Proforma-Rechnung: Wann sie nötig ist und was sie nicht ersetzt

Was eine Proforma-Rechnung ist

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das eine erwartete Lieferung oder Leistung mit Menge, Preis und Bedingungen vorweg auflistet. Sie fordert zur Zahlung auf, begleitet eine Sendung in ein anderes Zollgebiet oder hält einen Betrag für die interne Planung fest. Für die Umsatzsteuer entscheidend ist, ob das Dokument abrechnet – über eine erbrachte Leistung, über eine künftig bestimmte Leistung oder über eine vereinnahmte Anzahlung – oder nur einen Betrag nennt.

Deutschland und Österreich sagen das ausdrücklich: Das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) und das österreichische UStG 1994 bestimmen übereinstimmend, dass Rechnung jedes Dokument ist, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG; § 11 Abs. 2 UStG 1994). Rechnet ein Dokument ab, ist es eine Rechnung, auch wenn “Proforma” darauf steht. Abgerechnet ist über eine erbrachte Leistung, aber ebenso über eine künftig bestimmte Leistung, die noch nicht ausgeführt ist, oder über eine bereits vereinnahmte Anzahlung; in diesen Fällen gelten die Rechnungsvorschriften (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG; § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994). Fordert es nur zur Zahlung auf, beziffert es ein Angebot oder begleitet es eine Sendung ohne Kaufvertrag, rechnet es nichts ab.

Die Schweiz knüpft an den Inhalt an: Die Rechnung ist auf Verlangen des Leistungsempfängers auszustellen und muss den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren sowie in der Regel die Elemente nach Art. 26 Abs. 2 Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) enthalten (Art. 26 Abs. 1 und 2 MWSTG).

Über eine künftige Leistung kann dabei schon vor dem Zahlungseingang abgerechnet werden. Deutschland verlangt dafür einen Leistungsinhalt, der nach Gegenstand und Preis genau bestimmt ist; einen voraussichtlichen Leistungszeitpunkt muss die Rechnung nicht angeben, weil an die Stelle des Leistungszeitpunkts der Zeitpunkt der Vereinnahmung tritt, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 und Abs. 5 Satz 1 UStG). Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass eine solche Vorauszahlungsrechnung nicht den Hinweis “Vorkasse” braucht, sondern dass sich aus dem Inhalt und den Umständen ergeben muss, dass über eine noch auszuführende Leistung abgerechnet wird (Urteil vom 4. Dezember 2025 – V R 38/23, Rz. 23, 34 und 37; am 14. Oktober 2026 geöffnet). Österreich verlangt für den Zeitpunkt der Leistung den vereinbarten voraussichtlichen Zeitpunkt oder Zeitraum; steht er noch nicht fest, genügt der Hinweis, dass darüber noch keine Vereinbarung getroffen wurde (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994 sinngemäß; UStR 2000, Rz. 1524, Fassung vom 10. Dezember 2025; am 14. Oktober 2026 geöffnet). In der Schweiz muss die Rechnung in der Regel Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung enthalten, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (Art. 26 Abs. 2 lit. c MWSTG).

Wann eine Proforma-Rechnung zum Einsatz kommt

Die Tabelle ordnet fünf Anlässe ein und zeigt, was danach noch fehlt.

