Falsche Angaben müssen Sie nach Kenntnis unverzüglich korrigieren, spätestens bis zum Ablauf der Monatsfrist (Nr. 1.16.3.1). Nach einem Austausch der Sicherheitseinrichtung hilft der Artikel TSE fällt aus.
So prüfen Sie das Ergebnis
Je Betriebsstätte muss eine Mitteilung vorliegen, und die Zahl der gemeldeten Systeme muss mit den Geräten im Betrieb übereinstimmen. Gleichen Sie die Seriennummern von System und TSE sowie die Zertifizierungs-ID mit Ihren Unterlagen ab: Die Systemnummer vergibt der Hersteller des Systems, die TSE-Seriennummer ist vom TSE-Zertifikat abgeleitet, und beide sind nicht austauschbar (Nr. 1.16.2.5).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Das Formular erscheint nicht | Sie sind nicht angemeldet oder suchen an der falschen Stelle | Im Bereich „Alle Formulare“ nach dem Titel „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“ suchen |
| TSE-Seriennummer wird abgelehnt | Vermutlich wurde die Seriennummer des Systems, die Zertifizierungs-ID oder eine unvollständige TSE-Nummer eingetragen (ein Abgleich mit den Formularregeln war uns nicht möglich) | Vollständige Seriennummer aus der TSE-Dokumentation kopieren, gegebenenfalls mit Prüfsumme, und die Eingabehinweise im Formular beachten |
| Unsicherheit bei der Zertifizierungs-ID | Der Anwendungserlass kennt die Formen BSI-K-TR-nnnn-yyyy und, seit 3. März 2025, BSI-K-TR-nnnn-yyyy-MA-ZZ; wie das Formular beide abbildet, ist ungeprüft | Beim TSE-Hersteller nachfragen, welche ID für Ihr Produkt gilt, und sie wie dort angegeben eintragen |
| Art des Systems unklar | Mischformen wie Waagen oder Faktura-Programme mit Kassenfunktion | Die vorgegebene Auswahl im Formular mit der Systemdokumentation vergleichen; im Zweifel das Finanzamt oder Ihre Steuerberatung fragen |
| Falsche Angabe abgeschickt | Tippfehler, falsches Datum | Korrigierende Mitteilung mit allen Systemen der Betriebsstätte senden |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Beauftragen Sie Ihre Steuerberatung, wenn Sie viele Betriebsstätten haben oder kein ELSTER-Konto besitzen und die Frist drängt. Haben Sie die Frist für ein Bestandssystem versäumt, holen Sie die Mitteilung sofort nach. Was dann droht, beschreibt der Artikel zur Kassenmeldepflicht. Für Rückfragen zu Ihrer Steuernummer oder zur zuständigen Behörde wenden Sie sich an das Finanzamt, das nach den §§ 18 bis 20 AO für Sie zuständig ist.