Kartenterminal-Tagesabschluss und Kassenabgleich: Stimmen die Umsätze?
Kurz gesagt
Gleichen Sie drei Zahlen ab: die Kartensumme im Zahlartenbericht der Kasse, die Bruttosumme im Abschlussbericht des Terminals und die Gutschrift auf dem Bankkonto. Weichen Kasse und Terminal ab, prüfen Sie zuerst, ob beide Zahlen denselben Zeitraum abdecken; decken sie denselben Zeitraum ab, kommen Erfassungs- oder Stornofehler als Ursache in Betracht. Weicht nur die Gutschrift ab, kommen Gebühren, Teilzahlungen oder ein anderer Auszahlungszeitraum in Betracht.
Das Wichtigste
- Verglichen werden drei Quellen: Kasse (Zahlartenbericht), Kartenterminal (Abschlussbericht) und Bankkonto (Gutschrift).
- Deutschland: GoBD Rz. 88 verlangt Kontrollen der vollständigen Erfassung und Übermittlung; die Durchführung ist zu protokollieren.
- Deutschland: Kartenumätze (unbare Umsätze) dürfen nach GoBD Rz. 47 innerhalb von zehn Tagen erfasst werden; Bareinnahmen täglich (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Österreich: § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO nennt die tägliche Einzelaufzeichnung nur für Bareingänge und Barausgänge; Kartenumsätze fallen unter die allgemeinen Buchführungsanforderungen.
- Eine Gutschrift unter der Terminalsumme ist erst eine ungeklärte Differenz, wenn Zeitraum, Gebührenabzug und Teilzahlungen geprüft sind.
Ein Verkaufstag hinterlässt für die Kartenzahlung drei Zahlen: die Kartensumme im Zahlartenbericht der Kasse, die Bruttosumme im Abschlussbericht des Terminals und später eine Gutschrift auf dem Bankkonto. Die drei Zahlen entstehen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und können unterschiedliche Anteile enthalten. Der Abgleich ordnet jede Differenz einer Ursache zu, bevor sie in die Buchhaltung geht.
Was Sie vorab brauchen
- Den Zahlarten- oder Tagesbericht Ihrer Kasse für den Verkaufstag, aufgeschlüsselt nach Zahlart. Die Bezeichnung der Funktion kann je nach Kassensystem abweichen; der Bericht gehört zum Ablauf des Tagesabschlusses an der Kasse.
- Den Abschlussbericht des Kartenterminals für denselben Zeitraum, je nach Gerät Tagesabschluss, End-of-Day-Bericht oder Abrechnungsbericht genannt.
- Die Gutschrift auf dem Bankkonto, aus dem Kontoausschnitt oder der Banking-App.
- Die Transaktions- oder Belegnummern des Terminals für den Einzelabgleich im Zweifelsfall.
- Ihre Händlerbedingungen mit Preisverzeichnis, um Auszahlungszeitraum und Gebührenabzug zu prüfen.
- Kassenbuch oder Zählprotokoll, in das Sie das Ergebnis eintragen.
Schritt für Schritt: drei Summen abgleichen
Schritt 1: Zeitraum festlegen
Legen Sie zuerst fest, welchen Zeitraum Sie vergleichen. Der Zahlartenbericht der Kasse deckt ihren Abschlusszeitraum ab, der Terminalabschluss spannt sich über den Zeitraum zwischen zwei Abschlüssen, und die Gutschrift folgt dem Abrechnungsschnitt Ihres Zahlungsdienstleisters. Notieren Sie zu jeder der drei Zahlen den Zeitraum, den der jeweilige Bericht nennt. Bei Öffnungszeiten über Mitternacht kann der Terminalabschluss in den Folgetag hineinreichen.
Schritt 2: Kartenumätze der Kasse abfragen
Rufen Sie in der Kasse den Zahlartenbericht des Verkaufstags auf. Notieren Sie die Bruttosumme der Kartenzahlungen je Kartenart, die Anzahl der Zahlungen und die Summe der Stornos und Erstattungen. Erstattungen, die Sie am Terminal zurückgebucht haben, gehören dazu; das Vorgehen zeigt Kartenzahlung stornieren und erstatten: Vorgehen am Terminal.
Schritt 3: Terminalabschluss erstellen und vergleichen
Lösen Sie den Tagesabschluss am Terminal aus oder rufen Sie den Bericht ab. Notieren Sie Bruttosumme, Anzahl der Zahlungen und Stornos. Stimmen Kasse und Terminal in beiden Zahlen überein, ist der erste Abgleich erledigt. Weichen sie ab, prüfen Sie zuerst, ob beide Berichte denselben Zeitraum abdecken, und suchen Sie die Ursache erst danach in der Erfassung oder im Storno, bevor Sie die Bankgutschrift prüfen; die Tabelle unten nennt die Anhaltspunkte.