Anlass	Land	Was das Dokument leistet	Was es nicht ersetzt
Anzahlung vor der Lieferung	Deutschland, Österreich	Beziffert den Betrag, den die Kundschaft vorab überweisen soll; weist die Steuer nur aus, soweit der Leistende zum gesonderten Ausweis berechtigt ist; die Steuer entsteht mit der Vereinnahmung (Deutschland § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG; Österreich § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994 bei Sollbesteuerung, lit. b bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten)	Die Rechnung über die vereinnahmte Anzahlung, wenn das Dokument die Zahlung nur fordert (Deutschland § 14 Abs. 5 UStG; Österreich § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994); in der Schweiz die auf Verlangen auszustellende Rechnung (Art. 26 Abs. 1 MWSTG)
Vorauszahlung auf eine künftig bestimmte Leistung	Deutschland, Österreich, Schweiz	Rechnet schon vor dem Zahlungseingang über die noch auszuführende Leistung ab und weist die Steuer gesondert aus, wenn der Leistungsinhalt nach Gegenstand und Preis genau bestimmt ist; in Deutschland ist ein voraussichtlicher Leistungszeitpunkt nicht anzugeben, weil § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG den Zeitpunkt der Vereinnahmung verlangt, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt (Deutschland § 14 Abs. 4 Nr. 6 und Abs. 5 UStG; BFH, Urteil vom 4. Dezember 2025 – V R 38/23, Rz. 34). In Österreich ist der vereinbarte voraussichtliche Leistungszeitpunkt oder Zeitraum anzugeben; steht er noch nicht fest, genügt der Hinweis, dass darüber noch keine Vereinbarung getroffen wurde (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994; UStR 2000, Rz. 1524). In der Schweiz enthält die Rechnung in der Regel Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (Art. 26 Abs. 2 lit. c MWSTG)	Die entrichtete Zahlung: ohne sie besteht der Anspruch auf den Abzug der Anzahlungssteuer nicht (Deutschland § 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG; Österreich § 12 Abs. 1 Z 1 lit. b UStG 1994); in der Schweiz richtet sich der Abzug nach der Abrechnungsart (Art. 28 Abs. 1 lit. a und Abs. 3, Art. 40 Abs. 1 und 2 MWSTG)
Sendung ohne Kaufvertrag: Muster, Geschenk, kostenlose Lieferung	Deutschland, Österreich (Unionszollrecht)	Weist den tatsächlichen Warenwert aus, den die Zollstelle bei der Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr statt einer Handelsrechnung akzeptiert, wenn die Waren keinen Handelswert haben oder es sich um eine Schenkung oder dergleichen handelt; der Zollwert folgt daraus nicht, weil ohne Kaufgeschäft der gezahlte oder zu zahlende Preis fehlt (Art. 70 UZK)	Die Handelsrechnung, wenn ein Kaufgeschäft vorliegt, und die Zollanmeldung selbst
Angebot, Kostenplan oder Investitionsrechnung	Deutschland, Österreich, Schweiz	Macht einen Betrag verhandelbar und planbar	Nichts Steuerliches: Ohne Leistung gibt es keinen abzurechnenden Umsatz
Ware geliefert, Rechnung noch offen	Deutschland, Österreich, Schweiz	Hält Positionen und Beträge fest, solange das Dokument die Leistung nicht abrechnet	Die Rechnung mit ihren Pflichtangaben und den Vorsteuerabzug (Deutschland § 15 Abs. 1 Nr. 1 Sätze 1 und 2 UStG; Österreich § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994 mit der Zahlungsvoraussetzung bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten und den dort genannten Ausnahmen; Schweiz Art. 28 Abs. 1 lit. a und Abs. 3 MWSTG); rechnet das Dokument über die Lieferung ab, ist es selbst die Rechnung und muss die Pflichtangaben tragen (§ 14 Abs. 4 UStG)

Die Zeilen zu Angebot, Kalkulation und offener Rechnung beschreiben kaufmännische Anlässe; die Steuerfolgen hängen dort an der späteren Rechnung und, bei einer Vorauszahlung, an der Zahlung. Ob ein Dokument eine Rechnung ist, entscheidet sein Inhalt: Ein Dokument ohne Abrechnung ist keine, ein als Pro-forma bezeichnetes Dokument, das eine künftige Leistung oder eine vereinnahmte Anzahlung abrechnet, ist es.

Was sie bei der Zollanmeldung leistet

Für die Zollanmeldung gilt: Nach Art. 163 Zollkodex der Europäischen Union (UZK) müssen die für das jeweilige Zollverfahren erforderlichen Unterlagen im Besitz des Anmelders sein und auf Verlangen der Zollstelle vorgelegt werden. Für die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr führt die Unterlagenübersicht der deutschen Zollverwaltung die Handelsrechnung als Grundlage der Zollwertanmeldung (Art. 145 der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447). Haben die Waren dort keinen Handelswert – zum Beispiel, weil sie nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind – oder handelt es sich um eine Schenkung oder dergleichen, ist stattdessen eine Pro-forma-Rechnung vorzulegen, welche den tatsächlichen Wert ausweist.

