Digitaler Kassenbeleg in Deutschland: Was erlaubt ist
Kurz gesagt
Wer in Deutschland mit einem elektronischen Kassensystem oder einer Registrierkasse kassiert, darf den Beleg statt auf Papier elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgeben, wenn der Kunde zustimmt (§ 6 Satz 5 KassenSichV). Die Zustimmung braucht keine Form und kann sich aus dem Verhalten ergeben; die bloße Anzeige am Kassendisplay genügt nicht.
Das Wichtigste
- Grundlage ist § 6 Satz 5 KassenSichV (Fassung seit 1. Februar 2026); ohne Zustimmung bleibt es bei Papier.
- Die Zustimmung ist formlos und kann auch konkludent erfolgen (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 2.5.3).
- Der Kunde muss den Beleg mit kostenfreier Standardsoftware anzeigen können, etwa als JPG, PNG oder PDF (Nr. 2.5.6).
- Die Anzeige allein am Kassendisplay ohne Möglichkeit zur Entgegennahme nach Vorgangsende reicht nicht (Nr. 2.5.4).
- Der elektronische Beleg ist in jedem Fall zu erstellen, auch wenn der Kunde ihn nicht entgegennimmt (Nr. 2.5.3).
Was gilt für den elektronischen Beleg?
Die Belegausgabepflicht steht in § 146a Abs. 2 Satz 1 der Abgabenordnung (AO): Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, stellt dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg aus und stellt ihn zur Verfügung. Die Form regelt § 6 Satz 5 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Satz 5 hat seinen heutigen Wortlaut, einschließlich des Hinweises, dass andere gesetzliche Vorgaben unberührt bleiben, seit 1. Februar 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 10).
Die Einzelheiten stehen im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a, Nr. 2.5. Das ist eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, kein Gesetz. Sie bindet die Finanzämter, nicht die Gerichte. Hier ist die Fassung vom 30. Juni 2023 gemeint, anzuwenden seit 1. Januar 2024.
Für wen gilt das?
Die Regeln gelten für Betreiber elektronischer oder computergestützter Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Ausgenommen sind die Systeme in § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV, etwa Waren- und Dienstleistungsautomaten. Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten eigene Beleganforderungen (§§ 7 und 8 KassenSichV), die dieser Artikel nicht behandelt.
Wer ohne elektronisches Aufzeichnungssystem kassiert, zum Beispiel mit einer offenen Ladenkasse, ist nicht Adressat von § 146a Abs. 2 AO. Für ihn gilt auch § 6 KassenSichV nicht.
Welche Wege sind erlaubt?
Die Tabelle ordnet die Übermittlungswege den Aussagen des Anwendungserlasses zu. Jede Zeile gilt nur für Betreiber eines elektronischen Aufzeichnungssystems.
| Weg | Zulässig? | Bedingungen | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Papierbeleg | Ja | Das Angebot zur Entgegennahme genügt, wenn der Beleg zuvor erstellt und ausgedruckt wurde. Der Kunde muss ihn nicht annehmen. | AEAO Nr. 2.5.8; § 6 Satz 5 KassenSichV |
| Ja | Zustimmung des Kunden; standardisiertes Datenformat; Transaktion vor der Bereitstellung abgeschlossen | Nr. 2.5.2, 2.5.3, 2.5.6 | |
| Download-Link | Ja | wie E-Mail | Nr. 2.5.6 |
| QR-Code auf einem Bildschirm, über den der Kunde den Beleg abruft | Ja | wie E-Mail; der Kunde nimmt den Beleg unmittelbar über die Anzeige entgegen | Nr. 2.5.6 |
| Übertragung per Near-Field-Communication (NFC) | Ja | wie E-Mail | Nr. 2.5.6 |
| Direkt in ein Kundenkonto | Ja | wie E-Mail | Nr. 2.5.6 |
| Anzeige nur am Kassendisplay oder Terminal | Nein | Reicht ohne die Möglichkeit, den Beleg nach Vorgangsende elektronisch entgegenzunehmen, nicht aus | Nr. 2.5.4 |
| Anderer Übermittlungsweg | Offen | Der Erlass nennt Beispiele und macht keine technischen Vorgaben, wie der Beleg bereitgestellt oder übermittelt wird; maßgeblich bleiben Zustimmung, Format und Zeitpunkt | Nr. 2.5.6 |
Zwei Bedingungen gelten für jeden elektronischen Weg. Erstens muss der Beleg im Format standardisiert sein: Empfang und Anzeige auf dem Endgerät des Kunden müssen mit kostenfreier Standardsoftware möglich sein, der Erlass nennt JPG, PNG und PDF als Beispiele (Nr. 2.5.6). Zweitens muss die Ausgabe in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs erfolgen, in Papierform wie elektronisch (Nr. 2.5.7). Eine Ausnahme nennt Nr. 2.5.7 seit der Änderung vom 17. März 2026 für E-Rechnungen, die ein externer Dienstleister erstellt und versendet: Dann genügt es, zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung, zum Beispiel einen Kassenbeleg, auszustellen und die Daten dem Dienstleister in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang bereitzustellen.
