Pflichtangaben auf dem Kassenbon in Deutschland
Kurz gesagt
Ein Beleg aus einem elektronischen Kassensystem oder einer Registrierkasse muss in Deutschland nach § 6 Satz 1 KassenSichV sieben Mindestangaben enthalten, darunter Name und Anschrift des Unternehmers, Transaktionsnummer, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung sowie die Seriennummern von Kasse und TSE. Die offene Ladenkasse ist nicht erfasst.
Das Wichtigste
- Grundlage ist § 6 Satz 1 KassenSichV (Fassung seit 1. Februar 2026); § 146a AO wird seit 1. Januar 2020 angewendet.
- Die Angaben müssen lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder im strukturierten Teil einer E-Rechnung stehen (§ 6 Satz 2).
- Der Anwendungserlass zu § 146a AO (Nr. 2.4.4) führt zusätzlich den Betrag je Zahlungsart auf.
- Ein Beleg nach § 6 KassenSichV ist nicht automatisch eine Rechnung; die Vorgaben des § 14 UStG bleiben unberührt (Nr. 2.4.3).
- Soll der Bon zugleich Rechnung sein, genügen bis 250 Euro Gesamtbetrag vier Angaben (§ 33 UStDV); Ausnahmen in Satz 3.
Was verlangt § 6 KassenSichV?
Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen oder computergestützten Kassensystem oder einer Registrierkasse erfasst, muss dem Kunden einen Beleg ausstellen (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO, erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019, Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO). Was der Beleg mindestens enthält, regelt § 6 Satz 1 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in der Fassung, die seit 1. Februar 2026 gilt (BGBl. 2026 I Nr. 10).
Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a, Nr. 2.4, konkretisiert das. Er ist eine Verwaltungsanweisung, die die Finanzämter bindet, kein Gesetz. Gemeint ist die Fassung des BMF-Schreibens vom 30. Juni 2023 mit den Änderungen bis zum 17. März 2026.
Für wen gilt die Liste?
Sie gilt für Kassensysteme und Registrierkassen nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV. Nicht erfasst sind die Systeme in § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV, zum Beispiel Waren- und Dienstleistungsautomaten und elektronische Buchhaltungsprogramme. Die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem fällt ebenfalls nicht darunter. Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nennen §§ 7 und 8 KassenSichV eigene Mindestangaben.
Welche Angaben gehören auf den Beleg?
Die Tabelle gibt die sieben Mindestangaben des Verordnungstexts wieder, dazu die Aufstellung des Anwendungserlasses und die entsprechende Angabe bei einer Rechnung über Kleinbeträge.
| Nr. | Angabe | § 6 Satz 1 KassenSichV | AEAO zu § 146a, Nr. 2.4.4 | Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers | Nr. 1 | Nr. 1 | Nr. 1 |
| 2 | Datum der Belegausstellung | Nr. 2 | Nr. 2 | Nr. 2 (Ausstellungsdatum) |
| 3 | Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsbeendigung | Nr. 2 | Nr. 2 | nicht verlangt |
| 4 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung | Nr. 3 | Nr. 3 | Nr. 3 |
| 5 | Transaktionsnummer | Nr. 4 | Nr. 4 | nicht verlangt |
| 6 | Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf | Nr. 5 | Nr. 5 | Nr. 4 |
| 7 | Seriennummer des Aufzeichnungssystems und der zertifizierten TSE | Nr. 6 | Nr. 6 | nicht verlangt |
| 8 | Prüfwert der Vorgangsbeendigung und Signaturzähler | Nr. 7 | Nr. 8 und 9 | nicht verlangt |
| 9 | Betrag je Zahlungsart | nicht genannt | Nr. 7 | nicht verlangt |
Die Spalte zum Anwendungserlass führt neun Angaben, weil sie Signaturzähler und Prüfwert in getrennten Nummern aufführt und den Betrag je Zahlungsart ergänzt; Datum und Zeitpunkte stehen dort gemeinsam unter Nr. 2. Der Verordnungstext nennt diese Angabe nicht.
