Kassennachschau vorbereiten: Checkliste für den Betrieb
Kurz gesagt
Bei einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) in Deutschland müssen Sie auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen vorlegen und digitale Aufzeichnungen der TSE und des Aufzeichnungssystems jeweils über deren digitale Schnittstelle oder auf einem Datenträger nach deren Vorgaben bereitstellen. Praktisch sollten griffbereit sein: ein getesteter Export der Kassendaten und ein getesteter TSE-Export, Bedienungs- und Programmierunterlagen mit Änderungsprotokollen, Angaben zur TSE und bei summarischer Einnahmenermittlung der offenen Ladenkasse die Kassenberichte.
Das Wichtigste
- Vorlage auf Verlangen: Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen zu den geprüften Sachverhalten und Zeiträumen (§ 146b Abs. 2 Satz 1 AO).
- Elektronische Aufzeichnungen sind bereitzustellen, die der TSE und die des Aufzeichnungssystems jeweils über ihre digitale Schnittstelle oder auf einem Datenträger nach deren Vorgaben; die Kosten trägt der Steuerpflichtige (Abs. 2 Satz 2 und 3; AEAO zu § 146b Nr. 5 in der Fassung vom 4. November 2021).
- Bedienungs- und Programmieranleitungen sowie Protokolle über Programmänderungen sind auf Anforderung vorzulegen (AEAO zu § 146b Nr. 5).
- Bücher, Aufzeichnungen und die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO).
- Fehlende Programmierunterlagen und Änderungsprotokolle einer programmierbaren Kasse wertete der Bundesfinanzhof 2015 grundsätzlich als formellen Mangel von Gewicht (X R 20/13); das Gewicht ist im Einzelfall zu bestimmen (X R 3/22).
Was Sie vorab brauchen
Eine Kassen-Nachschau kommt ohne Ankündigung, wie Ablauf, Rechte und Pflichten zeigen. Vorbereiten heißt deshalb, dass vier Dinge jederzeit auffindbar sind: die Kassendaten und ein funktionierender Export, die Dokumentation des Systems, die Nachweise zur TSE und eine Person, die beides bedienen kann.
Sie brauchen dafür:
- Zugriff auf Ihr Kassensystem mit den Rechten für den Datenexport,
- Ihre aktuelle Verfahrensdokumentation und die Herstellerunterlagen,
- eine Liste, wer im Betrieb welche Rechte am Kassensystem hat,
- einen Ablageort, den alle Verantwortlichen kennen (Ordner oder gesicherte Cloud-Ablage).
Checkliste: Unterlagen und Routinen je Pflicht
Die Tabelle ordnet jede Unterlage der Pflicht zu, aus der sie sich ergibt. „Anwendungserlass“ und „GoBD“ sind Verwaltungsanweisungen, kein Gesetz.