Schritt 4: Gutschrift zuordnen
Suchen Sie auf dem Bankkonto die Auszahlung, die zum Verkaufstag gehört, und ordnen Sie sie dem Abrechnungszeitraum zu, den die Auszahlungsdaten nennen. Prüfen Sie drei Punkte: ob der Zeitraum dem Vergleichstag entspricht, ob Ihre Händlerbedingungen den Abzug der Terminalgebühren von jeder Gutschrift vorsehen und ob Teilzahlungen, Raten oder Rückbuchungen enthalten sind. Welche Zusammensetzung Ihre Gutschrift hat, steht in den Abrechnungsunterlagen Ihres Zahlungsdienstleisters; die Aufteilung der Gebühren erklärt Kartenzahlungsgebühren: Interchange, Scheme Fee und Händlerentgelt.
Schritt 5: Ergebnis dokumentieren
Tragen Sie die drei Summen, die Zeiträume und jede Differenz mit Betrag, Ursache und Datum ins Kassenbuch oder Zählprotokoll ein. In Deutschland gehört die Protokollierung von Kontrollen zur GoBD-Anforderung an Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen (Rz. 88). Erst der Eintrag macht eine Differenz später erklärbar, auch wenn sie sich erst Tage danach auflöst.
Die drei Summen im Vergleich
Das folgende Bild zeigt einen Abgleich mit erfundenen Zahlen (Beispielrechnung): Kasse und Terminal stimmen überein, die Gutschrift liegt um die abgezogenen Terminalgebühren unter der Terminalsumme. Die drei Zeiträume decken nicht von selbst dieselben Zahlungen ab: Die Bankgutschrift umfasst zusätzlich den Vorabend ab 18 Uhr, der Zahlartenbericht der Kasse zusätzlich die Zeit vor 8:02 Uhr und nach 18:44 Uhr des Verkaufstags. Angenommen wird daher, dass in keinen dieser vier Zeiträume Kartenzahlungen anfallen (Vorabend 18 bis 24 Uhr, Verkaufstag vor 8:02 Uhr, 18 bis 18:44 Uhr sowie nach 18:44 Uhr); nur unter dieser Annahme decken die drei Zeiträume dieselben Zahlungen ab.
| Prüfpunkt | Kasse | Terminal | Bankgutschrift |
|---|---|---|---|
| Zeitraum | Verkaufstag 0 bis 24 Uhr | 8:02 bis 18:44 Uhr | 18 Uhr Vortag bis 18 Uhr Verkaufstag |
| Bruttosumme Kartenumsätze | 1.240,50 Euro | 1.240,50 Euro | nicht ausgewiesen |
| Anzahl Zahlungen | 38 | 38 | nicht ausgewiesen |
| Stornos und Erstattungen | 0,00 Euro | 0,00 Euro | nicht ausgewiesen |
| Terminalgebühren | nicht enthalten | nicht enthalten | 6,20 Euro abgezogen |
| Ausgezahlter Betrag | — | — | 1.234,30 Euro |
Die Rechnung dahinter: 1.240,50 Euro minus 6,20 Euro Gebühren ergibt 1.234,30 Euro. Gilt die Annahme zu den Zeiträumen, ist die Gutschrift vollständig zugeordnet und keine Differenz. Fällt doch eine Zahlung in einen der Zeiträume, die nicht alle drei Berichte gemeinsam abdecken, ordnen Sie sie der Gutschrift zu, deren Abrechnungszeitraum sie nach den Auszahlungsdaten enthält; Zahlungen des Vorabends oder vor 8:02 Uhr können bereits in der betrachteten Gutschrift enthalten sein, während der Verkaufstag nach 18:44 Uhr erst in eine spätere Gutschrift läuft. Der Vergleich ist erst abgeschlossen, wenn jede betroffene Gutschrift erschienen und die Zahlung dort zugeordnet ist. Die Zuordnung ist so abzulegen, dass sie sich in angemessener Zeit nachprüfen lässt (GoBD Rz. 71 bis 74).
Ursachen für Differenzen
Bleibt eine Abweichung, ordnen Sie sie einer der folgenden Ursachen zu. Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden (GoBD Rz. 44); die Spalte Prüfung nennt, woran Sie die Ursache erkennen:
| Differenzbild | Ursache | Prüfung |
|---|---|---|
| Terminal höher als Kasse | Zahlung wurde am Terminal ohne Kassenbeleg ausgeführt, der Betrag dort manuell eingegeben | Transaktionsliste des Terminals auf Zahlungen ohne Kassenbezug durchsehen |
| Terminal höher als Kasse | Zahlweg im Kassenbeleg falsch gebucht, Kartenzahlung als Barzahlung erfasst | Zahlart des betroffenen Belegs im Kassenjournal prüfen |
| Terminal höher als Kasse | Storno wurde in der Kasse erfasst, das Terminal hat ihn nach seinem Abschluss bereits vergütet | Stornoliste der Kasse gegen die Transaktionsliste des Terminals halten |
| Terminal höher als Kasse | Derselbe Vorgang wurde zweimal am Terminal ausgeführt | Transaktionsliste auf doppelte Nummern oder doppelte Beträge durchsehen |
| Terminal stimmt, Gutschrift niedriger | Gebührenabzug nach den Händlerbedingungen | Bruttosumme minus Gebühr nachrechnen und mit dem Preisverzeichnis vergleichen |
| Terminal stimmt, Gutschrift niedriger | Teil- oder Ratenzahlung, die Restrate kommt mit einer späteren Gutschrift | Zahlungsplan des Vorgangs in den Abrechnungsdaten prüfen |
| Terminal stimmt, Gutschrift niedriger | Rückbuchung eines Vorgangs durch den Karteninhaber | Vorgehen und Fristen zeigt Chargeback: Wenn eine Kartenzahlung zurückgebucht wird |
| Gutschrift fehlt | Auszahlungstag liegt noch bevor oder fällt auf einen Tag ohne Bankverarbeitung | Auszahlungszeitraum in den Händlerbedingungen nachsehen und Wiedervorlage setzen |
| Gutschrift fehlt | Offline-Zahlung eines Vortags wurde erst später übermittelt | Notfallvereinbarung und Nachreichung zeigen Terminal ausgefallen: Offline-Kartenzahlung und Notfallplan |
Passt keine Ursache, vergleichen Sie die Transaktionsliste des Terminals Beleg für Beleg mit den Kassenbelegen des Tages. Ein fehlender oder doppelter Beleg zeigt sich als genau der Differenzbetrag.
