QR-Code-Bestellung im Restaurant einführen
Kurz gesagt
Die Bestellung per QR-Code führen Sie in sieben Schritten ein: Ablauf wählen, Karte vorbereiten, jedem Tisch einen eigenen Code geben, die Bestellung an Kasse und Küche anbinden, Zahlung und Beleg festlegen, Datenschutzfragen mit dem Anbieter klären und im Probebetrieb testen. Pflichten zu Karte, Beleg und Daten hängen vom Land ab und stehen in den verlinkten Artikeln.
Das Wichtigste
- Ein Code je Tisch: Die Bestellung muss der Tischkennung zugeordnet sein, die im QR-Code steckt.
- Die Bestellung gehört in dieselbe Kasse wie alle anderen Bestellungen, damit Küche und Abrechnung nur eine Quelle haben.
- Legen Sie vor dem Start fest, ob Gäste am Tisch zahlen oder beim Personal.
- Fragen zu Daten und Auftragsverarbeitung gehören in das Angebot, bevor Sie unterschreiben.
- Halten Sie einen Weg ohne Smartphone bereit, zum Beispiel Bestellung durch das Personal.
Bei der Bestellung per QR-Code scannen Gäste einen Code am Tisch, öffnen die Karte im Browser und senden ihre Bestellung an Kasse und Küche. Der Artikel beschreibt den Ablauf der Einführung. Wann sich ein Bestellweg rechnet, steht in Self-Ordering-Kiosk in der Gastronomie.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Kasse oder ein Bestellsystem, das Bestellungen von außen annimmt. Fragen Sie den Hersteller, ob es die QR-Bestellung als Funktion gibt oder ob ein getrennter Dienst angebunden wird.
- Eine vollständige Karte mit Preisen, Optionen und Allergenangaben in Textform.
- Einen Tischplan mit eindeutigen Tischnummern.
- Ein Netz im Lokal, das auch Gästen eine Verbindung erlaubt, oder die Entscheidung, dass Gäste ihr Mobilfunknetz nutzen. Zur Auslegung: Kassen-Netzwerk planen.
- Einen Drucker oder ein Display, auf dem Küche oder Theke die Bestellung sehen; siehe Küchendisplay einführen.
Schritt für Schritt: Einführung
Schritt 1: Ablauf wählen
Entscheiden Sie, ob Gäste nur bestellen oder auch am Tisch zahlen. Bei „nur bestellen“ bleibt die Abrechnung beim Personal. Bei Zahlung am Tisch brauchen Sie einen Zahlungsweg im Bestellsystem und eine Antwort darauf, wie die Zahlung in der Kasse aufgezeichnet wird.
Schritt 2: Karte vorbereiten
Legen Sie Artikel, Preise, Optionen und Allergenangaben im System an. Prüfen Sie Preise und Angaben gegen die gedruckte Karte. Welche Angaben eine digitale Karte in Deutschland enthalten muss, steht in Digitale Speisekarte in Deutschland: Pflichtangaben.
Schritt 3: Jedem Tisch einen eigenen Code geben
Erzeugen Sie je Tisch einen Code, dessen Adresse die Tischkennung enthält, und kleben oder stellen Sie ihn auf den Tisch. Prüfen Sie nach dem Anbringen mit einem Handy, ob jeder Code den richtigen Tisch öffnet. Kontrollieren Sie die Codes beim Eindecken, damit keiner überklebt oder vertauscht ist (redaktionelle Empfehlung).
Schritt 4: Bestellung an Kasse und Küche anbinden
Lassen Sie die Bestellung als Bestellung des Tisches in die Kasse laufen und von dort an Küchendrucker oder Küchendisplay. Prüfen Sie, ob Zusatzbestellungen am selben Tisch zusammen auf einer Rechnung landen und wie Stornos und Änderungen laufen. Bestellung nach Bestellart, zum Beispiel im Haus oder außer Haus: Bestellart einrichten.
Schritt 5: Zahlung und Beleg festlegen
Klären Sie mit dem Hersteller und Ihrer Steuerberatung, wie eine Zahlung am Tisch aufgezeichnet wird und wie der Beleg zu den Gästen kommt. Die Pflichten sind je Land verschieden: Belegausgabepflicht in Deutschland und Registrierkassenpflicht in Österreich. Zahlt das Personal am Tisch, bleibt der Ablauf wie bisher.
Schritt 6: Datenschutzfragen klären
Stellen Sie dem Anbieter vor Vertragsabschluss diese Fragen und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben:
- Welche Daten erfasst die Bestellseite, zum Beispiel Tischkennung, Gerätekennung, Bestellhistorie, Zahlungsdaten?
- Verlangt die Seite ein Konto oder eine Angabe zur Person, bevor Gäste bestellen können?
- Setzt die Seite Cookies oder Messdienste, und welche?
- Bietet der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an, und wo laufen die Server?
Die rechtliche Einordnung für Deutschland: DSGVO im Laden: Kundendaten an der Kasse; für die Schweiz: Datenschutz an der Kasse in der Schweiz.
Schritt 7: Probebetrieb
Testen Sie mit dem Team an einem ruhigen Tag: Bestellung am Tisch absenden, in der Küche empfangen, ändern, stornieren, bezahlen. Starten Sie danach mit einem Teil der Tische und halten Sie den Weg ohne Smartphone bereit.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Jeder Code öffnet die Karte des richtigen Tisches.
- Eine Testbestellung erscheint in der Küche mit Tisch und Optionen.
- Die Preise am Bildschirm stimmen mit der Karte und mit der Rechnung überein.
- Eine zweite Bestellung am selben Tisch landet auf derselben Rechnung.
- Die Datenschutzantworten des Anbieters liegen schriftlich vor.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Bestellung erscheint nicht in der Küche | Kasse und Bestellseite sind nicht verbunden oder der Küchendrucker ist falsch zugeordnet | Verbindung der Kasse, Zuordnung der Artikel zum Drucker |
| Bestellung landet am falschen Tisch | Code vertauscht oder falsche Tischkennung hinterlegt | Code des Tisches scannen und Kennung vergleichen |
| Preis am Bildschirm weicht von der Karte ab | Zwei Preislisten werden getrennt gepflegt | Eine Quelle für Preise festlegen |
| Gast erreicht die Seite nicht | Kein Netz am Platz | WLAN-Abdeckung am Tisch prüfen, Weg ohne Smartphone anbieten |
| Zusatzbestellung ergibt zweite Rechnung | Bestellungen werden nicht dem offenen Tisch zugeordnet | Einstellung zum offenen Tisch beim Hersteller erfragen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie den Hersteller der Kasse dazu, wenn Bestellungen nicht in die Kasse gelangen oder Beträge abweichen. Ihre Steuerberatung sollten Sie einbeziehen, bevor Gäste am Tisch zahlen, und der Datenschutz-Teil gehört vor Vertragsabschluss zum Anbieter.