Alle Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder bei einer elektronischen Rechnung im strukturierten Teil stehen (§ 6 Satz 2 KassenSichV, Nr. 2.4.1). Der QR-Code muss der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K) entsprechen (§ 6 Satz 3). Der Anwendungserlass lässt einen QR-Code nach Anhang I der DSFinV-K anstelle der darin enthaltenen lesbaren Daten genügen (Nr. 2.4.4). Die DSFinV-K spricht davon, dass ein Teil der Informationen ersetzt werden kann (Anhang I Nr. 2); der definierte Code enthält zum Beispiel keine Anschrift des Unternehmers und keine Artikelbezeichnung, die dann lesbar auf dem Beleg stehen müssen.
Zu den Werten aus der TSE sagt der Erlass: Sie sind in dem Format zu drucken, in dem die TSE sie geliefert hat; Runden, Abschneiden oder Verändern ist unzulässig (Nr. 2.4.4). Eine als UnixTime gelieferte Zeit darf als UTC ohne zusätzliche Zeitzone ausgegeben werden.
Wie verhalten sich Kassenbon und Rechnung zueinander?
Ein Beleg nach § 6 KassenSichV ist nicht automatisch eine Rechnung. Die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung, insbesondere § 14 Abs. 2 und 4 UStG, bleiben unberührt. Ist nach dem Umsatzsteuerrecht keine Rechnung zu erstellen, muss trotzdem ein Beleg nach § 6 KassenSichV erstellt werden (Nr. 2.4.3).
Soll der Bon zugleich Rechnung sein, entscheidet bei Regelbesteuerten der Gesamtbetrag. Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind (Kleinunternehmer), nennt § 34a UStDV eigene Mindestangaben: Entgelt in einer Summe mit Hinweis auf die Steuerbefreiung statt Steuerausweis, dazu unter anderem Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer; die §§ 33 und 34 UStDV bleiben unberührt (§ 34a Satz 2). Bei Regelbesteuerung gilt:
| Fall | Mindestangaben | Fundstelle |
|---|---|---|
| Gesamtbetrag der Rechnung bis 250 Euro | Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art oder Umfang und Art, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung | § 33 Satz 1 UStDV |
| Gesamtbetrag über 250 Euro (Regelbesteuerung) | zusätzlich unter anderem Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuerbetrag | § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG |
| Rechnung über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG, auch bis 250 Euro | Die Erleichterung für Kleinbeträge gilt nicht | § 33 Satz 3 UStDV |
Eine Kleinbetragsrechnung kann abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung, also etwa auf Papier, übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV). Die Einzelheiten stehen im Artikel zur Kleinbetragsrechnung und im Artikel zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Was gilt, wenn Angaben fehlen?
Fällt nur die TSE aus, kann der Beleg ohne Transaktionsnummer ausgegeben werden; der Ausfall muss auf dem Beleg erkennbar sein, und Datum und Uhrzeit muss das Aufzeichnungssystem liefern (Nr. 1.14.2 und 1.14.3). Erfordert ein Geschäftsvorfall keine Rechnung, sondern einen sonstigen Beleg wie einen Lieferschein, wird nicht beanstandet, wenn dieser Beleg den Steuerbetrag nach Nr. 5 nicht enthält (Nr. 2.4.4). Die Schritte bei einem Ausfall stehen im Artikel TSE fällt aus; die Folgen eines Verstoßes im Artikel zu Bußgeld und Folgen.
Bei mehreren Steuersätzen auf einem Bon nennt der Verordnungstext keine Aufteilung. Die DSFinV-K führt Entgelt, Steuerbetrag und Bruttoumsatz je Steuersatz in der Datei Bonkopf_USt und verlangt, dass die Werte den auf dem Beleg aufgedruckten entsprechen (Tz. 3.1.2).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Der Bon nennt Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (§ 6 Satz 1 Nr. 1 KassenSichV).
- Datum, Beginn und Ende des Vorgangs stehen darauf (Nr. 2).
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung sind angegeben (Nr. 3).
- Transaktionsnummer, Seriennummern von Kasse und TSE, Prüfwert und Signaturzähler stammen unverändert aus der TSE (Nr. 4, 6, 7; AEAO Nr. 2.4.4).
- Entgelt und Steuerbetrag stehen in einer Summe mit Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung (Nr. 5).
- Der Betrag je Zahlungsart ist ausgewiesen, wie der Anwendungserlass es aufführt (Nr. 2.4.4).
- Wer einen QR-Code statt der Klartext-Angaben nutzt, prüft mit dem Hersteller, dass er Anhang I der DSFinV-K entspricht, und druckt die Angaben, die er nicht enthält (zum Beispiel die Anschrift), weiter lesbar.