Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen

Was Sie vorab brauchen

Dieser Artikel gilt für Betreiber elektronischer oder computergestützter Kassensysteme und Registrierkassen in Deutschland, die der Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 Satz 1 AO unterliegen. Wer eine offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem führt, hat diese Pflicht nicht und braucht keine Befreiung. Die Pflicht selbst erklärt Belegausgabepflicht in Deutschland.

Halten Sie bereit:

• Name, Steuernummer und die Betriebsstätte, für die der Antrag gilt
• Art und Zahl der Kassensysteme und TSE-Angaben (Zertifizierungs-ID, Seriennummern), wie in der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO
• eine Beschreibung des Verkaufs: was Sie verkaufen und an wen
• Nachweise für die behauptete Härte, zum Beispiel Angebote, technische Gutachten oder Bescheinigungen

Wann eine Befreiung in Betracht kommt

Nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO können die Finanzbehörden bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von der Belegausgabepflicht befreien. Der Anwendungserlass (Nr. 2.5.9) sagt dazu:

• Die Befreiung gibt es auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde.
• Die Möglichkeit besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen.
• Sie kann nur für den jeweiligen Einzelfall beantragt und gewährt werden.
• Sie kommt nur in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht.
• Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar.

Zusätzlich gilt: Die Befreiung entbindet nicht vom Anspruch des Kunden auf eine Quittung nach § 368 BGB (Nr. 2.5.10), und sie setzt voraus, dass die Funktion der TSE durch die Unterdrückung der Belegausgabe nicht eingeschränkt wird (Nr. 2.5.11). § 148 Satz 1 AO verlangt außerdem, dass die Erfüllung der Pflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird.

Entscheidungstabelle: Kommt eine Befreiung in Betracht?

Die Tabelle gibt die Aussagen der Quellen wieder; ob das Finanzamt befreit, entscheidet es im Einzelfall nach Ermessen.

Lage	Einschätzung nach den Quellen
Sie verkaufen Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, und die Belegausgabe führt für Sie nachweislich zu einer sachlichen Härte	Befreiung kommt in Betracht (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO; Nr. 2.5.9)
Sie erbringen Dienstleistungen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, mit nachgewiesener Härte	Befreiung kommt unter den gleichen Voraussetzungen in Betracht (Nr. 2.5.9)
Die einzige Begründung sind die Kosten für Drucker, Papier oder Rollen	Kosten allein sind keine sachliche Härte (Nr. 2.5.9)
Ihre Kundschaft besteht aus bekannten Personen	Die gesetzliche Voraussetzung „Vielzahl von nicht bekannten Personen“ ist nach dem Wortlaut nicht erfüllt
Die Belegausgabe soll unterdrückt werden, die TSE kann dann aber ihre Funktion nicht erfüllen	Keine Befreiung (Nr. 2.5.11)
Der Drucker ist ausgefallen oder das System fällt ganz aus	Keine Befreiung nötig: Die Belegausgabepflicht entfällt bei vollumfänglichem Ausfall des Systems oder Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit (Nr. 2.7), siehe TSE fällt aus
Papier ist das Problem, der Kunde kann einen elektronischen Beleg annehmen	Prüfen Sie zuerst die elektronische Bereitstellung: Sie ist mit Zustimmung des Kunden zulässig, die Zustimmung kann auch konkludent erfolgen (§ 6 Satz 5 KassenSichV; Nr. 2.5.3)

Schritt für Schritt: So beantragen Sie die Befreiung

1. Prüfen Sie die Alternativen. Elektronischer Beleg mit Zustimmung des Kunden (Nr. 2.5.3 und 2.5.6); bei Papierbeleg genügt das Angebot zur Entgegennahme, eine Pflicht des Kunden zur Annahme besteht nicht (Nr. 2.5.8).
2. Beschreiben Sie die Härte konkret. Nennen Sie, was in Ihrem Betrieb die Belegausgabe unzumutbar macht, und fügen Sie Nachweise bei. Kosten allein reichen nicht (Nr. 2.5.9).
3. Stellen Sie den Antrag beim zuständigen Finanzamt. Der Anwendungserlass (Nr. 2.5.9) spricht von „Antrag“ und „zuständiger Behörde“; eine bestimmte Form nennen die geöffneten Quellen nicht. Schriftlich zu beantragen und die Anlage zu dokumentieren ist unsere redaktionelle Empfehlung.
4. Geben Sie im Antrag Folgendes an (redaktioneller Vorschlag). Betriebsstätte, Zahl der Kassensysteme, die Waren oder Leistungen und die Kundschaft, die Begründung der Härte, den Hinweis, dass die Funktion der TSE nicht eingeschränkt wird, und die Zusage, auf Verlangen eine Quittung auszustellen.
5. Belegen Sie weiter, bis entschieden ist. Ohne Bewilligung bleibt die Belegausgabepflicht bestehen. Eine rückwirkende Bewilligung ist nach § 148 Satz 2 AO möglich, nicht zugesagt.
6. Bewahren Sie die Entscheidung auf. Die Befreiung kann widerrufen werden (§ 146a Abs. 2 Satz 3 AO; § 148 Satz 3 AO); zeigen Sie die Bewilligung bei einer Prüfung vor, siehe Vorbereitung auf die Kassennachschau.
7. Reagieren Sie auf eine Ablehnung. Gegen einen Verwaltungsakt in Abgabenangelegenheiten ist der Einspruch statthaft (§ 347 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO); die Frist beträgt einen Monat nach Bekanntgabe des Verwaltungsakts (§ 355 Abs. 1 Satz 1 AO).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Liegt eine schriftliche Entscheidung des Finanzamts vor, die Ihre Betriebsstätte und Ihre Kassensysteme benennt?
• Steht darin, für welche Umsätze die Befreiung gilt, und nennt sie einen Widerrufsvorbehalt?
• Ist Ihr Kassenpersonal informiert, dass Kunden auf Verlangen eine Quittung erhalten?

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Was Sie tun
Ablehnung mit Hinweis auf Kosten	Kosten sind keine sachliche Härte (Nr. 2.5.9)	Gibt es eine andere nachweisbare Härte, begründen Sie sie neu; sonst auf elektronischen Beleg umstellen
Keine Antwort des Finanzamts	Entscheidung steht aus	Weiter Belege ausgeben; schriftlich nachfragen
Befreiung widerrufen	Das Finanzamt hat von der Widerrufsmöglichkeit Gebrauch gemacht (§ 146a Abs. 2 Satz 3 AO)	Belegausgabe wieder aufnehmen und die Gründe erfragen
Prüfer fragt nach der Befreiung	Nachweis fehlt	Bewilligung vorlegen; ohne sie gilt die Pflicht

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung hinzu, wenn Sie die Härte begründen müssen oder die Ablehnung angreifen wollen; die Einspruchsfrist von einem Monat beginnt mit der Bekanntgabe. Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist in § 379 Abs. 1 Satz 1 AO nicht als eigener Tatbestand aufgeführt; die Tatbestände Nr. 4 und 5 betreffen die Verwendung und den Schutz des Systems.