RKSV: Technische Anforderungen an die Registrierkasse
Kurz gesagt
Eine Registrierkasse in Österreich muss nach der RKSV ein Datenerfassungsprotokoll führen, jeden Barumsatz über eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit signieren und verketten, den Umsatzzähler mit AES 256 verschlüsseln und Belege mit maschinenlesbarem Code erstellen (§§ 4 bis 11 RKSV). Das gilt für Betriebe mit Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO; bestätigte geschlossene Gesamtsysteme brauchen keine Einheit.
Das Wichtigste
- Österreich: Die RKSV (BGBl. II Nr. 410/2015) gilt im Kern seit 1. April 2017 für registrierkassenpflichtige Betriebe nach § 131b BAO.
- Jeder Barumsatz sowie Monats-, Jahres-, Schluss-, Trainings- und Stornobuchungen werden signiert und mit dem vorherigen Beleg verkettet.
- Das Datenerfassungsprotokoll ist mindestens vierteljährlich auf einem externen Medium unveränderbar zu sichern (§ 7 Abs. 3 RKSV).
- Wird die Sicherheitseinrichtung nach dem 31. März 2017 in Betrieb genommen, muss die Registrierung über FinanzOnline binnen einer Woche erfolgen.
- Geschlossene Gesamtsysteme mit mehr als 30 Registrierkassen können per Feststellungsbescheid ohne Signatureinheit auskommen (§ 131b Abs. 4 BAO).
Für wen gilt die RKSV?
Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) regelt die technischen Merkmale der Registrierkasse, der Signatur- oder Siegelerstellungseinheit und der Kommunikation zwischen beiden (§ 1 RKSV). Sie konkretisiert § 131b Abs. 2 und Abs. 5 der Bundesabgabenordnung (BAO) und trifft Betriebe, die nach § 131b Abs. 1 BAO ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden müssen. Wer die Pflicht hat, steht in der Registrierkassenpflicht in Österreich; die Ausnahmen der Barumsatzverordnung bleiben davon unberührt.
Als Registrierkasse gilt jedes elektronische Datenverarbeitungssystem, das Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Barumsätze erstellt, auch serverbasierte Systeme, Waagen mit Kassenfunktion und Taxameter (§ 3 Z 21 RKSV). Die Sicherheitseinrichtung besteht aus der Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der Signatur oder des Siegels der Erstellungseinheit (§ 4 RKSV). Was die Einheit selbst ist, erklärt RKSV-Signatureinheit: Aufgabe und Varianten.
Checkliste: Anforderungen und Rechtsgrundlage
Die Tabelle ordnet jede technische Anforderung ihrer Norm zu. „Anlage“ meint die Detailspezifikationen am Ende der RKSV.
| Anforderung | Rechtsgrundlage | Inhalt |
|---|---|---|
| Datenerfassungsprotokoll (DEP) führen | § 5 Abs. 1, § 7 Abs. 1 und 2 RKSV | jeder Barumsatz mit mindestens den Belegdaten nach § 132a Abs. 3 BAO; Trainings- und Stornobuchungen wie Barumsätze erfassen |
| DEP exportieren | § 7 Abs. 5 RKSV, Anlage Z 3 | jederzeit auf einen externen Datenträger im Exportformat der Anlage; laut Erlass 3.2.1.3 als JSON (UTF-8) |
| DEP sichern | § 7 Abs. 3 RKSV | mindestens vierteljährlich auf einem externen elektronischen Medium unveränderbar, Aufbewahrung nach § 132 BAO |
| Belegdrucker oder elektronische Belegübermittlung | § 5 Abs. 1 RKSV | Zahlungsbelege erstellen oder elektronisch übermitteln können |
| Schnittstelle zur Sicherheitseinrichtung | § 5 Abs. 2 RKSV | Anbindung an eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit; eine Einheit kann mehrere Kassen bedienen |
| Verschlüsselung AES 256 | § 5 Abs. 3, § 9 Abs. 2 Z 5 RKSV | Stand des Umsatzzählers verschlüsselt in Signatur und Code |
| Kassenidentifikationsnummer | § 5 Abs. 4 RKSV | im Unternehmen eindeutig |
| Keine Umgehung | § 5 Abs. 5 RKSV | keine Vorrichtung, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann |
| Mehrere Unternehmer an einer Kasse | § 5 Abs. 6 RKSV | je Unternehmer eigenes Zertifikat und eigenes DEP |
| Umsatzzähler und Monatsbeleg | § 8 Abs. 1 und 2 RKSV | Barumsätze laufend aufsummieren, Trainingsbuchungen ausgenommen; zum Monatsende den Zählerstand als signierten Barumsatz mit Betrag null speichern; für eine im Monat nicht verwendete Kasse muss nach dem Erlass (4.5.7) kein Monatsbeleg erstellt werden |
| Jahresbeleg | § 8 Abs. 3 RKSV | Monatsbeleg zum Jahresende ausdrucken, prüfen, nach § 132 BAO aufbewahren; Prüfung nach dem Erlass (4.5.7) bis 15. Februar |
| Signatur und Verkettung | § 4, § 9 Abs. 1 bis 3 RKSV | jeder Barumsatz sowie Monats-, Jahres-, Schluss-, Trainings- und Stornobuchung wird signiert; einbezogen sind Kassenidentifikationsnummer, laufende Nummer, Datum und Uhrzeit, Betrag nach Steuersätzen, verschlüsselter Umsatzzähler, Zertifikat-Seriennummer und Signaturwert des Vorbelegs |