Der Zollwert folgt daraus nicht: Ohne Kaufgeschäft fehlt ein gezahlter oder zu zahlender Preis, sodass die Transaktionswertmethode nach Art. 70 UZK ausscheidet (Beispiel der Zollverwaltung zur Schlussmethode nach Art. 74 Abs. 3 UZK).

Welche Steuer das Dokument auslöst

Deutschland: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 Satz 1 UStG); dasselbe gilt für den, der wie ein leistender Unternehmer abrechnet und Steuer ausweist, obwohl er nicht Unternehmer ist oder keine Leistung ausführt (§ 14c Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Vorschrift soll nach der Rechtsprechung eine Gefährdung des Steueraufkommens abwenden; ist eine solche Gefährdung ausgeschlossen, greift sie nicht (BFH, Beschluss vom 19. März 2025 – XI R 4/22, Entscheidungsgründe II.1.a und b; am 14. Oktober 2026 geöffnet). Den Vorsteuerabzug gibt es nur für Steuer, die ein anderer Unternehmer für Leistungen für sein Unternehmen geschuldet hat, soweit diese Leistungen nicht für Umsätze verwendet werden, die den Abzug ausschließen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1, Abs. 2 UStG); der Ausschluss tritt nach § 15 Abs. 3 UStG nicht ein, wenn die Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7, § 25 Abs. 2 oder nach den in § 26 Abs. 5 bezeichneten Vorschriften steuerfrei sind, etwa Ausfuhren nach § 4 Nr. 1 UStG, oder wenn es die in § 15 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 genannten steuerfreien Auslandsumsätze sind, und er bleibt für Umsätze, die auch unter § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 oder § 19 UStG fallen (§ 15 Abs. 3 Satz 2 UStG). Abziehbar ist die Steuer nur mit einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 UStG); für eine bereits ausgeführte Leistung ist eine Zahlung nicht erforderlich. Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung der Leistung entfällt, genügt, dass die Rechnung vorliegt und gezahlt worden ist (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).

Österreich: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er keine Lieferung oder sonstige Leistung ausführt oder nicht Unternehmer ist, schuldet diesen Betrag (§ 11 Abs. 14 UStG 1994). In den Fällen des § 11 Abs. 12 und 14 entsteht die Steuerschuld mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Rechnung ausgefolgt worden ist (§ 19 Abs. 3 UStG 1994). Abziehbar ist die in einer Rechnung nach § 11 UStG 1994 gesondert ausgewiesene Steuer für eine im Inland für das Unternehmen ausgeführte Leistung (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994). Besteuert der abziehende Unternehmer seine Umsätze nach vereinnahmten Entgelten (§ 17 UStG 1994) und findet keine Überrechnung der gesamten auf die Leistung entfallenden Umsatzsteuer nach § 215 Abs. 4 BAO auf das Abgabenkonto des Leistenden statt, ist zusätzlich die Zahlung Voraussetzung; das gilt nicht, wenn der abziehende Unternehmer ein Unternehmen nach § 17 Abs. 1 zweiter Satz UStG 1994 ist – Gas-, Wasser-, Elektrizitäts- und Heizwerke sowie Anstalten zur Müllbeseitigung und zur Abfuhr von Spülwasser und Abfällen – und nicht, wenn seine Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 im vorangegangenen Veranlagungszeitraum 2.000.000 Euro übersteigen; Umsätze aus Hilfsgeschäften und Geschäftsveräußerungen bleiben bei dieser Grenze außer Ansatz. Für eine Anzahlung genügen Rechnung und Zahlung (lit. b).