| Unterlage oder Routine | Pflicht und Grundlage | Das sollte bereitliegen | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Kassendaten (Einzelaufzeichnungen) | Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Ausnahme: Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt sie aus Zumutbarkeitsgründen (Satz 3), nicht aber bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a (Satz 4). Bei Systemen nach § 146a außerdem Sicherung auf dem Speichermedium und Verfügbarkeit für Nachschauen (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO) | Bei elektronischer Kasse Zugriff auf alle Einzeldaten des geprüften Zeitraums; bei offener Ladenkasse mit Einzelaufzeichnung die Einzelaufzeichnungen, bei der Ausnahme nach Satz 3 der Kassenbericht (siehe unten) | zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO) |
| Export des Aufzeichnungssystems über die einheitliche digitale Schnittstelle (Kassensystem nach § 146a) | Datenübermittlung oder Datenträger nach deren Vorgaben (§ 146b Abs. 2 Satz 2 AO, § 4 KassenSichV) | getesteter Export im Format der DSFinV-K, auf einem Datenträger oder zum Versand | Datei nur bei Bedarf; die Daten liegen im System |
| Export der TSE-Aufzeichnungen | Die digitalen Aufzeichnungen der TSE sind über deren eigene Schnittstelle oder auf einem Datenträger nach deren Vorgaben bereitzustellen (AEAO zu § 146b Nr. 5, Fassung 2021); die Technische Richtlinie schreibt dafür den Export in TAR-Archiven vor (BSI TR-03153-1, Kapitel 5.2 und 6) | getesteter TSE-Export als TAR-Archiv, Anleitung des Herstellers dazu | Datei nur bei Bedarf; die Daten liegen auf dem Speichermedium der TSE oder im externen Aufbewahrungssystem |
| Tägliche Kassenaufzeichnung | Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO; GoBD Rz. 48). Einen Z-Bericht für jede Kassenart schreibt die Norm nicht vor | Je nach System ein Nachweis der täglichen Aufzeichnung, bei elektronischen Kassen üblicherweise der Tagesabschluss (Z-Bericht); das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe der Norm | zehn Jahre als Aufzeichnung, redaktionelle Einordnung |
| Verfahrensdokumentation | Auf Anforderung vorzulegen, einschließlich Angaben zur TSE (Anwendungserlass zu § 146b Nr. 5; GoBD Rz. 151 bis 154) | Beschreibung von Ablauf, Bedienung, Datensicherung und Zugriffsrechten | zehn Jahre als Organisationsunterlage (redaktionelle Einordnung); die Frist läuft nicht ab, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie dient (Rz. 154) |
| Bedienungs- und Programmieranleitungen, Protokolle von Programmänderungen | Auf Anforderung vorzulegen (Anwendungserlass Nr. 5); als Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen aufbewahrungspflichtig (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) | aktuelle und frühere Versionen, Änderungsprotokoll mit Datum | zehn Jahre |
| TSE-Nachweise | Angaben zur zertifizierten TSE gehören zur Verfahrensdokumentation (Anwendungserlass Nr. 5); die Art der TSE ist zudem mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO) | Seriennummer, Zertifizierungs-ID, Datum der Inbetriebnahme, Beleg der Kassenmeldung | zehn Jahre, redaktionelle Einordnung |
| Dokumentation von TSE-Ausfällen | Ausfallzeiten und Ausfallgrund sind zu dokumentieren (Anwendungserlass zu § 146a Nr. 1.14.1) | Datum, Dauer, Ursache, Maßnahmen | zehn Jahre, redaktionelle Einordnung |
| Kassenbericht bei offener Ladenkasse, nur bei summarischer Einnahmenermittlung (Ausnahme nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO; bei Einzelaufzeichnung gilt die Zeile Kassendaten) | Tägliche Ermittlung der Einnahmen aus dem gezählten Kassenbestand (OFD Frankfurt, Rundverfügung vom 18. Februar 2020, Tz. 6; BFH X B 41/16: tatsächliches Auszählen genügt, ein Stückelungsprotokoll ist nicht erforderlich) | Kassenbericht je Tag, Belege zu Ausgaben, Entnahmen und Einlagen | zehn Jahre; ein Zählprotokoll, das für die Einnahmenermittlung erstellt und verwendet wurde, ist aufzubewahren |
| Kassensturz-Fähigkeit | Der Amtsträger kann einen Kassensturz verlangen (Anwendungserlass Nr. 1) | Anfangsbestand, Bargeldbestand aller Kassen am Standort, Aufbewahrungsorte | Zählprotokolle, die für die Einnahmenermittlung erstellt und verwendet wurden |
Zur Aufbewahrungsdauer: Die Fristen im Überblick stehen im Artikel zu den Aufbewahrungsfristen. Die Zehnjahresfrist gilt für Nr. 1 des § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen), für Buchungsbelege gelten acht Jahre.
Schritt für Schritt: So bereiten Sie sich vor
Schritt 1: Systeme und Verantwortliche festlegen
Listen Sie alle Kassen, Registrierkassen und, falls vorhanden, die offene Ladenkasse je Standort. Legen Sie fest, wer im Betrieb bei Abwesenheit der Inhaberin oder des Inhabers Auskunft geben kann. Der Anwendungserlass (Nr. 4) richtet sich dann an Personen mit allen wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechten.