Was in Deutschland und Österreich gilt
Für Betriebe in Deutschland, die Bücher oder sonstige Aufzeichnungen nach den Steuergesetzen führen, sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); das gilt auch für eine offene Ladenkasse. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung entfällt nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl unbekannter Personen; sie gilt wieder, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO). Das Wort Waren nennt der Gesetzestext; nach GoBD Rz. 39 sind die Zumutbarkeitsüberlegungen, die dieser Ausnahme zugrunde liegen, grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar (unter Verweis auf AEAO zu § 146, Nr. 2.2.6). Eine eigene Vorschrift für den Kartenterminal-Abgleich enthält § 146 AO nicht.
Kartenzahlungen sind unbare Geschäftsvorfälle. Nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) ist ihre Erfassung in den Grundaufzeichnungen innerhalb von zehn Tagen unbedenklich (Rz. 47); Bareinnahmen bleiben beim täglichen Festhalten (Rz. 48). Die GoBD verlangen überdies Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen, die sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst und übermittelt werden, und verlangen die Protokollierung der Kontrollen (Rz. 88); der Abgleich von Kasse, Terminal und Bankkonto ist eine solche Kontrolle. Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von Bar- und Kartentagesumsätzen im Kassenbuch ist nach den GoBD regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn die Kartenumätze gesondert kenntlich gemacht sind, unmittelbar nachfolgend auf ein gesondertes Konto umgetragen werden und die Kassensturzfähigkeit der Kasse bestehen bleibt (Rz. 55). Verbucht werden darf bis zum Ablauf des folgenden Monats, wenn ein Vor- oder Nebensystem die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllt und die Einzeldaten aufbewahrt werden (Rz. 87).
In Österreich verlangt § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO die tägliche Einzelaufzeichnung nur für Bareingänge und Barausgänge, bei Buchführungspflichtigen wie bei freiwillig geführten Büchern. Kartenumsätze nennt die Vorschrift nicht; für sie gilt die allgemeine Regel des lit. a, dass die Eintragungen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden sollen. Bei Büchern, die der Erhebung von Umsatz, Einkommen und Ertrag dienen (ausgenommen Abzugssteuern), ist die Eintragung eines Kalendermonats danach zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsablauf erfolgt.
Für die Schweiz trifft dieser Artikel keinen Rechtssatz; die Arbeitsschritte oben sind unabhängig vom Land dieselben.
Wenn der Abgleich keine Erklärung liefert
Fragen Sie bei Ihrem Zahlungsdienstleister das Transaktionsjournal für den Vergleichstag an und halten Sie es gegen die Kassenbelege. Bei direkt gekoppelten Geräten kann der Kassenanbieter die Protokolle der Kasse-Terminal-Anbindung auswerten; technische Fragen zur Verbindung selbst behandelt Kartenterminal verbindet nicht mit der Kasse: Fehlersuche. Ziehen Sie die Steuerberatung hinzu, wenn eine Differenz über mehrere Tage weiterläuft, wenn Kassendaten verändert wurden oder wenn der Abschluss eines Tages fehlt; das Nachholen beschreibt Tagesabschluss vergessen: So holen Sie ihn nach.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Kasse und Terminal nennen dieselbe Bruttosumme und dieselbe Anzahl Zahlungen für denselben Zeitraum.
- Die Gutschrift ist dem Abrechnungszeitraum zugeordnet; Gebühren, Teilzahlungen und Rückbuchungen sind berücksichtigt.
- Jede verbleibende Differenz trägt eine notierte Ursache mit Betrag, Datum und Name der prüfenden Person.
- Der Abgleich ist protokolliert; in Deutschland fordert das die GoBD für Erfassungs- und Übermittlungskontrollen (Rz. 88).
- Offene Punkte, etwa eine ausstehende Gutschrift, haben ein Wiedervorlagedatum.