Self-Ordering und Personalkosten: Rechenbeispiel
Kurz gesagt
Wie viel Personalarbeit Self-Ordering spart, hängt vom Bestellanteil am Terminal, den Stunden für Betreuung und den Gerätekosten ab. In der Beispielrechnung mit erfundenen Werten (zwei Terminals, 40 Prozent Bestellanteil, 20 Euro Stundenkosten) bleiben 520 Stunden netto, und der Saldo wird oberhalb von rund 26,5 Prozent Bestellanteil positiv. Gesparte Stunden zählen nur, wenn der Dienstplan sie abbaut.
Das Wichtigste
- Ersparnis je Jahr = (Bestellstunden × Bestellanteil − Betreuungsstunden) × Stundenkosten.
- Jahreskosten = (Anschaffung plus Einmalkosten) geteilt durch Nutzungsjahre plus Terminalanzahl mal laufende Kosten je Terminal.
- Beispielrechnung mit erfundenen Werten: zwei Terminals, Break-even bei rund 26,5 Prozent Bestellanteil.
- Ohne Betreuungsstunden fällt der Break-even in der Beispielrechnung auf rund 6,5 Prozent.
- Untergrenze der Stundenkosten in Deutschland: Mindestlohn 13,90 Euro brutto je Zeitstunde 2026, aber nur für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne des § 22 MiLoG — Auszubildende und bestimmte Praktika sind ausgenommen.
Ob Self-Ordering Personal spart, entscheidet sich nicht am Gerät, sondern an den Stunden. Dieser Artikel zeigt eine Rechnung, die Sie mit Ihren eigenen Werten nachführen: Bestellstunden, Betreuungsstunden, Stundenkosten und die Kosten der Terminals. Einführung, Technik und Kostenrahmen eines Bestellterminals stehen im Artikel Self-Ordering-Kiosk in der Gastronomie.
Worum es bei der Rechnung geht
Verglichen werden zwei Betriebsweisen desselben Betriebs: Bestellaufnahme und Bonierung durch Personal gegenüber Bestellaufnahme am Terminal. Die Rechnung zählt nur die Stunden, die heute mit Bestellaufnahme und Bonierung gefüllt sind. Kochen, Servieren, Abwasch und das Kassieren laufen unverändert weiter; auch die Endkontrolle der Bestellungen bleibt Arbeit. Sie ist eine Entscheidungshilfe mit erfundenen Zahlen, keine Prognose über Ihren Betrieb.
Die Größen der Rechnung
Die Tabelle führt jede Größe mit einem erfundenen Beispielwert; Sie ersetzen alle Werte durch Ihre eigenen.
| Größe | Bedeutung | Beispielwert (erfunden) |
|---|---|---|
| S | Zahl der Terminals | 2 |
| p | Anschaffungspreis je Terminal in Euro | 2.500 |
| F | einmalige Kosten für Montage, Schnittstelle und Schulung in Euro | 3.000 |
| L | angenommene Nutzungsdauer in Jahren | 5 |
| r | laufende Kosten je Terminal und Jahr in Euro (Software, Support) | 900 |
| H | Bestellstunden heute, Stunden je Jahr | 2.600 |
| a | Anteil der Bestellungen, der künftig am Terminal entsteht | 40 % |
| A | Betreuungsstunden an den Terminals, Stunden je Jahr | 520 |
| w | Stundenkosten Personal in Euro | 20 |
Die Beispielwerte für H und A folgen derselben Annahme: 260 Öffnungstage, davon 10 Stunden mit Bestellaufnahme und Bonierung heute und 2 Stunden Betreuung an den Terminals künftig.
Für w setzen Sie Ihre Kosten je Service- und Kassenstunde an, also Lohn zuzüglich Arbeitgeberanteile. Als Untergrenze in Deutschland gilt der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro brutto je Zeitstunde vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026 (§ 1 Abs. 2 Mindestlohngesetz in Verbindung mit der Fünften Mindestlohnanpassungsverordnung); für 2027 ist 14,60 Euro beschlossen. Dieser Mindestlohn gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 22 MiLoG; nicht erfasst sind unter anderem Auszubildende, bestimmte Pflicht- und Kurzzeitpraktika, Jugendliche ohne abgeschlossene Berufsausbildung sowie Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten. Ihre tatsächlichen Stundenkosten liegen über dieser Untergrenze. Grundlagen: Mindestlohn in der Gastronomie.
Jahreskosten der Terminals: K = (S × p + F) ÷ L + S × r.
Personalerparnis: E = (H × a − A) × w. Die Formel nimmt an, dass die Bestellstunden im Verhältnis des Bestellanteils wegfallen; die Betreuungsstunden A bleiben in jedem Fall als fixer Posten.
Saldo je Jahr = E − K.
Die Beispielrechnung
Mit den Werten der Tabelle:
K = (2 × 2.500 + 3.000) ÷ 5 + 2 × 900 = 1.600 + 1.800 = 3.400 Euro.
E = (2.600 × 0,4 − 520) × 20 = (1.040 − 520) × 20 = 10.400 Euro.