Schritt 2: Die Mappe anlegen
Sammeln Sie die Unterlagen aus der Tabelle an einem Ort, digital oder in Papier. Eine Verfahrensdokumentation hilft dabei; wie Sie sie aufbauen, beschreibt der Artikel zur Verfahrensdokumentation.
Schritt 3: Den Export testen
Erzeugen Sie einmal einen Export für einen beliebigen Monat im Format der DSFinV-K und prüfen Sie, ob er vollständig ist. Lösen Sie außerdem den TSE-Export aus (TAR-Archiv nach Herstellervorgabe), denn die Aufzeichnungen der TSE haben eine eigene Schnittstelle. Das BZSt führt die Version 2.4 (Stand Januar 2024); die Version 2.3 genügt. Notieren Sie, wie lange der Export dauert und wo die Datei landet. Als unzureichend führen die GoBD (Rz. 161, Beispiele 12) an, aus dem Kassensystem nur Tagesendsummen herauszugeben, obwohl die Einzeldaten archiviert sind.
Schritt 4: Tägliche Routinen festlegen
Halten Sie Einnahmen und Ausgaben täglich fest (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Bei einer elektronischen Kasse bedeutet das üblicherweise: Tagesabschluss auslösen und speichern; bei einer offenen Ladenkasse den Kassenstand zählen und festhalten. Dokumentieren Sie Ausfälle der TSE mit Zeit und Grund; was dabei gilt, beschreibt der Artikel zum Ausfall der TSE.
Schritt 5: Das Team einweisen
Zeigen Sie den Mitarbeitenden, wo die Mappe liegt und wen sie bei einer Nachschau ansprechen. Üben Sie den Ablauf: Ausweis zeigen lassen, Zeit notieren, Export auslösen. Die Rolle der Beschäftigten nach dem Erlass ist in den Rechten und Pflichten beschrieben.
Schritt 6: Bei Änderungen nachziehen
Protokollieren Sie jede Programmänderung am Kassensystem mit Datum und Inhalt. Fehlen solche Protokolle bei einer programmierbaren Kasse, wertete der Bundesfinanzhof dies 2015 als gewichtigen formellen Mangel (X R 20/13). Ändern sich Kassen oder TSE, aktualisieren Sie auch die Mitteilung, siehe Kasse melden.
So prüfen Sie das Ergebnis
Spielen Sie den Ernstfall durch. Eine Person, die den Betrieb nicht täglich leitet, soll in angemessener Zeit die Mappe finden, einen Export auslösen und den letzten Tagesabschluss vorlegen können. Gelingt das nicht, fehlt eine Unterlage oder ein Zugriffsrecht.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Der Export fehlt oder ist unvollständig | Kassensoftware liefert nur Auswertungen, nicht die Schnittstellendaten, oder der TSE-Export ist nie ausgelöst worden | Beim Kassenanbieter nach dem DSFinV-K-Export und dem TSE-Export fragen und schriftlich bestätigen lassen |
| Programmänderungen sind nicht protokolliert | Updates laufen automatisch ohne Protokoll | Änderungsprotokoll vom Hersteller anfordern, künftig Versionsstände notieren |
| Es gibt keine Verfahrensdokumentation | Nie angelegt | Mit der Kurzfassung beginnen: Kassen, Rechte, Tagesabschluss, TSE, Datensicherung |
| Niemand außer der Inhaberin kann exportieren | Zugriffsrechte nicht verteilt | Rechte nachziehen und die Person in der Mappe benennen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung oder den Kassenanbieter dazu, wenn Sie mehrere Standorte oder eine selbst programmierte Kassenlösung betreiben. Hat das Finanzamt bereits schriftlich auf den Übergang zur Außenprüfung hingewiesen (§ 146b Abs. 3 Satz 2 AO), klären Sie die nächsten Schritte mit Ihrer Steuerberatung.