Schweiz: Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist oder das Meldeverfahren nach Art. 38 MWSTG anwendet, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Wer eine Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, oder eine zu hohe Steuer, schuldet sie; die Schuld entfällt bei einer Korrektur nach Art. 27 Abs. 4 MWSTG oder wenn glaubhaft kein Steuerausfall entsteht (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Die Umsatzsteuerschuld entsteht bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 lit. a MWSTG). Abziehbar ist die in Rechnung gestellte Inlandsteuer (Art. 28 Abs. 1 lit. a MWSTG); der Anspruch entsteht nach der Abrechnungsart mit dem Empfang der Rechnung oder mit der Bezahlung (Art. 40 Abs. 1 und 2 MWSTG), und der Abzug nach Absatz 1 ist nur zulässig, wenn die Bezahlung nachgewiesen ist (Art. 28 Abs. 3 MWSTG).

Anzahlungen: Wird das Entgelt vor der Leistung vereinnahmt, entsteht die Steuer in Deutschland mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG) und in Österreich bei Sollbesteuerung ebenfalls mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten mit Ablauf des Kalendermonats der Vereinnahmung (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a und b UStG 1994). In der Schweiz entsteht sie bei Vorauszahlungen für nicht befreite Leistungen mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 1 lit. c MWSTG); der Anspruch des Leistungsempfängers auf Vorsteuerabzug entsteht dort nach der Abrechnungsmethode mit dem Empfang der Rechnung oder, bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten, mit der Bezahlung (Art. 40 Abs. 1 und 2 MWSTG). Über die vereinnahmte Anzahlung wird nach den Regeln der Rechnung abgerechnet (Deutschland § 14 Abs. 5 UStG; Österreich § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994); das Dokument darf die Anzahlung bereits vor dem Zahlungseingang abrechnen und die Steuer ausweisen, wenn der Leistungsinhalt nach Gegenstand und Preis genau bestimmt ist. Einzelheiten stehen im Beitrag über Teil- und Anzahlungsrechnungen.

Beispiel: Anzahlung mit Proforma-Rechnung

Ein Tischlereibetrieb in Deutschland erhält den Auftrag über eine Einbauküche für 4.000 Euro netto; der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent (Beispielrechnung). Der Bruttobetrag liegt bei 4.760 Euro, die Hälfte davon bei 2.380 Euro.

Der Betrieb schickt eine Proforma-Rechnung über 2.380 Euro. Fordert das Dokument die Zahlung nur an und rechnet nichts ab, entsteht daraus keine Steuer, und der Kunde kann keine Vorsteuer abziehen. Der Betrieb könnte die Anzahlung schon vor dem Zahlungseingang abrechnen und die Steuer ausweisen; abziehbar wäre sie beim Kunden aber erst mit der Zahlung. Nach dem Zahlungseingang stellt der Betrieb eine Rechnung über die Anzahlung: 2.000 Euro Entgelt, 380 Euro Umsatzsteuer, 2.380 Euro Bruttobetrag (§ 14 Abs. 5 UStG). Diese Steuer zieht der Kunde ab, weil die Rechnung vorliegt und er gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG); dafür muss er zum Abzug berechtigt sein, die Leistung also für sein Unternehmen beziehen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1, Abs. 2 UStG). In der Schlussrechnung über 4.760 Euro brutto setzt der Betrieb die Anzahlung samt Steuer ab, sodass 2.380 Euro zu zahlen bleiben (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).