Der Saldo beträgt 10.400 − 3.400 = 7.000 Euro im Jahr. Frei werden netto 1.040 − 520 = 520 Stunden, rund zwei Stunden je Öffnungstag.
Die Ersparnis wird nur zu Geld, wenn der Dienstplan die frei werdenden Stunden abbaut, zum Beispiel über kürzere Schichten oder schwächer besetzte Nebenzeiten. Bleiben die Stunden besetzt, ist der Saldo eine Rechengröße ohne Auszahlung.
Nicht in der Rechnung: Zahlungsgebühren, Wirkung auf Bestellhöhe und Speisenplan, Auslastung der Küche, Ausfälle der Terminals, Wartung über die Laufzeit hinaus und die steuerliche Behandlung der Ersparnis. Zur Besteuerung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; dieser Artikel nennt dazu keine Regel.
Wo der Break-even liegt
Der Saldo kippt bei dem Bestellanteil a*, für den E gleich K gilt:
a* = (A × w + K) ÷ (H × w).
Eingesetzt: (520 × 20 + 3.400) ÷ (2.600 × 20) = 13.800 ÷ 52.000 = 0,2654, also rund 26,5 Prozent. Bei den übrigen Beispielannahmen ist der Saldo oberhalb dieses Bestellanteils positiv und unterhalb negativ.
Die Tabelle hält A und die Gerätekosten fest und verändert den Bestellanteil a:
| Bestellanteil a | Ersparnis E in Euro | Saldo in Euro |
|---|---|---|
| 20 % | 0 | −3.400 |
| 30 % | 5.200 | 1.800 |
| 40 % | 10.400 | 7.000 |
| 50 % | 15.600 | 12.200 |
Bei 20 Prozent fressen die Betreuungsstunden die Bestellstunden vollständig auf: E fällt zu null, der Saldo entspricht den Gerätekosten.
Die zweite Tabelle hält a = 40 Prozent fest und verändert die Betreuungsstunden A:
| Betreuungsstunden A | Ersparnis E in Euro | Saldo in Euro |
|---|---|---|
| 0 | 20.800 | 17.400 |
| 260 | 15.600 | 12.200 |
| 520 | 10.400 | 7.000 |
| 1.040 | 0 | −3.400 |
Ohne jede Betreuungsstunde liegt der Break-even bei 3.400 ÷ 52.000 = rund 6,5 Prozent. Ob eine der beiden Extremannahmen — kein einziger Gast braucht Hilfe, oder eine volle Betreuungsstunde je Bestellstunde — auf Ihren Betrieb zutrifft, zeigt der Probebetrieb.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Die Ersparnis steht im Angebot, ohne dass die Stunden und der Bestellanteil genannt sind, auf die sie sich bezieht.
- Die laufenden Kosten je Terminal fehlen oder gelten nur für das erste Jahr.
- Montage, Anbindung an die Kasse und Schulung sind nicht im Einmalkostenblock enthalten.
- Ein Probebetrieb zur Messung des Bestellanteils ist nicht vorgesehen, obwohl die Rechnung von diesem Anteil abhängt.
Welche Größe für welchen Betrieb zählt
Die Tabelle ist redaktionelle Orientierung, welche Größe die Rechnung in welcher Lage bestimmt.
| Lage | Was die Rechnung bestimmt | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Imbiss, Mensa, Selbstbedienungsrestaurant | H und a, weil die Bestellstunden der größte Posten der Formel sind | Anteil von Bestellungen ohne Sonderwünsche aus Ihren Kassendaten |
| Restaurant mit Service am Tisch | A, weil Gäste am Terminal Fragen stellen und die Bestellung am Platz ankommt | Wer Fragen beantwortet und wer die Bestellung ans Tisch bringt; zur Bestellung per QR-Code siehe QR-Code-Bestellung im Restaurant |
| Stark schwankender Andrang | A, weil die Betreuung in Spitzenzeiten Personal bindet | Ob die Betreuung in bestehende Schichten passt |
| Hoher Anteil von Bestellungen mit Rückfragen | a, weil Gäste diese Bestellungen beim Personal aufgeben | Anteil der Bestellungen, die der Probebetrieb real am Terminal zeigt |
So rechnen Sie in fünf Schritten
- Übernehmen Sie S, p, F, L und r aus dem Angebot und berechnen Sie K.
- Zählen Sie aus den Kassendaten der letzten zwölf Monate die Stunden für Bestellaufnahme und Bonierung (H); ohne Zeiterfassung schätzen Sie über Bestellungen je Tag mal Minuten je Bestellung.
- Legen Sie fest, wie viele Stunden A Sie in jedem Fall für Betreuung an den Terminals einplanen.
- Schätzen Sie den Bestellanteil a in einem Probebetrieb über feste Testtage.
- Berechnen Sie E, den Saldo und den Break-even a*. Liegt Ihr erwarteter Bestellanteil deutlich unter a* oder Ihr Dienstplan nimmt die frei werdenden Stunden nicht ab, trägt das System nach dieser Formel die Kosten nicht.