| Maschinenlesbarer Code | § 10, § 14 RKSV | acht Datenfelder inklusive eigenem Signaturwert; Trainings- und Stornobuchungen tragen die entsprechende Bezeichnung; der Signaturwert muss anhand des Codes prüfbar sein |
| Zusatzangaben am Beleg | § 11 Abs. 1 und 2 RKSV, § 132a Abs. 3 und 8 BAO | neben den Mindestangaben Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, Betrag nach Steuersätzen und Inhalt des Codes; falls kein QR-Code aufgedruckt werden kann, Barcode- oder OCR-Link beziehungsweise die Codierung nach Anlage Z 14 |
| Inbetriebnahme mit Startbeleg | § 6 Abs. 1 RKSV | DEP einrichten und die Kassenidentifikationsnummer im ersten Barumsatz mit Betrag null (Startbeleg) ablegen |
| Registrierung in FinanzOnline | § 6 Abs. 3, § 16 Abs. 1 RKSV | binnen einer Woche nach Inbetriebnahme (bei Inbetriebnahme nach dem 31. März 2017); Seriennummer des Zertifikats, Art der Einheit, Kassenidentifikationsnummern und Benutzerschlüssel angeben |
| Startbelegprüfung | § 6 Abs. 4 RKSV | unmittelbar nach der Registrierung Signatur und Verschlüsselung prüfen, Ergebnis protokollieren, mit dem Startbeleg aufbewahren |
| Ausfall der Einheit | § 17 Abs. 4 RKSV | auf anderer Kasse mit funktionierender Einheit erfassen; falls nicht möglich, Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ am Beleg und danach Sammelbeleg |
| Kontrolle durch die Abgabenbehörde | § 19 RKSV | auf Verlangen Barumsatz mit Betrag null erfassen und Beleg übergeben, DEP für einen vorgegebenen Zeitraum exportieren |
Die Belegdaten nach § 132a Abs. 3 BAO sind: Bezeichnung des Unternehmers, fortlaufende Nummer, Tag der Ausstellung, Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung und der Betrag der Barzahlung. Den Ablauf der Registrierung beschreibt Registrierkasse in FinanzOnline anmelden.
Seit wann gilt was?
Die RKSV (BGBl. II Nr. 410/2015) ist nach § 25 Abs. 1 am 1. April 2017 in Kraft getreten. Früher galten die §§ 1 bis 3, § 5 Abs. 1, § 7 Abs. 1, § 17 Abs. 5 und § 19 Abs. 2 seit 1. Jänner 2016 und die §§ 6, 15, 16, 18, 21 und 22 seit 1. Juli 2016 (§ 25 Abs. 2 und 3). Die Anlage in der Fassung BGBl. II Nr. 134/2026 gilt seit 1. Juli 2026 (§ 25 Abs. 7); sie ergänzt beim Feld „Betrag-Satz-Besonders“ die Sätze 19 Prozent und 4,9 Prozent. Der Sonderfall der Steuersätze zwischen 1. Juli 2020 und 31. Dezember 2021 ist abgelaufen (§ 25 Abs. 5).
Gibt es Ausnahmen?
Ein geschlossenes Gesamtsystem, in dem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos verbunden und mit mehr als 30 Registrierkassen verbunden sind, kann beim Finanzamt einen Feststellungsbescheid über seine Manipulationssicherheit beantragen (§ 131b Abs. 4 BAO; § 3 Z 10, § 20 Abs. 4 RKSV). Dem Antrag ist das Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen beizulegen. Bestätigt der Bescheid das System, sind weder Signatur- oder Siegelerstellungseinheit noch Zertifikat erforderlich (§ 20 Abs. 2 RKSV). Die übrigen Vorgaben der RKSV gelten mit den dort genannten Maßgaben weiter.
Was droht bei einem Verstoß?
Wer vorsätzlich die Pflicht zur Einrichtung technischer Sicherheitsvorkehrungen verletzt, ohne ein anderes Finanzvergehen zu erfüllen, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c, Abs. 2 FinStrG). Wer vorsätzlich abgaben- oder monopolrechtlich zu führende Aufzeichnungen oder Aufzeichnungssysteme durch Gestaltung oder Einsatz eines Programms verfälscht, mit dem Daten verändert, gelöscht oder unterdrückt werden können, und dadurch kein anderes Finanzvergehen außer einem nach § 51 erfüllt, riskiert bis zu 25.000 Euro (§ 51a FinStrG, in der Fassung seit 1. Jänner 2026). Fehlt die Sicherheitseinrichtung, geht nach dem BMF-Erlass (Abschnitt 7.2) außerdem die Vermutung der sachlichen Richtigkeit nach § 163 BAO verloren, und es folgt in den meisten Fällen eine Schätzung nach § 184 BAO.
Checkliste für Ihre Kasse
- Prüfen Sie beim Hersteller oder in der Dokumentation, ob die Kasse jede Zeile der Tabelle erfüllt.
- Beschaffen Sie, außer bei bestätigtem geschlossenem Gesamtsystem, die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit bei einem Vertrauensdiensteanbieter nach § 15 Abs. 1 RKSV und lassen Sie Ihren Ordnungsbegriff im Zertifikat eintragen (§ 15 RKSV).
- Registrieren Sie die Kasse und, außer bei bestätigtem geschlossenem Gesamtsystem, die Einheit binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme in FinanzOnline.
- Prüfen Sie den Startbeleg und bewahren Sie Prüfergebnis und Beleg auf.
- Erstellen Sie für jede im Monat verwendete Kasse den Monatsbeleg und zum Jahresende den Jahresbeleg; drucken und prüfen Sie den Jahresbeleg.
- Sichern Sie das DEP mindestens vierteljährlich auf einem externen Medium.
- Halten Sie bereit, was bei einer Kontrolle verlangt werden kann: Nullbeleg und DEP-Export.