Wie läuft die Zustimmung?
Eine elektronische Bereitstellung bedarf der Zustimmung des Kunden. Sie braucht keine besondere Form und kann auch konkludent erfolgen. Der elektronische Beleg gilt als bereitgestellt, sobald dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme gegeben wird. Unabhängig davon, ob der Kunde ihn entgegennimmt, ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen (Nr. 2.5.3).
Die Zustimmung nach § 6 Satz 5 KassenSichV ist eine Voraussetzung des Steuerrechts für die elektronische Ausgabe. Wer dafür Kontaktdaten wie eine E-Mail-Adresse erhebt oder speichert, verarbeitet möglicherweise personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO); ob dafür eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO besteht, ist eine eigene Frage. Sie steht im Artikel zu Kundendaten an der Kasse.
Was muss der digitale Beleg enthalten?
Inhaltlich gelten für den elektronischen Beleg dieselben Mindestangaben wie für den Papierbeleg (§ 6 Satz 1 KassenSichV, Übersicht im Artikel zu den Pflichtangaben auf dem Kassenbon). Nach Nr. 2.4.1 müssen alle Angaben für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder bei einer elektronischen Rechnung im strukturierten Teil enthalten sein.
Der Prüf-QR-Code nach der DSFinV-K (Anhang I) und ein QR-Code, über den der Kunde den Beleg abruft, sind zwei verschiedene Dinge. Der erste enthält die in Anhang I der DSFinV-K definierten Felder, zum Beispiel Transaktionsnummer, Signaturzähler, Zeitpunkte, Zahlbeträge und Signatur, aber keine Anschrift des Unternehmers und keine Artikelbezeichnung. Nach der DSFinV-K kann er nur einen Teil der Pflichtangaben ersetzen; der Anwendungserlass lässt den QR-Code nach Anhang I anstelle der darin enthaltenen lesbaren Daten genügen (Nr. 2.4.4). Die übrigen Pflichtangaben müssen weiterhin auf dem Beleg stehen. Der zweite ist nur ein Übermittlungsweg für den elektronischen Beleg nach Nr. 2.5.6.
Wann entfällt die Belegausgabe?
Die Pflicht entfällt nach Nr. 2.7 nur bei einem vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit. Fällt die Einheit für die Übertragung des elektronischen Belegs aus, muss das Aufzeichnungssystem trotzdem weiter genutzt werden. Fällt nur die TSE aus, bleibt die Belegausgabepflicht bestehen (Nr. 1.14.3); dazu beschreibt der Artikel TSE fällt aus die Schritte. Eine Befreiung von der Pflicht auf Antrag ist an enge Voraussetzungen geknüpft, siehe Befreiung von der Belegausgabepflicht.
Die Pflicht nach § 146a Abs. 2 AO selbst bleibt auch bei digitaler Ausgabe bestehen. Was bei einem Verstoß gilt, steht im Artikel zu Bußgeld und Folgen.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Das Kassensystem erstellt für jeden belegausgabepflichtigen Geschäftsvorfall einen Beleg, auch wenn der Kunde ihn nicht entgegennimmt; belegausgabepflichtig sind Vorgänge, an denen ein Dritter beteiligt ist, nicht etwa Entnahmen und Einlagen (Nr. 2.5.5). Wird er elektronisch ausgegeben, liegt er in einem standardisierten Datenformat vor.
- Der Kunde kann den Beleg nach Abschluss des Vorgangs entgegennehmen, nicht nur am Display ansehen.
- Ohne Zustimmung des Kunden wird der Papierbeleg angeboten.
- Der elektronische Beleg ist für den Kunden mit kostenfreier Standardsoftware lesbar.
- Die Mindestangaben nach § 6 Satz 1 KassenSichV stehen im Beleg; was der Prüf-QR-Code nicht enthält, etwa die Anschrift des Unternehmers, steht weiter lesbar auf dem Beleg.
- Wenn Sie Kontaktdaten des Kunden speichern, ist die Rechtsgrundlage dafür geklärt.