Typische Fehler

• Umsatzsteuer ausweisen, damit das Dokument vollständig wirkt. Fehlt die Berechtigung zum gesonderten Ausweis, kann der ausgewiesene Betrag geschuldet sein, auch wenn keine Leistung ausgeführt wird (§ 14c Abs. 2 UStG; § 11 Abs. 14 UStG 1994; Art. 27 Abs. 2 MWSTG).
• Vorsteuer aus einem Dokument ziehen, das nichts abrechnet. Rechnet die Proforma-Rechnung weder über eine erbrachte oder künftig bestimmte Leistung noch über eine vereinnahmte Anzahlung ab, fehlt die Rechnung, die der Abzug voraussetzt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 UStG; § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994; Art. 28 Abs. 1 lit. a MWSTG).
• Den Betrag als Erlös buchen, obwohl das Dokument nichts abrechnet. Der steuerbare Umsatz hängt nicht an der Rechnung: Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Steuer in Deutschland mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Ausführung, in Österreich mit Ablauf des Kalendermonats der Ausführung, der sich – außer in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz – um einen Kalendermonat verschiebt, wenn die Rechnung erst danach ausgestellt wird (Deutschland § 1 Abs. 1 Nr. 1 und § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG; Österreich § 1 Abs. 1 Z 1 und § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994). Bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten knüpft sie in beiden Ländern an die Vereinnahmung an, in Deutschland mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in Österreich mit Ablauf des Kalendermonats der Vereinnahmung (Deutschland § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG; Österreich § 19 Abs. 2 Z 1 lit. b UStG 1994).
• Die Anzahlung ohne Rechnung lassen. Der Kunde verliert den Abzug der Steuer auf die geleistete Anzahlung (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG; in Österreich § 12 Abs. 1 Z 1 lit. b UStG 1994).
• Die Proforma-Rechnung für die E-Rechnung halten. Ein Dokument, das nichts abrechnet, ist keine Rechnung; die Rechnung selbst ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG als E-Rechnung auszustellen, wenn Leistender und Empfänger im Inland ansässig sind und die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen geht (ausgenommen sind unter anderem die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze). Nach § 27 Abs. 38 UStG darf Papier für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2026 verwendet werden, für 2027 ausgeführte Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 bei einem Gesamtumsatz des Vorjahres von höchstens 800.000 Euro; ein anderes elektronisches Format als die E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers. Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Kleinunternehmerrechnungen dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden; die Erleichterung für Rechnungen bis 250 Euro gilt nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§§ 33, 34, 34a UStDV).

So gehen Sie vor

1. Vermerken Sie auf dem Dokument “Proforma-Rechnung” und halten Sie fest, ob es nichts abrechnet, über eine künftige Leistung oder über eine vereinnahmte Anzahlung. Rechnet es über eine künftige Leistung ab, muss der Leistungsinhalt nach Gegenstand und Preis genau bestimmt sein; in Deutschland brauchen Sie einen voraussichtlichen Leistungszeitpunkt nicht anzugeben, in Österreich den vereinbarten voraussichtlichen Zeitpunkt oder Zeitraum, hilfsweise den Hinweis, dass darüber noch keine Vereinbarung getroffen wurde (UStR 2000, Rz. 1524).
2. Weisen Sie keine Umsatzsteuer gesondert aus, wenn das Dokument nichts abrechnet oder Sie zum gesonderten Ausweis nicht berechtigt sind; rechnet es über eine Leistung oder eine vereinnahmte Anzahlung ab, ist der Ausweis zulässig und die Pflichtangaben der Rechnung gehören hinein.
3. Rechnen Sie die vereinnahmte Anzahlung mit allen Pflichtangaben ab, in Deutschland nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 und Abs. 5 UStG, in Österreich nach § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994. Welche Angaben das sind, steht in den Beiträgen über die Pflichtangaben in Deutschland, die Pflichtangaben in Österreich und die Pflichtangaben in der Schweiz.
4. Buchen Sie ein Dokument, das nichts abrechnet, nicht als Erlösbeleg; der Umsatz gehört in die Buchhaltung, wenn die Leistung ausgeführt ist.
5. Legen Sie bei einer Einfuhr für die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr eine Pro-forma-Rechnung mit dem tatsächlichen Warenwert bereit, wenn die Waren keinen Handelswert haben – etwa weil sie nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind – oder wenn es sich um eine Schenkung oder dergleichen handelt, und prüfen Sie die Zollanmeldung gesondert.
6. Prüfen Sie das Format, bevor Sie eine Rechnung an einen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen schicken (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), und holen Sie für ein anderes elektronisches Format als die E-Rechnung die Zustimmung des Empfängers ein, solange die Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG reicht.